No Image

Книга учета движения трудовых книжек: правила заполнения и образец

СОДЕРЖАНИЕ
0
32 просмотров
26 января 2021
array(3) {
  [0]=>
  array(50) {
    [0]=>
    string(113) "65e44ea64203f7088bc6b9b9746e05aa.png"
    [1]=>
    string(113) "049f3dd0a27030e3154a41c0380d53a5.jpg"
    [2]=>
    string(113) "1fcb175c2a124376f837aaa96e19282c.png"
    [3]=>
    string(113) "233dda230019c399952449026ec0abae.png"
    [4]=>
    string(113) "5d1292a365954ce5d2e7728f90948252.png"
    [5]=>
    string(113) "51d8fd91b07eba248f5306e23c01b21e.jpg"
    [6]=>
    string(113) "47df93b48fd02f2a96a30e311d7df4c1.jpg"
    [7]=>
    string(115) "bf466aea60caf1cf382dcd0d75a7750f.jpeg"
    [8]=>
    string(113) "ca0165314623973c8a196f505dfbc0cc.png"
    [9]=>
    string(113) "19ecf459507a19ec5ef1e9f45933ad86.png"
    [10]=>
    string(115) "c8576099d120c23dceb3b76d3862d80f.jpeg"
    [11]=>
    string(115) "0c3e1393d6da4774acd3ba27725d993b.jpeg"
    [12]=>
    string(115) "dcf261bfd1f7e5b55f89e6ed160be9bc.jpeg"
    [13]=>
    string(115) "56b1b4b083f2c790d62945370ffec617.jpeg"
    [14]=>
    string(115) "e9339a3fd68d2708d36ef2e4061566b3.jpeg"
    [15]=>
    string(115) "f450683d4f65d8e7b58a3b19bc3334fb.jpeg"
    [16]=>
    string(115) "e28711fe9ca7aa8f9a16f66aba591812.jpeg"
    [17]=>
    string(113) "456b633641b21bf373e515427b6e56e3.png"
    [18]=>
    string(115) "c69ed20727a3530ca766fab107c18ded.jpeg"
    [19]=>
    string(115) "15d96482bb3ac29418d577138634a756.jpeg"
    [20]=>
    string(113) "400bb912256e3026719ba30e90570857.png"
    [21]=>
    string(115) "e6073fd4e9346683f4a907183ba6d1f0.jpeg"
    [22]=>
    string(113) "e67bf0537e7f747939e4da9788668852.png"
    [23]=>
    string(115) "2c9f23664f1d19374dbd9cb77727b6d0.jpeg"
    [24]=>
    string(115) "398940ebbc603be50603824f95639475.jpeg"
    [25]=>
    string(113) "01f102c69607452c8d5f42d766c4efc3.png"
    [26]=>
    string(115) "1d94e36e8d66a9d6685b7e0e10a76d31.jpeg"
    [27]=>
    string(115) "9c829e8313f9f40cf670110a48c0dbbb.jpeg"
    [28]=>
    string(113) "9c63edb6d579f650ead8d1f68e0934a4.png"
    [29]=>
    string(115) "edc51bafc5b3491d4519624cb88cc82b.jpeg"
    [30]=>
    string(115) "9399a79a0a96468cff95efbf35537dfa.jpeg"
    [31]=>
    string(115) "0167a03b0db1d7a7b153e7e1a9d9973a.jpeg"
    [32]=>
    string(113) "092f2599248c64bcea41adc9836300dc.png"
    [33]=>
    string(115) "c0676657fba6e91de8e975e0ecfe47b8.jpeg"
    [34]=>
    string(113) "fd65c9a9e602348b54d6e6862ad860e9.png"
    [35]=>
    string(115) "e090db6795129f7fffd66e1386d98e1e.jpeg"
    [36]=>
    string(115) "1f842c9e892611e4bbe89dffffc411ec.jpeg"
    [37]=>
    string(115) "16c5a973214f16e7e29ad782f3b1af03.jpeg"
    [38]=>
    string(115) "4fdf231917424f0388d1ca4f81a2c430.jpeg"
    [39]=>
    string(113) "58cc96962d1618113d7423592ba92a5a.png"
    [40]=>
    string(115) "f2073057f9d0420b217367caa2046be5.jpeg"
    [41]=>
    string(113) "b29c198857fbc41845964b5b9b3469de.gif"
    [42]=>
    string(113) "ea3d0ec4b93ca0a8940719a05b4d0610.gif"
    [43]=>
    string(113) "3cc142f34924e32f694ad79fd6d7acd9.png"
    [44]=>
    string(115) "db6aa34881196f8977578bc7eb27c6a9.jpeg"
    [45]=>
    string(115) "11f9abd1527e809ffa7a3ff027dfddf8.jpeg"
    [46]=>
    string(115) "7084f22319ea4f647e153bdc1faa51be.jpeg"
    [47]=>
    string(115) "aa821d5036a5349ec5ecb2d9d384c974.jpeg"
    [48]=>
    string(115) "35cacc53111046642169a87180097fc7.jpeg"
    [49]=>
    string(115) "6348bad95f08e76b8667cc2a96caa284.jpeg"
  }
  [1]=>
  array(50) {
    [0]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/6/5/e/65e44ea64203f7088bc6b9b9746e05aa.png"
    [1]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/0/4/9/049f3dd0a27030e3154a41c0380d53a5.jpg"
    [2]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/1/f/c/1fcb175c2a124376f837aaa96e19282c.png"
    [3]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/2/3/3/233dda230019c399952449026ec0abae.png"
    [4]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/5/d/1/5d1292a365954ce5d2e7728f90948252.png"
    [5]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/5/1/d/51d8fd91b07eba248f5306e23c01b21e.jpg"
    [6]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/4/7/d/47df93b48fd02f2a96a30e311d7df4c1.jpg"
    [7]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/b/f/4/bf466aea60caf1cf382dcd0d75a7750f.jpeg"
    [8]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/c/a/0/ca0165314623973c8a196f505dfbc0cc.png"
    [9]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/1/9/e/19ecf459507a19ec5ef1e9f45933ad86.png"
    [10]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/c/8/5/c8576099d120c23dceb3b76d3862d80f.jpeg"
    [11]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/0/c/3/0c3e1393d6da4774acd3ba27725d993b.jpeg"
    [12]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/d/c/f/dcf261bfd1f7e5b55f89e6ed160be9bc.jpeg"
    [13]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/5/6/b/56b1b4b083f2c790d62945370ffec617.jpeg"
    [14]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/e/9/3/e9339a3fd68d2708d36ef2e4061566b3.jpeg"
    [15]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/f/4/5/f450683d4f65d8e7b58a3b19bc3334fb.jpeg"
    [16]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/e/2/8/e28711fe9ca7aa8f9a16f66aba591812.jpeg"
    [17]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/4/5/6/456b633641b21bf373e515427b6e56e3.png"
    [18]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/c/6/9/c69ed20727a3530ca766fab107c18ded.jpeg"
    [19]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/1/5/d/15d96482bb3ac29418d577138634a756.jpeg"
    [20]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/4/0/0/400bb912256e3026719ba30e90570857.png"
    [21]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/e/6/0/e6073fd4e9346683f4a907183ba6d1f0.jpeg"
    [22]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/e/6/7/e67bf0537e7f747939e4da9788668852.png"
    [23]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/2/c/9/2c9f23664f1d19374dbd9cb77727b6d0.jpeg"
    [24]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/3/9/8/398940ebbc603be50603824f95639475.jpeg"
    [25]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/0/1/f/01f102c69607452c8d5f42d766c4efc3.png"
    [26]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/1/d/9/1d94e36e8d66a9d6685b7e0e10a76d31.jpeg"
    [27]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/9/c/8/9c829e8313f9f40cf670110a48c0dbbb.jpeg"
    [28]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/9/c/6/9c63edb6d579f650ead8d1f68e0934a4.png"
    [29]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/e/d/c/edc51bafc5b3491d4519624cb88cc82b.jpeg"
    [30]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/9/3/9/9399a79a0a96468cff95efbf35537dfa.jpeg"
    [31]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/0/1/6/0167a03b0db1d7a7b153e7e1a9d9973a.jpeg"
    [32]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/0/9/2/092f2599248c64bcea41adc9836300dc.png"
    [33]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/c/0/6/c0676657fba6e91de8e975e0ecfe47b8.jpeg"
    [34]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/f/d/6/fd65c9a9e602348b54d6e6862ad860e9.png"
    [35]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/e/0/9/e090db6795129f7fffd66e1386d98e1e.jpeg"
    [36]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/1/f/8/1f842c9e892611e4bbe89dffffc411ec.jpeg"
    [37]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/1/6/c/16c5a973214f16e7e29ad782f3b1af03.jpeg"
    [38]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/4/f/d/4fdf231917424f0388d1ca4f81a2c430.jpeg"
    [39]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/5/8/c/58cc96962d1618113d7423592ba92a5a.png"
    [40]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/f/2/0/f2073057f9d0420b217367caa2046be5.jpeg"
    [41]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/b/2/9/b29c198857fbc41845964b5b9b3469de.gif"
    [42]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/e/a/3/ea3d0ec4b93ca0a8940719a05b4d0610.gif"
    [43]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/3/c/c/3cc142f34924e32f694ad79fd6d7acd9.png"
    [44]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/d/b/6/db6aa34881196f8977578bc7eb27c6a9.jpeg"
    [45]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/1/1/f/11f9abd1527e809ffa7a3ff027dfddf8.jpeg"
    [46]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/7/0/8/7084f22319ea4f647e153bdc1faa51be.jpeg"
    [47]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/a/a/8/aa821d5036a5349ec5ecb2d9d384c974.jpeg"
    [48]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/3/5/c/35cacc53111046642169a87180097fc7.jpeg"
    [49]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/6/3/4/6348bad95f08e76b8667cc2a96caa284.jpeg"
  }
  [2]=>
  array(50) {
    [0]=>
    string(36) "65e44ea64203f7088bc6b9b9746e05aa.png"
    [1]=>
    string(36) "049f3dd0a27030e3154a41c0380d53a5.jpg"
    [2]=>
    string(36) "1fcb175c2a124376f837aaa96e19282c.png"
    [3]=>
    string(36) "233dda230019c399952449026ec0abae.png"
    [4]=>
    string(36) "5d1292a365954ce5d2e7728f90948252.png"
    [5]=>
    string(36) "51d8fd91b07eba248f5306e23c01b21e.jpg"
    [6]=>
    string(36) "47df93b48fd02f2a96a30e311d7df4c1.jpg"
    [7]=>
    string(37) "bf466aea60caf1cf382dcd0d75a7750f.jpeg"
    [8]=>
    string(36) "ca0165314623973c8a196f505dfbc0cc.png"
    [9]=>
    string(36) "19ecf459507a19ec5ef1e9f45933ad86.png"
    [10]=>
    string(37) "c8576099d120c23dceb3b76d3862d80f.jpeg"
    [11]=>
    string(37) "0c3e1393d6da4774acd3ba27725d993b.jpeg"
    [12]=>
    string(37) "dcf261bfd1f7e5b55f89e6ed160be9bc.jpeg"
    [13]=>
    string(37) "56b1b4b083f2c790d62945370ffec617.jpeg"
    [14]=>
    string(37) "e9339a3fd68d2708d36ef2e4061566b3.jpeg"
    [15]=>
    string(37) "f450683d4f65d8e7b58a3b19bc3334fb.jpeg"
    [16]=>
    string(37) "e28711fe9ca7aa8f9a16f66aba591812.jpeg"
    [17]=>
    string(36) "456b633641b21bf373e515427b6e56e3.png"
    [18]=>
    string(37) "c69ed20727a3530ca766fab107c18ded.jpeg"
    [19]=>
    string(37) "15d96482bb3ac29418d577138634a756.jpeg"
    [20]=>
    string(36) "400bb912256e3026719ba30e90570857.png"
    [21]=>
    string(37) "e6073fd4e9346683f4a907183ba6d1f0.jpeg"
    [22]=>
    string(36) "e67bf0537e7f747939e4da9788668852.png"
    [23]=>
    string(37) "2c9f23664f1d19374dbd9cb77727b6d0.jpeg"
    [24]=>
    string(37) "398940ebbc603be50603824f95639475.jpeg"
    [25]=>
    string(36) "01f102c69607452c8d5f42d766c4efc3.png"
    [26]=>
    string(37) "1d94e36e8d66a9d6685b7e0e10a76d31.jpeg"
    [27]=>
    string(37) "9c829e8313f9f40cf670110a48c0dbbb.jpeg"
    [28]=>
    string(36) "9c63edb6d579f650ead8d1f68e0934a4.png"
    [29]=>
    string(37) "edc51bafc5b3491d4519624cb88cc82b.jpeg"
    [30]=>
    string(37) "9399a79a0a96468cff95efbf35537dfa.jpeg"
    [31]=>
    string(37) "0167a03b0db1d7a7b153e7e1a9d9973a.jpeg"
    [32]=>
    string(36) "092f2599248c64bcea41adc9836300dc.png"
    [33]=>
    string(37) "c0676657fba6e91de8e975e0ecfe47b8.jpeg"
    [34]=>
    string(36) "fd65c9a9e602348b54d6e6862ad860e9.png"
    [35]=>
    string(37) "e090db6795129f7fffd66e1386d98e1e.jpeg"
    [36]=>
    string(37) "1f842c9e892611e4bbe89dffffc411ec.jpeg"
    [37]=>
    string(37) "16c5a973214f16e7e29ad782f3b1af03.jpeg"
    [38]=>
    string(37) "4fdf231917424f0388d1ca4f81a2c430.jpeg"
    [39]=>
    string(36) "58cc96962d1618113d7423592ba92a5a.png"
    [40]=>
    string(37) "f2073057f9d0420b217367caa2046be5.jpeg"
    [41]=>
    string(36) "b29c198857fbc41845964b5b9b3469de.gif"
    [42]=>
    string(36) "ea3d0ec4b93ca0a8940719a05b4d0610.gif"
    [43]=>
    string(36) "3cc142f34924e32f694ad79fd6d7acd9.png"
    [44]=>
    string(37) "db6aa34881196f8977578bc7eb27c6a9.jpeg"
    [45]=>
    string(37) "11f9abd1527e809ffa7a3ff027dfddf8.jpeg"
    [46]=>
    string(37) "7084f22319ea4f647e153bdc1faa51be.jpeg"
    [47]=>
    string(37) "aa821d5036a5349ec5ecb2d9d384c974.jpeg"
    [48]=>
    string(37) "35cacc53111046642169a87180097fc7.jpeg"
    [49]=>
    string(37) "6348bad95f08e76b8667cc2a96caa284.jpeg"
  }
}

Для чего нужен журнал?

Журнал учета трудовых книжек предназначен для фиксирования в нем данных о трудовых книжках сотрудников. После того как работодатель принял на работу нового сотрудника, он оставляет у себя трудовую книжку нового работника. Вся информация об этой книжке вносится в специальный журнал.

Структура журнала выглядит следующим образом: 

Титульный лист и бланки заполнения

Заполнение книги учета осуществляется по особым правилам. Кроме этого, он должен шнуроваться, а страницы должны быть прошиты. Кроме того, на документ в обязательном порядке ставится опечатка. В противном случае книга учета теряет свою юридическую силу, и документ признается недействительным. В случае если сотрудник увольняется, ему должны вернуть трудовую книжку.

После возврата документа на руки сотруднику, он ставит свою подпись, подтверждая возврат. Обязанности по ведению, хранению, учету трудовых книжек ложатся на плечи работодателя. Однако он может издать распоряжение, в котором назначит человека, отвечающего за сохранность книжек.

Правила обязательны к исполнению. В случае нарушения правил, предусматривается штраф или же отстранение работодателя от его деятельности.

Оформление журнала

Несмотря на то что журнал учета имеет строгую структуру, единого правила оформления для данного документа нет. Несмотря на это, процедура регистрации трудовых книжек структурирована.

Бланки будущих трудовых книжек и их вкладышей подлежат строгому учету в специальной приходно-расходной книге. Она находится «на балансе» бухгалтерского отдела.

Трудовые книжки имеющие записи, находятся в ведении работодателя или же ответственного за их сохранность сотрудника. Книга учета нового образца (введена в 2003 году) имеет тринадцать граф. Рассмотрим назначение каждой графы:

  • 1 – Порядковый номер.
  • 2, 3, 4 – Дата принятия сотрудника, дата внесения записи в трудовую книжку. Обычно, заполняется в формате: число (2 граф), месяц (3 граф), год (4 граф).
  • 5 – ФИО работника.
  • 6 – Серия и номер трудовой книжки.
  • 7 – Должность работника.
  • 8 – Название организации и отдела, в которое зачислен сотрудник.
  • 9 – Число выхода распоряжения (плюс номер распоряжения) о зачислении.
  • 10 – Подпись лица (или руководителя организации), которое отвечает за трудовые книжки, и их хранение.
  • 11 – Сумма, заплаченная работником за заполнение трудовой книжки.
  • 12 – Число возврата трудовой книжки сотруднику, который был уволен (либо уволился) с организации.
  • 13 – Подпись сотрудника, подтверждающая получение трудовой книжки.

Оформление журнала учета на заполнении граф не заканчивается.

Помимо этого, существуют общие правила оформления:

  • Книга должна иметь плотную обложку.
  • Страницы журнала прошнурованы и пронумерованы.
  • На последней странице указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц.

Последняя страница содержит подпись ответственного лица либо руководителя организации. Журнал учета должен быть опечатан сургучной либо пленочной печатью, в соответствии с ГОСТом.

Правила ведения и исправления ошибочных записей

Книга учета имеет четкие правила ведения, речь о которых пойдет ниже:

  • Она используется до фактического ее окончания.
  • Страницы нумеруются и прошнуровываются.
  • Записи в ней идут по порядку, не должно быть пропущенных записей.
  • Выполняется в твердой, плотной обложке.
  • Журнал учета по фактическому своему окончанию, опечатывается и используется лишь тогда, когда надо внести запись об уволенном сотруднике и выданной ему на руки трудовой книжке.
  • Последняя страница журнала содержит информацию о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц, а также заверительную подпись ответственного лица.
  • В случае если она заполнялась неофициальным образом, то ответственное лицо должно на последней странице указать следующую надпись: «учет не ведется», и начать оформлять новую книгу в соответствии с официальными установками.

Как известно, никто не застрахован от ошибок. От ошибок не застрахован и человек, заполняющий журнал. Как говорилось ранее, заполнение журнала, его структура имеет установленный законом стандарт. Лишь при выполнении этого стандарта журнал учета может считаться действительным. Однако, процедура исправления ошибок не имеет четкой регламентации.

Сотрудник кадровой службы, допустивший ошибку, может в скобках после неверной записи оставить следующую строчку: «запись недействительна». И в месте, ниже неверной записи указать верный вариант. При этом неверную информацию зачеркивать не стоит. Стоит сказать, что этот способ исправления ошибки является наиболее верным.

Бывают и такие случаи, когда надпись сделана ошибочно. К примеру, указаны данные работника, который не числится на предприятии либо в фирме. Тогда, эта информация зачеркивается одной тонкой чертой, а в скобках напротив неверной записи указывается: «запись неверна».

Инструкция внесения записей

Если вы новичок в кадровом деле – вам нужно найти книгу учёта и, опираясь на записи, сделанные ранее, продолжать её вести. Имейте в виду, что новшеств или изменения алгоритма вписывания сведений не производилось, даже если последняя внесённая запись была сделана достаточно давно.

Не случайно, книга имеет твёрдый переплёт и наличие множества листов. Она рассчитана на то, что ею будут пользоваться на протяжении многих лет. По её окончании она ещё долго будет храниться в архиве.

Если же вы вновь открывшийся предприниматель – вам обязательно нужно завести эту книгу и вносить в неё регистрационные записи, начиная с первой, поступившей к вам трудовой. Если у вас на данный момент всего одна трудовая – ваша, это не снимает с вас ответственности за учёт трудовых.

Новый бланк журнала должен быть:

  • пронумерован;
  • опломбирован;
  • прошит.

Титульный лист

Только после этого можно приступать к заполнению титульного листа. Не путайте его с титульным листом самой трудовой. Он должен содержать информацию о предприятии. Впишите наименование соответственно тому, как оно определяется в его правоустанавливающих документах на момент заполнения журнала.

Если вы индивидуальный предприниматель – впишите форму собственности, а далее свои фамилию, имя и отчество. Сведения должны совпадать с регистрационными и паспортными данными.

Следующий несложный момент в заполнении титульного листа – срок хранения. Однако у некоторых он вызывает сомнение. Ведь специалист кадровик или работодатель не могут заведомо просчитать число работников и их трудовых, которые будут вписываться в книгу учёта.

Однако если предположить, что документ по завершении должен продолжать храниться в архиве – то ситуация станет более понятной. Так в соответствии с Правилами, к начальной дате заполнения титульного листа журнала прибавьте ровно 75 лет и впишите этот датированный период в журнал.

Например, дата хранения: 15.10.2015-15.10.90 годы. Если вы индивидуальный предприниматель и у вас сравнительно маленький приток работников и движение трудовых – вы можете ограничиться пятьюдесятью годами хранения. В этом случае запись будет выглядеть приблизительно следующим образом: 15.10.2015-15.10.75 годы. После заполнения титульного листа нужно открыть разворот, предназначенный для внесения записей и сделать первую запись

Обратите внимание, что каждая трудовая учитывается достаточно подробно. Сведения о ней вносятся в 13 граф, которые содержатся в учётных формах журнала

Записи производятся следующим образом:

В первую колонку вносятся порядковые номера.
Графы 2-4 предназначены для внесения даты регистрации учёта ТК

Обратите внимание, что она может не совпадать с датой трудоустройства, но не может быть сделана позднее чем через 5 рабочих дней.
В следующую колонку внесите фамилию, имя и отчество трудоустраивающегося, в соответствии с данными паспорта и без допущения сокращений. Если сведения в книжке и в паспорте различаются, нужно исправить фамилию

Исправления внесите в книжку по всем правилам, опираясь на паспорт.
В 6 графе укажите специальность работника. Ориентируйтесь на специальность, по которой он к вам устраивается.
В 8 графе укажите наименование своего предприятия.
В 9 колонку вписывается приказ о назначении на работу. Он должен полностью совпадать со сведениями трудовой.
В следующей колонке поставьте свою подпись

11 графа необходима для тех, кто воспользовался чистым выданным бланком. Если трудовая заведена впервые – в эту графу вносится стоимость бланка, выплаченная работником. Если он трудоустроился со своей книжкой – ставится прочерк.
Две последние колонки заполняются при увольнении и выдаче трудовой. Пока работник трудится, они остаются свободными, без записей.

Внесение записей на первый взгляд является принципиально простым вопросом. Однако две последние графы у многих кадровиков вызывают разногласия. Главным вопросом является подпись уволившегося работника или уволенного по взысканию, если он лично не получил трудовой. В этом случае существуют следующие варианты распоряжения ею:

  • отправить в архив;
  • переслать почтой;
  • передать по доверенности.

В каждом из случаев работник не получает её на руки. Некоторые кадровики расписываются в этой графе сами или дают расписаться лицу, получающему ТК как посредник. Однако это является нарушением, так как Правила (225) уведомляют, что уволенный работник ставит свою подпись за получение трудовой лично.

Если таковая возможность отсутствует – сделайте пометку о том, что трудовая выдана по доверенности, выслана или передана на хранение в архив. А подтверждающие документы вложите в личное дело уволенного лица.

Пустой бланк.Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек — образец.

Можно ли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде?

Нередко персонифицированный учет сотрудников различных компаний и организаций проводится как в электронном варианте, так и в бумажном виде. Это касается личных дел сотрудников, книги приказов, книги движения трудовых книжек.

Чиновники не имели возражений против ведения электронной документации уже давно. На практике это стало осуществимым после принятия Федерального закона в 2002 году «Об электронной цифровой подписи», в соответствии с которым для организаций Российской Федерации предусматривается возможность хранения документов в электронном виде, что в первую очередь было связано с ведением регистров налоговой отчетности.

Книга учета и выдачи трудовых книжек в excel заводится в организации на добровольных началах. Но следует отметить, что ею пользоваться гораздо удобнее, чем бумажным вариантом, когда нужно срочно найти важную информацию.

Так как документы компании могут храниться в электронном варианте, значит, можно формировать электронный архив данной организации. После передачи электронных документов в архив все операции, которые будут осуществляться с ними, например, конвертирование, сжатие, перезапись, должны быть отражены документально. В качестве единицы учета электронной документации принимается носитель, на который осуществляется запись файла или файлов, выступающих как программно-информационный объект и  сопроводительная документация, которая может быть в двух вариантах: бумажном и электронном. Носителем может стать компакт-диск, винчестер, съемный жесткий диск и т.д. Для удобства можно завести и использовать журнал, в котором будет отражаться поступление и выбытие электронных документов. Кроме того, можно создать и использовать еще один вспомогательный журнал, где будут учитываться миграция и перезапись электронных документов.

Сроки хранения как бумажных, так и электронных документов являются едиными. В этом отношении никаких особенностей законодательством РФ не предусматривается.

Что фиксируется в книге учета

В журнале должна отражаться следующая информация о перемещениях трудовых книжек:

  • Факт их получения от нового работника.
  • Если на работу принимают сотрудника, который ранее нигде не был трудоустроен, фиксируется факт регистрации новой трудовой книжки.
  • Создание и выдача дубликата книжки, если предыдущая серьезно повреждена или утеряна.
  • Выдача книжки на руки работнику при увольнении или его родственникам при его кончине.
  • Если в книжке закончились все страницы, куда вносят записи о ее движении, в журнале делается отметка о заполнении вкладыша.

Журнал оформляется по стандартной форме. Она утверждена в ПП РФ № 132 (от 01.03.2008) и в ПП РФ № 257 (от 25.03.2013).
Журнал учета содержит 13 граф. Все они заполняются ответственным лицом при основных правовых манипуляциях с трудовыми книжками:

Номер графыПояснение
Графа 1В 1 графу вносится порядковый номер книжки и вкладыша в журнале.
Графы 2 – 4В графе 2 – 4 указывают дату приема на работу, дату получения трудовой книжки от нового сотрудника. Если книжку ему впервые заводили на этом месте работы, то дату регистрации. Обязательно нужно учитывать, что все даты проставляются цифрами. Написание тех же месяцев буквами не допустимо.
Графа 5В графе 5 фиксируется ФИО владельца книжки. Данные обязательно вписываются полностью. Просто инициалы проставлять нельзя.
Графа 6В графу 6 вносят реквизиты трудовой книжки и вкладыша (серию и номер).
Графа 7В графе 7 нужно отразить название должности, на которую в структуре принимается новый сотрудник. При ее написании следует руководствоваться штатным расписанием. Записи в этих двух документах должны совпасть.
Графа 8В графе 8 указывается наименование структурного отдела предприятия, куда непосредственно трудоустраивают нового сотрудника.
Графа 9В графу 9 вносятся реквизиты Приказа руководителя предприятия о зачислении нового сотрудника в штат.
Графа 11Графу 11 необходимо заполнять, когда данное предприятие является первым местом работы. В таком случае в документ вносят размер денежной суммы, которую работодатель отчисляет из заработка сотрудника в качестве стоимости бланка трудовой книжки.
Графы 12-13Графы 12 – 13 подлежат заполнению, если сотрудник решает расторгнуть трудовой договор или его увольняют по иным причинам. В них проставляется дата возврата трудовой книжки ее законному владельцу. И последний ставит свою подпись в качестве удостоверения факта получения книжки.

Записи эти несложные. В качестве ответственного лица по ведению журнала может быть назначен и сотрудник без высокой квалификации.

Если в журнале была сделана ошибочная запись, которую нужно исправить, сделать это можно следующим способом:

  • В конце ошибочной записи проставляется отметка о необходимости считать ее недействительной с указанием порядкового номера.
  • Далее вносится достоверная запись.

Обязательно указывается должность и ФИО ответственного сотрудника, который вносил исправления в журнал.

Принцип организации учета

Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.

При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:

  • составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);
  • оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.

В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.

Внесение исправлений

Следующий неоднозначный прецедент, отражающий нюансы тонкостей кадрового производства, это внесение исправлений. Помня о том, что журнал также как и ТК относится к документам повышенной отчётности, ни в коем случае не позволяйте себе:

  • зачёркивать и исправлять букву в тексте;
  • пользоваться ластиком;
  • использовать штрих и аналогичное средство.

Если вы случайно допустили ошибку или описку, даже в самых незначительных случаях запись нужно исправить в соответствии с допущенными нормативами. В данном случае нормативы исправления ошибок в журнале вы должны разработать самостоятельно, исходя из собственного удобства, и утвердить их локальным законодательным документом.

То есть, составьте приказ, в котором утвердите способ исправления ошибок. Опираясь на приказ, сделайте своего рода памятку, которую заверьте у руководителя предприятия и вложите в номенклатурные документы кадрового делопроизводства. Далее будете использовать его для внесения исправлений.

Правомерными могут быть лишь два варианта, один из которых вы можете выбрать для пользования:

  1. Ошибочная запись зачёркивается тонкой, аккуратной линией. Ниже вносится достоверная запись и даётся формулировка: «Исправленному верить». Рядом ставится подпись лица, допустившего ошибку и расшифровка подписи (фамилия и инициалы). Укажите также свою должность и дату исправления ошибки.
  2. Если вы допустили ошибку в записи, то поставьте следующий порядковый номер и внесите формулировку: «Запись за номером (указать – каким) считать недействительной». Сразу же, под текущим порядковым номером внесите надлежащую запись.

Важно, чтобы в целом документ вызывал впечатление документа, в чём немаловажную роль играет отсутствие ошибок и их исправлений.

Поэтому если вы совершили оплошность, заполняя титульный лист или первую, внесённую в журнал запись, вам придётся брать на себя ответственность и расходы, заменив бланк.

Лица, ответственные за прошивку и опломбирование

Чаще всего, за опломбирование и прошивку отвечает сотрудник кадрового отдела. Но бывают случаи, когда организация не многочисленная и функции кадровиков возлагаются на других должностных лиц: бухгалтеров, секретарей и порой даже одного из руководителей.

Возложение обязанностей по прошивке и опломбированию происходит путем подписания соответствующего приказа руководителем организации, в этом приказе указываются основные данные, а также реквизиты сторон.

При смене ответственных за ведение документации происходит оформление акта-передачи документации, это также касается и прошивки и опломбирования книг учета.

В таком документе указывается основная информация о владельце, реквизиты организации, а также точное количество документации с ее составом. Документ заверяется подписью обеих сторон, которые участвовали в акте передачи.

Подбивая итоги, нужно сказать, что процесс прошивки и опломбирования очень важен при ведении документации, ошибки при таких действиях могут привести к штрафам или даже увольнениям ответственных лиц. Рекомендуем вам использовать лишь актуальные и надежные способы прошивки и опломбирования, чтобы в дальнейшем минимизировать все возможные риски.

Выдача на руки работникам

В каждой организации придерживаются установленных норм в ведении журналов. Если рассматривать выдачу на руки сотрудникам этого реестра, то стоит отметить, что:

  • журнал для учета трудовых книжек попадает к увольняющемуся лицу при получении его трудовой;
  • если человек решил уволиться, то заполняют 12 и 13 графы книги, в которой ведется строгий учет трудовых;
  • графа 12 указывает точную дату возврата книжки уволившемуся с предприятия;
  • графа 13 имеет место для росписи непосредственно самого сотрудника – он, получая трудовую, расписывается в реестре, тем самым свидетельствуя отсутствие каких либо претензий к работодателю.

Все тонкости в соблюдении алгоритма действий при приеме и увольнении сотрудников помогут не нарушить хронологию этого реестра, что очень важно при выдаче справок и другой оперативной информации. Ценно, когда в деле принимают участие опытные кадровики, знающие определенные нюансы в делопроизводстве

Соблюдая корректный формат в датах сделанных записей, ответственные лица за оформление и ведение журнала, смогут избежать штрафов и административных взысканий.

Отражая идентификацию (ФИО) владельцев трудовых книжек, при заполнении журнала по учету и архивации оригиналов, недопустимо делать сокращения не только в фамилии хозяина книжки, но и просто ставить инициалы.

Соблюдая несложные правила в регистрации поступающих и оформляемых документов, ответственные лица смогут быстро находить нужные сведения и отметки. Реестра требует внимательного заполнения всех 13 граф.

Принимаемые на хранение работодателем оригиналы, оформляемые вкладыши должны проходить регистрацию в этом реестре под отдельными порядковыми номерами.

Аккуратность ведения журнала позволит отразить реальность действий по перемещению трудовых и вкладышей каждого отдельно взятого сотрудника.  

Опломбирование книги учета

Опломбирование книги учета производиться для увеличения защиты книги от произвольного вмешательства в прошивку или несанкционированного вскрытия книги.


документов

Выше мы писали об одном из известных способов опломбирования при помощи листка-наклейки, тем не менее, такой тип пломбирования не является правильным.

Пломба, которая используется при опломбировании книг учета или документации, должна соответствовать государственному стандарту под номером 31282-2004. Для опломбировки допустимо использовать любое устройство или способ, которое указано в ГОСТ.

Одним из самых удобных и популярных является пломбирование при помощи пленочного пломбировочного устройства.

При этом на каждом пленочном носителе, а также его материале, указываются уникальные надписи и знаки, что увеличивает защиту документации.

Допустимо по индивидуальному заказу размещать на пленочной пломбе графы для даты и подписи и других данных, а также логотип и название самой организации.

  1. При попытке несанкционированного вскрытия на пломбе появиться предупреждающая надпись, которая станет свидетельством произвольного вскрытия пломбирования. Аутентичность пленочной пломбы можно также подтвердить при помощи ультрафиолетового свечения.
  2. Несмотря на актуальность и надежность пленочных пломб, нередко можно встретить на различных предприятиях и фирмах также и сургучную печать, которая используется как способ пломбирования книги учета. Такой тип пломбирования уже давно утратил свою актуальность и имеет ряд недостатков:
  3. Нужно заранее купить сургуч и подготовить его для использования (разогреть). А также раздобыть латунную печать для самой сургучной пломбы.
  4. Листы бумаги в книге учета, где для опломбирования использовалась сургучная печать, будут несколько приподняты, а значит — придется писать по неровной и неудобной поверхности.
  5. Со временем сургуч теряет свою надежность и может рассыпаться, что при проверке может вызвать резонные вопросы, а также поставить под сомнение надежность ведения документации в целом, ведь пломба рассыпается.
  6. Также при применении сургучной печати, нужно зафиксировать ее номер на титульном листе, иначе пломбу в дальнейшем будут считать недействительной.

Инструкция по опломбированию книги учета

При применении пленочной пломбы инструкция процесса крайне проста:

  1. Нужно раздобыть пленочную пломбу или же заказать индивидуально у производителя, в случае, если на пломбе должны быть указаны дополнительные данные.
  2. Пломба накладывается поверх узла ниток, она должна частично закрывать печать, для большей надежности.
  3. Такую пломбу нельзя извлечь безвредно, любое несанкционированное вмешательство сразу станет заметным. Поэтому после наклейки пленочной пломбы процесс опломбирования заканчивается на внесении нужных данных на саму пломбу.

Применение сургучной печати тянет за собой ряд проблем, о которых мы писали выше.

  • Сначала сотрудник, отвечающий за опломбировку документации, должен раздобыть и растопить сургуч, при этом правильно растопить его не так уж и просто.
  • На следующем этапе используется латунная печать, которая накладывается на сургуч, для аутентичности.
  • На завершающем этапе номер пломбы указывается на титульном листе книги.
  • Стоит учитывать, что такой тип пломбировки ненадежен, сама пломба может с легкостью быть повреждена во время эксплуатации. Поэтому приготовьтесь к возможному повторению процедуры опломбировки.

Как получить больничный лист в поликлинике быстро и без проблем. Если вы хотите узнать, как долго вам будут платить декретные, то наша информация вам пригодится. Больше узнайте про государственную пенсию, положенную инвалидам, тут.

Журналы и бланки

БухгалтерияОхрана труда и техника безопасностиМЧСКадровая работа: Журналы, бланки, формыЖурналы, бланки, формы документов для органов прокуратуры и суда, минюста, пенитенциарной системыЖурналы, бланки, формы документов МВД РФКонструкторская, научно-техническая документацияЛесное хозяйствоПромышленностьГостиницы, общежития, хостелыСвязьЖурналы и бланки по экологииЖурналы и бланки, используемые в торговле, бытовом обслуживанииЖурналы по санитарии, проверкам СЭСЛифтыКомплекты документов и журналовНефтебазыБассейныГазовое хозяйство, газораспределительные системы, ГАЗПРОМЖКХЭксплуатация зданий и сооруженийЖурналы и бланки для нотариусов, юристов, адвокатовЖурналы и бланки для организаций пищевого производства, общепита и пищевых блоковЖурналы и бланки для организаций, занимающихся охраной объектов и частных лицЖурналы и бланки для ФТС РФ (таможни)Журналы для образовательных учрежденийЖурналы и бланки для армии, вооруженных силБанкиГеодезия, геологияГрузоподъемные механизмыДокументы, относящиеся к нескольким отраслямНефтепромысел, нефтепроводыДелопроизводствоЖурналы для медицинских учрежденийАЗС и АЗГСЭлектроустановкиТепловые энергоустановки, котельныеЭнергетикаШахты, рудники, метрополитены, подземные сооруженияТуризмДрагметаллыУчреждения культуры, библиотеки, музеиПсихологияПроверки и контроль госорганами, контролирующими организациямиРаботы с повышенной опасностьюПожарная безопасностьОбложки для журналов и удостоверенийАптекиТранспортРегулирование алкогольного рынкаАвтодороги, дорожное хозяйствоСамокопирующиеся бланкиСельское хозяйство, ветеринарияСкладСнегоплавильные пунктыСтройка, строительствоМетрологияКанатные дороги, фуникулерыКладбищаАрхивыАттракционыЖурналы для парикмахерских, салонов красоты, маникюрных, педикюрных кабинетов

Правила и порядок заполнения

Все действия в отношении трудовых книжек сотрудников предприятия должны фиксироваться в журнале в день произведенной операции, основанием для которых должны быть такие первичные документы:

  • подтверждать поступление трудовой книжки может накладная, товарные чек или любая другая документация;
  • подтвердить выбытие трудовой книги могут такие документы: заявление сотрудника кадровой службы в письменной форме о том, что они будут выданы, акт об уничтожении испорченных книг.

В журнале следует указывать сразу несколько показателей (важно учитывать цену документа, отдельно стоимость вкладышей и самих трудовых книг):

  • номер и серию документа;
  • по дате, когда книга поступила и когда выбыла с учета;
  • по лицам, которые получили документ или с которыми они поступили в подчинение организации.

Цена документа учитывается в журнале с НДС или без него. Это зависит от того, какой режим налогового обложения у предприятия. Стоит учитывать еще один немаловажный момент: журнал должен вестись и в электронном, и в бумажном виде.

Комментировать
0
32 просмотров