Правила заполнения
Порядок оформления путевых листов установлен >ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.
Заполнением этой формы в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях — уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности делегируют приказом руководителя организации, поскольку тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением бумаг занимаются сами водители. Но по общему правилу, водители обязаны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.
Выписывают путевку только на один рейс, один рабочий день или смену. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с машиной в рейсе могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.
Путевый лист имеет несколько разных форм, в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация легко сориентировалась и выбрала необходимую.
Унифицированный бланк путевого листа | Кто и как заполняет |
|---|---|
>Форма № 3 для легковых автомобилей | Разрешено применять для оформления рейсов легковых ТС как в специализированных организациях, так и в обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257. |
>Форма № 4-с для грузовых автомобилей со сдельной зарплатой водителям | Форма предназначена для автотранспортных компаний, осуществляющих грузоперевозки. В ней предусмотрены графы для отметок представителей заказчика груза. Выдают новый документ только после того, как водитель сдал в бухгалтерию предыдущий. Бланк содержит отрывной талон, на основании которого исчисляется зарплата. В форме № 4-п обязательным является указание номеров товарно-транспортных накладных на перевозимый груз. Хранить такие путевые листы следует вместе с транспортными документами. Этот бланк предназначен для двух рейсов в течение одного рабочего дня. Путевой лист содержит отрывные корешки, которые заполняет владелец ТС на каждый рейс. Они нужны для дальнейшего предъявления счета заказчику рейсов. |
>Форма № 4-п для грузового транспорта с повременной зарплатой водителям | |
>Форма № 3-спец для специального транспорта (автокраны, цементовозы, мусоровозы, топливные цистерны, бетономешалки и т. п.) | |
>Форма № 4 для легкового такси | В бланке есть поле для записей показаний таксометра. Оформляется такой путевой лист для водителя только на одну смену, после чего он сдает его диспетчеру. |
>Форма № 6 — путевой лист автобуса | Бланк для осуществления рейсов автобусов на городских маршрутах. В нем есть графа о предрейсовом медицинском контроле состояния водителя. |
Если организации подходят такие путевые листы, скачивайте бланки прямо по ссылкам в таблице из соответствующих постановлений. На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно ставят штамп организации-владельца или арендатора ТС. Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место
Принимайте во внимание и другие требования к их оформлению
В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи проверяют на соответствие показателей приборов в автомобиле, таким, как датчик топлива, одометр и т. д. Техническое состояние ТС обязан завизировать уполномоченный сотрудник, например, механик организации. Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится отметка о медосмотре после рейса.
Иногда для заполнения путевок используется специальная программа. Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять, сколько времени заняла дорога, поставить точное число на каждый документ. Объявление об использовании программы необходимо сделать всем диспетчерам, чтобы путевки оформлялись одинаково. Кроме того, это облегчит жизнь водителям, которые смогут учесть каждый рубль, потраченный на дорогу, и вывести точные остатки. Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять в ручном режиме.
Периодичность составления путевых листов
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (Порядок и Приказ N 152). Приказ применяется в том числе юридическими лицами и ИП, эксплуатирующими легковые автомобили.
Положения о сроке действия путевого листа приведены в п. 10 Приказа N 152. До 01.03.2019 редакция данной нормы выглядела следующим образом: “Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца”.Приказом Минтранса России от 21.12.2018 N 467 (далее – Приказ N 467) в Приказ N 152 были внесены изменения, вступившие в силу с 01.03.2019. В частности, исключено ограничение срока, на который оформляется путевой лист. По новым правилам путевой лист должен быть составлен:
до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены или рабочего дня, или
до начала первого рейса, если в течение смены или рабочего дня водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.
При этом касаемо возможности составления путевого листа в целом на месяц при условии выполнения рейсов каждый день мнения контролирующих органов и судов всегда носили противоречивый характер.
С другой стороны, высказывалась позиция, что путевой лист нетранспортной компании может быть оформлен на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца (смотрите, например, письмо Минфина РФ от 30.11.2012 N 03-03-07/51). Путевые листы составляются с такой частотой, чтобы по ним можно было судить об обоснованности расходов. Если оформление путевого листа на неделю (месяц, квартал) позволяет организовать учет времени работы транспорта и водителя, расхода ГСМ, то составленный с такой периодичностью путевой лист может подтверждать расходы при налогообложении прибыли. Смотрите по этому поводу письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, постановления АС Северо-Западного округа от 19.05.2017 N Ф07-2695/17, ФАС Западно-Сибирского округа от 23.09.2013 N Ф04-3922/13, ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2009 N А56-10236/2007, ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 по делу N А38-4082/2008-17-282.
Официальных разъяснений по вопросу периодичности оформления путевых листов в настоящее время нам, к сожалению, обнаружить не удалось. Из буквального прочтения формулировок Приказа N 467 следует, что путевой лист может выдаваться на срок более одного дня только в случаях, когда сама продолжительность рейса составляет более одного дня. В случае, когда в течение дня водитель производит один или несколько рейсов, путевой лист должен составляться на один день, до начала первого рейса.
Как заполнить путевой лист такси?
По установленному законодательством образцу, заполнение путевого листа такси можно разделить на два этапа:
- внесение данных в графы, размещенные на лицевой стороне бланка
- заполнение таблиц, расположенных на тыльной стороне формы
Первый этап предусматривает оформление путевого листа легкового такси (форма 4) путем фиксирования:
- номера и полной даты (день. месяц, год) выдачи путевки
- данных компании, предоставляющей таксомоторные услуги
- государственных номеров и марки авто, эксплуатируемого под пассажирские перевозки
- ФИО таксиста, на чье имя зарегистрировано разрешение на частный извоз
- времени выезда и снятия с рейса
- штампа организации, ведущей таксомоторную деятельность, Индивидуального предприятия, компании (ООО)
- показаний, зафиксированных на спидометре
- денежной суммы, которая была получена водителем по итогу прибытия в пункт назначения
- суммы наличных средств, которые поступили в кассу предприятия от лица таксиста
- времени, потраченного на рейс
Следующим шагом в заполнении путевого листа такси является размещение предусмотренной действующим законодательством информации в двух таблицах, расположенных на обратной стороне формы.
В содержание первой таблицы входит место отправления и время, в которое водитель выехал на маршрут. Во вторую таблицу вносятся данные касаемо самого маршрута (сведения указываются в разрезе показаний таксометра), количестве полученных за заказ денежных средств, пунктах вызова и назначения, а также данные лица, которым было вынесено разрешение на таксомоторные перевозки.
Заполнение путевого листа такси индивидуального предпринимателя абсолютно идентично путевке для такси, оформленной для водителя, предоставляющего услуги перевозки пассажиров и их багажа по договору найма.
Какой установленный срок действия путевого листа легкового автомобиля?
Оформление путевки производится на одни сутки. Однако, срок действия путевого листа может быть увеличен с одного дня до целого месяца. Заполнение бланка на максимально отведенное для легального использования документа время подходит предприятиям, которые не имеют должности диспетчера.
Путевой лист для такси (ИП, ООО или работающему по договору трудоустройства) будет считаться недействительным без внесения отметки выпускным механиком и заключения медицинского сотрудника, проводящего осмотр водителя перед каждым выходом на маршрут.
Для того чтобы путевка для такси имела силу более одних суток, к бланку дополнительно оформляется командировочное удостоверение с пометкой «По территории РФ», дающее таксисту возможность полного непосещения таксопарка на срок не более трех дней. Полномочиями на внесение данной записи наделено лицо, выполняющее в компании обязанности механика.
Сколько составляет штраф за управление транспортным средством без путевого листа для такси?
Ведение таксомоторной деятельности без путевки для такси предполагает административное наказание в виде штрафа, выписанного на имя таксиста. Для индивидуальных предпринимателей сумма штрафной санкции составляет 30000 тысяч рублей. Столько водителю придется заплатить за отсутствие в документе печати, свидетельствующей об успешном прохождении медицинского осмотра перед выездом на рейс.
Таксиста, предоставляющего услуги частного извоза на основе договора найма, ожидает квитанция, выписанная на сумму от 500 до 6000 рублей. В данном случае размер штрафа зависит от количества отметок, отсутствующих в путевом листе легкового такси.
Можно ли купить путевой лист для такси?
В отличие от других водительских документов, путевка имеет короткий срок действия и требует ежедневного оформления. В связи с этим возникает вопрос: «Где взять путевой лист для такси в количестве 30 или 60 штук?». Ответ прост! Наша компания может оказать помощь в приобретении данной бумаги в больших объемах. Наши сотрудники консультируют по вопросам заполнения путевого листа. Мы гарантируем качество работы и корректное внесение всех необходимых сведений. Также путевой лист такси скачать можно на официальном сайте нашей организации.
Кому необходимо наличие бланка для такси?
Под категорию водителей, которые обязаны иметь при себе путевой лист для такси с печатью, попадают собственники или арендаторы транспортных средств, деятельность которых связанна с пасажиро или грузоперевозками, включая граждан, управляющих автобусами, троллейбусами и трамваями.
Как правило, путевой лист такси (бланк) заполняется работающими в организации диспетчерами. Однако, в маленьких фирмах, не открывающих ранее упомянутую должность, путевка может быть заполнена и другими сотрудниками, входящими в штат предприятия.
Если владелец машины эксплуатирует транспорт в личных целях, путевой лист легкового такси не нужен.
Порядок и правила заполнения 2018
Постановлением Госкомстата РФ № 78 от 28.11.1997 предусмотрены установленные, но не обязательные бланки для определённых категорий ТС: для легковых автомобилей – формы № 2, 3-спец; для такси – № 4; для автобусов, осуществляющих перевозку пассажиров – № 6, 6-спец. Правильное оформление путевого листа грузового автомобиля предусматривается по формам № 4-С, 4-П.
Обязательно должны иметься следующие реквизиты:
- Название и номер документа. Название должно оформляться согласно типу транспортного средства (легковое, грузовое, трамвай и т. д.). Номер ставится у заголовка в порядке, соответствующем хронологии системы нумерации, установленной руководителем.
- Срок действия. Указывается дата начала ведения и период использования документа. Как правило, он является однодневным. Общий срок использования не должен превышать одного месяца.
- Информация о категории транспортного средства. Обязательно отражаются тип ТС и марка, наличие или отсутствие прицепа, гос. знак автомобиля, километраж пробега, дата и время, когда автомобиль выехал на рейс и вернулся на стоянку, показания данных одометра.
- Сведения о владельце ТС. Указывается наименование, форма организации, адрес и телефон предприятия. ИП вписывают свои личные данные – Ф.И.О., телефон, почтовый адрес.
- Данные водителя. Фамилия, имя, отчество. Отметка результата медицинского осмотра, а также время его прохождения перед выходом на рейс.
Документ составляется на все транспортные средства, используемые для пассажирских и грузоперевозок.
В заголовке должны присутствовать штамп и печать предприятия или личная печать предпринимателя, являющегося собственником машины.
Время выезда из гаража, время возвращения служебного транспорта, показания спидометра отмечаются уполномоченными лицами, назначенными внутренним приказом руководства. Сведения обязательно заверяются подписью ответственных сотрудников и закрепляются печатью. Если директор фирмы либо сам индивидуальный предприниматель берётся за управление автомобилем, совмещая руководство с водительской должностью, подобное заверение не требуется.
Медицинский работник вписывает в документ дату, время и результаты медицинского осмотра. И также заверяется личной подписью с инициалами, штампом.
Срок хранения транспортной сопроводительной документации – 5 лет.
Разрешено добавление дополнительных реквизитов, которые отражают отличительные черты служебной деятельности (наименования типа груза, пассажирские перевозки и т. д.).
Документ заполняется с двух сторон – оборотной и лицевой.
Последовательность заполнения лицевой стороны:
- Штамп фирмы проставляется в верхней части, номер и серия, дата немного ниже.
- Чуть ниже пишется название, адрес и телефон организации, регистрационный код.
- Следующий шаг – заполнение информации о транспортном средстве и его характеристиках.
- Далее, данные водителей – Ф.И.О., табельный номер, данные водительских прав.
- Специальный раздел о лицензионной карточке заполняется некоторыми организациями. К примеру, таксисты.
- Отдельно раздел с указанием показаний спидометра, остатка ГСМ и технического состояния авто заполняют механики.
- По окончании заполнения определяются личные задания для каждого сотрудника и путёвки передаются водителю.
Оборотная сторона предназначена для водителей. На ней отмечается процесс выполнения заданий. Указывается место и время отправления и прибытия, пройденный километраж и закрепляется это подписью шофёра. В нижней части документа отображается количество отработанных часов и пройденных километров за день.
В зависимости от того, какая система оплаты на предприятии, зарплата начисляется исходя из заполненных данных, а после передаётся в бухгалтерию.
Особенности заполнения на линии:
- Обязательно проставляется время с точным указанием часов и минут на тот момент, когда клиентам показывается бумага.
- В графе «Заказчик» клиенты должны поставить свои подписи, подтверждая правдивость информации.
- Заказчики заполняют графы прибытия и убытия, списывая показания со спидометра.
- Свои замечания клиенты могут оставить в строке «Особые отметки».
При возвращении автомобиля в гараж, механик заполняет раздел о работе – здесь пишется точное время возвращения вплоть до минут, а также поля об остатке горючего и показания спидометра. Достоверность информации подтверждается подписью механика.
Для наглядного примера как правильно оформить путевой лист легкового автомобиля образец легко найти на просторах интернета.
Обязательные реквизиты в путевке
Путевой лист — это документ строгой отчетности. Поэтому в нем должны быть указаны обязательные реквизиты, в том числе предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. С 2017 года таких обязательных реквизитов стало больше — теперь автотранспортные и другие компании должны записывать в бланк информацию о том, что транспортное средство прошло предрейсовый контроль технического состояния. Поэтому если организация хочет разработать бланк самостоятельно, она должна учесть все обязательные требования к его оформлению. Форма должна фигурировать в учетной политике организации, как это предусмотрено пунктом 4 ПБУ 1/2008.
В любой путевке, хоть унифицированной, хоть разработанной самостоятельно, должны быть указаны:
- Дата составления документа. Если путевой лист выдан не на день, а на определенный срок, следует указать период (например, 01.06.2017 – 07.06.2017).
- Номер и серия путевки. Номера не должны повторяться и присваиваются самой организацией. Серии заполняются в том случае, если бланкам путевых листов они присвоены типографским способом.
- Информация об организации и ее штамп (наименование, адрес, контакты, коды по ОКУД и ОКПО).
- Информация о ТС (марка, модель, госномер автомобиля, гаражный номер). Если автомобиль находится в аренде, желательно указать еще и номер договора.
- Данные водителя (Ф.И.О., табельный номер, номер ВУ, категория, тип лицензионной карточки (если имеется)).
- Индивидуальное задание с указанием мест и времени отбытия и прибытия водителя.
- Подписи диспетчера-нарядчика или уполномоченного лица, выдающего задание водителю.
- Подписи механика, выпускающего автомобиль на линию, с информацией:
- об исправности автомобиля в момент выезда и сдачи в гараж;
- о показаниях на спидометре;
- о выдаче и остатке горючего;
- о марке топлива;
- о величине расхода горючего (расход по норме, фактический расход, экономия или перерасход).
- Сведения о прохождении медосмотра водителем и техосмотре ТС.
Обязательные реквизиты оборотной стороны типового бланка:
- Номер по порядку. Каждая поездка должна записываться под отдельным номером.
- Код заказчика.
- Место отправления и назначения.
- Время выезда и возвращения
- В графу «Пройдено» вводятся данные о пройденном расстоянии.
- Подпись водителя.
Остановимся подробнее на предрейсовом медосмотре водителей. Основные изменения норм, регулирующих деятельность частных предпринимателей и автотранспортных организаций, произошли в мае 2015 года и по-прежнему имеют законодательную силу. Все предрейсовые (послерейсовые) медицинские осмотры водителей регистрируются в специальном журнале. Приказ предусматривает необходимость прохождения предрейсовых медосмотров для всех водителей, помимо шоферов машин экстренных служб (им нужно проходить только предсменные медосмотры). Кроме того, послерейсовый медосмотр обязателен для водителей, осуществляющих перевозку пассажиров или опасных грузов. В состав предрейсового осмотра входит:
- рассмотрение жалоб водителя;
- визуальный осмотр;
- измерение давления, пульса, температуры тела;
- выявление признаков опьянения;
- определение наличия психоактивных веществ;
- для определения процента алкоголя в крови применяют алкотестер.
По результатам предрейсового осмотра врач выносит заключение о том, что опасных и вредных факторов или состояния здоровья, которое бы препятствовало выполнению трудовых обязанностей, не выявлено. В противном случае водитель к работе не допускается. Отметка о прохождении медосмотра с указанием даты, времени и подписи медицинского работника должна стоять в путевом листе. Документ должны подписать лицо, которое его заполнило, и руководитель организации. Без круглой печати можно обойтись: ее нужно ставить только тем фирмам, у которых ее применение прописано в Уставе.
Документ всегда оформляется в одном экземпляре.
Срок Действия Путевого Листа Грузового Автомобиля В Командировке
С принятием поправок в ТК РФ и ряд подзаконных актов перечень документов, необходимых для оформления командировки на личном автотранспорте, существенно сократился. Основанием для направления работника в поездку считается приказ работодателя по форме Т-9 или Т-9А. Бланк Т-9А применяется при командировке нескольких сотрудников.
Цитата (Приказ Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г. N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» ):II. Обязательные реквизиты путевого листа3. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:1) наименование и номер путевого листа;2) сведения о сроке действия путевого листа;3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;4) сведения о транспортном средстве;5) сведения о водителе.4. Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.5. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:1) для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;2) для индивидуального предпринимателя — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.6. Сведения о транспортном средстве включают:1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того — модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.7. Сведения о водителе включают:1) фамилию, имя, отчество водителя;2) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.8. На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим трансп
Лица, обеспечивающие выдачу путевого листа
При выдаче документа записи производят:
- Диспетчер или лицо, назначенное на выписку сопровождающих документов.
- Начальник колонны, часто являющийся механиком, производящим ремонт и обслуживание автомобиля. В крупных предприятиях начальником колонны и механиком назначаются разные работники.
- Контролер, выпускающий транспорт на линию. Обязанности контролера может исполнять механик или начальник колонны.
- Медицинский работник, производящий осмотр водителя до начала исполнения обязанностей.
- Водитель, подтверждающий подписью исправность транспорта и его получение перед началом смены.
Где его взять
Приобрести бланки предприниматель может в большинстве магазинов канцелярских принадлежностей. Если коммерческая деятельность проводится в больших масштабах, то понадобится много листов. Тогда лучше совершить оптовую закупку шаблонов в промышленной типографии.
Для наемного водителя выдача бланков осуществляется работодателем.
ВНИМАНИЕ! Бизнесмен может использовать как готовые экземпляры, так и выпустить бланки собственного образца. При разработке дизайна учитывают специфику деятельности предприятия и добавляют необходимые строки и графы, опираясь на базовые требования по содержанию путевки (приказ №152 Минтранса РФ)
