Как правильно передать и принять дела при смене главного бухгалтера
Смена главного бухгалтера всегда является стрессом для организации. Новый бухгалтер должен успеть освоиться и принять дела от своего предшественника. Как сделать это, чтобы не нарушить привычный ритм деятельности компании и минимизировать негативные последствия при дальнейшей работе?
Законодательство РФ не предусматривает регламента приема и передачи дел при смене главного бухгалтера в компании. Однако в интересах самой организации, особенно крупной (с большими оборотами и различными видами деятельности), провести и оформить данную процедуру надлежащим образом.
Что нужно учесть при приеме дел от уходящего главного бухгалтера
При смене главного бухгалтера необходимо разработать четкую схему передачи дел уходящим и приема дел новым сотрудником. В ней предусматривают порядок и сроки приема-передачи дел, период, в течение которого каждый из главных бухгалтеров будет вести текущие дела, руководить работой бухгалтерии, а также подписывать документы. Разработанная схема утверждается приказом руководителя организации. Также в нем указываются лица, несущие ответственность за выполнение данного приказа.
Процедура передачи дел новому главному бухгалтеру состоит в частности из следующих этапов:
издание приказа руководителя организации о приеме-передаче дел;
проведение инвентаризации имущества и обязательств организации;
ознакомление с внутренними документами компании;
непосредственно передача дел, включая передачу первичной документации, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности;
проверка состояния учета и отчетности;
оформление и утверждение руководителем акта приема-передачи дел.
Итак, на дату, утвержденную приказом, должны быть завершены все учетные процессы за истекший период и сформированы все необходимые записи в бухгалтерском учете, распечатаны регистры и представлена в налоговые органы отчетность, а первичная документация за этот период подшита в папки. Причем это должна быть дата, определенная исходя из сроков представления бухгалтерской и налоговой отчетности. Так, если главный бухгалтер увольняется в феврале 2012 года, то в приказе о приеме-передаче дел может быть указано, что он отвечает за сдачу бухгалтерской и налоговой отчетности за 2011 год, а новый главный бухгалтер несет ответственность за представление отчетности начиная с января 2012 года. О том, как проходит процедура смены главного бухгалтера, читайте во врезке ниже.
При приеме дел новым главным бухгалтером необходимо провести инвентаризацию обязательств и имущества организации, передать по описи все документы, составление которых находится в компетенции главного бухгалтера. Также должна быть осуществлена передача печати организации, ключей от сейфа, если таковой имеется в отделе, и от системы «клиент-банк». Если на главного бухгалтера возложены обязанности кассира, то прежний бухгалтер обязан передать ему всю денежную наличность, банковские чековые книжки, бланки документов строгой отчетности и ключи от кассы.
Новому главбуху важно выяснить, не числится ли за данной организацией задолженность по уплате налогов и страховых взносов. Это можно определить по остаткам на соответствующих счетах бухучета. Кроме того, следует уточнить, не находится ли организация в процессе судебного разбирательства с контрагентами, сотрудниками или контролирующими органами
Кроме того, следует уточнить, не находится ли организация в процессе судебного разбирательства с контрагентами, сотрудниками или контролирующими органами.
Целесообразно, если в данной передаче дел и проведении инвентаризации будут участвовать прежний и новый главные бухгалтеры, а также финансовый директор или руководитель компании. В некоторых случаях к проверке могут быть привлечены аудиторы, которые помогут в проведении независимой экспертизы состояния учета и отчетности.
Инвентаризация как составляющая процедуры передачи дел
Порядок увольнения
Увольнение бухгалтера производится по стандартной схеме с внесенными в нее изменениями в связи с должностью работника.
Процедура проводится в несколько этапов:
- Подача заявления или составление соглашения.
- Оформление приказов. Первый будет отвечать за передачу дел к новому сотруднику, а второй ‒ за процедуру увольнения.
- Передача дел от старого бухгалтера к новому.
- Получение старым сотрудником всех документов, а также положенных ему выплат в соответствии с законодательством.
Каждый этап имеет свои нюансы и требует необходимых документов, потому часть из них можно разобрать несколько подробнее.
Подача заявления
Подача заявления от лица работника производится в случае увольнения по собственному желанию.
Данный документ не имеет узаконенной формы, но все же есть несколько правил его составления:
- документ составляется на бумаге формата А4 и может быть печатным или написанным от руки;
- бумага должна быть обращена непосредственно к руководителю организации;
- текст с причинами увольнения должен быть максимально кратким и излагать суть решения;
- в конце должны стоять дата заполнения и подпись работника.
Заявление подается руководителю или в отдел кадров. Бумагу должны принять в любом случае.
Передача дел
В случае увольнения такого сотрудника, как главный бухгалтер, работодатель обязан провести не только стандартную схему увольнения, но и издать приказ.
В нем необходимо указать о передаче всех обязанностей и дел от увольняющегося работника к новому лицу:
- порядок, в котором будет оформлена вся документация, а также акт приемки по делопроизводству (работа может выполняться совместно с новым сотрудником);
- список лиц, участвующих в передаче дел.
Также документ должен содержать информацию о дате, в которую будет назначено окончание срока передачи. Ее обычно устанавливают, ориентируясь на даты, в которые производится предоставление отчетных документов налогового и бухгалтерского учета.
Для проведения инвентаризации необходимо издать еще один приказ, согласно которому должна быть собрана комиссия.
После проведения пересчета всех ценностей, результаты инвентаризации должны быть занесены в специальную опись имущества организации.
Приказ
Приказ об увольнении составляется по стандартной форме, известной как «Т-8». Ее же используют при увольнении обычных сотрудников.
В приказе указываются:
- данные о бухгалтере;
- дата увольнения;
- основания, на которых он покидает свое рабочее место.
Приказ должен быть подписан руководителем и передан бухгалтеру для ознакомления. В случае согласия с его положениями, он также должен оставить свою подпись.
Запись в трудовой книжке
Запись в трудовой книжке бухгалтера оставляет сотрудник, имеющий на это право, или же сам работодатель. Она должна содержать статью увольнения с точным повторением основания, указанного в акте.
Запись должна быть заверена печатью компании, а также подписью лица, которое внесло ее в книжку.
Трудовая книжка выдается бухгалтеру в день увольнения. Если он согласен с записью и не имеет претензий к ее содержанию — то ему необходимо поставить под ней свою подпись.
В случае наличия неточностей и ошибок запись должна быть переписана заново, для избегания проблем с устройством на работу в дальнейшем.
Инструкция по составлению документа
Приказ оформляется в общепринятом виде, однако есть некоторые отличия от иных документов по предприятию.
Форма
Специальной формы такого документа в законодательстве не разработано, что обозначает вольный стиль. Как и любой другой, такой приказ печатается с расположением вверху листа реквизитов предприятия, адреса.
Ниже по центру располагают название – приказ, на следующей строке слева указывают пункт, где происходит смена главбуха и находится компания, а справа – дата.
Слева коротким столбиком описывают тему документа, в данном случае это выглядит так: «Касается передачи дел главным бухгалтером». Ниже, с абзаца, начинается текстовая часть документа.
Содержание бумаги
Первым пунктом руководитель фирмы, от имени и за подписью которого будет выпущен приказ, должен сообщить причину передачи финансовых бумаг, например: «В связи с увольнением главного бухгалтера такого-то приказываю:», и далее один за другим располагать пункты. Обязуя предоставлять папки, бумаги, информацию в компьютере, обязательно следует устанавливать срок, на протяжении которого должны быть выполнены поручения.
Следует оговорить и период, за который передается документация (обычно это 3 года).
Если главный счетовод старается скрыть информацию, не раскрыть все нюансы фактического положения финансов или налогов, наличия материалов и пр., или же откровенно игнорирует настоящий документ, то выходит, что приказ не исполняется, и не исключено, что работник, имеющий доступ к финансам фирмы, намерен скрыть злоупотребления.
В таком случае могут быть приняты совсем иные меры дисциплинарного воздействия, учтенные ТК РФ, а принять дела поручат уже комиссии, компетентность состава которой позволит прояснить ситуацию и выявить недостачу средств или материалов.
В приказе нужно указать конкретно ФИО и должность лица, сдающего дела, а также данные его преемника. Лицом, принимающим бумаги, может быть новый главбух, а если кандидатура еще не одобрена, тогда поручить приемку документации есть вариант заместителю или иному должностному лицу.
Важно, чтобы принимающая персона обладала достаточной компетентностью в финансовых вопросах, нюансах налоговой политики. После ухода сдающего лица всю ответственность берет на себя именно тот, кто принял дела и поставил свою подпись.
К процедуре передачи дел могут быть привлечены и иные лица – финансовый директор, представитель службы собственной безопасности компании и др
В период, отведенный для приемки от уходящего главного счетовода, обычно проводят также инвентаризацию материальной базы
К процедуре передачи дел могут быть привлечены и иные лица – финансовый директор, представитель службы собственной безопасности компании и др. В период, отведенный для приемки от уходящего главного счетовода, обычно проводят также инвентаризацию материальной базы.
Дата издания приказа должна соответствовать той, которая совпадает с журналом регистрации, и вместе с тем предварять процесс сдачи-приемки на 1-2 дня: задействованные в этом действе лица должны быть ознакомлены с документом под подпись.
В документе также оговариваются полномочия и обязанности тех, кто участвует в сдаче – приемке дел от главбуха. Так, например, можно указать, что в случае выявления недостачи или неувязок следует привлечь аудиторскую фирму. По результатам приемки должен быть составлен акт, о чем конкретно прописать в приказе поручение и указать лицо, ответственное за это.
Контроль за исполнением этого документа обычно руководитель оставляет за собой. Под текстом указывают полную должность руководителя и его ФИО, а после подписания перечисляют должности и ФИО каждого, кто должен быть ознакомлен с документом.
Всем, кто так или иначе причастен к передаче дел и упомянут в приказе, следует под подпись на первом экземпляре ознакомить с его содержанием. Именно такой приказ оформляется в 1 экз., необходимом для делопроизводства, а для всех, кто упомянут, секретарь подготовит копии.
Главбух не вправе уйти, не передав дела, и для контролирования этого процесса должен быть издан приказ по предприятию. Это простой документ для внутреннего оборота компании, но при составлении бумаги необходимо знать, что именно должен содержать такой документ.
Когда и за что можно уволить главбуха без его желания по закону?
Существует несколько причин, по которым работодатель может уволить главного бухгалтера по закону без его желания. В любом случае, руководитель организации должен проследить за тем, чтобы вся процедура осуществлялась без каких-либо нарушений. Только в этом случае предприятию удастся избежать негативных последствий.
Сокращение штата
Работодатель имеет право уволить главбуха в связи с сокращением штата. При этом не имеет значения, являются ли подобные действия целесообразными или нет.
Главное условие — сокращение сотрудников должно быть не формальным, а реальным. Довольно часто руководители под видом сокращения избавляются от «нежелательных» кадров. При этом на освободившееся место в скором времени нанимают нового специалиста
Однако важно понимать, что если уволенный сотрудник направится в суд с иском, его, скорее всего, восстановят
При этом работодатель будет обязан выплатить ему заработную плату за весь период вынужденного прогула. Для того чтобы сокращение штата было реальным, руководству необходимо издать приказ о сокращении численности штата предприятия. В документе также должна присутствовать информация об изменении штатного расписания.
Работника в этом случае необходимо предупредить о планирующемся сокращении штата не менее чем за 2 месяца. Он должен расписаться, чтобы подтвердить, что ему известно о намечающемся сокращении штата.
Смена собственника
Трудовой Кодекс позволяет работодателю осуществлять увольнение главного бухгалтера при смене собственника. Несмотря на это, руководители должны знать, что определенные условия и ограничения для подобных действий все равно предусмотрены современным законодательством.
Увольнение главбуха при смене собственника допускается лишь при наличии таких нюансов:
- увольнение главбуха, находящегося в положении, не может быть проведено;
- расчет может осуществляться после фактической госрегистрации смены собственника (а не в процессе реорганизации);
- главному бухгалтеру в случае увольнения по причине смены собственника должно выплачиваться выходное пособие (не менее 3 заработных плат).
Соблюдая вышеперечисленные требования, работодателю удастся избежать возможных штрафов и судебных разбирательств.
За нарушения обязанностей
В том случае, если главбух неоднократно не исполнял трудовые обязательства без уважительной причины, руководитель имеет полное право уволить его с занимаемой должности
При этом важно, чтобы у нанимателя присутствовали фактические доказательства в виде замечаний и выговоров конкретному подчиненному. Данные требования прописаны в статье 81, пункте 5 Трудового Кодекса РФ
За недоверие
За этим вовсе не обязательно обращаться в отделение внутренних дел. Руководитель в данном случае имеет право проводить собственное расследование. Для этого требуется формирование специальной комиссии. Причиной проведения расследования может стать подача рапорта или служебной записки.
Обращение должно составляться начальником подозреваемого сотрудника. В период подобных расследований может проводиться инвентаризация. Она часто требуется для подтверждения факта хищения ценностей, недостачи. Для ее проведения сотрудник должен взять у подчиненного расписку о денежных и материальных ценностях, которые есть в наличии и числятся среди списанных.
За несоответствие занимаемой должности
Уволить главбуха в этом случае можно, если специалист является недостаточно квалифицированным. Для законного увольнения руководитель должен предоставить документы, подтверждающие недостаточную квалификацию сотрудника. В качестве доказательства может выступать отсутствие документа о наличии соответствующего образования, результаты проведенной аттестации сотрудника.
Другие законные основания
- название организации изменяется по инициативе собственника;
- главбух нарушил предписания охраны труда в ситуации, повлекшей за собой тяжелые последствия;
- специалист отсутствовал на рабочем месте целый день или более 3 часов без уважительных причин;
- работником была разглашена коммерческая, служебная или государственная тайна, которая охраняется законом.
Еще одна уважительная причина, по которой может быть уволен главный бухгалтер — совершение аморального проступка в процессе выполнения воспитательных функций.
Передача дел
Вся отчетная документация должна быть подготовлена к моменту окончанию даты увольнения. В свою очередь все отчеты и бухгалтерская документация должна быть распечатана и оформлена.
Документы подшиваются и оформляются исходя из политики самой организации. Вся документация сдается в архив фирмы для хранения и учета.
Факт передачи всех дел закрепляется актом о передачи документации, который подписывают оба работника (увольняющийся и новый).
Происходит также опись всех существующих активов компании и выданных обязательств.
В случаях, когда новый сотрудник на должность главбуха еще не найден, вся документация передается на имя одного из работников бухгалтерии компании, который временно выполняет обязанности главного бухгалтера.
Оформление передаточного акта
В данном документе отражается вся документация принятая новым сотрудником или же исполняющим обязанности. Данный акт подписывается обоими сотрудниками.
В акте отображается следующая информация:
- Дата приема документации.
- Реквизиты компании.
- Все важные данные по документам указанным в перечне.
- В случае нахождения недочетов или ошибок при сверке это также указывается и в акте передачи.
При увольнении сотрудника столь высокого уровня важно учитывать точность при сверке документации и инвентаризации, а также указания причины по ТК РФ, чтобы минимизировать дальнейшие судовые разбирательства. В свою очередь, главный бухгалтер должен следовать нормам законодательства и условиям трудового договора, чтобы в дальнейшем не иметь проблем с начальством и не лишиться работы с роковой записью в трудовую книжку
В свою очередь, главный бухгалтер должен следовать нормам законодательства и условиям трудового договора, чтобы в дальнейшем не иметь проблем с начальством и не лишиться работы с роковой записью в трудовую книжку.
Особенности составления
Разработать форму документа можно поручить юрисконсульту предприятия. Какой-либо сложности в плане использования приемов юридической техники такой правоприменительный акт не предусматривает. Небольшие предприятия могут воспользоваться формой документа, которая представлена в справочных правовых системах.
Базовое требование к оформлению бланка – это собственноручная подпись должностного лица, без использования средств сканирования, ксерокопирования. Нормы корпоративного права не содержат запрета оформлять приказ в электронном виде. Тогда документ должен быть в обязательном порядке заверен электронно-цифровой подписью должностного лица.
Условия к написанию
Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора ИП или юридического лица целесообразно оформлять в следующих случаях:
| Показатели | Описание |
| Если у руководителя предприятия есть соответствующие знания | по ведению счетов, финансовой документации, оформлению и сдачи декларации, начислению зарплаты сотрудникам, ведению электронных форм бухгалтерского учета и т.д. |
| Когда это необходимо в целях экономии | например, предприятие небольшое и у руководства нет возможности оплачивать работу штатного бухгалтера. Аналогичное условие касается случаев, если руководство считает затратным использовать услуги сторонних фирм |
| В случае, когда в уставе предприятия предусмотрена возможность передать полномочия главбуха генеральному директору | или когда в учредительном документе не содержится прямого запрета на совмещение должностей |
Приказ должен оформляться в письменной форме. Он не требует внесения изменений в трудовой договор, но при необходимости генеральный директор может оформить трудовое соглашение между собой и юридическим лицом, с соответствующей выплатой причитающейся заработной платы.
Закон не запрещает генеральному директору трудиться по совместительству, если только прямого запрета на совмещение должностей не содержится в уставе предприятия.
Структура документа
В документе обязательно должна быть вводная часть. Она предусматривает указание места оформления бланка. Это может быть любой населенный пункт. Желательно, чтобы он совпадал с полным юридическим адресом компании или адресом нахождения ИП. Нужно указать дату оформления бланка. Далее нужно обозначить наименование документа – например, «приказ № 02».
Затем следует формулировать сам текст. Он должен указывать причину перевода полномочий главного бухгалтера и обозначить, что с определенного периода (можно не указывать) полномочия главбуха переходят ему. Далее автор приказа указывает свою должность и наименование ООО (другого юридического лица).
Документ подписывается генеральным директором собственноручно. Одновременно с вступлением в силу приказа утрачивают силу доверенности, выданные на имя главного бухгалтера. Сам специалист, если он работал ранее на предприятии, может быть сокращен, уволен по собственному желанию или переведен на другое место работы (или иную должность).
Права и обязанности сторон
Приказ не считается сделкой и договором. Он не предусматривает наличие контрагента. В документе не обязательно указывать права и обязанности сторон.
Главный бухгалтер имеет право:
| Показатели | Описание |
| Подписывать финансовую документацию | знакомиться с коммерческими документами, быть в курсе коммерческой тайны, если они есть на предприятии |
| Оформлять и подписывать платежные ведомости | получать доступ в электронные базы данных фирмы |
| Работать с денежными средствами | оформлять всю базовую документацию компании, работать с задолженностью, контролировать перевод денежных средств на счета контрагентов |
Главный бухгалтер обязан вести финансовую документацию предприятия, подписывать документы – платежные ведомости, отчеты, справки. Он также должен взаимодействовать с должностными лицами и контрольно-надзорными органами в ходе проведения налоговых и аудиторских проверок.
Доскональный перечень обязанностей главбуха указан в его должностной инструкции. Ее содержание необязательно дублировать в приказе. Образец документа может быть разработан на предприятии.
Видео: две должности в одном лице
Нюансы оформления
Приказ можно оформить в печатном виде и рукописным способом. Ставить на бланке гербовую печать необязательно, если только она не предусмотрена уставом организации. Распоряжение оформляется в одном экземпляре и подлежит регистрации в журнале внутренней документации. Копии документа должны быть предоставлены в банк, налоговую инспекцию и внебюджетные фонды.
Уведомите налоговую инспекцию
Ни Налоговый кодекс, ни законодательство не требуют сообщать в налоговую инспекцию данные о смене главного бухгалтера (исключение составляет только случай, когда в соответствии с учредительными документами организации главный бухгалтер наделен правом действовать от имени организации без доверенности). Формально представить подобную информацию нужно обязательно, если в компании меняется генеральный директор. Однако информация о главном бухгалтере есть в регистрационном деле компании в ИФНС, поэтому многие инспекторы просят присылать им уведомление о смене главного бухгалтера. Конкретных сроков для подачи уведомления нет. Поэтому компания, в которой прошло увольнение главного бухгалтера, может отправить его в любое удобное время. Но и особо затягивать с данной процедурой тоже не стоит. Уведомление о смене главного бухгалтера составляют в произвольной форме. При подготовке можно взять общие рекомендации по составлению любых документов для налоговой инспекции, которые оформляют в свободной форме. Инспекторы, как правило, просят приложить к уведомлению копию приказа о назначении главбуха, а также указать паспортные данные нового главбуха и контактные телефоны.
Также вам придется оформить новые банковские карточки с подписями во всех банках, где у вас присутствуют счета. Предоставление в банк новой карточки должно сопровождаться одновременным предоставлением документов, подтверждающих полномочия указанных в карточке лиц ().
Ответственность главного бухгалтера после увольнения
Главный бухгалтер отвечает за свою трудовую деятельность на фирме даже после отставки и может быть принужден к ответу прошлым работодателем или государством. Ответственность может оказаться административной, материальной и даже уголовной.Так, бывшего главбуха могут привлечь к административному ответу (гл. 15 КоАП РФ) в следующих ситуациях:
- За несоблюдение правил проведения кассовых сделок и с финансовой наличностью.
- Несоблюдение сроков отсылки налоговых отчетов.
- Серьезное нарушение при ведении финансового отчета.
- Другие административные действия, неподобающие такой должности.
Материальное наказание для главбуха настает, если:
- Он совершил неправомерное действие/бездействие
- Обнаружена связь между действием/бездействием главбухом и нанесенному фирме материальному убытку.
- Главбух виноват в осуществлении противоправного проступка (ст. 233 ТК РФ).
Для привлечения ушедшего главбуха к ответу начальник вправе отослать иск в судебные структуры до года со времени выявленного ущерба (ст. 392 ТК РФ).
К уголовному наказанию ушедшего главбуха привлечь сложно, так как (ст. ст. 199, 199.1, 199.2 УК РФ) регламентируют привлечение к ответу должностного работника, а покинувший фирму человек, к должностному работнику уже не относится. В этом варианте помочь может правильное оформление приемно-передаточного акта, в котором необходимо разграничить ответственность ушедшего и нового бухгалтеров.
Ответственность главного бухгалтера после увольнения
Иногда бывает так, что при увольнении главбуха не провели (или провели безалаберно) инвентаризацию, не приняли дела, работник намеренно скрывал какие-то свои ошибки (например несвоевременную сдачу бухгалтерской отчетности), и о нанесенном им ущербе руководство узнавало не сразу. Что же делать в этом случае?
Взыскать ущерб можно и с уволенного работника, но делать это нужно с соблюдением определенной процедуры:
1. Провести инвентаризацию
2. Ознакомить работника с ее результатами
3. В случае обнаружения недостачи проводится служебное расследование, в ходе которого устанавливается чьи именно дейсвия повлекли за собой возникновение недостачи. С результатами расследования также необходимо ознакомить работника
4. Если вина бывшего работника установлено ему предлагают добровольно возместить недостачу. Если он согласен, составляется соглашение о возмещении ущерба, в котором расписывают сколько чего в какие сроки необходимо вернуть. Все эти процедуры должны быть проведены в течение месяца со дня обнаружения недостачи
5. Если же уволенный работник не признает своей вины, взыскать с него ущерб можно только в судебном порядке. На обращение в суд работодателю отведится один год с момента обнаружения недостачи.
Ответственность главного бухгалтера после увольнения по собственному желанию
Даже после прекращения трудовых взаимоотношений бухгалтер-руководитель может быть привлечён к ответственности как бывшим нанимателем, так и госрегуляторами. При этом главный бухгалтер может понести как материальную, так и административную, и даже уголовную ответственность.
Денежные санкции для бухгалтера могут быть применены в течение одного года после его увольнения и обнаружения ущерба для компании, так гласит статья 392 ТК РФ. Материальная ответственность для главбуха может наступить, если:
- материально ответственное лицо совершило противозаконное действие либо бездействие, которое привело к материальному ущербу для предприятия, если в период руководства им был причинён денежный ущерб, утрата имущества или корпоративных активов (пункт 2 статьи 243 ТК РФ);
- главный бухгалтер признан виновным в совершении нарушения по статье 233 ТК РФ.
Административная ответственность может быть вменена должностному лицу в течение двух месяцев с момента раскрытия правонарушения (статья 4.5. КоАП РФ). К этому относятся грубые нарушения правил бухгалтерского и управленческого учёта:
- статья 15.11 КоАП РФ гласит, что на уволившегося главного бухгалтера может быть наложен административный штраф в размере от 5 000 до 10 000 ₽ при нарушении процессов ведения кассовых операций и работы с наличными деньгами;
- при срыве сроков сдачи налоговой отчётности применяются статьи 15.1–15.9 НК;
- штрафы возможны при сознательном искажении показателей в бухотчётности, занижении сумм налоговых сборов и пр.
Заметим, что уголовная ответственность, предусмотренная статьёй 78 УК РФ, применяется к главным бухгалтерам крайне редко. Тем не менее для этого есть определённые статьи — под номерами 199, 199.1, 199.2 УК РФ. Сложности по применению этих норм возникают, как правило, в связи с тем, что ответственность по ним должна быть возложена на конкретное должностное лицо, а покинувший компанию работник фактически им не является. Но это возможно на основании акта приёма-передачи дел, который разграничивает ответственность ушедшего и вновь принятого руководителя.
И последнее, что хотелось бы отметить по этому вопросу: взыскать с главбуха штраф за недополученную (упущенную) прибыль на основании норм трудового права невозможно.
Увольнение главного бухгалтера (в том числе по собственному желанию) — особенная задача. Но владея базовыми знаниями по кадровым вопросам, документообороту и законодательству, с ней можно справиться. Рекомендуем ответственно отнестись к процедуре передачи дел и документации, так как от их полной и чёткой трансляции преемнику зависит стабильный и грамотный бухгалтерский учёт компании, а также последствия налоговых проверок.
Этапы увольнения
Подача заявления
За две недели главбух должен направить работодателю заявление об увольнении. Сделать это лучше через канцелярию или секретариат, что позволит получить отметку на своем экземпляре документа. В случае разногласий с руководством по поводу даты увольнения, такое действие позволит подтвердить своевременность подачи заявления. Ведь течение срока предупреждения начинается именно с этой даты.
Не стоит забывать, что, если оформляется увольнение главного бухгалтера по собственному желанию, отработка не всегда является необходимым условием.
Согласно , в особых случаях наниматель обязан уволить сотрудника из организации (в том числе и главбуха) без каких-либо отработок. Для этого должна быть уважительная причина:
- поступление работника в образовательное учреждение;
- выход на пенсию;
- нарушение работодателем норм трудового законодательства (например, задержка заработной платы);
- другие случаи.
К «другим случаям» относят:
- необходимость переезда в другой населенный пункт;
- ситуацию, когда жену (мужа) работника переводят на работу в другой город или страну;
- утрату возможности трудиться на данном рабочем месте из-за проблем со здоровьем (в этом случае следует предъявить работодателю медицинское заключение, подтверждающее данный факт);
- необходимость постоянного ухода за больным родственником.
Если у работника, есть обстоятельства, позволяющие ему не отрабатывать 2 недели , информацию о них обязательно нужно указать в заявлении. Проверять правдоподобность наличия таких причин работодатель не в праве и обязан уволить работника в день, указанный им в заявлении
Стороны могут расторгнуть трудовой договор и до истечения срока предупреждения. В таком случае дата увольнения определяется по соглашению
Также особые правила расторжения контракта по собственному желанию действуют для работников, находящихся на испытательном сроке.
Отсчет времени отработки начинается со следующего дня после получения директором от работника заявления об уходе. Выплаты и трудовую книжку сотрудник получит по прошествии трех дней.
Сдача материальных ценностей и передача дел
Основная особенность и сложность увольнения главбуха одновременно – необходимость передачи дел новому сотруднику. Такое мероприятие позволяет установить факты отсутствие необходимых бланков строгой отчетности, каких-либо документов и пр.
Обязать увольняющегося главбуха передать дела можно как заранее прописав такую необходимость в его должностной инструкции так и включив подобные указания в соответствующее распоряжение о расторжении трудового договора
Поскольку для увольнения сотрудников все еще повсеместно используется унифицированная форма, то удобнее издать отдельный приказ.
Выглядеть он может примерно так.
prikaz-.docx картинкой
Документально оформляют передачу дел с помощью акта приема передачи произвольной формы, например такой
akt-peredachi.doc картинкой
Главбуху, как и любому сотруднику, могут быть переданы материальные ценности: оргтехника, печати и штампы и пр. Их сдача также оформляется актом аналогичной формы.
Главный бухгалтер в подавляющем большинстве случаев является и материально ответственным лицом. А в соответствии с нормами законодательства, перед увольнением материально ответственных лиц необходимо обязательно провести инвентаризацию, с целью выявления недостачи материальных ценностей и денежных средств. Если будет установлена вина работника, ему придется возместить ущерб.
Документальное оформление
Пакет документов оформляемый при увольнении главбуха такой же как и для других сотрудников и включает:
- Приказ об увольнении. Работник расписывается в ознакомлении с приказом в день увольнения
- Запись в личной карточке работника. Включает дату и основание увольнения, заверяется подписью работника
- Запись в трудовой книжке содержит причину увольнения в формулировке , соответствующей статье ТК и реквизиты документа, на основании которого оно совершено. Заверяется подписью лица ответственного за кадровый учет
- Запись в журнале движения трудовых книжек. Работник лобязательно должен расписаться в получении своей трудовой книжки
Расчет
В день увольнения работнику необходимо выдать все причитающиеся ему денежные средства , а также документы связанные с работой , в том числе трудовую книжку.
Если работник по каким-то причинам не может забрать ее в день увольнение, ему необходимо написать заявление с просьбой переслать трудовую почтой и адресом, на который необходимо ее направить. На отправку документов почтой ку работодателя есть 3 дня с даты получения заявления.
Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации, а при ее ликвидации передаются в архив.
