Нюансы документирования кассовых операций для ИП
Главная особенность ведения учета кассовых операций ИП в том, что предпринимателям разрешено не использовать ПКО, РКО и Кассовую книгу. Дело в том, что ИП вправе документировать кассовые операции в упрощенном порядке — в соответствии с Указаниями № 3210-У.
При этом, данный порядок не подразумевает, что ИП в принципе не будет вести учет рассматриваемых операций. Предприниматель, так или иначе, должен использовать документацию, которая позволяет учитывать выручку — в том числе и ту, которая образуется в рамках правоотношений, при которых нужно вести кассу.
Основной документ, в котором ИП отражает выручку — это, как мы уже определили выше, Книга учета доходов и расходов (либо только учета доходов — если ИП работает на ПСН), либо иной документ, утвержденный на отраслевом уровне. Как правило, его бывает достаточно — необходимость в применении прочих документов может возникнуть лишь исходя из специфики бизнес-процессов на конкретном объекте.
Отметим, что при ЕНВД величина доходов и расходов значения не имеет — но важно вести корректный учет показателей, влияющих на исчисление налога (прежде всего, это физические показатели — например, площадь торгового зала, количество работающих у ИП продавцов). Такой учет ИП на ЕНВД может вести любым удобным способом
Вместе с тем, закон не запрещает любому ИП вести учет с помощью РКО, ПКО и Кассовой книги. Многим предпринимателям такая схема довольно близка, так как позволяет обеспечить необходимую детализацию хозяйственных операций. Особенно — если касса функционирует в рамках трудовых правоотношений, при которых работникам ИП могут выдаваться денежные средства под отчет. Опять же, играют роль масштабы бизнеса, который ведет индивидуальный предприниматель.
Как мы уже знаем, кассовые документы (в данном случае их аналог — Книга учета доходов или расходов ИП) применяются обособленно от фискальных документов (хотя и могут заполняться на их основе — поскольку именно фискальные документы будут первичными относительно учетных по кассе). В случае с ИП все то же самое: установленные законом правила фискализации никак не пересекаются с теми, что регулируют применение кассовых документов.
В отношении ИП законодательство о применении контрольно-кассовой техники каких-либо особых условий не устанавливает (за исключением положений об отсрочке в применении онлайн-касс до 01.07.2019 года для некоторых категорий ИП). На кассе, которую использует предприниматель, формируются точно такие же фискальные документы — чеки, отчеты. Тот факт, что ИП не использует ПКО, РКО и Кассовую книгу, роли не играет. Однако, заполнение альтернативных им учетных документов — прежде всего, Книги учета доходов и расходов, осуществляется, как и в случае с ордерами, на основании фискальных документов. Либо — заменяющих их в случае, если ККТ использовать необязательно (то есть, если это товарные чеки либо БСО).
ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЛИМИТА ОСТАТКА НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ
(в ред. Указания ЦБ РФ )
1. Для определения лимита остатка наличных денег юридическое лицо учитывает объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданное юридическое лицо – ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги).
Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:
где:
L – лимит остатка наличных денег в рублях;
V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, определяет объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, с учетом наличных денег, принятых за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, обособленными подразделениями, за исключением случая, предусмотренного в абзаце четвертом пункта 2 настоящего Указания);
P – расчетный период, определяемый юридическим лицом, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица);
– период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – четырнадцати рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы определяется после прекращения действия непреодолимой силы.
Например, при сдаче наличных денег в банк один раз в три дня равен трем рабочим дням. При определении могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности юридического лица (например, сезонность работы, режим рабочего времени).
2. Для определения лимита остатка наличных денег юридическое лицо учитывает объем выдач наличных денег (вновь созданное юридическое лицо – ожидаемый объем выдач наличных денег), за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам.
Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:
где:
L – лимит остатка наличных денег в рублях;
R – объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях (юридическим лицом, в состав которого входят обособленные подразделения, при определении объема выдач наличных денег учитываются наличные деньги, хранящиеся в этих обособленных подразделениях, за исключением случая, предусмотренного в абзаце четвертом пункта 2 настоящего Указания);
P – расчетный период, определяемый юридическим лицом, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов выдач наличных денег, а также динамика объемов выдач наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица);
. – период времени между днями получения в банке юридическим лицом наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – четырнадцати рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы определяется после прекращения действия непреодолимой силы. (в ред. Указания ЦБ РФ )
Правила ведения кассовых операций
определяет кассу организации как место для проведения кассовых операций. Никаких требований к помещению или месту, где хранятся наличные денежные средства, не оговаривается. Зато регламентируются положения — о них мы поговорим далее.
Лимит денежных средств в кассе
Организация обязана установить лимит денежных средств в кассе — предельно допустимый остаток на конец операционного дня.
Денежные средства сверх лимита допускается держать в кассе:
- в дни выплат заработной платы, стипендий;
- в выходные и праздничные нерабочие дни, если организация ведет в эти дни кассовые операции.
В остальных случаях превышение установленного лимита в кассе не допускается (п. 2. Указания ЦБ РФ N 3210-У).
Обособленные подразделения (ОП), имеющие кассу, соблюдают лимит, установленный и утвержденный распорядительным документом головного подразделения. При этом соблюдаются условия:
- если ОП сдает выручку в банк, лимит для него рассчитывается отдельно и не входит в лимит организации;
- если ОП сдает выручку головному подразделению, лимит всей организации рассчитывается с учетом лимита ОП.
Порядок расчетов наличными между хозяйствующими субъектами
- на выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
- для выплат страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
- для выдачи наличных денег на нужды ИП, не связанные с предпринимательской деятельностью;
- для оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
- для выдачи наличных работникам под отчет;
- для возврата за оплаченные ранее наличными деньгами товары, невыполненные работы, неоказанные услуги и т.д.
Чтобы выдать наличные деньги из кассы для иных целей, необходимо получить их с расчетного счета.
Порядок применения ККТ
Отдельный большой раздел кассовой дисциплины касается применения контрольно-кассовой техники (ККТ).
Федеральным законом РФ от 22.05.2003 N 54-ФЗ определено, что организации и ИП, производящие расчеты на территории России, обязаны использовать ККТ, за исключением случаев, установленных этим законом (п. 1 ст. 1.2 Федерального закона N 54-ФЗ).
Что нового будет в 2017 году в части порядка ведения кассы?
С 2017 года в кассовой дисциплине произойдут значительные изменения, касающиеся ККМ, а именно: масштабный переход на онлайн-кассы.
Главные нововведения в законе «О применении ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ:
- обязанность представления сведений о проводимых продажах операторам фискальных данных для их дальнейшей передачи в контролирующие органы;
- обязанность отправки чека покупателю по электронной почте по его просьбе.
Варианты перехода на новый режим:
- модернизация имеющейся ККТ;
- покупка нового оборудования, которое изначально настроено под нововведения.
Для различных хозсубъектов установлены свои сроки прекращения использования устаревшей контрольно-кассовой техники.
Окончательный переход на новые правила завершится к 1 июля 2018 года.
Правила оформления кассовых операций с 1 января 2012 года
С 1 января 2012 года кассовые операции оформляют на основе следущих документов, входящих в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93:
Кассовая книга (форма 0310004) для обобщения информации о кассовых операциях компании.
Приходный ордер (форма 0310001) для оформления поступления в кассу наличных денег.
Расходный ордер (форма 0310002) для оформления выдачи из кассы наличных денег.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005) для учета движения наличности между старшим кассиром и остальными кассирами организации в течение рабочего дня.
Расчетно-платежная ведомость (форма 0301009) для учета отработанного времени, начислений, удержаний и выплат работникам компании.
Платежная ведомость (форма 0301011) для учета выданной работникам зарплаты и других выплат.
Т.е. как и раньше приходные и расходные операции оформляются кассовыми ордерами, только их привычные номера унифицированных форм заменены на цифровые коды форм документов, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 01193.
Некоторые применявшиеся ранее формы, больше не нужны. Например, остался в прошлом журнал регистрации приходных и расходных ордеров КО-3. Раньше по окончании рабочего дня кассир должен был передавать в бухгалтерию второй (отрывной) экземпляр листа кассовой книги с приложением соответствующих кассовых ордеров и других документов. Теперь этого делать не нужно. По какой форме должны составлять авансовые отчеты работники компании, Положение также не указывает. Впрочем, во избежание ненужных вопросов советуем пользоваться прежней формой.
Установлено, что хранить кассовые документы следует в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в РФ. Напомним, что согласно статье 362 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, кассовые документы и книги следует хранить менее пяти лет при условии проведения проверки (ревизии).
На момент написания статьи (23.12.2011) установлен удивительный факт – никто не уполномочен проверять порядок соблюдения кассовой дисциплины, т.к. Положение ЦБ РФ от 5 января 1998 года № 14-П и прежний порядок ведения кассовых операций, которые возлагали эту обязанность на банки, Указанием ЦБ РФ от 13 декабря 2011 г. № 2750-У отменены.
С 19 февраля 2012 года начал действовать Административный регламент (утв. Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н), согласно которому проверку кассовой дисциплины, т.е. – государственный надзор за соблюдением требований к контрольно-кассовой технике, порядком и условиями ее регистрации и применения ККТ, осуществляют налоговые органы.
В Положение № 373-П не вошел ряд ранее действовавших требований, поэтому несколько упростился порядок документального оформления кассовых операций, а это значит, что теперь:
не требуется вести журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;
не обязательно ежемесячно подтверждать количество листов кассовой книги при ее оформлении с применением технических средств;
не надо делать записи в кассовую книгу за те дни, когда не было кассовых операций;
за те дни, когда не было кассовых операций, остаток не выводится, поскольку им считается остаток ближайшего предыдущего дня, когда были кассовые операции. При требовании ревизоров распечатывать пустые кассовые отчеты за те дни, когда не было кассовых операций, бухгалтеру следует сослаться на пункт 5.5 Положения № 373-П;
нет ограничения на количество кассовых книг в организации, а значит значит, теперь бухгалтер может вести отдельную кассовую книгу по фондовой кассе. Данное правило утверждается в учетной политике организации.
Прием наличных в кассу и выдача их из кассы должна теперь производиться таким образом, чтобы вноситель (получатель) видел, что делает кассир. Так же и кассир должен видеть, как получатель пересчитывает полученные наличные денежные средства.
Под отчет теперь денежные средства выдаются:
на основании заявления работника. Заявление составляется в произвольной форме;
на заявлении о выдаче наличных денежных средств под отчет должны быть не только подпись руководителя и , но и собственноручная запись руководителя о разрешенной к выдаче сумме и сроке, на который выдаются денежные средства.
Как оформить выдачу средств подотчетному лицу
Если денежные средства необходимо выдать подотчетному лицу, это делают на основании его письменного заявления с составлением расходного ордера.
Подотчетным лицом может быть любой сотрудник фирмы, который работает по трудовому договору (возможно по гражданско-правовому договору). Заявление на выдачу денежных средств после одобрения должен завизировать руководитель фирмы. Пишется оно от руки или при помощи печатающего средства.
В заявлении должна содержаться следующая информация:
- ФИО и должность адресата.
- ФИО и должность подотчетного лица.
- Просьба предоставить денежные средства с указанием цели их расходования. Сумму нужно написать цифрами и прописью.
- Срок, на который денежные средства выдаются.
- Дата подачи.
- Дата подписания заявления руководителем фирмы.
- Подпись подотчетного лица.
- Подпись директора.
Выдавать денежные средства подотчетному лицу без заявления запрещено. Кроме случаев когда их переводят безналом. Выдача наличности без заявления подотчетного лица при обнаружении проверкой повлечет наложение административного наказания по ст. 15.1 КоАП РФ.
Если денежные средства берет директор в качестве подотчетного лица, он пишет не заявление, а распоряжение. При составлении расходного ордера в нем нужно указывать реквизиты заявления или распоряжения.
На нашем сайте можно ознакомиться с образцом заявления под отчет и скачать его при необходимости.
Если подотчетное лицо еще не вернуло взятые ранее суммы, это не может являться препятствием для выдачи ему новых денежных средств.
Процедура составления документации, относительно операций с кассами
Согласно новым правилам, процедура документирования операций с кассами с использованием систем онлайн-касс допускается:
1. Оформление ПКО
- Использование информации, хранящейся в цифровом виде внутри онлайн-кассы;
- Дополнение ордера квитанцией, автоматически сформированной внутри онлайн-кассы.
Все записи об изъятии внутри контрольно-кассового аппарата сохраняются в следующих форматах:
- Отчета (о проведении процедуры регистрации ККТ в ФНС, внесение изменений в параметры работы аппаратуры, начало и завершение рабочей смены, закрытие фискального резерва, а также о проведении текущих расчетов);
- Чека и иных видов документов для внесения корректировок в записи об изъятии;
- Подтверждения ОФД.
Каждый из перечисленных документов хранится внутри фискального накопителя, являющегося основным функциональным элементом онлайн-кассы. Все виды документов, являющиеся отчетной документацией, сохраняются в памяти фискального накопителя на протяжении пяти лет до момента вывода из эксплуатации кассового аппарата.
Конкретные типы форматов, использующиеся в онлайн-кассах, определяются фискальными органами. Согласно нормативным актам и законам требования к использованию и хранению таких данных могут со временем изменяться.
Действующие форматы, а также реквизиты, применяемые в онлайн-кассах, регламентируются согласно Приказу ФНС России № ММВ-7-20/229.
2. Оформление РКО с использованием электронного бланка.
Также нужно учесть, что расходный ордер кассовой операции может подписываться с помощью ЭЦП лица, выступающего в качестве получателя денег.
При этом организации, использующие онлайн-кассы, как и прежде могут применять бумажный формат кассовых ордеров. Но в современных условиях использование цифровых версий РКО и ПКО намного упрощает весь процесс проведения расчетов. С помощью внедрения автоматических систем заполнения учетной кассовой документации каждое предприятие может существенно повысить оперативность проведения и организации различных бизнес-процессов.
Одной из самых важных процедур в системе формирования документации о проведении кассовых операций, является создание отчета о закрытии рабочей смены. Нужно отметить, что эта отчетность не имеет никакой связи с необходимостью ведения кассовой книги. Он лишь указывает на то, что организация использует в своей деятельности контрольно-кассовую технику. При этом такая отчетность является одной из важнейших составляющих процесса документирования разного рода кассовых операций.
Расчеты наличными
При этом все предприятия, использующие онлайн-кассы имеют право и возможность в ходе своей прямой профессиональной деятельности не применять документы формата КМ-4 и КМ-6. Вместо подобной документации в онлайн-кассах применяются иные форматы автоматического документирования проводимых кассовых операций. Также нужно учесть, что по окончании рабочей смены в онлайн-кассах не формируются итоговые Z-отчеты.
Вместо классического Z-отчета, в онлайн-кассе в автоматическом режиме после закрытия смены создается в электронном формате документ под названием «Отчетность о закрытии смены». При необходимости этот документ может быть распечатан на бумаге. На основе информации этого отчета торговое предприятие должно формировать ПКО, а также заняться отражением данных о приходном ордере в учетной кассовой книге.
Кассовые документы
Первичные документы по движению наличности – приходный кассовый ордер (далее – ПКО) и расходный кассовый ордер (далее – РКО).
Это основа для ежедневного оформления Кассовой книги, куда заносится каждый ПКО и РКО.
В ПКО и РКО вносить исправления не разрешается.
Перечисленные документы можно не использовать СМП и ИП.
По итогу операционного дня рассчитывается сумма остатка по Кассовой книге, которая обязательно сверяется с фактическими денежными средствами. Кассовая книга проверяется главным бухгалтером (другим должностным лицом) на соответствие первичным документам, о чем делается пометка.
Если движения наличности не было, листы Кассовой книги не заполняются.
Прием наличности в кассу оформляется ПКО.
Кассиру необходимо проверить:
- Правильность заполнения ПКО на наличие всех обязательных реквизитов.
- Присутствие подписи главного бухгалтера (другого уполномоченного лица).
- Соответствие суммы, отраженной в ордере цифрами и прописью, а также сумме денежных средств, фактически сданных в кассу путем пересчета.
- Наличие приложенных к ПКО документов.
Необходимо принимать наличные так, чтобы вноситель мог свободно видеть все действия кассира.
В случае, если сумма внесенной наличности соответствует сумме в ПКО, кассир подписывает ордер, делает отметку в левой и правой части ордера «Получено» и отдает вносителю квитанцию.
В случае же, если сумма не совпадает с суммой в ПКО, кассир возвращает излишнюю сумму, либо предлагает довнести необходимую сумму в кассу. В ситуации, когда вноситель отказывается выполнить указанные действия, ПКО составляется на фактически полученную сумму средств.
Наличные средства выдаются на основании расчетно-кассовых документов:
- РКО;
- расчетно-платежных ведомостей;
- платежных ведомостей;
При поступлении вышеуказанных документов необходимо проверить:
- Правильность заполнения всех реквизитов.
- Присутствие подписи главного бухгалтера (уполномоченного должностного лица).
- Соответствие суммы, отраженной в РКО цифрами и прописью.
- Наличие приложенных документов.
Выдача наличности производится получателю по паспорту или доверенности. Если получение зарплаты осуществляется по доверенности, в ведомости напротив ФИО необходимо поставить отметку «По доверенности». Оригинал доверенности приложить к кассовым документам.
Если доверенность предназначена для нескольких выплат, необходимо сделать копии для приложений. Оригинал необходимо хранить в кассе, при истечении срока действия – приложить к кассовым документам.
Последовательность действий при выдаче наличности из кассы:
- Кассир подготавливает необходимую сумму.
- Передает получателю РКО для заполнения суммы прописью, даты получения и подписи.
Необходимо пересчитывать денежную наличность так, чтобы за действиями кассира можно было наблюдать.
После проставления суммы прописью, подписи и даты, и передачи денег получателю, претензии по недостачи денежных средств не принимаются. По завершении процесса кассир подписывает расчетно-кассовые документы, ставит отметку «Оплачено».
ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЛИМИТА ОСТАТКА НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ
1. Для определения лимита остатка наличных денег юридическое лицо учитывает объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданное юридическое лицо – ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги).
Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:
где:
L – лимит остатка наличных денег в рублях;
V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, определяет объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, с учетом наличных денег, принятых за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, обособленными подразделениями, за исключением случая, предусмотренного в абзаце четвертом пункта 2 настоящего Указания);
P – расчетный период, определяемый юридическим лицом, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица);
– период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – четырнадцати рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы определяется после прекращения действия непреодолимой силы.
Например, при сдаче наличных денег в банк один раз в три дня равен трем рабочим дням. При определении могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности юридического лица (например, сезонность работы, режим рабочего времени).
2. Для определения лимита остатка наличных денег юридическое лицо учитывает объем выдач наличных денег (вновь созданное юридическое лицо – ожидаемый объем выдач наличных денег), за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам.
Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:
где:
L – лимит остатка наличных денег в рублях;
R – объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях (юридическим лицом, в состав которого входят обособленные подразделения, при определении объема выдач наличных денег учитываются наличные деньги, хранящиеся в этих обособленных подразделениях, за исключением случая, предусмотренного в абзаце четвертом пункта 2 настоящего Указания);
P – расчетный период, определяемый юридическим лицом, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов выдач наличных денег, а также динамика объемов выдач наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица);
. – период времени между днями получения по денежному чеку в банке юридическим лицом наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – четырнадцати рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы определяется после прекращения действия непреодолимой силы.
Функционирование кассы внутри предприятия
Касса является важной структурной составляющей любой коммерческой организации. Данная аппаратура обладает всеми нужными ресурсами и техническими возможностями для обеспечения:
- Приема денег и их выдачи при соблюдении действующих законодательных норм;
- Создания платежной документации при соблюдении законодательной и нормативной базы;
- Полной сохранности денег, а также платежной документации, формируемой в результате проведения финансовых сделок;
- Выполнения работником его прямых функций, прописанных в трудовом соглашении, заключенным между ним и работодателем.
Исходя из этого, работодатель возлагает на работника, работающего с кассовой аппаратурой, определенные обязательства и функции, касающиеся обеспечения нормальной работы предприятия, с точки зрения финансовых расчетов, а также материальную ответственность за сохранность наличности.
Функционирование кассового аппарата может регулироваться как законодательными актами, так и отдельными распорядительными внутриорганизационными документами, составленными согласно нормам действующего законодательства. Все предписания такой документации должны касаться:
- Упорядочивания денежных средств, а также их целевого использования сотрудником, работающего с кассовым аппаратом;
- Осуществление разного рода процедур, касающихся проведения проверок соблюдения законодательных норм и внутреннего порядка организации со стороны сотрудника, работающего с кассовой аппаратурой.
При рассмотрении отдельных внутриорганизационных норм, затрагивающих процесс работы с кассовыми аппаратами и их взаимодействием с сотрудниками, зачастую на предприятиях используют две основные нормы:
1. Регулирующие подотчетную выдачу средств в качестве денежного обеспечения сотрудника, отправленного в рабочую командировку.
Подобные нормы могут затрагивать следующие аспекты:
- Формирование конкретного списка документации, позволяющей выдавать денежные средства под отчет;
- Схему возвращения денежных средств сотрудником при его возвращении на работу с командировки.
2. Нормы, регламентирующие систему перемещения денег на банковские счета организации.
В этом случае нормы могут устанавливать следующие условия:
- Лимит по количеству денежных средств, остающихся на счетах организации в банке;
- Схему обработки полученной выручки внутри организации;
- Систему передачи наличных денежных средств в банк, занимающийся обслуживанием организации.
3. Нормы, касающиеся использования контрольно-кассового оборудования на предприятии.
Такие нормы могут касаться следующих аспектов:
- Системы использования контрольно-кассового оборудования;
- Существующего порядка использования контрольно-кассового оборудования согласно действующим нормам российского законодательства;
- Порядок сотрудничества плательщика налогов и государственных контролирующих органов при осуществлении проверки контрольно-кассовой аппаратуры.
Современный кассовый аппарат с POS-терминалом
4. Нормы, касающиеся формирования документации о проведении кассовых операций.
В рамках действующего законодательства вся информация о подобных операциях может храниться как в унифицированных бумагах, так и в электронном или бумажном виде в разработанном внутри предприятия формате
Руководству организации важно следить за правильным использованием этой документации сотрудниками, работающими с контрольно-кассовой аппаратурой
В некоторых нормирующих положениях локального характера могут быть регламентированы нормы, касающиеся использования валют иностранных государств при осуществлении разного-рода операций с кассами.
Зачастую операции с кассовым оборудованием предполагают прием организацией финансов в формате наличных денег от клиентов в качестве платы за предоставленную услугу или проданный товар. В случае проведения таких финансовых расчетов в некоторых ситуациях действующее законодательство может накладывать требования об использовании кассовой аппаратуры.
* * *
В заключение отметим, что Порядок N 373-П более лоялен, нежели Порядок N 40.
В нем отсутствуют такие нормы, как обязанность проводить внеплановые ревизии по проверке кассы, а также в случае смены кассиров (ранее указанная норма содержалась в п. 37 Порядка N 40), нет четких регламентаций по хранению дубликатов ключей от помещения кассы, не установлен запрет на хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих учреждению. Можно предположить, что многие дополнительные нормы, касающиеся контроля над наличными денежными средствами организации, будут установлены в положениях о внутреннем контроле учреждений, как того требует новый Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, который вступит в силу 01.01.2013.
С.Валова
Редактор журнала
“Ревизии и проверки
финансово-хозяйственной
деятельности государственных
(муниципальных) учреждений”
