Содержание граф журнала
Как было сказано выше, форма журнала выбирается полностью индивидуально, исходя из предпочтений, специфики и надобностей конкретного предприятия или организации (количество столбцов, наименования и т. д.). В качестве примера можно указать следующие данные для состава журнала:
- номер регистрации;
- дата;
- отправитель;
- получатель;
- функциональная принадлежность корреспонденции;
- описание документа;
- исполнитель указанных в документе вопросов.
В качестве дополнительных граф можно указать:
- количестве листов в документе;
- способ отправки;
- приложения;
- примечания;
- резолюция и т. д.
Виды журнала: их преимущества и недостатки
Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.
В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.
Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф. Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).
Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения. Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа.. Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту
Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word
Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.
Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.
К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.
Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.
Как компромисс можно вести два журнала одновременно, используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию.
Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.
Существует большой ассортимент демо-версий, которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей (до 5-6 человек, например, Fossdoc).
Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников. Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота.
Как вести учет исходящей корреспонденции?
Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут относиться к данному виду документации. В некоторых организациях на отдельные запросы должен давать ответ секретарь-референт или составитель. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003.12, такой документ оформляется на специальном бланке или на чистом листе с логотипом предприятия. На любом деловом письме, отправляемом в организацию или частному лицу, должна стоять печать и подпись руководителя. Как правило, секретарь должен сделать ксерокопию документа, которую необходимо подшить в нужную папку.
Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется в соответствующем журнале. Секретарь должен проверить, есть ли все необходимые печати и подписи, реквизиты своего предприятия и той организации, для которой составлен документ, проставить на нем номер, соответствующий тому, под которым он вносится в журнал, дату отправления, название папки, в которую подшита копия. Если отправляемая корреспонденция является ответом на поступившее письмо, нужно проставить и номер, под которым оно было зарегистрировано. Отправлять документы необходимо в день, обозначенный в журнале регистрации.
Журнал входящей корреспонденции срок хранения
К сожалению, законодательство не содержит четких инструкций и нормативных актов по прошивке документов и скреплению заверительных надписей. Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3.2.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Инструкция по делопроизводству, разработанная на предприятии, должна содержать перечень тех документов, в регистрации которых нет необходимости. Обычно, к этой категории относятся:
- поздравительные письма и телеграммы;
- приглашения и пригласительные билеты;
- рекламные и подписные издания, каталоги;
- материалы, присылаемые для ознакомления, в виде копий;
- документы первичного бухгалтерского учета: акты, накладные, счета-фактуры;
- сметы, проектная документация, договоры, направленные в адрес предприятия без сопроводительного письма, в этом случае их следует передать напрямую непосредственному исполнителю.
Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями (телеграф, телефон, электронная почта). Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями.
Человек получил в наследство квартиру. Должен ли он заплатить подоходный налог, если продаст квартиру ранее 3 лет. Квартира стоит недорого, менее миллиона, человек — пенсионер.
Исходящая документация, как и входящая, хранится в организации в общем случае 5 лет. Для отдельных документов или писем можно этот срок увеличить. Отдельные деловые письма можно хранить 10 и более лет. Основания для такого длительного хранения нужно закрепить в инструкции по делопроизводству организации.
Подводя итог всему сказанному, в заключение совет следующий: регистрацию входящей корреспонденции целесообразнее всего вести в электронной системе документооборота. Если его установка и внедрение недоступно организации по каким-либо причинам (например, финансовые), то стоит отдать предпочтение электронному журналу в формате Word, Excel.
Регистрация входящей и исходящей документации (писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр.) ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого документооборота. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции.
Срок хранения журналов входящей и исходящей корреспонденции составляет 5 лет. Однако, если возможности архива позволяют, следует хранить их бессрочно.
При этом, регистрировать нужно не все документы, а только те, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые и т. п.).
Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации. При необходимости получить сведения о регистрационных данных документа другого подразделения разрешено делать копию страницы журнала учета входящей/исходящей корреспонденции. Журнал регистрации входящей корреспонденции, 3 года. Срок хранения журналов учета и срок сдачи в архив администрации. Система контролирует сроки. Архивное хранение входящей корреспонденции. После. ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ.
Регистрация входящей и исходящей документации в подразделениях вводится приказом или распоряжением. Регламентируется инструкцией по делопроизводству. Иногда учет документации в подразделениях ведется по собственной инициативе работников (без приказов и распоряжений).
Несколько слов о правилах учета входящих документов
При обработке входящей почты необходимо четко придерживаться следующих правил:
- Любая бумага, касающаяся работы предприятия, требующая рассмотрения, ответа отправителю, должна быть учтена в соответствии с порядком делопроизводства, установленным в организации.
- Вся почта регистрируется в день поступления.
- Во избежание дублирования информации каждый документ фиксируется строго однократно. Этот момент необходимо отслеживать, поскольку зачастую письма попадают в канцелярию по нескольким каналам и не один раз: сначала, к примеру, по факсу, затем – то же самое в оригинале через курьера. Все идентичные документы и их копии должны проходить под одним регистрационным номером.
- Присвоенный письму входящий номер должен быть уникальным. Он является идентификатором в системе документооборота фирмы: по регистрационному коду отслеживается маршрут документа и результат его обработки. Согласно этому правилу не может быть двух и более разных документов с одинаковыми номерами.
Журналы и бланки
БухгалтерияОхрана труда и техника безопасностиМЧСКадровая работа: Журналы, бланки, формыЖурналы, бланки, формы документов для органов прокуратуры и суда, минюста, пенитенциарной системыЖурналы, бланки, формы документов МВД РФКонструкторская, научно-техническая документацияЛесное хозяйствоПромышленностьГостиницы, общежития, хостелыСвязьЖурналы и бланки по экологииЖурналы и бланки, используемые в торговле, бытовом обслуживанииЖурналы по санитарии, проверкам СЭСЛифтыКомплекты документов и журналовНефтебазыБассейныГазовое хозяйство, газораспределительные системы, ГАЗПРОМЖКХЭксплуатация зданий и сооруженийЖурналы и бланки для нотариусов, юристов, адвокатовЖурналы и бланки для организаций пищевого производства, общепита и пищевых блоковЖурналы и бланки для организаций, занимающихся охраной объектов и частных лицЖурналы и бланки для ФТС РФ (таможни)Журналы для образовательных учрежденийЖурналы и бланки для армии, вооруженных силБанкиГеодезия, геологияГрузоподъемные механизмыДокументы, относящиеся к нескольким отраслямНефтепромысел, нефтепроводыДелопроизводствоЖурналы для медицинских учрежденийАЗС и АЗГСЭлектроустановкиТепловые энергоустановки, котельныеЭнергетикаШахты, рудники, метрополитены, подземные сооруженияТуризмДрагметаллыУчреждения культуры, библиотеки, музеиПсихологияПроверки и контроль госорганами, контролирующими организациямиРаботы с повышенной опасностьюПожарная безопасностьОбложки для журналов и удостоверенийАптекиТранспортРегулирование алкогольного рынкаАвтодороги, дорожное хозяйствоСамокопирующиеся бланкиСельское хозяйство, ветеринарияСкладСнегоплавильные пунктыСтройка, строительствоМетрологияКанатные дороги, фуникулерыКладбищаАрхивыАттракционыЖурналы для парикмахерских, салонов красоты, маникюрных, педикюрных кабинетов
Скачать образец документа
Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
Форма
Журнал
регистрации входящей электронной почты абонентского пункта
ГИС "Интернет" _________________________________________
(наименование центрального органа
военного управления)
----T---------T-----T------T-------T-----------T-----T-----T-----¬
¦ N ¦Наимено- ¦Наи- ¦Объем ¦Резуль-¦От кого по-¦Адрес¦Дата ¦Под- ¦
¦п/п¦вание ¦мено-¦инфор-¦тат ¦лучен доку-¦элек-¦и ¦пись ¦
¦ ¦подразде-¦вание¦мации ¦провер-¦мент, наи- ¦трон-¦время¦поль-¦
¦ ¦ления, ¦доку-¦в бай-¦ки на ¦менование ¦ной ¦полу-¦зова-¦
¦ ¦фамилия и¦мента¦тах ¦наличие¦подразделе-¦почты¦чения¦теля ¦
¦ ¦инициалы ¦ ¦ ¦вирусов¦ния, фами- ¦от- ¦доку-¦ ¦
¦ ¦пользова-¦ ¦ ¦ ¦лия и ини- ¦пра- ¦мента¦ ¦
¦ ¦теля ¦ ¦ ¦ ¦циалы отп- ¦вите-¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦равителя ¦ля ¦ ¦ ¦
+---+---------+-----+------+-------+-----------+-----+-----+-----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦
+---+---------+-----+------+-------+-----------+-----+-----+-----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+-----+------+-------+-----------+-----+-----+-----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+-----+------+-------+-----------+-----+-----+-----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+---------+-----+------+-------+-----------+-----+-----+------
Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Вы нашли то что искали?
* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!
Смежные документы
- Журнал: образцы (Полный перечень документов)
- Поиск по фразе «Журнал» по всему сайту
- «Журнал регистрации входящей электронной почты абонентского пункта глобальной информационной сети “Интернет».doc
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Журнал регистрации исходящей электронной почты абонентского пункта глобальной информационной сети “Интернет
- Журнал регистрации носителей информации ГАС “Выборы”, содержащих персональные данные и иную конфиденциальную информацию (типовая форма)
- Журнал регистрации выдачи конкурсной документации открытого конкурса на разработку за счет средств федерального бюджета проектов технических регламентов
- Журнал регистрации запросов о разъяснении положений конкурсной документации конкурса на разработку за счет средств федерального бюджета проектов технических регламентов
- Журнал регистрации заявок на участие в конкурсе на разработку за счет средств федерального бюджета проектов технических регламентов
- Журнал регистрации заявок на выдачу сертификата качества муки, макаронных и хлебобулочных изделий при ввозе (вывозе) на территорию Российской Федерации, а также при поставке (закладке) муки в государственный резерв
- Журнал регистрации поступления заявок на участие в открытом конкурсе (приложение к протоколу вскрытия конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в открытом конкурсе на размещение заказов на поставку топографо-геодезической и картографической продукции, выполнение топографо-геодезических и картографических работ, оказание услуг для федеральных государственных нужд Федерального агентства геодезии и картографии)
- Журнал регистрации представителей участников размещения заказа (приложение к протоколу вскрытия конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в открытом конкурсе на размещение заказов на поставку топографо-геодезической и картографической продукции, выполнение топографо-геодезических и картографических работ, оказание услуг для федеральных государственных нужд Федерального агентства геодезии и картографии)
- Журнал регистрации поступления заявок на участие в предварительном отборе (приложение к протоколу рассмотрения заявок на участие в предварительном отборе в целях составления перечня поставщиков для размещения у них заказа на поставки продукции, выполнение работ, оказание услуг, необходимых для оказания гуманитарной помощи либо ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера)
- Журнал регистрации поступления котировочных заявок (приложение к протоколу рассмотрения и оценки котировочных заявок на участие в предварительном отборе в целях составления перечня поставщиков для размещения у них заказа на поставки продукции, выполнение работ, оказание услуг, необходимых для оказания гуманитарной помощи либо ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера)
Графы журнала регистрации входящих документов
- Дата регистрации только текущая (фактическая).
- Регистрационный номер или индекс — присвоенный порядковый номер в цифровом или буквенно-цифровом представлении при регистрации документа. Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Зарегистрированный номер вместе с датой регистрации переносится на лицевой лист документа. Отсчет нумерации принято начинать заново с началом нового года.
- Вид документа: приказ, распоряжение, договор, заявка, докладная записка, претензия и т.д..
- Корреспондент. При входящем документе в его роли выступает организация-отправитель, заносятся все необходимые для идентификации данные. В случае исходящей документации в качестве корреспондента заносят Ф.И.О. создателя, дополнительно прописывают структурное подразделение, в котором составлен документ.
- Дата документа берется непосредственно с самого документа, соответствует дате создания.
- Номер документа отвечает порядковой нумерации внутрифирменных документов определенного вида.
- . Краткое изложение целевого назначения документа.
- Количество листов, в т. ч. приложений, подсчитывают и вписывают в графу №8, дабы избежать потерь или путаницы. Сам документ складывают в смысловом порядке, скрепляют по желанию. Вообще, порядок, форма и место хранения всей документации утвержден в инструкции делопроизводителя, индивидуально для каждого предприятия, главное условие, обеспечение сохранности.
- Исполнителя в документ вносит руководитель после ознакомления, поэтому при регистрации это поле оставляют пустым, информацию заносят в ходе выполнения или по окончании. Рядом могут указывать структурное подразделение.
- Отметка о выдаче во временное пользование (кому и когда выдан). Не входит в список обязательных полей, включение его в состав журнала может облегчить работу делопроизводителя. Поле остается пустым, если документ лежит в архиве.Хранит информацию о просителе: Ф.И.О, возможно должность или структурное подразделение. При программном ведении документооборота существует возможность не только хранить текущую информацию, но и просмотреть всю историю запросов. При использовании бумажного журнала возможен вариант внесения записей на карандаш.
- Срок выполнения. Графа создается, если в компании жестко отслеживают письма, находящиеся на исполнении. В данном случае не помешает отметка об окончании или просрочке.
- Номер дела, в которое помещен документ, вписывают после исполнения.
Основными в этом списке являются графы под номерами 1, 2, 4, 7.
Файлы с документацией, полученные по электронной почте, распечатывают и регистрируют в уставном порядке.
В некоторых организациях сохранятся не только записи об исходящей корреспонденции, но и сами документы, перед отправкой их копируют и подшивают в архив.
Одной из главных задач ответственного за учет документации сотрудника ставится отслеживание повторно присылаемых копий, чтобы исключить дублирование информации.
Если первоучтенным документом оказывается распечатанная копия электронного или полученного факсом письма, то пришедшему после оригинала присваивается тот же регистрационный номер, данные в журнал не заносятся, документ заменяется в архиве на подлинник.
Скачать образец документа
Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
ЖУРНАЛ
регистрации входящих документов
--------T---------------T-------------T---------T---------T----------¬
¦Дата ¦Регистрационный¦Корреспондент¦Дата ¦Номер ¦Краткое ¦
¦поступ-¦номер документа¦(автор) ¦документа¦документа¦содержание¦
¦ления ¦ ¦ ¦ ¦ ¦документа ¦
+-------+---------------+-------------+---------+---------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+-------+---------------+-------------+---------+---------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+---------------+-------------+---------+---------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-------+---------------+-------------+---------+---------+-----------
------------------------------------------T--------T---------T-------¬
¦ Резолюция или кому направлен документ ¦Дополни-¦Расписка ¦Отметка¦
+------T-------T------T-------T-----------+тельные ¦в получе-¦об ¦
¦Испол-¦Задание¦Срок ¦Автор ¦Дата ¦сведения¦нии ¦испол- ¦
¦нители¦ ¦испол-¦резолю-¦простановки¦о доку- ¦ ¦нении ¦
¦ ¦ ¦нения ¦ции ¦резолюции ¦менте ¦ ¦ ¦
+------+-------+------+-------+-----------+--------+---------+-------+
¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦
+------+-------+------+-------+-----------+--------+---------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+-------+------+-------+-----------+--------+---------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L------+-------+------+-------+-----------+--------+---------+--------
Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Вы нашли то что искали?
* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!
Смежные документы
- Журнал: образцы (Полный перечень документов)
- Поиск по фразе «Журнал» по всему сайту
- «Журнал регистрации входящих документов (приложение к инструкции по делопроизводству)».doc
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Журнал регистрации исходящих документов (приложение к инструкции по делопроизводству)
- Журнал регистрации результатов органолептического, физического и химического контроля внутриаптечной заготовки, лекарственных форм, изготовленных по индивидуальным рецептам (требованиям лечебных учреждений), концентратов, полуфабрикатов, тритураций, спирта этилового и фасовки
- Журнал регистрации результатов контроля “воды очищенной”, “воды для инъекций
- Журнал регистрации результатов контроля лекарственных средств на подлинность
- Журнал регистрации результатов контроля отдельных стадий изготовления растворов для инъекций и инфузий
- Журнал регистрации режима стерилизации исходных лекарственных веществ, изготовленных лекарственных средств, вспомогательных материалов, посуды и прочее
- Журнал регистрации учетных документов при принятии боевого оружия и боеприпасов к нему
- Журнал регистрации курсов и кросс-курсов иностранных валют
- Журнал регистрации представлений об устранении нарушения бюджетного законодательства Российской Федерации, Московской области и решений о приостановлении санкционирования оплаты денежных обязательств бюджетного учреждения по лицевым счетам
- Журнал регистрации заявок о фиксации в единой государственной автоматизированной информационной системе сведений об объеме оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции
Документы, не подлежащие обязательной регистрации
Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации. Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).
Поэтому сначала нужно выбрать все, что не касается основной деятельности, а потом, руководствуясь списком нерегистрируемой корреспонденции (утверждается как приложение к инструкции регламентирующей правила делопроизводства в данной организации или отдельным приказом) определить какие из оставшихся документов подлежат регистрации, а какие нет.
Согласно, общим правилам можно не регистрировать:
- Корреспонденцию поздравительного и личного характера.
Прессу и периодику.
Корреспонденцию анонимную, не подтвержденного происхождения (документы без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов).
Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы.
Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр.), за исключением официальных приглашений на деловые собрания.
Формы и бланки, кроме строгой отчетности.
Бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо.
Правила заполнения журнала регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции
Прежде чем зарегистрировать документ в журнале, нужно предварительно его просмотреть на предмет правильности исполнения (оформления).
Наименование организации на бланке документов должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Под полным наименованием организации (в скобках) указывается сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации.
Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 1 (см. Приложение). Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (09.02.2012).
Регистрационный номер – цифровое или буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер документа – это порядковый номер документа в пределах календарного года и заносится в графу 2 (см. Приложение). Например, исх. №165.
Регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа от руки в реквизитах бланка и на копии с визами, которая остается в организации и подшивается в дело, в соответствии с номенклатурой дел. Первый экземпляр отправляется адресату. Регистрация документа осуществляется в день его подписания или утверждения.
Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
Ссылка на номер и дату поступившего документа используется преимущественно при оформлении писем-ответов и документов – отчетов, справок о выполнении поступивших поручений.
Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем. Наименование вида и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма и пр. Вид документа отмечается в журнале в графе 3 (см. Приложение).
Адресат отмечается в журнале в графе 4: пишется кому и куда направляется документ. Это Ф.И.О. (если это имеется на документе) и организация. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно (если сокращение общеизвестное, чтобы можно было в дальнейшем понять, куда был направлен документ в случае, если возникнет необходимость в поиске документа по названию организации).
Заголовок документа – краткое содержание документа, который указывается вначале текса исходящего документа. К текстам писем небольшого объема (4-5 строк) заголовок можно не составлять. Заголовок или краткое содержание пишется в журнале в графе 5 (см. Приложение). Необходимо быстро оценить содержание документа или спросить у исполнителя, о чем документ.
В графе 6 указывается количество листов в документе. Если к документу имеется приложение, то количество листов в приложении проставляется через дробь. Например, 2/15. Листы документа и приложения должны быть полистно просчитаны и только после этого занесены в журнал. На документе с приложением в конце текста письма делается запись следующим образом: Приложение: на 15 л. в 1 экз. только в адрес. Если не хватает в документе или в приложении какого- либо листа, уточняется у исполнителя и возвращается на доработку.
В графе 7 проставляется количество экземпляров. В письмах, рассылаемых большому количеству адресов, исх. № документа будет один и тот же на всех экземплярах. В адресате перечисляются все адресаты и номера экземпляров. Например: Директору ООО «Ромашка» И.И.Иванову – 1 экз.Директору ЗАО «Ритм» И.А.Петрову – 2 экз.Заместителю директора ОАО НПО «КАМАЗ» – 3 экз.На каждом документе ставится исходящий номер документа и соответствующий экземпляр.
В графе 8 заносится Ф.И.О. и указывается структурное подразделение исполнителя документа.
В графе журнала 9 примечание можно указать, например, каким образом направлен документ (Почтой России, срочной экспресс-почтой, курьером или нарочным и т.п.). Можно отметить, если письмо направлялось заказным с уведомлением о вручении, когда было получено уведомление и число вручения корреспонденту. Полученное уведомление о вручении письма адресату, необходимо отдать исполнителю документа, чтобы тот подшил его в дело к копии отправленного письма.
Документы, предназначенные для пересылки по почте, вкладываются в конверт. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Документы, направленные разными структурными подразделениями в один адрес, допускается вкладывать в один конверт.
