Кто инициирует
Перевод является изменением условий трудового договора, из-за которых меняется либо трудовая функция работника, либо подразделение работодателя, в котором он трудится, либо оба эти обстоятельства одновременно. Инициировать смену позиции в компании вправе как сотрудник, так и работодатель:
- работник вправе заявить о желании занять вакантную позицию или о необходимости перемены по объективным причинам, например, в связи с ухудшением состояния здоровья;
- работодатель инициирует переход в случае внутренних кадровых перестановок, вызванных производственной необходимостью, сокращением или расширением штата или чрезвычайной ситуацией.
Общие правила оформления
Общие требования к письменным обращениям изложены в Федеральном законе № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Исходя из него, а также из общепринятой деловой практики, заявление состоит из пяти реквизитов:
- Сведения об адресате и заявителе.
- Наименование документа.
- Формулировка просьбы или предложения.
- Дата подачи.
- Подпись.
Информация об адресате
Так как заявление — это официальный документ, то и пишем мы его не просто человеку с улицы, а официальному лицу. Поэтому обязательно указываем:
- Должность адресата.
- Название организации.
- Его имя, отчество и фамилию.
Имя и должность адресата нужно писать в дательном падеже (задаём себе вопрос «кому?»). Например, директору Петрову или ректору Ивановой.
Информация о заявителе
В сведениях о заявителе чаще всего достаточно просто указать свою фамилию и имя. Когда это необходимо, можете дополнить указанием должности или статуса. Эти данные указываем в родительном падеже (задаём себе вопрос «от кого?»).
Часто возникают споры о том, нужно ли ставить в строке о заявителе предлог «от». То есть как правильно: «Ивановой Марии» или «от Ивановой Марии»? Оба варианта допустимы.
Традиционной формой считается написание без предлога. Но попробуйте прочитать предложение целиком — ряд из имён и фамилий звучит довольно запутанно. С предлогом такой проблемы не возникает: сразу понятно, кому и от кого.
Наименование документа
Казалось бы, что сложного в том, чтобы просто написать «заявление». Однако и тут есть свои нюансы. Самый частый вопрос: с большой или маленькой буквы писать это слово? Здесь есть три допустимых варианта написания.
1. Со строчной буквы в начале строки и с точкой после слова
Традиционный способ оформления. В этом случае сведения об адресате и заявителе и наименование документа считаются одним предложением.
2. С прописной буквы без точки в конце
Когда вы пишете слово «заявление» в центре листа, оно становится заголовком всего документа. И к нему применяется то же правило, что и к остальным заголовкам: первая буква — прописная, а в конце нет точки.
3. Прописными буквами без точки в конце
Здесь применяется то же правило, что и в предыдущем пункте. По центру — заголовок документа, значит, точка в конце не нужна. Такой вариант написания обычно встречается, если текст набран на компьютере, а не написан от руки.
Формулировка просьбы, жалобы или предложения
Эта часть начинается с красной строки. Заявление вы пишете с конкретной целью и должны здесь объяснить, чего именно хотите от адресата. Опишите причину обращения, свою просьбу, аргументы.
Формулировка не ограничивается никакими правилами, но просторечия здесь будут смотреться неуместно.
Чтобы обосновать справедливость своей просьбы, можно приложить к заявлению дополнительные документы и сослаться на них в этой части.
Дата подачи заявления
Обычно дата подачи указывается сразу после формулировки сути заявления и выравнивается по левому краю.
Также дату можно указать сразу после наименования документа.
Подпись
Подпись на заявлении всегда ставится вручную, даже если всё остальное вы оформили на компьютере. Она выравнивается по правому краю.
Кто инициирует перевод
Перевод может происходить как по инициативе работодателя, так и по волеизъявлению его подчиненного.
- Если инициатором перевода выступает работодатель, что довольно часто происходит в связи с сокращением штата или иных внутренних преобразований компании, он обязан известить сотрудника о намечающемся событии не менее чем за два месяца. Сотрудник имеет полное право как согласиться с переводом (в этом случае он впоследствии пишет заявление на перевод на другую работу), так и отказаться от него.
- Если же просьбу о переводе высказывает работник, он также должен передать соответствующее заявление работодателю заблаговременно и последний тоже имеет право как согласиться с переводом, так и отказать в нем. Правда, отказать он может не во всех обстоятельствах.
Инициатива работника: когда работодатель не имеет права отказывать
Действующие законы предоставляют определенным категориям трудящегося населения дополнительные льготы. Одной из таких льгот является возможность перехода на другую должность с облегченными условиями трудовой деятельности. Воспользоваться этим правом могут специалисты со слабым здоровьем, работники, получившие производственные травмы и беременные женщины. Также данное право предоставляется всем работницам, что воспитывают маленьких детей (до полутора лет).
Сотрудники, относящиеся к категории льготников, могут не переживать, что руководство компании откажется удовлетворить их заявку. Согласно действующим законам, работодатель обязан удовлетворить заявки, поступившие от работников, желающих получить облегченные условия трудовой деятельности.
Даже в случае перевода по воле работодателя ему необходимо получить от сотрудника письменное заявление о согласии
Нужно ли согласие от работника
Каким будет перевод, напрямую зависит от обстоятельств, приведших к кадровым перемещениям.
Такая процедура возможна по стандарту только при наличии на то согласия перемещаемого сотрудника, однако существует и ряд исключений, когда разрешение не требуется:
- сотрудника перемещают для продолжения выполнения его обязанностей на другое место или в другое отделение фирмы, но только если не изменяется территориальная расположенность;
- работники продолжают выполнять свои обязанности, однако с использованием нового агрегата, внедренных в производство механизмов;
- при наступлении обстоятельств чрезвычайного характера, за исключением ситуаций, когда создается угроза безопасности граждан или нормальному их существованию;
- сотрудника переводят временно в пределах одного учреждения, однако на другую должность и на срок не больше месяца, что не предусматривается ТД.
Рассматривается и вариант с временным исполнением одним работником обязанностей другого, отсутствующего по каким-либо причинам. Такое временное соглашение утрачивает свою силу с момента возобновления деятельности отсутствующего сотрудника. Такие временные перестановки никак не отражаются в трудовой книжке сотрудника.
В перечисленных до этого ситуациях вполне допустимо просто оформить приказ на перевод сотрудника на иную должность и ознакомить его с документом под роспись. Отдельного заявления не требуется.
Неприемлем перевод сотрудника на другую должность, если новые трудовые условия окажутся противопоказаны ему из-за проблем со здоровьем.
Какие виды переводов бывают
Характер перевода может являться временным или же постоянным:
- насчет постоянного все предельно понятно. Должность, ранее занимая сотрудником, полностью меняется. Он будет выполнять другие обязанности, обновится список его полномочий, изменятся его трудовые условия. При этом такие перемены произойдут на постоянной основе;
- порой практикуются и временные переводы. Тогда работодатель временно переводит своего сотрудника на другую, стратегически более важную должность для выполнения приоритетных задач и работ. В этом случае при составлении заявления делается ссылка на то, что перевод необходим на непродолжительное время.
Куда обращаться, если работодатель обманывает?
Работодателям нужно учитывать, что переводы временного характера, продиктованные производственной надобностью, допустимы с минимальной периодичностью – 1 раз за год (когда замещается работник) или несколько раз за год (по ряду других причин).
При этом максимальный срок замещения должен составлять не больше 30 (тридцати) дней.
Разница в заработной плате, которую сотрудник получал на постоянной работе и которая насчитывается официально на временной (при замещении), подлежит полной компенсации работодателем.
Кто перевод может инициировать
В зависимости от заинтересованной стороны процедура перевода инициируется или работодателем, или же подчиненным:
- если именно работодатель начинает подготовку к процедуре перевода, что возникает чаще всего на фоне происходящего в организации сокращения или же внутренних изменений, то именно он должен сообщать своим подчиненным о предстоящем событии в срок за пару месяцев. Те работники, которые не согласны с подобной должностной перестановкой, вправе высказать свою позицию и отказаться от перевода. При согласии следует составлять заявление для организации перевода;
- в случае заинтересованности работника в переводе он аналогично заранее предупреждает работодателя. При этом последний вправе как согласиться, так и отказать в просьбе. Однако отказ возможен не в каждом случае, иногда перевод обязателен.
Куда пожаловаться на работодателя?
Какие на это причины
Наиболее часто перевод работающего лица может осуществляться по следующим причинам:
- Собственное желание подчиненного сменить работу или вакансию.
- Сокращение штата на фирме.
- Медицинские рекомендации.
- Создание новых структурных отделов и филиалов на фирме.
- Подмена другого работника.
- Открытие новой вакансии на фирме.
- Переезд фирмы в другую местность.
- Повышение или понижение подчиненного в должности.
Допускаются другие основания для перевода, если они будут уважительными, и не будут идти в противовес ТК РФ.
Процедура перевода во всех вариантах одинакова:
- Заключается дополнительное соглашение, устраивающее обе стороны.
- Издается распоряжение о переводе с оформлением трудовой книжки.
Как оформить документы о переводе на удаленную работу?
В документообороте, связанном с удаленной работой, есть свои нюансы. Их нужно учитывать при оформлении перевода.
Как оформляется заявление работника о переводе на удаленную работу?
Заявление пишется собственноручно на имя руководителя организации. Ниже приводим образец формулировки, который можно использовать:
«Прошу разрешить мне выполнение моих трудовых обязанностей (трудовой договор №18 от 14 сентября 2009 года) дистанционно вне места нахождения ООО «Парус» с осуществлением взаимодействия посредством информационно-коммуникационных сетей общего пользования с 21 мая 2020 года».
Далее указывается – постоянно или на ограниченный промежуток времени.
Какие изменения необходимо внести в трудовой договор?
К действующему трудовому договору заключается дополнительное соглашение.
Местом заключения документа будет адрес компании, но указывается, что далее трудовые функции будут выполняться без присутствия на территории работодателя. Где будет работать сотрудник – не указывается. Не нужно писать, например, домашний адрес сотрудника в качестве места осуществления трудовых функций
Важно уточнить – полностью снимается обязанность присутствовать на стационарном рабочем месте на территории работодателя или частично (допустим, явка 2 раза в месяц по пятницам)
График работы можно оставить, как был. Если «удаленщики» с работодателем живут в разных часовых поясах, то уточняется – по какому времени указаны начало и конец рабочего дня.
В допсоглашении отмечается, что ответственность по охране труда удаленного сотрудника работодатель теперь несет только в части абзацев 17, 20 и 21 ч.2 ст. 212 ТК РФ.
Самое главное – подробно прописать способы взаимодействия:
- Виды связи (с номерами и адресами).
- Способ выдачи задания и получения результатов работы.
- Время нахождения на связи.
- Сроки реагирования.
Формы участия в командной работе (например, конференция в Скайпе или чат в мессенджере).
Важно! Если работодатель настаивает на использовании какой-либо платной программы для связи или работы, то он ее и оплачивает. Есть судебные прецеденты решения в пользу работников
В остальном п.3 статьи 312 ТК РФ относит вопросы обеспечения материально-техническими средствами к сфере добровольных договоренностей работника и работодателя.
В допсоглашении о переходе на удаленную работу нужно указать, каким образом будет осуществляться обмен документами об организации работы (заявления, приказы, больничные, уведомления). Закон позволяет делать это как в электронном виде, так и Почтой России в бумажном варианте. В том числе с 2020 года в электронном виде можно вести и трудовую книжку.
Как оформить приказ о переводе на удаленную работу?
Единой формы приказа не существует. Но так как Роструд в своих разъяснениях ссылается именно на допсоглашение к ТД, то можно как образец порекомендовать такую формулировку:
«… на основании личного заявления и достигнутого согласия (дополнительное соглашение №1 от 12 марта 2020 года к трудовому договору №158 от 16 сентября 2017 года) перевести на дистанционную работу с 12 марта 2020 года постоянно» (либо указать срок).
Постоянно или временно
Перевод может иметь как постоянный, так и временный характер.
- С постоянным переводом все ясно: здесь полностью меняются наименование должности, обязанности, полномочия или условия труда сотрудника на неограниченный период времени.
- Иногда случаются и временные переводы, когда работодатели, до момента нахождения постоянного работника «перебрасывают» на стратегически важные рабочие места кадровых специалистов с других участков. В таких случаях, в заявлении следует указывать временный характер перевода.
Работодателю следует иметь ввиду, что временные переводы по производственной нужде не могут происходить чаще, чем один раз в год (если это связано с замещением другого работника) или несколько раз в год (по иным причинам), но в любом случае на срок не больше чем 30 дней (по календарю).
При этом если между постоянным местом работы и временным (по замещению) есть разница в заработной плате, то работодатель обязан ее компенсировать.
Временный перевод и его документальное оформление
Временный перевод работника оформляется в письменном виде. Так работника возможно временно перевести по его согласию на срок не превышающий один год на другую позицию/в другое структурное подразделение.
В случае же перевода в целях выполнения данным работником функций замещения другого (временно отсутствующего) сотрудника срок выполнения обязанностей на временной позиции/в функциональном подразделении длится до выхода заменяемого работника (законное сохранение места работы).
В варианте, когда по завершении срока перевода работнику не предоставлена его прошлая позиция, и он не требует восстановления на прежней работе и продолжает ее на временной позиции, соглашение о временном характере перевода считается утратившим силу, и перевод начинает считаться постоянным.
Образец заявления сотрудника о переводе на другую должность в рамках ООО.
В случая катастроф природного/техногенного характера, аварии на производстве, непредвиденного случая на производстве и т.д. работника имеют право перевести без его подтверждения на срок до месяца на иную работу у того же работодателя для предотвращения вышеуказанного и устроенная последствий.
Временный перевод работника без его согласия осуществляется также в случае временной остановки работы предприятия по причине экономического, технико-технологического или иного характера. Так в случае вынужденного замещения сотрудников при чрезвычайных ситуациях допускается временное изменение места работы сотрудника.
При этом в случае, если вынужденная должность ниже настоящей по квалификации, требуется письменное подтверждение сотрудника.
Постоянный перевод
Это смена круга обязанностей, выполняемых работником на постоянной основе, которая включает в себя:
- Смену должности под руководством того же начальника;
- Буквальную смену места работы вместе с начальником;
- Смену самого работодателя.
Что касается первого вида постоянного перевода, то каждый сотрудник обладает правом обращаться с заявлением о переводе на другую должность внутри организации на постоянной основе. Работодатель рассматривает просьбу и, при его согласии, начальник и подчиненный оформляют дополнительное соглашение в рамках трудового договора, которое вносит изменения в его текст и содержит указания на новую должность работника и его зарплату.
Далее за подписью руководителя организации выходит приказ о постоянном переводе сотрудника. В качестве основания к переводу в нем прописываются реквизиты дополнительного соглашения.
В течение недели с момента осуществления перевода на другое место работы под началом того же работодателя в личную карту трудящегося и в его трудовую книжку вносятся отметки о перемещении на другое постоянное место службы.
Работодатель письменно извещает своего подчиненного о таком переводе, и если сотрудник соглашается, то все происходит по уже описанному выше плану. В случае отказа работника могут уволить (если иные должности, которые он мог заместить, отсутствуют) с выплатой выходного пособия.
Перевод к другому работодателю осуществляется с согласия начальника по текущему месту работы сотрудника. При его отсутствии работник может уволиться с одного места работы и пойти на другое, но такой расклад не будет являться переводом.
Виды переводов
Перемещение работающих лиц с одной должности на другую может быть следующего характера:
- Переводы на постоянную работу или на временную.
- Передвижения, выполняемые по инициативе подчиненного либо по инициативе руководителя.
- Переход по согласию подчиненного или без его одобрения.
Также встречается такой вид перевода, как внутренний и внешний. Первый вид обеспечивает перемещение подчиненного в рамках одного учреждения, второй – между различными фирмами.
(Видео: “Три значения перевода”)
Постоянный
При постоянном перемещении подчиненного может осуществляться:
- Полная смена учреждения.
- Смена места работы совместно с руководителем.
- Смена должности, при прежнем начальнике.
Сменить должность подчиненный может по личной инициативе, направив прошение об этом руководителю фирмы. При этом, руководитель вправе отказать в такой просьбе, а при положительном исходе оформляется добавочное соглашение, закрепляющее новую вакансию, с отображением заработной платы, трудового графика и прочих условий, которые нужно отобразить в договоре.
Кроме заключенного добавочного договора, издается приказ о перемещении работника на новую вакансию. Основанием для издания распоряжения служит заключенное добавочное соглашение, что и отображается в приказе. Также, информация о смене вакансии заносится в трудовую книжечку и в личную карточку работника, которая ведется в кадровом отделе.
Если инициатором постоянного перевода является руководство фирмы, руководитель обязан направить работнику оповещение, с отображением в нем сведений о новой вакансии или рабочем месте. При согласии работника, также заключается добавочное соглашение. При отказе работника от предложения, возможно его отчисление с выдачей выходного пособия. Отчисление осуществляется при условии, что альтернативная вакансия отсутствует.
Если работник выразил желание перейти работать в другое учреждение, для выполнения намерения требуется одобрение руководителя, где человек трудится. Если такого одобрения нет, то подчиненный может подать в отставку и после отработки оформиться на новое предприятие.
Временный
Под временным переводом подчиненного подразумевается переход на другое место трудовой деятельности на период, не более одного года. Перевод такого характера закрепляется письменным соглашением переводившегося лица.
Если период временного перемещения завершается, а директор или переведенное лицо не напоминают о возврате на прежнее место работы, то такой перевод становится постоянным, старый договор утрачивает действие.
Возможны обстоятельства временного перевода подчиненного без его одобрения. Это может осуществляться в следующих ситуациях:
- При техногенных или природных чрезвычайных происшествиях. При данных обстоятельствах починенный может быть направлен на другую работу на период, не более 30 дней.
- При приостановке функционирования учреждения.
Невзирая на то, что в исключительных ситуациях одобрения подчиненного на перевод не нужно, при его направлении на нижестоящую вакансию требуется его письменное соглашение. При этом, оплата труда не может быть меньше оклада или средней зарплаты предыдущей работы.
Как оформить временный перевод на другую должность
Вполне логично, что временный перевод на новый пост происходит на определенный срок. У работника на этот период меняется трудовая функция и/или структурное подразделение, если последнее вписано в трудовой договор.
Временными считаются такие переводы на другую работу (ст. 72.2 ТК РФ):
- по соглашению сторон не более чем на один год;
- по соглашению сторон для замещения отсутствующего сотрудника до его возвращения на работу;
- по объективным причинам (например, на срок до 4 месяцев в соответствии с медицинским заключением).
Оформление временного перевода похоже на процедуру при смене поста на постоянной основе. Разница лишь в том, что в этом случае не оформляется запись в трудовую книжку — и данный факт не зависит от причины и продолжительности замены. Если невозможно назвать точный срок, используют такую формулировку: «до выхода временно отсутствующего работника». И на основании соглашения издается приказ о временном переводе.
Если работник занимает пост временно отсутствующего сотрудника, за которым по закону сохраняется место, то продолжительность такой замены определяется датой возврата второго к своим должностным обязанностям. После чего перевод прекращается, и замещавший специалист получает работу, предусмотренную трудовым договором.
Каким образом оплачивается временное исполнение обязанностей:
Ситуация | Как оплачивать |
Временный перевод при чрезвычайных обстоятельствах без получения согласия работника | Оплата труда идет по выполняемой работе, но не менее среднего заработка по прежнему месту (ч. 4 ст. 72.2 ТК РФ) |
На должность с меньшей зарплатой по медицинским показаниям | Сохраняется средний заработок специалиста по предыдущему месту на протяжении месяца со дня перевода (ст. 182 ТК РФ) |
В связи с трудовым увечьем, профзаболеванием или иным повреждением здоровья, вызванным работой | За работником сохраняют средний заработок по бывшему месту до момента, когда ему установят стойкую утрату профессиональной трудоспособности либо до его выздоровления (ст. 182 ТК РФ) |
Беременная сотрудница переводится на работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов | Сохраняется средний заработок по прежнему месту (ч. 1 ст. 254 ТК РФ) |
Женщина с детьми до полутора лет не может выполнять прежнюю работу | Работнице оплачивают труд по выполняемым функциям, но не ниже среднего прежнего заработка (ч. 4 ст. 254 ТК РФ) |
Работа компании приостанавливается или временно запрещается из-за нарушений по охране труда не по вине работника | Труд оплачивается в соответствии с выполняемым функционалом, но не менее среднего прежнего заработка (ч. 3 ст. 220 ТК РФ) |
Некоторые работодатели, решают проверить способности подчиненного, прежде чем назначать на новый пост. Закон в этом случае не допускает установку испытательного срока, зато можно предложить поработать на позиции заранее оговоренное время. Поясним: человека оформляют на два-три месяца на новую работу, после чего он возвращается на прежнее место, если работодатель не доволен результатом.
Итак, решив перевести человека, направьте ему предложение с условиями процедуры, получите от него согласие в письменном виде. Составьте допсоглашение к договору о переводе на другую должность, издайте приказ. После чего сотрудник должен поставить свою подпись, свидетельствующую об ознакомлении с документом, а вы внесете отметку в его личную карточку.
Итак, вас устраивает качество работы специалиста на новом месте, а он согласен продолжить данную деятельность — оформляйте постоянный перевод. То есть вам нужно подготовить приказ в произвольной форме о переводе на другую должность и дополнительное соглашение по образцу, в котором временная смена должностных обязанностей будет признана постоянной.
Внесите соответствующие пометки в личную карточку и трудовую (ч. 4 ст. 66 ТК РФ) — на это у вас есть неделя с момента издания приказа о переходе человека на новое место. В графе 2 укажите число, с которого сотрудник занимает пост на постоянной основе. В графе 3 сделайте запись о начале работы на новой должности, укажите дату временного перевода. В графе 4 проставьте реквизиты обоих приказов — о временном назначении и о признании такового постоянным.
