Заполнение лицевой стороны
- Номер: это первый реквизит, и требует обязательного заполнения. Такая нумерация, не должна повторяться. Разрабатывает, только та организация, к которой принадлежит данный транспорт, пример 0000098, или ПВ 00064.
- Серия: заполняют, если бланки напечатаны в типографии.
- Дата: выписывают не больше, чем на месяц (например, командировка), если всего на несколько дней, тогда необходимо вписывать время (пример: 5–6.11.2012).
- Организация: указать её название, телефон, адрес.
- Код ОКПО (Общероссийского классификатора предприятий и организаций), его присваивают всем.
- Марка машины, если арендуется, то нужно вписать договор аренды.
- Гос. номер. А номер гаража вписывается, когда на предприятии стоит на балансе не один автомобиль, а более. Взамен гаражного разрешено вписывать инвентарный номер машины.
- Данные водителя (ФИО).
- Табельный номер: его присваивают в организации.
- Номер водительского документа.
- Класс.
- В графу распоряжение: когда машина отдана в аренду, или для предоставления других услуг, указывают Фамилию этого лица. Когда выписывают на больший срок, вписывается наименование этой организации.
- Адрес: куда обязан приехать транспорт для предстоящей работы.
- Время отправления: вносится конкретное время. Если предполагается поездка не на один день, а больше, ставится: число, месяц, год.
- Диспетчер: обязан подписаться и вписать данные (ф. и. о.).
- Механик: роспись и ф. и. о., а перед выездом машина должна пройти осмотр на исправность. Вначале механик осматривает, если вопросов нет, подписывает. А водитель может расписаться в том, что машину принял в рабочем состоянии.
- Время возврата: прописывается.
- Диспетчер ставит свою подпись, фамилию и инициалы, этим он подтверждает время появления транспорта в гараже. Если надо отмечает: простои, задержки, ожидания и т. д.
- Подпись водителя, доказывает то, что им был сдан автомобиль в целости и сохранности.
- В правом углу внизу, прописывается вся информация о горючем: его марка, количество (когда имеется своя заправка), если нет вносят информацию об АЗС.
- Объём топлива перед отправлением на линию.
- Остаток топлива при приезде в гараж.
- Норма топлива, которое может израсходовать данный автомобиль, рассчитывают по нижеприведённой формуле: по факту = объём топливного бака перед отъездом + объём заправленного топлива – объём при возврате.
- Данные спидометра после возврата – данные спидометра при возврате.
- Механик ставит свою подпись и дату, доказывая и фиксируя этим: время возврата, расход горючего, данные спидометра.
- Экономия и перерасход горючего, если он есть, вписываем.
- Мед. сестра: её роспись, фамилия, инициалы, этим подтверждая, что водитель может приступить к работе, он здоров.
- Поставить личную печать предприятия по норме = Расстояние х Норма затрат горючего / 100
Правила заполнения
Путевки оформляют до начала выполнения рейса, если его длительность превышает рабочую смену, или до начала первого рейса, если за одну смену водитель успевает сделать несколько рейсов. В случае оформления нескольких путевок на одно ТС (если им пользуется несколько работников) дату, время и показания одометра вносят в документы следующим образом:
- в путевку на первый выезд — данные при выезде ТС с парковки;
- в путевку на второй выезд — данные при заезде ТС на парковку.
Рассмотрим, как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля. В нем записывают данные о дате выезда грузовика и тип задания:
- командировка;
- работа по графику;
- работа в выходные или праздничные дни;
- колонна;
- бригада;
- и т.п.
Обязательным условием является точная информация о ТС и его водителе: надо вписать регистрационный номер, марку и гаражный номер ТС, данные на прицеп, если он используется, и Ф.И.О. водителя и сведения о его удостоверении. Рассмотрим детально пример заполнения путевого листа грузового автомобиля.
Графа «Задания водителю» содержит адреса и названия всех заказчиков. Затем указываем расстояние до каждого пункта назначения и отмечаем количество рейсов. В конце проставляем время прибытия и убытия ТС.
Раздел о движении горючего содержит поля для заполнения марки горючего, кода этой марки, времени работы двигателя ТС и специального оборудования, которое на нем установлено. Обязательно вписываем коэффициент изменения нормы расхода топлива, если ТС эксплуатируется в особых условиях, например, в мороз. Все заполненные графы заверяются подписями ответственных лиц.
Путевые листы хранятся в бухгалтерии у владельца или арендатора транспорта. На основе путевых листов ведется учет работы автомобиля, поэтому их желательно хранить вместе с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки. Принимает путевки у водителей механик или диспетчер. Если произошли какие-то поломки, то в графу «Отметки» такое уполномоченное лицо вносит информацию о произведенном ремонте, его стоимости и о запасных частях, которые были использованы. На основании этих данных бухгалтерия, куда обязательно подлежит сдаче путевка, должна рассчитать зарплату и затраты на эксплуатацию ТС.
Комментарий эксперта-юриста
Комментирует материал Москаль Александр Дмитриевич:
- Имеет внушительный опыт работы в должности главного инспектора отдела финансового мониторинга управления безопасности Северо-Кавказского банка ОАО «Сбербанк России»;
- Направление: противодействие легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путём, и финансированию терроризма. Элемент противодействия: анализ экономической и иной деятельности хозяйствующих субъектов и физических лиц;
Подробнее о наших экспертах вы можете узнать здесь.
Информация должна точно отражать нормы актуального законодательства, действующего в правовом поле Российской Федерации. Только при таком изложении статья будем полезной и прикладной, чего я, к сожалению, в ней не увидел. Постараюсь исправить, дополнить и структурировать текст, чтобы у читателя возник не только интерес, но и доверие к прочитанному.
Путевой лист отнесён к первичным документам, учитывающим работу легкового автомобиля, используемого экономическим субъектом. На его основании водителю начисляется заработная плата. Он обязателен к применению не только организациями, осуществляющими перевозку грузов и пассажиров, но и использующими автомобиль, как основное средство производства в целях извлечения прибыли, и находящегося на их балансе.
Индивидуальные предприниматели не являются исключением из установленных правил (ч. 3 ст. 23 Гражданского кодекса РФ). Посредством путевого листа исчисляется налог на прибыль при оценке фактически понесённых налогоплательщиком затрат.
Форма 3 путевого листа не является обязательной к применению с 01.01.2013. Организации могут самостоятельно разрабатывать форму учётного документа. Однако содержание такого документа должно соответствовать требованию ст. 9 ФЗ РФ «О бухгалтерском учёте» и разделу 2 «Порядка заполнения путевых листов» (утв. Приказом Минтранса № 152).
Приказом № 152 разрешается оформление одного путевого листа на период до месяца. При этом надо знать о позиции (письмо № 03-03-07/51 от 30.11.2012) Министерства финансов РФ, считающего, что профессиональный перевозчик обязан оформлять путевой лист ежедневно, а иные экономические субъекты вправе оформлять его на любой период не более одного месяца.
Данное мнение не является источником права, поскольку выражено письмом, не прошедшим регистрацию в Министерстве юстиции, а следовательно, необязательно к исполнению. Налогоплательщику лучше знать позицию налогового органа.
Учитывая мнение Минфина, нормативного запрета на использование путевого листа в период до месяца нет, при условии обязательного отражения в нём необходимых реквизитов.
Приведу документы, указанные в статье, не действующие в рамках правового поля РФ либо утратившие силу, либо относящиеся к другой теме, руководствоваться которыми не следует:
- «Инструкция о порядке расчётов за перевозки грузов автомобильным транспортом» (утв. Минфином СССР, Госбанком СССР, Центральным статистическим управлением при Совете Министров СССР, Минтрансом РСФСР 30 ноября 1983 г. NN 156, 30, 354/7, 10/998). Автор статьи не приводит полные реквизиты этого документа, что исключает возможность читателю самостоятельно обратиться к первоисточнику. Применяют его в отношении грузового транспорта определённой направленности, в то время как тема статьи касается легкового автомобиля. Большая часть изложенных норм данного документа не применяется в связи с изменением законодательства (Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152, Федеральный закон РФ от 06.12.2011 № 402-ФЗ), в том числе и порядок работы с путевыми листами;
- Приказ Минтранса РФ от 30.06.2000 N 68 (ред. от 22.09.2003) утратил силу в связи с введением Приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152;
- Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности» от 25.06.2001 года. Вероятно, автор имел в виду Закон № 42-З. Так ли он полезен российским читателям, если в России применяется Федеральный закон РФ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»? Полагаю, что не нужен.
Не имеют отношения к теме статьи ссылки и описание путевых листов по формам № 4-С и № 4-П, так как они оформляются для работы грузового транспорта. Формы № ПА-1, № ПГ-1, № ПЛ-1 отменены в 2008 году.
Форма № 6 применяется при использовании автобуса, в то время, как автор относит её к легковому автомобилю. Форма № 7 вовсе не предусмотрена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78.
Форма путевого листа в 2020 г.
Путевой лист ТС необходим при выезде любого транспорта по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены не только для автотранспортных компаний, но и для всех остальных, он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты.
В 2018–2019 гг. таких сведений стало больше — чиновники добавили обязанность указывать сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.
- Стало больше обязательных реквизитов. Теперь предпринимателям следует вписывать показания одометра при выезде ТС с парковки (места стоянки).
- Диспетчерам надо фиксировать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда ТС с парковки и заезда на нее.
- Изменился максимальный срок, на который оформляют путевку. Еще в начале 2019 года однажды оформленный документ действовал в течение одного месяца. Сейчас так делать нельзя: бумагу оформляют на один рабочий день или одну рабочую смену. Если за это время водитель совершает несколько рейсов, правилами допускается оформление одного путевого листа до начала первого рейса. Закрыть его разрешено по возвращении водителя на парковку.
- В ситуациях, когда одним транспортным средством управляют несколько водителей, на каждого из них оформляют персональную путевку. Но при выезде отметку о контроле технического состояния проставляют только в документе водителя, который первым выехал с места стоянки.
- Разрешили проводить технический контроль ТС либо перед сменой, либо перед рейсом (зависит от ситуации).
- Штамп медицинского работника стал необязательным. Это не значит, что отменили необходимость проходить медицинский осмотр, но медицинскому работнику теперь не обязательно подтверждать его штампом. Он вправе написать, что водитель прошел осмотр, указать дату и время осмотра, расписаться. Если в организации штамп имеется, им можно продолжать пользоваться. Но из-за отсутствия оттиска в путевом листе наказать уже не смогут.
Итак, с учетом поправок новые путевые листы 2020 года обязательно включают следующие сведения:
- название и номер самого документа;
- информацию о владельце автомобиля;
- период действия (срок — один или несколько дней), в течение которого путевой лист разрешено использовать, в формате «число, месяц, год»;
- данные о водителе ТС: Ф. И. О., дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра;
- информация о ТС: тип и модель, в том числе прицепа, если он имеется;
- регистрационный номер;
- показания одометра;
- дата и время выезда и заезда на парковку;
- данные о прохождении технического осмотра перед рейсом (сменой).
Документ заверяется подписью диспетчера, который его оформил, и руководителем организации. Печать ставят только те организации, которые ее используют по уставу. Форма готовится в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого документ возвращается уполномоченному лицу под подпись, в этом случае он считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего нужны путевые листы.
Порядок оформления путевого листа
Порядок заполнения документа регламентирован разделом III Приказа Минтранса №152. По состоянию на 2019 год в регламент внесены следующие изменения:
- оформление производится до начала первого рейса при пересечении от 1 до 3-х маршрутов;
- оформление производится до начала рейса, если фактическая продолжительность рабочего дня перевозчика превышает длительность смены;
- лицами, уполномоченными руководителем транспортного предприятия, периодически осуществляется списание показаний одометра (счетчика оборотов колеса) при въезде и выезде с парковочного пункта;
- в листе фиксируются дата и время снятия показаний, заверяются подписями с расшифровкой ответственных лиц;
- в случае совмещения индивидуальным предпринимателем обязательств по перевозке и руководства предприятия показания фиксируются и заверяются подписью индивидуального предпринимателя;
- при выполнении рейса несколькими перевозчиками указываются дата и время снятия показаний счетчика при выезде водителя, осуществляющего первичное отправление с парковочного пункта, а при въезде — за последним перевозчиком, заехавшим на парковочный пункт.
Перед началом и после окончания рейса перевозчики проходят медицинский осмотр и передают транспортное средство для проведения технического осмотра. Сведения в лист вносятся уполномоченными медицинским работником и контролером-механиком.
В документе устанавливаются дата и время проведения осмотров, заверяются подписями с расшифровкой ответственных лиц. Постановка штампа медицинским работником больше не является обязательным условием.
Порядок хранения документа
Процесс хранения путевых листов устанавливают сразу два нормативных акта – приказ Минтранса №152 и приказ Минкультуры №558. При этом необходимо отметить, что между этими двумя документами есть некоторая противоречивость.
Приказ Минтранса устанавливает, что компания должна сохранять путевые листы не меньше, чем 5 лет. Но она может и продлить данный срок, если укажет это во внутренних документах.
А вот приказ Минкультуры говорит о том, что срок в 5 лет действует только в том случае, когда в течение этого периода документы проверялись контролирующими органами.
Поэтому, если за данный период проверки не проводились, то и уничтожать данные документы компания не имеет права. Кроме этого приказ уточняет, что путевой лист может быть единственным документальным подтверждением вредных условий труда работника. В этом случае сохранять ее необходимо минимально 75 лет.
Внимание! Также необходимо отметить, что путевка также является документом бухгалтерского и налогового учета. Поэтому, на нее могут также распространяться требования НК и закона о ведении бухучета
Первый определяет, что документы нужно сохранять не меньше 4 лет, а второй — пять лет.
Правила заполнения
Порядок оформления путевых листов установлен >ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.
Заполнением этой формы в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях — уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности делегируют приказом руководителя организации, поскольку тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением бумаг занимаются сами водители. Но по общему правилу, водители обязаны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.
Выписывают путевку только на один рейс, один рабочий день или смену. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с машиной в рейсе могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.
Путевый лист имеет несколько разных форм, в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация легко сориентировалась и выбрала необходимую.
|
Унифицированный бланк путевого листа |
Кто и как заполняет |
|---|---|
|
>Форма № 3 для легковых автомобилей |
Разрешено применять для оформления рейсов легковых ТС как в специализированных организациях, так и в обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257. |
|
>Форма № 4-с для грузовых автомобилей со сдельной зарплатой водителям |
Форма предназначена для автотранспортных компаний, осуществляющих грузоперевозки. В ней предусмотрены графы для отметок представителей заказчика груза. Выдают новый документ только после того, как водитель сдал в бухгалтерию предыдущий. Бланк содержит отрывной талон, на основании которого исчисляется зарплата. В форме № 4-п обязательным является указание номеров товарно-транспортных накладных на перевозимый груз. Хранить такие путевые листы следует вместе с транспортными документами. Этот бланк предназначен для двух рейсов в течение одного рабочего дня. Путевой лист содержит отрывные корешки, которые заполняет владелец ТС на каждый рейс. Они нужны для дальнейшего предъявления счета заказчику рейсов. |
|
>Форма № 4-п для грузового транспорта с повременной зарплатой водителям |
|
|
>Форма № 3-спец для специального транспорта (автокраны, цементовозы, мусоровозы, топливные цистерны, бетономешалки и т. п.) |
|
|
>Форма № 4 для легкового такси |
В бланке есть поле для записей показаний таксометра. Оформляется такой путевой лист для водителя только на одну смену, после чего он сдает его диспетчеру. |
|
>Форма № 6 — путевой лист автобуса |
Бланк для осуществления рейсов автобусов на городских маршрутах. В нем есть графа о предрейсовом медицинском контроле состояния водителя. |
Если организации подходят такие путевые листы, скачивайте бланки прямо по ссылкам в таблице из соответствующих постановлений. На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно ставят штамп организации-владельца или арендатора ТС. Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место
Принимайте во внимание и другие требования к их оформлению
В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи проверяют на соответствие показателей приборов в автомобиле, таким, как датчик топлива, одометр и т. д. Техническое состояние ТС обязан завизировать уполномоченный сотрудник, например, механик организации. Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится отметка о медосмотре после рейса.
Иногда для заполнения путевок используется специальная программа. Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять, сколько времени заняла дорога, поставить точное число на каждый документ. Объявление об использовании программы необходимо сделать всем диспетчерам, чтобы путевки оформлялись одинаково. Кроме того, это облегчит жизнь водителям, которые смогут учесть каждый рубль, потраченный на дорогу, и вывести точные остатки. Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять в ручном режиме.
Отметка о предрейсовом медосмотре
К обязательным реквизитам путевого листа отнесены дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя (пп. 2 п. 7 раздела II Порядка). Поэтому отсутствие в путевом листе отметки о прохождении медицинского осмотра формально может говорить о несоответствии путевого листа требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. Напомним, что на основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами в целях налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
В то же время расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Отметка о прохождении медосмотра по своей сути не является реквизитом, без которого налогоплательщик не сможет определить производственную направленность расхода и его размер для отражения в налоговом учете. Приказ N 152 издан во исполнение требований УАТ, а это означает, что он не распространяется на нетранспортные организации. Более того, для целей налогообложения расходы на ГСМ можно подтвердить и любыми другими документами в соответствии с требованиями ст. 252 НК РФ.
Судебная практика по рассматриваемому вопросу свидетельствует о том, что факт отсутствия в путевом листе отметки о медосмотре не влияет на обоснованность и величину расходов на ГСМ, учитываемых в целях налогообложения прибыли. При отсутствии признаков недобросовестности налогоплательщика и доказательств формальности представленных им документов суды отклоняют доводы налоговых органов о нарушениях в заполнении отдельных реквизитов путевых листов.
В частности, в постановлении АС Поволжского округа от 30.11.2015 N Ф06-3408/2015 по делу N А55-30093/2014 судьи указали: само по себе отсутствие в путевых листах даты предрейсового медицинского осмотра водителя и расшифровок подписей диспетчера (механика) на разрешение выезда транспортного средства не может являться достаточным основанием для исключения расходов из базы по налогу на прибыль и отказа в вычете по НДС при том, что представленные наряду с путевыми листами иные документы позволяют идентифицировать произведенные расходы применительно к конкретному автомобилю и целям его использования и свидетельствуют об их соответствии положениям ст. 169, , , НК РФ. Аналогичная правовая позиция изложена в следующих судебных актах:
-
постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 31.08.2011 N А53-26379/2010;
-
постановление ФАС Московского округа от 10.08.2009 N КА-А40/7253-09;
-
постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.09.2008 N 17АП-5572/08, где прямо указано, что отсутствие отметки о предрейсовом медицинском осмотре не лишает организацию права на признание в расходах по налогу на прибыль затрат на приобретение ГСМ, и др.
Вместе с тем, если существуют другие свидетельства фиктивности транспортных расходов, отсутствие отметки о предрейсовом осмотре в путевом листе может быть дополнительным подтверждением нереальности операции по приобретению ГСМ (смотрите, например, постановление Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.12.2012 N А63-9056/2012, решение Арбитражного суда Ставропольского края от 28.09.2012 N А63-9056/2012).
