Чем грозят нарушения кассовой дисциплины
Поскольку обязанности по составлению расходно-кассовых документов у предпринимателей нет, о привлечении к ответственности речи не идет. Коммерсант вправе сослаться на пункт 4.1 Инструкции № 3210-У. Соответствующий раздел освобождает ИП от необходимости ведения журналов, пользования РКО и ПКО. Условием является надлежащий учет объектов налогообложения.
Санкции грозят предпринимателям только за отдельные виды нарушений. Так, негативные последствия могут наступить при превышении лимита наличных расчетов по сделке. Сейчас максимальная планка находится на уровне 100 000 рублей. Проступком признано несоблюдение норматива по договорам с коммерческими субъектами. Расчетов с физическими лицами ограничение не касается.
Нарушителей привлекают к ответственности по статье 15.1 КоАП РФ. Санкции назначают в пределах 4 000 – 5 000 рублей. Кроме того, с виновника могут взыскать штраф по статье 120 НК РФ. В зависимости от последствий проступка размер варьирует от 10 000 до 40 000 рублей.
Расходный кассовый ордер (форма КО-2)
Бланк Расходного ордера (РКО) по форме КО-2
Расходный кассовый ордер — один из документов кассовой дисциплины, используемый для оформления каждой выдачи наличных денежных средств из кассы ИП или организации.
РКО формируется в одном экземпляре и подписывается:
— Кассиром, главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — лицо, их заменяющее)
— Получателем денежных средств
Оформленный расходный ордер остаётся в кассе. Но перед тем этим его нужно зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
Исправления и помарки в РКО категорически не допускаются!
ВНИМАНИЕ: с 1 июня 2014 года установлен новый порядок ведения кассовых операций, согласно которому ИП могут не оформлять Приходный и Расходный кассовый ордер, а также не вести кассовую книгу (Указания ЦБ РФ № 3210-У). Строка «Организация»
Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если РКО заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)
Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если РКО заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)
В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет — ставится прочерк.
Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
Поле «Номер документа». Указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов. По правилам кассовые документы нумеруются по порядку с начала каждого календарного года.
Поле «Дата составления». Указываем дату выдачи денежных средств из кассы! И никак иначе. Дата указывается в формате — ДД.ММ.ГГГГ. Например, 02.06.2018.
ТАБЛИЧНЫЙ БЛОК «ДЕБЕТ» (ИП его не заполняют):
Пишем Код структурного подразделения организации (при наличии), на которое делается РКО.
Графа «Корреспондирующий счет, субсчет». Указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денежных средств из кассы согласно плану счетов бухучёта, например:
• 51 – сдача денежных средств в банк для зачисления на р/с
• 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками
• 70 – расчеты с персоналом по оплате труда
• 71 – расчеты с подотчётными лицами
• 73 – расчеты с персоналом по прочим операциям
• 75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов
Графа «Код аналитического учета». Отражается соответствующий код по счету, указанному в предыдущей графе (при условии, что в организации предусмотрено наличие таких кодов).
Графа «Кредит. Указывается номер счета, по кредиту которого отражается выдача денежных средств из кассы организации. Обычно это счет 50.1 – «касса». ИП эту графу не заполняют.
Графа «Сумма». Записывается цифрами сумма денег, выдаваемая из кассы.
Графа «Код целевого назначения». Указывается код назначения использования выбывших денежных средств. Эта графа заполняется, только если организация применяет соответствующую систему кодирования.
Строка «Выдать». Указывается в дательном падеже (кому?) ФИО физического лица или наименование организации, которому (ой) выдаются деньги.
Строка «Основание». Прописывается основание для выдачи денежных средств (содержание финансовой операции). Например, «Сдача наличных денежных средств в банк»; «Выдача наличных в подотчёт на хозяйственные расходы».
Строка «Сумма». Указываем сумму денежных средств, которые выдаются из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк.
Строка «Приложение». Указываются прилагаемые первичные и другие документы, на основании которых выдаются деньги (приказы, заявления, квитанции).
В следующих строках ставится подпись руководителя организации и главного бухгалтера (или другим уполномоченным на это лицом). Подпись руководителя в РКО необязательна при условии, если в прилагаемых к расходнику документах он дал разрешение на проведение операции.
Строка «Получил». Заполняется лицом, которому выдаются денежные средства из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк. Ниже ставится подпись получателя и дата получения денег.
При выдаче денег по расходному ордеру кассир требует предъявить документ (паспорт, военный билет, водительские права и др.), удостоверяющий личность получателя. В следующей строке кассир записывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа.
Строка «Выдал кассир». Кассир ставит свою подпись с расшифровкой, НО только после выдачи денежных средств по РКО.
Мнение экспертов
В сети присутствует противоречивая информация о кассовой дисциплине. Многие бухгалтеры совершают ошибку, уравнивая коммерсантов в статусе с организациями. Правила наличных расчетов для юридических лиц значительно строже. Некоторые предписания вообще не применимы к ИП. Так, частные бизнесмены не используют план счетов, не ведут бухгалтерский учет и не обязаны соблюдать требования о целевом расходовании выручки. Попытки следования регламентам, адресованным фирмам, приводят к путанице. Итогом становятся споры с налоговыми органами и длительные судебные разбирательства.
РКО под отчет (где скачать в Word бесплатно)
РКО под отчет — это персонифицированный документ, удостоверяющий факт выдачи денежных средств конкретному работнику. В связи с этим в РКО отражаются:
- В графе «Номер» — номер РКО по порядку.
- В графе «Дата» — дата выдачи денежных средств работнику (и оформления РКО).
- В графе «Сумма» таблицы — сумма денежных средств, выдаваемых под отчет.
- В графе «Выдать» — Ф.И.О. и должность лица, получающего деньги под отчет.
- В графе «Основание» — формулировка «выдача денежных средств под отчет в целях приобретения работников таких-то товаров» (или более подходящая фраза по смыслу).
- В графе «Сумма» под таблицей — сумма прописью с копейками.
- В графе «Приложение» — реквизиты заявления работника или распоряжения руководителя на выдачу денежных средств.
Внимание! Сумма в РКО должна быть эквивалентна величине средств, запрашиваемых подотчетным лицом, т.е. той, что указана в заявлении (распоряжении руководителя) и одобрена директором фирмы
Назначение выплаты в графе “основание” должно совпадать по смыслу с целевым назначением денежных средств. Заявление (распоряжение) должен подписать руководитель фирмы.
Подпишитесь на рассылку
Бухгалтер и кассир (при необходимости — руководитель) ставят свои подписи так же, как и в случае с заполнением РКО для зарплаты. При этом в графе «Подпись» под строкой «Получил» расписывается ответственный работник, которому выдаются денежные средства.
Если вам интересно узнать, как может выглядеть самый распространенный тип РКО — под отчет — на практике, заполненный бланк РКО скачать в Word вы можете прямо сейчас.
Порядок применения расходного ордера
При выдаче денег из кассы составляется РКО. Для этого может применяться стандартизированная форма или же разработанный на ее основе с учетом существующей специфики деятельности предприятия бланк.
Выписку документа осуществляет специалист из бухгалтерии, кассир и другое должностное лицо, который в силу обязанностей должен заниматься оформлением данных документов.
Основанием для выплаты наличных денег является, в большинстве случаев, заявление сотрудников, являющихся материально ответственными лицами. В нем нужно обязательно отражать цель использования денежных средств, а также визу директора. Заявление не нужно составлять только в случае выплаты зарплаты сотрудникам.
Внимание! С 19 августа 2017 года по Указанию ЦБ РФ заявление на выдачу денег можно не оформлять, если существует приказ или иное распоряжение руководства фирмы о выплате наличных по определенным направлениям.
После первоначального составления документа, он передается в кассу, в которой кассир проверяет его правильность, наличие всех обязательных реквизитов, в том числе подписи руководителя.
Если при выписке расходника допущена ошибка, то вносить с него исправления нельзя. Необходимо заново произвести его выписку. Далее кассир фиксирует бланк в журнале регистрации.
Внимание! Перед фактической выплатой денег, кассир должен проверить личность получателя. Для этих целей он должен сверить данные указанные в РКО с предъявленным ему удостоверением личности
Кроме этого, работник кассы должен вписать в РКО основные реквизиты предъявленного документа.
После этого необходимая сумма, указанная в расходнике, вместе с ним передается получателю, который проверяет фактическое наличие денег, а после этого ставит свою визу в подтверждение получения наличности.
Затем РКО возвращается кассиру, который в подтверждение выдачи также проставляет свою подпись на этом документе, а также оттиск «Оплачено». Получателем денег может выступать доверенное лицо, в этом случае он должен предъявить еще и доверенность на право представлять интересы лица. При этом доверенность прикладывается к расходнику.
При завершении смены кассир должен представить в бухгалтерию отчет, к которому прикладывает все кассовые документы за день, в том числе и расходные.
Отличие банковского ордера от платежного поручения
Хотя оба эти документа имеют широкое применение в рабочих процессах банковских систем, они обладают несколькими отличительными особенностями
Для этого важно разобраться в сути значения термина «платежный ордер». В отличие от банковского ордера под данным документом подразумевается некий инструмент, с помощью которого происходит частичный перевод средств по квитанции, счету или по другому виду обязательств со стороны организации по выдаче кредитов
На данном документе сам банк проставляет специальные характерные отметки и подписи. Подписываться под документом такого вида могут те сотрудники филиала, которые работают в сфере проведения транзакций.
Когда с помощью данного документа происходит частичная оплата, то тогда ордер позволяет зафиксировать произведенные изменения. Происходит это благодаря тому, что на документе будет проставлена специальная отметка. Специалист в области оказания банковских услуг должен иметь достаточный уровень квалификации. Его работа в данном процессе состоит в том, что он обязательно должен проставить на обороте квитанции сведения касательно частичного платежа, который был произведен. Информация должна отображать следующие данные: порядковый номер, информацию о переведенной сумме денег, а также об ордере
Все это важно заверить личной подписью сотрудника банка
Каждый существующий ордер обязательно должен иметь как минимум еще один экземпляр, который можно оставить на хранение в определенном филиале банка. У некоторых возникает вопрос в связи с тем, для чего один экземпляр должен оставаться в картотеке банка. Кроме того, что в случае утраты одного документа, можно будет получить его копию, данный документ могут использовать для информационных выписок.
Документ такого типа используется и для полноценного перевода средств, например за поставку товаров, продукции, полученных услуг или за уплату налогов.
Если сказать коротко, то банковский ордер имеет много отличий с платежным ордером и платежным поручением. Данные понятия следует четко разграничить между собой и понять суть оказываемого ими влияния на проведение банковских операций по лицевым счетам. Однако то общее, что объединяет данные типы документов, состоит в том, что на их основании кредитные организации и банковские филиалы могут получать точную и актуальную информацию о клиентах, их реквизитах, а также о производимых банковских переводах.
Понятие банковского ордера было вынесено на обсуждение еще восемь лет назад, а по прошествии двух лет от начала рассмотрения, оно было внесено в законодательство РФ
Если отметить некоторые особенности оформления документа, то важно упомянуть о том, что при составлении печатного документа используется бумага, с которой активно работает как Сбербанк России, так и другие банки. Если сотрудники организации или банковского филиала, замечают какие-либо недостатки, тогда они обязуются внести соответствующие изменения, будь-то электронный или же печатный документ
Как оформляются операции
По правилам Банка РФ, оформление РКО, ПКО и кассовой книги производится на бумажном носителе или в электронном виде. Исправлять электронно оформленные документы после подписания нельзя. Вносить исправления в бумажные документы допускается, указав дату исправления, подписи лиц, составивших исправленный документ с фамилиями и инициалами. Контроль за ведением книги осуществляет главный бухгалтер.
ВАЖНО!
ИП вправе не оформлять кассовые документы и не вести кассовую книгу (п. 4.1 указаний Банка России 3210-У).. Ведение операций по кассе осуществляется кассиром, назначенным из числа работников юрлица или ИП, или самим руководителем
Ознакомление с обязанностями и правами проводится под подпись. У кассира находится печать с реквизитами (для подтверждения проведения им операции) и образцами подписей лиц, которые наделены полномочиями подписывать кассовые документы
Ведение операций по кассе осуществляется кассиром, назначенным из числа работников юрлица или ИП, или самим руководителем. Ознакомление с обязанностями и правами проводится под подпись. У кассира находится печать с реквизитами (для подтверждения проведения им операции) и образцами подписей лиц, которые наделены полномочиями подписывать кассовые документы.
Что это такое?
РКО в бухгалтерии — это документ первичного учета операций в кассе, согласно которого выполняется выдача наличных сумм из кассы предприятия. Порядок работы с такими первичными бумагами строго регламентирован согласно законодательства Российской Федерации.
Для указанного бланка государством установлена форма, она называется КО-2. Ее содержание и оформление подтверждено специальным документом от Госкомстата РФ, номер 88, выпущен 18.08.1998 года.
Важно! Электронный документооборот предприятия подразумевает возможность работать с РКО онлайн, заполнить и сдать такую форму можно, подтвердив ее при помощи сертификата электронной подписи. Документ подписывается лицами, которые несут ответственность за ведение бухгалтерской кассовой документации
Зачастую это работник кассы, главный бухгалтер и директор организации
Документ подписывается лицами, которые несут ответственность за ведение бухгалтерской кассовой документации. Зачастую это работник кассы, главный бухгалтер и директор организации.
Форма для заполнения
Директор компании не может ставить подпись на документе, если он содержит акты выполненных работ, счета, прочие листы, на которых уже проставлена его подтверждающая подпись. Для получения наличных по РКО, сотруднику следует предоставить официальный подтверждающий документ (паспорт). Эту информацию нужно заполнять в форму. Получатель денежных средств обязан написать расписку о получении.
Обратите внимание! Если РКО проведен без наличия расписки, то деньги, которые выдал сотрудник кассы, автоматически считаются недостачей и изымаются с зарплаты кассира
Еще по теме Платежный ордер на списание денежных средств:
- Денежная масса — это сумма платежных средств в экономике страны, совокупный объем наличных денег и денег безналичного оборота. Денежная масса характеризует покупательные, платежные и накопительные средства, обслуживающие экономические связи страны и принадлежащие физическим и юридическим лицам, а также всему государству в целом.
Банковскими учреждениями и их филиалами различных регионов создается стандартизированный документ, который дает возможность производить перевод финансов в полном объеме либо частично. Платежный ордер на списание или поступление денежных средств необходим для проведения транзакций между филиалами и подразделениями банковской сферы услуг. Перед совершением операции, банку необходимо проверить наличие средств на счету у оплачивающего лица. В тех случаях, когда на лицевом счете недостаточно либо отсутствуют средства, операция на исполнение документа будет находиться в статусе «не исполнено к распоряжению».
Заявителю перед составлением платежного ордера необходимо иметь представление о внешнем виде непосредственного бланка. А также о том, что существуют особенности при оформлении поручения и ордера, которые отличаются по назначению. Пример шаблона и готовый образец можно скачать ниже.
Каждый документ, предназначенный к использованию в платежной системе банковской сферы, имеет особенности в связи с разными спецификациями. Существуют определенные законодательные нормы, в которых обозначается стандарт формы. Отдельным учреждениям и организациям выделяется возможность устанавливать определенные штампы или отметки, для обозначения сферы деятельности и визуального отличия от остальных.
В каждой организации существует лицо, которое уполномочено в проведении платежей и оформлении транзакций. Этим сотрудникам поручено устанавливать подпись на ордера.
Оборот бланка платежного ордера содержит информацию:
- Описание общего содержания документа, ключевые моменты и необходимые к обязательному заполнению поля.
- Транзакции присваивается номер, точно такой же номер должен содержаться в ордере.
- Общая сумма операции, исходя из которой производится расчет клиента с поставщиком на его банковский счет.
- Подпись уполномоченного служащего организации.
РКО для онлайн-кассы
Выдача средств из кассы в магазине или на предприятии, оказывающем бытовые услуги, как правило, осуществляется:
- при возврате товара покупателем (например, если это товар ненадлежащего качества);
- при покупке самим магазином чего-либо у покупателя (например, овощей у фермера с рук).
В случае если применяется онлайн-касса (большинство хозяйствующих субъектов должны задействовать ее с 01.07.2018), все расходные операции, как мы уже отметили выше, включаются в общий РКО по окончании смены.
В таком РКО отражаются:
- В графе «Номер» — номер ордера по порядку.
- В графе «Дата» — дата заполнения документа (день, в котором заканчивается смена кассира).
- В графе «Сумма» таблицы — сумма возвратов покупателям.
- В графе «Выдать» — допустимо указать Ф.И.О. и должность кассира.
- В графе «Основание» — допустимо указать формулировки «расход денежных средств при возврате товаров покупателям», «выдача денежных средств покупателям в рамках возврата (возврата прихода)» и иные аналогичные по смыслу.
- В графе «Сумма» под таблицей — сумма прописью с копейками.
- В графе «Приложение» — реквизиты документа, удостоверяющего правомерность осуществления расхода.
Такими документами могут быть:
- отчет о состоянии счетчиков;
- конкретные кассовые чеки на возврат товаров.
На РКО проставляют подписи:
- главный бухгалтер, при необходимости — руководитель;
- кассир (допустимо, что он оформит ордер на себя, то есть в графах «Выдать» и «Выдал кассир» может быть указано одно и то же лицо).
Отметим, что четкий порядок заполнения РКО на онлайн-кассе пока что крайне поверхностно регламентирован законом. Имеет смысл внимательно изучать новости из стана регуляторов, прежде всего ЦБ РФ, на предмет разъяснений по применению ордеров на новых кассах.
***
РКО может применяться в разных правоотношениях — трудовых или же связанных с куплей-продажей товаров. Применение расходных ордеров связано с выдачей денежных средств из кассы. Ордер может быть персонифицированным или же «обезличенным» — в зависимости от содержания расходной операции (или группы операций).
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Образец оформления РКО, составляемого на основании зарплатной ведомости
РАСХОДНЫЙКАССОВЫЙОРДЕР | Номер документа | Дата составления |
| 153Должен быть указан в зарплатной ведомости | 10.07.2015Должна быть указана в зарплатной ведомости. При этом дата составления РКО — это дата закрытия зарплатной ведомости, то есть последний день выплаты по ней зарплаты |
работникамЭту строку можно и не заполнять | |
| (фамилия, имя, отчество) |
зарплата за вторую половину июня 2015 годаВозможные варианты: «премия по итогам полугодия 2015 года», «отпускные» и т. д. |
Один миллион пятьдесят рублейФактически выданная работникам сумма | |
| (прописью) |
Платежная ведомость от 06.07.2015 № 6-1Если ведомостей несколько, укажите их реквизиты через запятую |
Один миллион пятьдесят рублейФактически выданная работникам сумма. С 01.06.2014 кассовые правила не требуют, чтобы сумму в этой строке вписывал получатель своей рукой, поэтому можно заполнить на компьютере | |
| (сумма прописью) |
«10»июля2015 г. Совпадает с датой составления РКО | Подпись | Эта строка остается пустой |
платежной ведомости от 06.07.2015 № 6-1Если ведомостей несколько, укажите их реквизиты через запятую | |
| (наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя) |
| Выдалкассир | (подпись) | Монеткина А.Е. (расшифровка подписи) |
Если зарплату в кассе получает только один работник или у вас в организации вообще мало работников, то при выдаче зарплаты можно обойтись и без ведомости, то есть составить отдельный РКО на выдачу денег каждому работнику. Это не будет нарушением, потому что выдача зарплаты по РКО предусмотрена в Указании № 3210-У наряду с выдачей по ведомостип. 6 Указания.
Но тогда расходный ордер нужно оформлять уже по общим правилам — с указанием ф. и. о. и паспортных данных работника и получением его подписи. Также такой РКО должен будет подписать директор, ведь в этом случае расходный ордер служит еще и письменным поручением руководителя выдать зарплату из кассы.
Составить ведомость на единственного работника тоже можно, если вам так по какой-то причине удобнее. Тогда работник должен расписаться только в ведомости, а в составленном на ее основании РКО он свою подпись уже не ставит.
https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru
Вместе с тем есть случай, когда без ведомости не обойтись, — если работник по какой-то причине не пришел за зарплатой в дни ее выдачи. Ведомость с записью «Депонировано» напротив фамилии этого работника служит:
лишним доказательством того, что невыдача зарплаты в установленный срок произошла не по вине работодателя. Напомним: за нарушение срока выплаты зарплаты предусмотрены административный штрафч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и выплата работнику компенсации за каждый день задержкист. 236 ТК РФ.
- основанием для проводки по дебету счета 70 и кредиту счета 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам»;
- обоснованием того, что НДФЛ с зарплаты уплачен вовремя, а не досрочно.
Напомним: отправить в бюджет НДФЛ налоговый агент должен в день получения в банке денег на выдачу зарплатыпп. 4, 6 ст. 226 НК РФ. Но если кто-то из работников не пришел за деньгами, то без ведомости с надписью «Депонировано» нет подтверждения того, что снятые со счета деньги предназначались именно для выдачи этому работнику зарплаты.
Тогда в случае проверки налоговики могут расценить перечисленный в бюджет НДФЛ как ошибочный платеж работодателя в бюджетПисьма ФНС от 29.09.2014 № БС-4-11/19714@, от 25.07.2014 № БС-4-11/14507@, так как уплата налога за счет средств налогового агента запрещенап. 9 ст. 226 НК РФ. И оштрафовать организацию по ст. 123 НК за то, что НДФЛ не был уплачен тогда, когда опоздавший работник наконец пришел за зарплатой.
https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru
И наконец, бывает и такая ситуация, когда зарплатная ведомость есть, а РКО к ней не нужен, — если вся указанная в ведомости сумма была депонирована. Ведь деньги из кассы так и не были выданы.
Форма Т-49. Расчетно-платежная ведомость
При начислении и выплатах заработной платы сотрудникам оформляется расчетно-платежная ведомость (форма Т-49).
Этот документ представляет собой унифицированный вариант расчетной и платежной ведомости.
Это значительно упрощает работу и сокращает количество необходимых для заполнения документов.
Вы можете ознакомиться подробно с тем, как должен выглядеть этот документ в самом низу статьи.
В каких случаях документ оформляется?
Эта форма обязательно оформляется при выдаче денежных средств сотрудникам через кассу (зарплата). Также кроме этой формы выписывается еще и расходно-кассовый ордер (форма КО-2).
Этот документ заполняется по данным, содержащимся в табеле учета рабочего времени. По каждому работнику заносятся данные обо всех начислениях и удержаниях, и прописывается окончательная сумма к выдаче заработной платы.
Пример заполнения расчетно-платежной ведомости формы Т-49
Основные действия при заполнении формы Т-49
Важно при внесении данных в ведомость необходимо внимательно следить за заполнением таблицы с учетом расчета и выплаты заработной платы сотрудника. Таблица включает в себя всего 23 графы, и в эти графы должны быть внесены данные по всем сотрудникам
Каждая графе предназначена для определенных данных
Таблица включает в себя всего 23 графы, и в эти графы должны быть внесены данные по всем сотрудникам. Каждая графе предназначена для определенных данных.
1 графа — порядковый номер записи сотрудника. Обычно сведения о сотрудниках заносятся в форму по алфавиту.
2 графа – персональный табельный номер (он находится в личной карточке сотрудника).
3 графа – должность, занимаемая сотрудником.
4 графа – тарифная ставка, по которой работает сотрудник или оклад.
5 графа – количество дней или часов, которые отработал сотрудник (данные нужно брать в табеле учета рабочего времени Т-13).
6 графа – отработано дней, которые считаются выходными. Эти дни необходимо выделить отдельно, так как по ним пойдет двойная оплата.
7 графа – выходов на работу в праздничные дни.
8 графа – денежная сумма, выплачиваемая за отработанные дни по тарифной ставке.
9 графа – выписанные сотруднику премии (они выплачиваются согласно приказу или распоряжению руководителя).
10 графа – данные о начислениях денежных сумм по больничному листу.
11графа и 12 графа – другие начисления для сотрудника в указанный месяц.
13 графа – другие доходы как социальные и материальные блага.
14 графа – общая сумма (строки 8-13), которая начислена сотруднику.
15 графа – подоходный налог (НДФЛ – 13% от всего дохода), который удерживается с сотрудника.
16, 17 и 18 графы – остальные удержания, которые были в данном расчетном месяце (какие-то взыскания, выданный ранее аванс).
19 графа – имеющаяся за предприятием задолженность.
20 графа – если есть, задолженность, числящаяся за сотрудником.
22 и 23 графа – они предназначены для заполнения сотрудником, который получает денежную сумму в кассе (ФИО и подпись).
Заработная плата должна быть выплачена из денег, снятых с расчетного счета. Основанием для этого служит денежный чек. Если в течение трех дней сотрудник деньги из кассы не забирает, то они обязательно должны быть отправлены в банк. В данном случае оформляется документ, который называется «объявление на взнос наличными». Кроме этого в 23 графе указывается, что денежная сумма депонирована.
По данным, внесенным в форму Т-49, подсчитывается вся сумма, которая должна быть выплачена персоналу. Она прописывается под таблицей цифрами и прописью. Также указываются данные кассира, оформившего ее и выдающего ЗП (ФИО, подпись). Туда же вносится порядковый номер и дата заполнения РКО, который служит основанием для изъятия денег из кассы.
В случае, когда на предприятии не все сотрудники получили ЗП, еще прописывается цифрами и прописью депонированная денежная сумма.
- Ответственный за расчет ЗП сотрудник бухгалтерии подписывает ведомость.
- Титульный лист ведомости тоже должен быть оформлен по правилам. Он должен содержать вписанную прописью итоговую сумму по всем сотрудникам. Ей соответствует бюджет, выделенный на заработную плату в конкретном месяце.
Данному документу необходимо присвоить номер (с начала года), указать дату, когда она была заполнена и отчетный период (обычно он приравнивается к расчетному месяцу).
Кроме кассира, выдающего деньги и бухгалтера, оформившего документ, ведомость Т-49 визирует своей подписью руководитель организации и главный бухгалтер.
Другие документы, которые возможно использовать:
Расчетная ведомость (форма Т-51)
Платежная ведомость (форма Т-53)
Выбор бланков зависит от предпочтения организации.
Заполнение утвержденной формы бланка РКО
Форма (бланк), рассматриваемого бухгалтерского документа, утверждена Комитетом статистики РФ в Постановлении «Об утверждении унифицированных форм учета кассовых операций … » № 88, последняя редакция от 03 мая 2000 г.). Номер утвержденной формы РКО, согласно постановлению – № КО-2.
Образец заполнения РКО для ИП (пример):
Рассмотрим подробнее нюансы правильного заполнения реквизитов бланка:
- в строках «Организация» и «Структурное подразделение» указывается полное название, при отсутствии подразделения проставляется «——-» (прочерк);
- «№ документа» и «Дата» должны быть идентичны регистрационному № в журнале регистрации расходных документов предприятия;
- ячейки «Дебет» (код подразделения, № кор./счета, код аналитического учета по кор. счету) заполняются при использовании ИП таковых в учете, в случае отсутствия ставится «———» (прочерк);
- строка «Кредит» — согласно плану счетов указывается счет — 50 «Касса»;
- «Код назначения» — должен соответствовать цели выдачи. Ставится прочерк, в случае если предприятие не использует в учете целевые коды;
- «Выдать» — указываются данные получателя, ФИО прописывается полностью, сокращения не допускаются;
- «Основание». Например, можно указать следующее: аванс на командировку, выдача материальной помощи, выдача стипендий, зарплаты и прочее;
- строка «Сумма» — заполняется прописью. Свободное место строки прочеркивается;
- ячейка «Сумма» — заполняется цифровое значение;
- «Приложение» — при наличии дополнительных документов заполняются реквизиты этих документов, например, доверенность.
Соблюдение выше представленных правил заполнения бланка и срока действия ордера позволит не допустить грубых ошибок и исправлений при оформлении и использовании РКО. С образцом утвержденного бланка можно также ознакомиться на сайте Комстата РФ.
Образец заполнения унифицированной расчетно-платежной ведомости по форме Т-49
Оформление ведомости форма т-49 нужно начинать с шапки бланка. Здесь указывается полное название компании, а также присвоенный ей код по справочнику ОКПО.
Ведомость можно использовать как для определения заработка всей фирмы, либо только конкретного подразделения. В последнем случае на следующей строке указывается его наименование, иначе ставится прочерк.
бухпроффи
Важно! Далее, необходимо указать промежуток времени, в течение которого будет производиться выплата зарплаты. По установленным законам правилам он не должен быть длиннее трех дней. На следующей строке прописью записывается общая сумма к выдаче
На следующей строке прописью записывается общая сумма к выдаче.
Подписи на документе ставят руководитель фирмы и главный бухгалтер. Они должны сделать расшифровку подписей, а также записать дату утверждения.
Справа от названия документа необходимо записать порядковый номер ведомости, дату ее заполнения, а также временной период, за который выполнен расчет.
Далее заполняется таблица, которая занимает основную часть документа. В каждой строке необходимо указать данные (начисления, удержания, аванс по зарплате и т. д.) по одному сотруднику.
Заполнение строки начинается с указания ее порядкового номера, номера сотрудника по табелю, его должности, оклада либо тарифной ставки. Все эти сведения ответственным лицом переносятся из личной карточки Т-2.
После этого нужно заполнить графы с подзаголовком «Отработано дней» (столбцы 5-7). В них поочередно вносятся число отработанных за данный период рабочих дней, праздничных и выходных. Эти сведения необходимо перенести из табеля рабочего времени.
Далее идут столбцы 8-13, который объединены общим подзаголовком «Начислено». Сюда вносятся сумму начисленной оплаты по разным видам выплат — окладу, премии, больничным, отпускным и т. д. В графе 14 необходимо занести общую сумму по всем выплатам работнику.
Столбцы 15-18 имеют общее название «Удержано и зачтено». Сюда вносятся сумму, которые были сняты с заработка работника — налог НДФЛ, алименты, покрытие причиненного ущерба и т. д. В графы все удержания записываются раздельно, по каждому виду.
Столбцы 19-21 предназначены для указания итогов по работнику. В эти столбцы можно занести сведения о долгах работника либо организации на момент определения суммы зарплаты, а также вывести итоговую сумму, которая будет выдана на руки.
Столбцы с подзаголовком «Деньги получил» заполняются при получении работником зарплаты. В столбец 22 он записывает свои Ф.И.О, а в столбце 23 проставляет личную роспись. Если день не были выплачены работнику в установленный срок, то в данных графах ставится отметка об их депонировании.
После того, как выдача денег была произведена, кассир (бухгалтер), который производил выдачу должен сделать следующее:
- Поставить свою подпись в поле “выплаты произвел”.
- Указать реквизиты расходного кассового ордера по которому производилась: номер, дату, когда он был выписан.
- Прописью указать сумму, которая была выдана по ведомости и продублировать запись цифрами и указать депонированную сумму, если такая была.
В конце документ подписывается, как правило главным бухгалтером или лицом ответственным за выдачу заработной платы.
