Содержание
Опись вложения – это документ, который вкладывается в почтовое отправление и содержит наименование, количество и стоимость отправляемых предметов. Опись вложения используют при отправке ценных писем, посылок, бандеролей. Данный документ должен быть завизирован штампом почтового отделения перед запечатыванием почтового отправления.
Бланк описи вложения имеет типовую форму 107.
Как заполнить опись вложения
Рассмотрим порядок заполнения бланка описи вложения в почтовое отправление.
Сначала указываем вид отправления: ценное письмо, бандероль или посылка.
Затем в строке «Кому» пишем ФИО, в строке «Куда» – почтовый адрес получателя.
Переходим к заполнению таблицы, в которой указываем № п/п, наименование отправляемых предметов, их количество и стоимость (в руб.). Объявленная ценность влияет на сумму компенсации в случае утери почтового отправления
Но при этом важно учитывать, что чем она выше, тем больше страховой сбор за отправление почтовой посылки. По желанию отправителя ее можно не указывать
Далее подводим итог: прописываем цифрами общий итог отправляемых предметов и объявленной ценности.
В строке «Отправитель» ставим подпись.
Ниже указывается должность и ставится подпись почтового работника, который проверил всю заполненную информацию.
Опись вложения составляется в двух экземплярах – один из них вкладывается в почтовое отправление, второй получает отправитель вместе с квитанцией. Данный документ пишется от руки либо заполняется на компьютере. Исправления в нем не допускаются. Перед запечатыванием почтового отправления на бланке описи вложения ставится штамп почтового отправления.
Скачать
Скачать бланк описи вложения (форма 107) в формате doc
Скачать образец описи вложения в ценное письмо в формате doc
Образец заполнения и бланк описи вложения проверены на актуальность 10.02.2013 г.
Как правильно оформлять инвентаризационную опись
Для начала разберемся с вопросом, как компании инвентаризируют основные средства и товарно-материальные ценности. В первую очередь оформляется соответствующий приказ. Для него разработана унифицированная форма № ИНВ-22, форма по ОКУД 0317018. В ней содержится такая информация:
- наименование организации;
- структурное подразделение;
- состав инвентаризационной комиссии;
- перечень проверяемых обязательств, имущества и основных средств;
- время и место инвентаризации;
- основание для проведения инвентаризации.
Инвентаризации подлежат как основные средства и активы, находящиеся в собственности организации, так и ОС, которые пришлось арендовать.
Перечень составляется в двух экземплярах. Первый — для бухгалтерской службы для составления сличительной ведомости (если есть расхождения с бухгалтерским учетом). Второй — для материально ответственного лица (МОЛ).
До начала процедуры у материально ответственного лица берется расписка, что все документы сданы в бухгалтерию, следовательно, приняты к учету или списаны в расход. Она составляется на унифицированной форме описи, внизу на заглавном листе. Отдельного документа не нужно.
Опись инвентаризационная: разновидности бланков
Бланки инвентаризационных описей утверждены постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» от 18.08.1998 № 88.
Как проводится инвентаризация
- наименование организации;
- структурное подразделение;
- состав инвентаризационной комиссии;
- перечень проверяемых обязательств, имущества и основных средств;
- время и место инвентаризации;
- основание для проведения инвентаризации.
Инвентаризации подлежат как основные средства и активы, находящиеся в собственности организации, так и ОС, которые пришлось арендовать.
Перечень составляется в двух экземплярах. Первый — для бухгалтерской службы для составления сличительной ведомости (если есть расхождения с бухгалтерским учетом). Второй — для материально ответственного лица (МОЛ).
ВАЖНО!
При смене материально ответственного лица опись составляется в трех экземплярах.
До начала процедуры у материально ответственного лица берется расписка, что все документы сданы в бухгалтерию, следовательно, приняты к учету или списаны в расход. Она составляется на унифицированной форме описи, внизу на заглавном листе. Отдельного документа не нужно.
Процедура получения отправления с описью
Такое отправление должно вручаться адресату лично под роспись, либо представителю адресата по доверенности. При вручении отправления адресату, сотрудник почты сам его вскрывает и сличает наличие всех предметов с описью. В этом случае, при обнаружении нехватки предметов, сотрудник почты обязан составить акт о недостаче. Затем этот акт отправляется в вышестоящее подразделение для проведения проверки. Проверка должна пройти в срок до 2 месяцев. После проверки почтовая служба должна возместить отправителю или получателю стоимость утерянных в ходе пересылки предметов.
Если при получении отправления возникли какие-то спорные ситуации, то их разрешение полностью регламентировано в правилах почтовой службы, расскажем о них подробнее в следующем разделе нашего обзора.
Ответственность за составление и срок хранения
По результатам инвентаризации материально ответственные лица могут быть оштрафованы по причине причинения ущерба организации.
Инвентаризационная комиссия несет ответственность за составление документов, соблюдение сроков и порядка проведения инвентаризации. Если хотя бы один из членов комиссии не присутствовал во время проведения инвентаризации, ее результаты могут быть оспорены.
Опись хранится в организации не менее пяти лет.
Если статья помогла, поделитесь ею в Facebook, ВКонтакте или Twitter. Это самый простой способ сказать нам спасибо. А задать вопросы по основным средствам, ТМЦ, нематериальным активам и налогам, а также ознакомиться с последними новостями в области бухгалтерского учета и налогообложения вы можете в наших соцсетях.
Где скачать бланк Ф107 в Word и как его использовать
Существуют специальные бланки установленной формы Ф107, которые можно скачать на различных интернет-ресурсах (например, с сайта blanker.ru, ресурса Почты России, или заполнить онлайн на ресурсе pbrf.ru).
Форма Ф107 заполняется в двух одинаковых экземплярах:
| Экземпляр: | Особенности: |
|---|---|
| Один вместе с квитанцией | Остаётся у отправителя |
| Второй для адресата | Вкладывается в конверт (посылку, бандероль) |
Заполнение формы предполагает указание адреса получателя, описи вложений с указанием их количественных и качественных характеристик, а также заявленной ценности. Последняя может быть произвольной, но при этом учтите, что чем выше заявленная ценность вложений, тем выше общий страховой сбор за отправку такой корреспонденции (обычно это около 3% от заявленной стоимости). При этом стоимость возможного возмещения за потерю вложений также возрастает. В случае же предметов без оценки в графе стоимости рядом с ними ставится прочерк.
При заполнении формы опись содержимого корреспонденции может не помещаться на двух листах. В этом случае на каждом из листов описи проставляется его порядковый номер и количество всех имеющихся листов (например, «Лист 1 из 3», «Лист 2 из 3» etc.).
После заполнения формы Ф107 сотрудник проверяет идентичность обоих бланков, а также соответствие вложений данным, описанным в бланке Ф107 (суммарная стоимость вложений, соответствие адреса и адресата, наличие отправляемых предметов заявленному в описи и др.). После этого отправитель и сотрудник ПР ставят свои подписи на каждом бланке Ф107, после чего ставится штамп почтовой организации.
Какие-либо формы исправлений и вычёркиваний для бланков формы Ф107 не допускаются. При наличии ошибок придётся переписывать бланк формы заново.
Зачем нужна опись вложения в письмо
Почта России бланк описи дает не только для того, чтобы взыскивать деньги. Так происходит, если пропадают бандероли или посылки. Но содержимое писем тоже можно описать. Казалось бы, о какой материальной ответственности может идти речь?
Но ответственность здесь все же есть, только юридическая. Как правило, бланк почтовой описи ф. 107 скачать стараются для отправки документов в государственные органы или в целях официальной переписки с партнерами или должниками. Эта бумага (почтовая опись вложения) становится подтверждением того, что:
- письмо с указанным содержимым действительно было отправлено;
- это произошло в проставленную на штемпеле дату;
- отправителем являлось заявленное лицо.
Такое письмо нельзя запечатывать дома. Сотрудник почтового отделения должен осмотреть, что находится внутри него, и сравнить с перечисленным в описи. После этого он засвидетельствует своей подписью и печатью перечень, подготовленный отправителем.
Поэтому опись документов (бланк Почта России) может выступить, к примеру, доказательством в суде. Она требуется в случае направления досудебной претензии или уведомления об одностороннем расторжении договора.
Зачем нужен перечень отправленного в письме
Унифицированный бланк описи почта России придумала не только, чтобы взыскивать деньги, как когда пропадают бандероли или посылки. Содержимое писем мы тоже вправе описать. И речь здесь идет не столько о материальной ответственности, сколько о юридической.
Вспомните, когда мы пользуемся такой возможностью? Когда отправляем:
- Официальные уведомления в государственные органы (например, о временной регистрации гостя в квартире).
- Налоговые декларации.
- Документы в суд (иски, ходатайства и др.).
- Требования и претензии, которые потребуется подтвердить в дальнейшем.
Короче говоря, это любое письмо, факт отправки и состав которого нам потребуется подтвердить в будущем.
Когда мы хотим скачать файл или заполнить онлайн опись вложения в ценное письмо, на самом деле мы готовим доказательства отправки корреспонденции – доказательства того, что:
- отправление с указанным содержимым действительно было отправлено;
- это произошло в проставленную на штемпеле дату;
- отправителем стало заявленное лицо.
Такое ценное письмо нельзя запечатывать дома. Перед отправкой сотрудник почтового отделения осматривает, что находится внутри конверта, и сравнивает с перечисленным в списке. После этого он засвидетельствует своей подписью и печатью перечень, подготовленный отправителем.
Это официально, и поэтому образец письма с описью вложения вправе выступить даже доказательством в суде. Список требуется в случае направления досудебной претензии или уведомления об одностороннем расторжении договора.
Что если письмо налоговая получит после установленного срока сдачи отчетности?
Если отчет высылается почтой, то согласно положениям НК датой ее сдачи является число отправки. При этом данный срок действует до 24:00 того дня, которой установлен в качестве последнего срока подачи декларации.
Налоговая инспекция в случае поступления отчета после установленной даты может налагать штрафы, но такое действие неправомерно. Такой же позиции придерживается и арбитражный суд, который посчитал, что если письмо было отправлено вовремя, но задержалось по вине почтовой службы, налогоплательщик за такое ответственности не несет.
Внимание! Однако, если штраф все же был неправомерно назначен, отстаивать свою правоту придется только через разбирательство
Возмещение стоимости недостающих предметов
Почта России берет на себя обязанность по выплате материальной компенсации, в случае утраты и повреждения исключительно ценных отправлений. Сумма начислений приравнивается к ранее объявленной ценности и установленной тарифной сетке за услуги по транспортировке. Уплаченный комиссионный сбор в счет не берется.
В случае оформления описи вложения, представители почты начисляют компенсацию в сумме ранее объявленной ценности, причем только за недостающие либо испорченные части самого вложения, которые фигурируют в составленной форме.
В случае отправки письме без предварительного формирования описи вложения, представители Почты России могут начислить денежную компенсацию только в размере доли объявленной ценности, причем пропорционально отношению объема недостающей либо испорченной части вложения в отношении суммарного размера (вес упаковки не учитывается во время проведения расчетов).
В том случае, если Почта России не произвела необходимую пересылку по указанному адресу, к примеру, денежных средств, компенсация начисляется в сумме утраченного капитала и уплаченной суммы за предоставляемые услуги.
Рассчитывать на получение компенсации в удвоенном размере можно только в случае:
- утраты;
- порчи;
- повреждения оформленного почтового отправления.
В размере установленной тарифной сетки можно рассчитывать на компенсацию в случае частичной:
- утраты;
- порчи;
- повреждения оформленного почтового отправления.
Каких-либо других вариаций не установлено правилами Почты России. Каждый потенциальный клиент перед оформлением отправлений должен помнить о том, что в процедуре формирования описи вложения отсутствуют какие-либо сложности, из-за чего оптимальный вариант станет воспользоваться такой дополнительной опцией и исключить вероятность возникновения различного недопонимания.
Бланк описи документов
Предприниматели и организации вынуждены обмениваться огромным количеством документов, часть из которых являются крайне важными оригиналами и требуют особенного обращения.
Сторонам важно гарантировать их сохранность: в этом поможет образец описи передаваемых документов. Оформление такого акта не является обязательным, но на практике выполняет много полезных функций
Рассказываем, как составить опись документов и предлагаем скачать бланк для дальнейшего использования.
Для чего составляется опись документов
Опись документов или акт приема-передачи бумаг не является обязательным при оформлении сделок. Если стороны откажутся от его подписания и обменяются документами без какого-либо особенного сопровождения, их никто не накажет, не привлечёт к ответственности. Однако опытные делопроизводители уверены, что акт выполняет несколько очень важных функций и обходиться без него просто не разумно.
Нередко контрагенты, участники сделок, коллеги из разных отделов передают друг другу важные бумаги. Нередко — оригиналы свидетельств, договоров, актов. Их ценность приводит к необходимости гарантировать повышенную безопасность, подтвердить, что одна сторона передала их, а другая — получила и гарантирует сохранность. В этом и помогает акт передачи.
Чем полезна опись документов отправителю:
подтверждает, что передача состоялась (важно, например, при подаче заявок на государственные субсидии — гарантирует заявителю, что государственный орган получил всё необходимое);
конкретизирует количество, ценность и наименование отправленных бумаг;
позволяет контролировать внутренний документооборот и не «терять» важные бумаги (всегда знать их местонахождение).
Чем полезен акт приема-передачи получателю:
- подтверждает, что документы получены и приняты;
- упрощает возвращение бумаг, так как представляет собой готовый список необходимого к возврату;
- помогает быстро находить владельцев «чужих» бумаг, определять сроки их возврата (если предполагается);
- становится основой для принятия архивных дел (если речь идёт о внутреннем документообороте).
Таким образом, акт прилагаемых документов решает несколько важных для документооборота задач. Он имеет юридическую и доказательную силу, поэтому может использоваться для защиты или обвинения в суде.
Внутренняя документация также подлежит учёту и передаётся по описи. Например, несколько отделов планируют отправку нескольких десятков дел в архив. В таком случае очень легко потерять один или даже несколько важных файлов. Поэтому настоятельно рекомендуется сопроводить отправку описью.
Её подготовка займёт не более часа (даже при масштабных объёмах работы), но обезопасит стороны от потерь, недопонимания и ошибок.
Как правильно составить опись передачи документов
Как составлять опись? Предприниматели и организации вправе самостоятельно определять форму и внешний вид бланка, единого образца нет. Если передавать или принимать бумаги приходится очень часто, рекомендуется утвердить собственный бланк описи документов.
Акт приема-передачи будет удобен в использовании и получает достаточную юридическую силу, если содержит следующую информацию:
- наименование — «опись» или «акт приема-передачи»;
- стороны — отправитель и получатель;
- дата составления;
- список передаваемых документов, с указанием их главных реквизитов и количества страниц (если бумаг много, данные представляют в виде таблицы);
- подписи ответственных лиц.
После подписания акта получатель берёт на себя ответственность за сохранность бумаг и не может отрицать их получение. Возвращать бумаги владельцу также рекомендуется с сопровождающим актом.
Какие реквизиты документов стоит указывать:
- Полное наименование.
- Дата и регистрационный номер.
- Форма (оригинал или копия).
- Количество листов.
Образец заполнения представлен на изображениях к материалу. Для удобства читаемости и повышения скорости подготовки описи рекомендуется полностью набирать её на компьютере, а от руки ставить только подписи.
Если передаваемые бумаги не слишком важны, а акт необходим только упорядочивания их количества, допускается обойтись без подписи получателя. Заверять опись печатью необязательно.
Заключение
Опись документов не относится к числу обязательных для заполнения бумаг, но на практике помогает сторонам упорядочить документооборот, не терять важные копии и оригиналы, возвращать все переданные ранее акты в целости и сохранности. Оформляется в произвольном виде. Рекомендуется представлять данные в виде таблицы, указывать точное наименование, форму и количество страниц.
Целесообразность составления описи
Каждый поступивший в ИФНС документ необходимо фиксировать с целью учета документооборота.
Сотрудники налоговой инспекции наделены полномочиями затребовать у налогоплательщика пакет подтверждающих документов для осуществления контроля за калькуляцией суммы налога к удержанию.
Составление описи выгодно для обеих сторон процесса, т.к. избавляет от необходимости словесно доказывать наличие или отсутствие документа в деле
НК РФ предусмотрено применение штрафных санкций за непредоставление документов:
- налоговый — 200 рублей за каждый непредъявленный документ;
- административный — от 300 до 500 рублей.
В последнем случае взыскание надлежит уплатить должностному лицу компании единоразово.
Чтобы избежать обвинений в непредъявлении документов или повторной отправки, необходимо в обязательном порядке составлять опись бумаг.
Когда и зачем бюджетники заполняют опись вложений
Бланк придется заполнить, если вы планируете отправить посылку, бандероль или ценное письмо. Последний вариант отправки имеет особую популярность у бюджетников.
Представителям бюджетной сферы часто требуется передать важную документацию и некоторые формы отчетности в контролирующие органы (министерства, службы, ведомства). Пользоваться услугами курьера дорого, такую роскошь позволяет себе далеко не каждая организация. Отправить документы заказным письмом — быстрый и экономичный вариант.
Для подтверждения, что содержимое письма, бандероли, посылки не изменилось, следует заполнить онлайн опись вложения в ценное письмо, бандероль или посылку. Простой пример: бюджетная организация направляет измененный устав в Федеральную налоговую службу для регистрации. Для этой процедуры требуются оригиналы документов. При отправке заказного письма работник заполнит специальную бумагу, в которой укажет все документы, отправленные в ФНС. Она является подтверждением, что именно устав отправлен на регистрацию, а не перепечатка второго тома «Войны и мира».
Составление различных видов описи
Опись – универсальный документ, который нужен при самых разных обстоятельствах. Предполагает внешнее или внутреннее использование. Может как отправляться в госорганы, так и применяться исключительно внутри компании. Рассмотрим особенности разных видов бумаг.
Для отправки в госорганы: налоговая, суд
Если документ отправляется в суд, опись не требуется. Если к заявлению прилагаются дополнительные документы, их перечень приводится в самом иске. Однако иногда опись все-таки составляется. Актуальна она тогда, когда дополнительных документов очень много.
Если документы отправляются в налоговую, их опись обязательна. Бумага должна содержать эти обязательные сведения:
- Наименование компании, ее адрес.
- Исходящий номер.
- Заголовок.
- Список документом, указание номера каждого из них.
- Общее число документов.
Бумагу нужно заверить печатью и подписью руководителя фирмы.
Опись, связанная с личным делом, составляемая для внутренних целей
Такая опись составляется работником, ответственным за ведение личных дел. Храниться она вместе с личными делами. Оформляется при поступлении в компанию нового дела. Включает в себя эти сведения:
- Номер личного дела.
- Название.
- Число листов.
Если личные дела передаются в актив, необходимо внести итоговую запись. В ней указываются сведения об общем числе дел.
Для почты
Для оформления описи, сопровождающей почтовое письмо/посылку, используется форма 107. В документе фиксируется эта информация:
- ФИО получателя или наименование фирмы.
- Стоимость.
- Число отправленных ценностей.
Представитель почты проставляет на описи свою роспись и календарный штемпель. Документ составляется в 2 экземплярах. Один остается в почтовом отделении, другой – направляется получателю.
Для направления бумаг в архив
Документы, связанные с деятельностью компании, могут направляться в архив. Но тому предшествует опись этих бумаг. Сопроводительный документ составляется в 2 экземплярах. Один из них отправляется в архив. Все бумаги, которые предполагается отправить в архив, фиксируются в сдаточной описи. В последней приводится эта информация: номер документа, количество листов.
Опись составляется сотрудником, ответственным за работу с архивом. В дальнейшем она должна быть рассмотрена экспертной комиссией. Последний шаг – утверждение бумаги руководителем учреждения. Готовую опись необходимо прошить. Она облекается в твердую обложку.
На уничтожение документации
Компания уничтожает документы при наличии этих обстоятельств:
- Закончился срок хранения.
- Бумага больше не нужна.
Если опись включает в себя сведения о подразделении, в верхней части документа нужно указать название этого подразделения. После того, как опись была сформирована, на ней ставит подпись сотрудник, ответственный за экспертизу. Затем документ передается на рассмотрение экспертной комиссии. Необходимо заключить протокол заседания комиссии. Только после перечисленных процедур можно приступить к уничтожению документов.
На изъятие документации
Опись составляется и при изъятии документации. Оформляется она по форме №ММ-3-06/338, утвержденной постановлением Правительства от 31 марта 2007 года. В верхней части бланка прописывается название компании, ИНН. После этого нужно зафиксировать список изъятых документов.
На описи ставит свою подпись сотрудник, который занимался изъятием. На документе должны стоять подписи лиц, которые присутствовали на процедуре. Бумага составляется в 2 экземплярах. Один остается в компании, другой – у представителя госоргана, который проводил изъятие.
К СВЕДЕНИЮ! К описи могут прилагаться фото и видео, созданные в ходе изъятия.
Опись вложений (Почта России): бланк
Если нужна почтовая опись, бланк заполнить и распечатать можно прямо на сайте Почты России. Ф.И.О. лучше указать полностью во избежание спорных моментов.
Табличная часть состоит из трех столбцов. В этих трех столбцах описи вложения нужно указать названия предметов, их количество и объявленную ценность. Приведем основные рекомендации по их заполнению:
- Перечислить можно как названия документов, отправляемых письмом, так и наименования ценных вещей, если речь идет о бандероли или посылке. В первом случае ценность определить трудно. Достаточно поставить условную сумму (например, один рубль).
- Количество можно указать относительно как экземпляров документов, так и содержащихся в них листов (если последние не прошиты и не пронумерованы).
- Для добавления строчек необходимо нажать на значок «+» под таблицей нужное количество раз.
- После того как будет заполнена форма 107 (Почта России), бланк скачать можно в готовом виде. Для этого нужно нажать синюю кнопку внизу.
Если вам привычнее классическая опись почтовая, бланк 2020 Word тоже можно. Заполнять опись можно и от руки. Однако сделать это придется дважды: форма должна быть в двух экземплярах. Один останется у отправителя, другой сотрудник поместит в конверт.
