Делопроизводство и документооборот на предприятии
Оформление реквизитов 23 – 25
23. «Визы согласования документа» (визы)
– реквизит, включающий в себя личную подпись специалиста и дату оценки
документа. При необходимости указывают должность и расшифровку подписи
визирующего.
При наличии у визирующего замечаний или возражений по содержанию документа
виза включает в себя указание на это. Например:
или
Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа,
на копии отправляемого документа (письмо).
Допускается оформлять визы на оборотной стороне последнего листа документа
(распорядительный документ, единственный экземпляр письма, отправляемого
по факсу) или на отдельном листе согласования. На листе согласования указывают
наименование, автора, дату и номер согласованного документа.
Предварительная оценка содержания документа специалистами необходима
руководителю для принятия единственно верного управленческого решения
Право руководителя – принять во внимание мнение специалистов и вернуть
проект документа на доработку или взять на себя ответственность и подписать
документ.. Последовательность сбора виз: исполнитель (автор текста), его руководитель,
руководители структурных подразделений, к деятельности которых содержание
документа имеет отношение, заместитель руководителя организации, в чьем
подчинении находится структурное подразделение исполнителя, другие заместители
руководителя организации
Порядок визирования представлен на рис. 1.
Последовательность сбора виз: исполнитель (автор текста), его руководитель,
руководители структурных подразделений, к деятельности которых содержание
документа имеет отношение, заместитель руководителя организации, в чьем
подчинении находится структурное подразделение исполнителя, другие заместители
руководителя организации. Порядок визирования представлен на рис. 1.
Рис. 1. Схема порядка визирования документов
24. Реквизит «Печать». Воспроизведение на
печати Государственного герба Российской Федерации свидетельствует о принадлежности
организации к органам государственной власти или государственного управления
и регламентируется положением «О Государственном гербе Российской Федерации».
Частная коммерческая структура воспроизводить Государственный герб на
своих печатях не имеет права.
Герб субъекта Российской Федерации размещается на печатях органов представительной
и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование
герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами,
уставами, конституциями и т.д.) субъектов Федерации.
Частная коммерческая структура воспроизводить герб субъекта Федерации
на своих печатях не имеет права.
Печать организации, не имеющей права изображать государственную символику,
должна включать в себя наименование организации. Допускается изображение
на печати эмблемы организации (реквизит 03).
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах
и проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования
должности и часть личной подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть
хорошо читаемым.
Примерный перечень документов, на которые ставится печать, дан в приложении.
25. Реквизит «Отметка о заверении копии».
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного
документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической
силы. Должностные лица копии документов не подписывают. Для придания копии
юридической силы оформляется «Отметка о заверении копии».
Состав реквизита: надпись Верно, проставляемая
от границы левого поля от руки или специальным штампом, должность лица,
заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения.
Например:
Если копия направляется в стороннюю организацию, отметка о заверении
копии должна включать в себя оттиск печати, поставленный в соответствии
с правилами оформления реквизита 24. Печати ставятся на копии документов
(включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам.
Любая организация вправе заверить копии только тех документов, автором
которых она является. Исключение составляют нотариальные конторы и архивные
учреждения.
Какие бывают печати?
- Новая печать по эскизу выполняется с нуля. Здесь можно корректировать расположение элементов, шрифты и устанавливать необходимое количество различной защиты.
- Восстановленные печати по оттиску являются полной копией старых инструментов. Такая услуга требуется при изнашивании старого клише и утере макета. Для качественной работы мастеру необходим максимально четкий оттиск. При этом стоит понимать, что похожие печати делают многие фирмы, но по-настоящему точные копии, единицы. Так как это требует не только навыков, но и знание тонкостей в деле производства печатей.
Graver.ru
Нужно ли ставить печать на справке 2-НДФЛ с 2017 года?
В соответствии с Налоговым законодательством РФ юридические лица, в штате которых имеются наемные работники, должны предоставлять в налоговые органы справку о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ на каждого сотрудника в отдельности. Данный документ может быть направлен в одном из двух вариантов:
- На бумаге.
- В электронном виде.
В обоих случаях печать не ставится – документ заверяется живой или электронной подписью руководителя организации (либо его заместителя).Вопрос возник в связи с тем, что до недавнего времени законодательство России обязывало юридические лица проставлять “мокрую” печать на всех документах. Однако с 6 апреля 2015 года согласно Федеральному закону РФ № 82-ФЗ это требование стало необязательным. А в октябре того же года Приказом Федеральной налоговой инспекции Российской Федерации были введены новые правила заполнения формы 2-НДФЛ, согласно которым из самой формы была удалена строчка «М.П.» (место печати). Однако строгого запрета на проставление печати на справке 2-НДФЛ не существует. Не будет ошибкой оформления документа, если руководитель организаций поставит печать на этом документе, но делать это он не обязан.В 2017 году в законодательство РФ не было внесено никаких изменений относительно оформления этого документа, поэтому на вопрос, нужно ли ставить печать на справке 2-НДФЛ с 2017 года, ответ однозначный: нет.
Ставится ли на утверждаю печать
Кроме того, вокруг Государственного герба Российской Федерации располагается микротекст, включающий информацию о заказчике печати с содержанием идентификационного налогового номера (ИНН), а также, по его усмотрению, код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Требования к печатям акционерных обществ изложены в Федеральном законе от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 30.11.2011), согласно ч. 7 ст. 2 которого общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации.
Общество вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации.
Аналогичная норма содержится в ч. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 06.12.2011).
В соответствии с ч. 2 ст. 54 ГК РФ место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации. В подавляющем большинстве случаев в качестве места нахождения общества указывают название населенного пункта (например: Москва; г. Саратов; Московская область, г. Жуковский).
Согласно п. 4 ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 № 12-ФЗ «О некоммерческих организациях» (в ред.
Как вести учет печатей и штампов
Для учета печатей и штампов необходимо вести журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал должен вестись по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью (штампом) и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу (сейфе).
Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы (см. ).
Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов в организации могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.
Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение. В акте должно быть приложение с оттисками печатей и штампов.
Куда можно ставить и когда применяется печать для документов
Более того, неизвестно, можно ли указывать сокращенное наименование компании, а также дополнять печать такими реквизитами, как надписи «для документов» или «для накладных». Можно сделать вывод, что проставление сокращенного наименования и надписей законодательство оставило на усмотрение предпринимателям.
Штамп ставится на тех первичных бумагах, которые выполнены по унифицированной форме. Пример унифицированного первичного документа — товарная накладная, выполненная по форме ТОРГ-12. Если компания сама утверждает форму какого-либо первичного документа, то проставление оттиска не является обязательным.
ЧТО ТАКОЕ ОТМЕТКА О ПРИЛОЖЕНИИ?
Реквизит 19 «Отметка о приложении» – один из 30 реквизитов, которые включены в ГОСТ 7.0.97-2016. В п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 подробно описаны правила оформления реквизита 19 «Отметка о приложении» к двум видам документов. К первому виду относятся информационно-справочные документы, то есть сопроводительные письма, акты, справки, служебные записки. В них реквизит 19 оформляют для того, чтобы обеспечить целостность (полноту) комплекта документов при их пересылке. Ко второму виду относятся так называемые «основные» документы, то есть распорядительные документы (распоряжения, приказы), договоры, акты, планы и т.д. В них реквизит 19 оформляют для того, чтобы обозначить, какой именно документ взаимосвязан с тем или иным пунктом.
Отметка о приложении на бланке документа
Напомним, что в утратившем силу стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 аналогичный реквизит имел порядковый номер 21 и назывался как «Отметка о наличии приложения». Рассмотрим, как рекомендуется располагать реквизит 19 «Отметка о приложении» в новом стандарте, а также сравним, как требовалось размещать аналогичный реквизит в утратившем силу стандарте.
Согласно рисунку А.1 из Приложения А к ГОСТ Р 6.30-2003 (рис. 1) реквизит 21 «Отметка о наличии приложения» следовало размещать на одном уровне с реквизитами 22 «Подпись» (в ГОСТ Р 7.0.97-2016 этот реквизит сохранил свой номер и название) и 25 «Оттиск печати» (в ГОСТ Р 7.0.97-2016 этот реквизит получил номер 24 и новое название – «Печать»). Согласно рисунку Б.1 из Приложения Б к ГОСТ Р 7.0.97-2016 (рис. 2) реквизит 19 «Отметка о приложении» необходимо размещать над реквизитами 22 «Подпись» и 24 «Печать».
Кроме этих отличий, ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендовал размещать реквизит 21 «Отметка о наличии приложения» не выше 80 мм и не ниже 60 мм от нижнего края листа. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 уже нет точных рекомендаций, которые определяли бы зону размещения реквизита 19 «Отметка о приложении». Отмечено лишь, что его нужно располагать под реквизитом 18 «Текст документа», но над реквизитами 22 «Подпись», 23 «Отметка об электронной подписи», 24 «Печать». В новом стандарте четырем реквизитам (19 «Отметка о приложении», 22 «Подпись», 23 «Отметка об электронной подписи», 24 «Печать») отведено общее пространство высотой 20 мм.
Отметим, что вопреки рекомендациям старого и нового стандарта на практике зону размещения реквизитов почти всегда определяли и определяют «на глаз». Например, если реквизит 18 «Текст документа» занимает немного места, то реквизит 19 «Отметка о приложении» часто оказывается гораздо выше, чем того требует ГОСТ Р 7.0.97-2016. Считаем, что в таком случае размещать реквизит выше вполне разумно: это позволит защитить текст документа от нежелательных дополнений, которые могут внезапно появиться уже после оформления и подписания документа. По этой же причине практики рекомендуют размещать реквизит 22 «Подпись» под реквизитом 19 «Отметка о приложении» через 2–4 межстрочных интервала.
Печать отменили. Как теперь работать?
С 7 апреля 2015 года коммерческие организации могут отказаться от круглых печатей. Такое право у них появилось после того, как вступил в силу Федеральный закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ.
Обязательно ли отказываться от печати?
Вовсе не обязательно. Руководство организации на свое усмотрение решает, использовать печать в работе дальше или же обойтись без нее. Законом предусмотрена лишь возможность отказаться от круглой печати в пользу современных способов идентификации. Но организации по-прежнему вправе изготавливать любое количество печатей и штампов любых форм, расцветок и степеней защиты.
Чем можно заменить печать?
Заменить печать можно, например, электронной подписью, специальными бланками компаний или голографическими печатями.
Получили от контрагента товарную накладную без печати. Стоит ли вернуть документ, чтобы проставили оттиск?
Все зависит от того, какая форма у этой накладной. Если ваш поставщик использует стандартный бланк № ТОРГ-12, который утвержден постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132, печать нужна. Ведь сам бланк содержит специально отведенное для оттиска место. Причем в документе должны быть две печати – продавца и покупателя.
А если вы с поставщиком договоритесь использовать самостоятельно разработанную накладную, где нет поля «М.П.», то печать не нужна.
А еще многие компании сейчас используют в работе универсальный платежный документ – УПД. Это удобно – одним документом можно и вычеты НДС подтвердить, и расходы обосновать. Форма УПД есть в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@. Так вот, в самом бланке место для оттиска предусмотрено (поле «М.П.»).
Хотя в рекомендациях по заполнению отдельных реквизитов универсального документа налоговики указали, что печать на бланке необязательна. Так что УПД без оттиска все равно можно принять к налоговому учету. Главное, чтобы в документе были правильно заполнены все обязательные реквизиты первички.
Нет печати продавца на товарном чеке. Получится ли таким документом подтвердить расходы?
Если в самой форме документа нет поля «М.П.», никаких проблем у вас не будет. Ведь форму товарного чека каждый продавец разрабатывает самостоятельно. Официального бланка нет. Представители Минфина России подчеркнули это в письме от 11 февраля 2009 г. № 03-11-06/3/28. Так что если места для оттиска в товарном чеке не предусмотрено, то печать на документе не нужна.
ГОСТ для оформления документов: для чего и когда следует придерживаться правил
ГОСТ на оформление текстовых документов – свод правил, позволяющий каждому участнику правоотношений придерживаться унифицированного образца при составлении обращения в адрес третьего лица.
Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы преимущественно на компании и носят рекомендательный характер, то есть контрагенты могут отступать от таковых, не боясь привлечения к ответственности.
Разрабатывая унифицированные требования для документов, законодатель прежде всего преследовал следующие цели:
- Единство документооборота;
- Корректность и ясность изложения информации;
- Быстрое и правильное понимание информации контрагентом;
- Отделение главного от второстепенного;
- Возможность быстрого поиска ключа в документе.
Внедрение стандартов оформления бумаг в систему взаимоотношений, в контексте всей страны, облегчает работу всем участникам, поскольку при незнании базовых правил компания может обратиться непосредственно к законодательному регламенту и не тратить время в пустую на создание уже имеющихся бланков.
Рекомендации по составлению документов, описанные в ГОСТе, особенно пригодятся, если:
- Отсутствуют корпоративные стандарты;
- Документ необходимо составить в максимально понятной форме;
- Конкуренты и партнеры строго следуют предписаниям;
- Априори предпочтительно единство документооборота;
- Компания желает поднять авторитет, выйти на новый уровень;
- Возникают вопросы по правильности составления запроса или иного документа.
Что описано в ГОСТе
Решив придерживаться государственных стандартов при составлении исходящей корреспонденции следует принять к сведению нижеперечисленные советы:
- Текст документа должен быть правильно отформатирован, с учетом рекомендованных отступов и интервалов;
- Установлен конкретный перечень стандартных шрифтов;
- Предлагая на ознакомление копию документа, требуется указать место нахождения его оригинала;
- Подпись и печать на документе не должны сливаться;
- В заголовке документа рекомендуется указать как его название, так и содержание обращения;
- По общему правилу, инициалы адресата ставятся после фамилии, но если это пункт для постановки подписи, то перед ней;
- Статус адресата определяет падеж при обращении к нему в документе:
- Юридические лица – именительный (кто);
- Физические лица – дательный (кому);
- Для постановки отметки «коммерческая тайна» используется правый верхний угол каждого листа документа;
- Заверить бумагу резолюцией допускается в любом месте документа;
- Чтобы избежать повторного заполнения бланка целесообразней утвердить единую форму, содержащую все необходимые реквизиты.
В чем отличие простой печати от гербовой
В зависимости от внешнего вида, штампы могут быть:
- Гербовыми. Помимо прочих данных, на них есть государственный герб Российской Федерации. Право использовать ее для заверения предоставляется только руководителям и должностным лицам из числа государственных органов.
- Круглыми. Обязательна для каждой организации. Помимо наименования и адреса, на ней указывают номер свидетельства государственной регистрации.
- Овальными и треугольными. Используются для внутренней документации (пропусков, пакетов, писем). Их нельзя проставлять на бумаги, подтверждающие финансовые операции.
Использование штампа с гербом лицами, не имеющими на это юридических прав, уголовно наказуемо. Остальные виды могут использовать юридические и физические лица.
Основные формы оттисков
Поскольку формальной классификации нет, в зависимости от типа организации выделяют четыре основных вида типичных оттисков:
- Простой. Включает основную информацию: наименование компании, форму деятельности, адрес.
- С микротекстом. Имеет сложную окантовку. Она проходит по краю печати в два слоя. Внешний включает текст мелким шрифтом, чаще всего там указывается реестровый номер. Внутренний содержит информацию о самом предприятии.
- С окантовкой. Изготовление печатей по индивидуальному заказу позволяет выбирать разные типы оформления. Орнамент проходит между внешним и внутренним слоем, не затрагивая надписи.
- Для ИП. Содержит информацию о предпринимателе: ФИО и реквизиты.
Выбор внешнего вида печати – ответственность руководителя. Узор на штампе должен быть лаконичным и понятным, а шрифт – четким и легко читаемым.
Как поставить печать
Печать на любом документе надо ставить так, чтобы легко читались:
- текст на оттиске;
- подпись должностного лица;
- расшифровка подписи.
Также следите, чтобы оттиск был четким — не слишком густым или бледным, с полным изображением.
Используйте для оттиска печати водостойкую штемпельную краску.
Доверенность № 4
г. Москва 13 апреля 2013 г.
Общество с ограниченной ответственностью «Хорошее настроение» в лице директора Добрейшего Николая Петровича, действующего на основании Устава, уполномочивает Улыбкину Светлану Сергеевну…
Настоящая доверенность выдана сроком на 3 года без права передоверия.
| ДиректорООО «Хорошеенастроение» | Н.П. Добрейший |
| Здесь должен стоять оттиск основной печати, чтобы удостоверить подлинность доверенностип. 5 ст. 185 ГК РФ |
❶ Как ставить печать
Знайте, что штампы ставятся не на все виды документов. Существует определенная группа таких документов, нуждающихся в заверении штампом, в нее входят реестры, сметы, счета-фактуры, учредительные документы компании, а также кадровые документы.
Прежде чем поставить штамп на каком-либо документе, внимательно изучите его и, лишь убедившись в его правомерности, ставьте печать. Помните, что самая большая ошибка, совершаемая в работе со штампами — это оттиск, поставленный на неверном документе. В таком случае документ не будет иметь юридической силы и посчитается некорректным.
Подберите необходимый штамп, для того чтобы заверить данный документ, поскольку каждый вид документации (смета или счет-фактура) заверяется отдельным штампом.
Нельзя ставить штамп в любом «удобном для вас» месте, потому что правило расположения штампов едино и одинаково для всех: штамп ставится в конце данного документа рядом с подписями сторон, чьи имена в нем присутствуют.
Не забывайте, что штамп, оставленный вами в документе, должен не только располагаться в положенном месте, но и еще быть хорошо читаемым, то есть чернила не должны быть блеклыми, а тем более – размазанными.
https://youtube.com/watch?v=gNvWLCDNDng
Прежде чем ставить штамп на документ, поставьте пробный штамп на черновом листе бумаги, чтобы проверить его состояние. Ни в коем случае не ставьте на документ штамп, в оттиске которого вы не уверены предварительно не проверив его на черновике.
В некоторой документации имеются специальные пометки – «М.П.», то есть место печати. В таком случае смело ставьте штамп в том месте, где имеется данная пометка. Но встретить вы ее можете далеко не на всех документах, чаще всего она имеется в трудовых книжках и на бухгалтерской документации.
Правила процедуры
Заверенное копии производится в соответствии с определенной процедурой, речь о которой пойдет далее в этом разделе.
Какие документы можно заверять самостоятельно
В организации допускается самостоятельно заверять в основном те документы, которые в ней и были оформлены. Речь идет о бумагах бухгалтеров, письмах, приказах и т.п.
Также существуют и ситуации, когда на предприятии допускается заверение копий в отношении документов, которые были составлены вне их пределов.
Такое возможно, когда в настоящее время они хранятся у них. Речь идет в частности о трудовых книжках сотрудников.Во всех прочих случаях необходимо обращаться к нотариусу.
Кто вправе ставить надпись
В любом случае копии любых бумаг могут удостоверять нотариусы, к которым требуется обращаться, если существует сомнение, что данный документ может быть заверен в организации.
Правила по ГОСТу
Если речь идет о трудовой книжке, то требуется в первую очередь произвести копирование всех ее страниц, на которых содержатся записи. При этом все они должны быть выполнены в хорошем качестве. Также ксерокопию необходимо прошить, скрепив сложенные листы по левому краю.
Для сторонней организации процедура заверения происходит следующим образом:
- На документ на свободном месте ставится сама заверительная надпись «Верно»;
- Тут же приводится подпись и ее расшифровка для лица, которое несет ответственность за оформление бумаг кадрового профиля (обычно это специалист по кадрам, в небольших компаниях это может быть главный бухгалтер либо руководитель);
- Также нужно указать наименование его должности;
- Пишется число, когда произошло это заверение;
- Новация с 1 июля 2018 года заключается в том, что требуется упоминание в письменном виде того, где находится оригинал трудовой книжки;
- Чтобы отправить бумагу в другую организацию, требуется поставить на ней печать.
Кроме того, во многих банковских учреждениях существует требование, чтобы в документе «копия верна» также присутствовало указание на то, что его обладатель по-прежнему трудится в том месте, к которому относятся последние записи в трудовой (к примеру, в формулировки «работает в настоящее время»).
Этот реквизит выступает для них лишним подтверждением того, что на момент выпуска данной бумаги ее обладатель был трудоустроен, что означает наличие постоянного источника доходов. В результате его шансы на кредит возрастут.
Однако в ГОСТе не указана обязанность производящей это заверение структуры вносить такую запись. В то же время она является вполне допустимой, и в ситуации, когда банку требуется подобное указание — и желательной.
Помимо этого для документа, который оформляется для посторонней организации, требуется указать, где хранится подлинник. К примеру, оригинал трудовой книжки обычно находится в отделе кадров соответствующей компании.
В то же время если такая бумага рассчитана на использование на самом предприятии, упоминать данный факт не требуется.
Нередко возникает необходимость заверения многостраничного документа. В таком случае по существующим правилам можно как по отдельности заверить каждый составляющий его лист, так и выполнить процедуру заверения для всего документа в целом после его прошития.
При этом во втором случае необходимо соблюдение следующих требований:
- пачка, состоящая из подшитых листов, входящих в заверенную копию, не должна механически разрушаться при его изучении;
- при самом процессе ознакомления необходимо, чтобы читателю были доступны все отраженные в документе нюансы (слова, даты, визы и т.п.), т.е. чтобы не было допущено потери содержания;
- требуется, чтобы существовала возможность свободного копирования информации с любой отдельной странице;
- листы в подшивке должны быть пронумерованы по порядку, после заверения отмечается, сколько их присутствует в пачке.
При заверении такого многостраничного документа также требуется проставить все реквизиты, о которых шла речь выше (надпись «Верно» и ФИО лица, ответственного за эту процедуру) на отдельном листе. Там же вносится и надпись «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью столько-то листов» (их количество выражается словами, а не цифрами).
Правила оформления должностных инструкций
К сожалению, в данных разъяснениях идет повторение того же пункта закона об образовании. Как видим, также нет никаких пояснений. Поэтому соглашусь с мнением ректора ОУ, руководствуемся тем, что написано в Уставе учреждения.
Чаще всего штампы используют, чтобы нанести на документ реквизиты организации. Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например «Оплачено», «Выдан вкладыш».Датер — штемпельный прибор для автоматического проставления дат.
Условия проставления оттиска основной печати конкретно законодательством не оговариваются. Но по некоторым актам можно понять, нужно ли ставить печать на приказах. В частности в соответствии с ГОСТ, оттиск является заверкой подлинности подписи должностного лица. Соответственно, если подтверждение подписи на приказе требуется, то отпечаток ставят.
Договор, подписанный квалифицированной ЭЦП, признается равнозначным договору на бумажном носителе, подписанному «живой» подписью и заверенному печатью.
Таким образом, наличие должностной инструкции позволит обоснованно отказать в приеме на работу лицу, не имеющему достаточного стажа или квалификации.
Примерный перечень документов, на которых ставится основная (круглая) печать
Основная (круглая) печать предприятия ставится на следующих документах:
- уставе, положениях о филиалах;
- договорах со сторонними организациями (хозяйственных, банковского счета, поставки, купли-продажи, подряда, аренды помещений и пр.);
- протоколах разногласий и протоколах согласования разногласий к договорам;
- договорах внутренних с работниками (трудовых, ученических, о материальной ответственности);
- соглашениях (о сотрудничестве, взаимодействии и т.д.);
- гарантийных письмах;
- актах выполненных работ к договорам;
- сметах расходов;
- отчетных бухгалтерских документах;
- карточках с образцами подписей;
- платежно-расчетных (финансовых) документах (платежных поручениях, платежных требованиях, счетах-фактурах, накладных и др.);
- штатных расписаниях;
- доверенностях;
- архивных справках и копиях (выписках) архивных документов;
- исковых заявлениях, претензиях, ходатайствах, справках и т.д. в налоговые и судебные органы.
Настоящий перечень документов, заверяемых основной (круглой) печатью предприятия, не является исчерпывающим. При признании должностным лицом, имеющим право первой подписи, документа особо важным или по требованию контрагента основная (круглая) печать может быть поставлена и на этот документ. При разовом проставлении печати по усмотрению вышеуказанного должностного лица отсутствует необходимость вносить изменения в приведенный перечень, указанный в приложении N 5 к инструкции по делопроизводству.
Настоящий перечень может быть пересмотрен, при необходимости в него могут вноситься изменения и дополнения в установленном порядке для принятия локальных актов на предприятии.
<…>
Важная информация. Следует помнить, что далеко не всем организациям разрешено законом в оттиске печати использовать изображение герба РФ (см. положения ст. 10 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 N 2-ФКЗ “О Государственном гербе Российской Федерации” и п. 1 Постановления Правительства РФ от 27.12.1995 N 1268 “Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации”). Относительно штампов таких ограничений не имеется, но и гербовая символика не применяется.
Требования к изготовлению печати с Государственным гербом РФ:
изготовлением печатей с воспроизведением Государственного герба РФ могут заниматься только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Заказать изготовление печати с воспроизведением Государственного герба РФ и использовать ее в своей деятельности имеют право:
- федеральные органы государственной власти;
- иные государственные органы, организации и учреждения;
- а также органы, организации и учреждения независимо от формы собственности, наделенные отдельными государственно-властными полномочиями.
Вывод: печать с Государственным гербом РФ не может быть использована простым ООО или ОАО, занимающимся только коммерческой деятельностью и не наделенным государственно-властными полномочиями. Более того, указанным предприятиям никто такую печать и не изготовит: частные полиграфические предприятия на это не имеют права, а полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие соответствующие сертификаты, откажут в изготовлении в силу несоответствия характеристики заказчика требованиям закона, позволяющим использовать печать с Государственным гербом РФ только вышеуказанным органам, организациям и учреждениям.
Если же организации в силу положений законодательства позволено использовать печать с Государственным гербом РФ, то печать организации должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 51511-2001 “Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования”, утв. Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 N 573-ст:
- в части месторасположения Государственного герба РФ – только в центре клише печати;
- в части расстояния и направления микротекста печати;
- в части недопустимости погрешностей при изготовлении печати, приводящих к непропечатке, недопечатке оттиска, искажению деталей изображения на оттиске, а также смазыванию и стиранию.
- и т.д.
Вывод: ГОСТ предъявляет повышенные и категоричные требования к качеству печати с изображением Государственного герба РФ.
