Ответственность за неправильное оформление
Все ошибки, типичные для ведения трудовой книжки, характерны и для вкладыша в неё. И ответственность подразумевается одинаковая.
Как неприятно бы не было, признавать ошибки нужно своевременно.
У вас же самих будет ого-го какой камень на душе, если вы подошьёте вкладыш в трудовую, потом его тихонько испортите. И будете смиренно ожидать грядущего наказания.
А наказание неминуемо наступит при проверке кадровой службы теми же службами по охране труда. Всё: штраф! Который, между прочим, заплатит кадровик. Ведь он лицо ответственное!
Делаем вывод: испортили — исправили. Чаще всего бланк вкладыша требует замены на новый.
Типичные ошибки при заполнении
Постараемся подстелить вам соломку. Часто совершают следующие ошибки:
- Приём на работу: укажите дату внесения записи, название структурного подразделения, должность и специальность.
- Сокращение записей неприемлемо.
- Избегайте зачёркиваний и написание сверху зачёркнутого верных сведений. Грамотно поступают так: ничего не зачёркиваем. Ставим следующий порядковый номер записи ниже. Пишем строку «запись такая-то недействительна». Ставим следующий порядковый номер ниже и заполняем актуальные сведения.
- Если работник помимо основной работы трудится ещё где-то по совмещению, то вносит изменения во вкладыш трудовой книжки только кадровик на основной работе. Естественно, для этого ему приносят официальные документы.
- Отдельный вопрос — оформление перевода сотрудника в пределах одной организации. Запоминаем: печать и подпись руководителя тут не ставятся. А ставятся они только при оформлении на работу и увольнении с работы.
- Пункт не совсем по теме, но важный. Отдавайте трудовую книжку со вшитым вкладышем работнику день в день при увольнении с распиской о вручении. Сделав именно так, вы убережёте себя и организацию от кучи ненужных вам проблем и штрафов.
Ответственность за неправильное заполнение вкладыша в трудовую книжку бывает дисциплинарной (наказывают конкретное виновное лицо) и административной (штраф накладывают на организацию). Если вина конкретного сотрудника будет доказана, то взыскание будет административным. Сумма штрафа при этом ниже в несколько раз. Опять же, размер штрафа рассматривается сугубо индивидуально в зависимости от тяжести вины ответственного лица.
Предложенная статья наиболее полно раскрывает все нюансы обращения со вкладышами в трудовую книжку. Остаётся только пожелать специалисту по кадрам быть предельно внимательным к заполнению всех разделов вкладыша. Тем самым вы сэкономите время на устранение возможных казусов.
Удачи и лёгкой руки!
Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)
Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)
Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним является обязанностью работодателей, а не сотрудников. Гражданину не стоит беспокоиться об этом, искать бланки строгой отчетности самостоятельно – их все равно не примут. Наиболее частый вопрос кадровых специалистов: «Как оформить вкладыш в трудовую книжку?». Образец заполнения данных упростит эту задачу:
Вкладыш является продолжением трудовой книжки. Титульные листы документов должны быть идентичными. Требования к обоим бланкам отчетности одинаковы. Работодатель обязан им следовать.
Нумерация
Внутренне вкладыш выглядит как трудовая книжка. В обоих документах одинаковые разделы и графы. Образец оформления вкладыша в трудовую книжку подтверждает, что нумерация во вкладыше начинается не с начала. Первая запись в конкретном разделе должна иметь номер на единицу больше, чем номер последней записи в трудовой книжке.
Это позволяет сохранить очередность и фактическое и смысловое единство вносимых данных. Вполне нормальна ситуация, когда трудовая заканчивается записью об увольнении, а вкладыш начинается с записи о приеме на работу. Ответ на вопрос, как заполнить вкладыш в трудовую книжку (образец внесения ничем не отличается от обычного образца), в этом случае будет таким же, как и для внесения остальных записей.
Проставление штампа
Вкладыш является недействительным без его оформления, произвести которое можно одним из следующих способов:
- поставить штамп и указать номер и серию вкладыша;
- сделать запись о выдаче вкладыша вручную, указав его номер и серию.
Оба варианта сделают бланк строгой отчетности действительным. Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку выглядит так:
Номер вкладыша является идентификатором, поэтому к переносу его нужно отнестись очень внимательно. Все цифры должны совпадать.
При необходимости работодатель может оформлять несколько вкладышей. Новая запись о выдаче очередного вкладыша делается на обложке, чуть ниже предыдущей записи.
Как правильно исправить ошибку
Никто не застрахован от ошибок. И если кадровый специалист понимает, как оформить вкладыш в трудовую книжку, то знать, как исправить ошибки, он может не всегда.
Любой вкладыш является действительным только после его вшивания, заполнения титульного листа, внесения записи в нужный раздел и проставления печати в самой трудовой.
Специалист кадровой службы может допустить ошибку при внесении записи на титульный лист. В этом случае его необходимо списать, составив соответствующий акт. Если же ошибка сделана при внесении номера или серии вкладыша в трудовую, то тут ответом на вопрос, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку, будет следующее: сделать пометку о том, что запись была ошибочной, и внести данные заново.
Если ошибка была допущена в одном из разделов вкладыша, то исправляется она точно так, как и в трудовой книжке. Ее нельзя зачеркивать или исправлять. Просто под записью пишется, что она является недействительной (указывается порядковый номер записи). Чтобы делать все правильно, следует изучить Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку, образец внесения записей и исправлений.
Внесение измененных данных
Трудовая книжка выдается человеку единожды. С течением времени некоторая информация о нем может измениться (смена фамилии, получение образования, повышение квалификации). Существуют определенные правила оформления вкладыша в трудовую книжку, согласно которым информация в нем должна быть актуальной.
Чтобы убедиться, что все изменения учтены, стоит перед выдачей и заполнением вкладыша дать работнику заполнить анкету. Исходя из указанных данных, можно будет определить произошедшие изменения, понять, как их отобразить при заполнении вкладыша. Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку устанавливают, что титульные листы этих двух документов должны быть идентичными.
Если у работника изменилась фамилия, образование или что-то еще, то необходимо потребовать подтверждающие документы, вшить их копии в личное дело, а потом внести изменения в трудовую книжку, во вкладыш записать обновленные данные.
Есть ли альтернатива вкладышу
Вкладыш является единственно возможным способом продолжить ведение трудовой книжки. Кадровый специалист не должен:
- использовать новую трудовую книжку для продолжения ведения старого бланка;
- вклеивать в трудовую книжку дополнительные листы;
- заменять название раздела «Сведения о награждениях» на «Сведения о работе» зачеркиванием и дописыванием слов.
Только использование вкладыша является верным выходом из ситуации.
Типичные ошибки
Работодатели, уполномоченные по кадрам подразделения и должностные лица порой допускают типичные ошибки, такие как:
- оформление новой книжки при окончании места в предыдущей вместо вшивания вкладыша в действующий документ;
- использование свободного пространства трудовой книжки в иных разделах (как правило, внесение записей о трудовой деятельности лица в раздел о его награждениях);
- отсутствие штампа в книжке, фиксирующего факт оформления и выдачи вкладыша.
Не допустить данные ошибки позволят действующие правила и инструкция по оформлению и ведению этих трудовых документов, а также образец заполнения вкладышей.
Сложнее обстоят дела с частными случаями, когда решение вопроса неочевидно и прямо не проистекает из правовых норм. Так, например, распространен на практике вопрос, как заполнить вкладыш в трудовую книжку в части раздела об образовании его владельца.
В ходе трудовой деятельности физического лица он может неоднократно получать образование и приобретать специальности. Сведения о вновь приобретенном образовании заносятся в трудовую. Есть ли необходимость вносить всех их во вновь заводимый вкладыш? Занесению во вкладыш подлежат все записи. Основание такой позиции – указание закона на необходимость ведения вкладыша по правилам ведения самой книжки.
Еще одна типичная ошибка – попытка занести во вкладыш сведения об уровне образования в соответствии с действующими стандартами. Сейчас отсутствует такое понятие, как начальное профессиональное образование. С точки зрения правоприменителя, во вкладыш необходимо вносить сведения в том виде, в каком они указаны в дипломе, аттестате или свидетельстве об образовании.
Вкладыш – лишь приложение к трудовой книжке, ее дополнение, и недействителен отдельно от нее. Он оформляется и заполняется в соответствии с правилами ведения самой книжки с учетом особенностей, установленных именно в отношении вкладыша. Избежать ошибок в его заполнении позволит четкое следование требованиям Правил ведения и соответствующей Инструкции.
Кто покупает
Предоставление вкладышей — обязанность работодателя, во время работы у которого закончились страницы одного из разделов трудовой книжки. У любой организации должны быть заключены договоры на приобретение бланков этих документов. При оформлении сотруднику вкладыша работодатель по закону имеет право взыскать затраченную на закупку бланка величину денежных средств с сотрудника. Делается это путем удержания суммы, равной стоимости вкладыша, с заработной платы работника.
Следует отметить, что взыскать затраченную на покупку бланка сумму с сотрудника работодатель может только на основании соответствующего приказа. Без приказа удержание денежных средств для оплаты стоимости вкладыша является незаконным.
Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?
Вкладыш оформляется как часть бумажной трудовой книжки в том случае, если один из ее разделов оказывается заполненным и есть необходимость в дальнейшем внесении данных в него. Корректно оформленный вкладыш становится неотъемлемым элементом книжки и недействителен без нее.
В трудовой книжке предусмотрено 3 раздела для указания сведений о:
- работнике (именуется также титульным листом);
- работе;
- вознаграждениях сотрудника.
Таким образом, у кадровика может появиться необходимость в оформлении вкладыша, если заканчиваются поля в любом из указанных разделов. При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.
Если вам нужно оформить дубликат трудовой книжки, воспользуйтесь рекомендациями от экспертов КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Чаще всего кадровику приходится осуществлять следующие операции:
- заполнение вкладыша;
- вшивание вкладыша;
- юридическое оформление использования вкладыша в кадровом документообороте.
Изучим специфику данных процедур подробнее.
Запреты
Есть ряд запрещенных действий в случае, если у сотрудника закончилась трудовая, среди них:
- Вносить данные, которые не соответствуют разделу, нельзя. Раньше кадровики практиковали перечеркивание записи «сведения о награждении» и просто вносили данные про стаж в этот раздел. Но такие действия противоречат правилам ведения ТК, ведь любые перечеркивания и исправления недопустимы.
- Заведение новой трудовой запрещено только по тем соображениям, что старая исписана. Для этого существуют вкладыши.
- Вклеивать пустой лист с разлиновкой от руки. Это нарушение законодательства, так как в этом случае не получится указать номер вкладыша, ведь его просто нет. Даже для одной-единственной записи нужно вшивать вкладыш.
Книга учета трудовых книжек и вкладышей
При оформлении работника по трудовому договору будущий сотрудник организации передает свою трудовую книжку в отдел кадров или непосредственно руководителю предприятия, если работодатель является индивидуальным предпринимателем. В течение одной недели руководитель предприятия или иное лицо, имеющее соответствующие полномочия, вносит в трудовую книжку запись о приеме гражданина на работу, с указанием даты начала фактической трудовой деятельности, занимаемой им должности и документа, на основании которого гражданин приступил к выполнению возложенных на него функций – распоряжение или приказ руководителя о приеме лица на работу.
Если по каким-то причинам у гражданина отсутствует трудовая книжка, то работодатель должен оформить документ самостоятельно с последующим вычетом стоимости книжки из заработной платы работника. Как правило книжка стоит около 250-350 рублей.
Согласно Постановлению Правительства № 225 работодатель обязан вести учет всех трудовых книжек, которые поступили к нему на баланс от работников предприятия. Поэтому для отчетности создается журнал или книга учета трудовых книжек и вкладышей в нее.
Важно! Под отчетность попадают не только оформленные трудовые книжки и вкладыши, но и пустые бланки, которые будут применяться в будущем. Все документы должны быть в хорошем состоянии и храниться в закрытом режиме без доступа к ним третьих лиц
В журнале учета отображается вся информация о трудовых книжках, особенно их передвижение по отделам или выдача на руки. Работодатели должны вести книгу учета по унифицированному образцу, который введен Постановлением Министерства труда № 69, однако никто не запрещает разработать собственный журнал учета и пользоваться им.
Обычно книга учета состоит из 13 разделов, данные в которые должен заносить работодатель при каком-либо перемещении трудовой книжки работника организации. В книге учета регистрируются не только сами трудовые книжки, но и вкладыши к ним под отдельным порядковым номером. Все даты, фигурирующие в журнале учета, должны быть формата ДД.ММ.ГГГГ, никакие сокращения, такие как проставление даты прописью, не допускаются. Например, «12 апреля 2018 года» будет неверной записью, правильно писать следующим образом: «12.04.2018».
Обязательно вносится персональная информация работника, у которого работодатель взял трудовую книжку, а равно и оформил ее или вкладыш. В графе № 5 указывается фамилия, имя и отчество сотрудника предприятия полностью, указание инициалов не допускается.
Так как трудовая книжка и вкладыши в нее содержат собственную серию и номер, то в журнале определяется колонка для внесения такой информации. В унифицированной форме раздел является шестым по счету. В следующем разделе указывается должность работника, чья трудовая книжка находится у работодателя, при чем в обязательном порядке должность должна соответствовать всем документам и писаться аналогичным образом. Не допускаются сокращения, изменение информации или внесение новых данных.
Помимо этого, в книгу учета вносится информация о структурном подразделении, в котором осуществляет трудовую деятельность работник организации. Если подразделения отсутствуют, то поле остается свободным. Следующий раздел должен содержать информацию о приказе или ином распорядительном документе, на основании которого сотрудник организации поступил в штат и начал выполнять возложенные на него трудовые обязательства. В десятом разделе ставится подпись сотрудника, который ответственен за оформление и заполнение книги учета, в некоторых случаях это может быть сам руководитель предприятия.
Одиннадцатый раздел используется только в том случае, если работодатель самостоятельно выдал работнику трудовую книжку. В нем указывается стоимость, которая была удержана с работника за оформление трудовой или вкладыша в нее.
Последние два раздела заполняются при увольнении работника, в предпоследнем указывается дата увольнения и выдача трудовой книжки формата ДД.ММ.ГГГГ. Если выдача документа осуществилась после непосредственного увольнения, то ставится дата выдачи книжки. В последней колонке бывший работник предприятия оставляет свою подпись, подтверждая выдачу документа.
Оформление вкладыша
Первое, что нужно знать работодателю – незакрепленный в трудовой книжке вкладыш считается не действительным. Строго запрещено скреплять документы скобами или использовать клей, из-за слабой надежности этих приспособлений. При внесении ошибочных сведений во вкладыш, их исправление не допускается. По этой причине рекомендуется в первую очередь заполнить документ, а потом начать вшивание. Если произошла ошибка при внесении данных, то необходимо:
- Извлечь вкладыш с недостоверной информацией.
- Составить запись об утрате действия оставленного на документе штампа.
- Сформировать акт о порче.
- Зафиксировать изменения в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним.
- Получить новый бланк.
Бланк акта о списании трудовой книжки в формате .doc (Word) Пример заполнения акта о списании трудовой книжки в формате .doc (Word) После заполнения вкладыша необходимо оставить печать организации или подразделения. Печать выставляется рядом с подписью руководителя. В шапке титульного листа выставляется штамп «Выдан вкладыш», где указана серия и нумерация оформленного документа.
Каждый новый вкладыш должен сопровождаться выставлением соответствующего штампа. В случае пренебрежения этими правилами организации может быть выписан штраф за халатность.
В целом, заполнение вкладыша полностью аналогично заполнению трудовой книжки, однако следует учесть следующие факторы:
- Бланк должен заполняться только тем работодателем (или его ответственными сотрудниками), во время работы на которого были израсходованы все листы трудовой книжки.
- Помимо штампа, на титульном листе должна выставляться фактическая дата заполнения вкладыша, а не дата заведения трудовой книги.
- В дополнительный лист вносятся только актуальные данные. Например, в ходе рабочей деятельности у сотрудника могли измениться паспортные данные, уровень образования и т.д.
- Правила не устанавливают лимиты на количество вкладышей, из-за чего один работник может дополнять свой основной документ неограниченное число раз.
Особенности и нюансы, связанные с вкладышами в трудовую книжку
При оформлении вкладыша запрещено:
- Вместо оформления вкладыша заводить новую трудовую. Обязывать работников заводить вторую трудовую книжку работодатель не может – он должен использовать исключительно вкладыши, если в документе закончилось свободное место.
- Использовать не предназначенные для вносимых записей разделы. Так, некоторые работодатели практикуют продолжение ведения записей в разделе, предназначенном для отметок о награждениях, самостоятельно исправляя его наименование. Эти действия являются целиком незаконными, а таковые записи впоследствии могут не быть приняты контролирующими органами. Вместо таковых действий следует вносить вкладыш.
- Вместо вкладыша нельзя использовать чистые простые листы бумаги или вырванные из других книжек. Они не могут вклеиваться или подшиваться в документ – использовать разрешается исключительно вкладыши на соответствующих изготовленных ГОЗНАКом бланках.
Важный факт – при необходимости внесения информации во вкладыш, таковую информацию должен вносить исключительно работодатель, выдававший вкладыш.
Также, следует обратить внимание работодателя на тот факт, что действующие нормативные акты не указывают конкретно, где должен вшиваться вкладыш. Поэтому для разрешения данного вопроса можно обратиться к судебной практике
Чаще всего суды и контролирующие органы не обращают внимания на то, где именно был подшит вкладыш, однако имеют место отдельные решения, признающие недействительными случаи подшивания вкладышей в соответствующие разделы книжек или по центру (месту прошивки) самой книжки.
Если же вкладыш подшивается в конце документа, перед обложкой, то это будет законным действием и в судебной практике нет случаев оспаривания таковой методики подшивки вкладыша в трудовую.
Нюансы покупки вкладыша в трудовую книжку
Вопрос, кто должен покупать трудовую и вкладыш в трудовую книжку, интересует и сотрудников отдела кадров, и самих работников. Хотя затраты на это небольшие, но многие компании очень принципиальны в этом плане.
Мнение эксперта
Волков Георгий Тарасович
Консультант в области права с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член коллегии адвокатов.
На специализированных форумах можно найти разные мнения. По закону, за ведение этого бланка повышенной отчетности отвечает именно работодатель, но обязан ли он покупать этот документ для работников, стоит разобраться.
Вкладыш в трудовую книжку нужно ли вшивать
Вкладыш в трудовую книжку необходимо вшивать исключительно по завершении свободных страниц в основном документе. Это происходит в случае частой смены мест работы владельцем книжки.
Как правило, ответственным лицом за правильное оформление и ведение вкладыша является сотрудник кадровой службы отдельно взятого предприятия.
Кадровику важно знать, как сделать запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку правильно. После завершения процедуры выдачи вкладыша он заверяется печатью работодателя
После завершения процедуры выдачи вкладыша он заверяется печатью работодателя.
Далее на первой странице трудовой книжки ставится штамп, применяющийся специально для таких случаев, с обязательной надписью «Выдан вкладыш», также указывается серия вкладыша и его номер.
В законодательстве нет четких указаний о том, где именно в трудовой должен стоять штамп. Традиционно его ставят справа в верхнем углу, хотя иное его расположение не считается ошибкой.
Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку
Как вшить вкладыш в трудовую книжку – частый вопрос, которым задаются кадровые работники, ИП, или руководители организаций, в которых нет отдела кадров. О том, какими нормативными актами предусмотрена необходимость подшивки вкладыша в трудовую книжку, и как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, расскажем в публикации.
Как правило, кадровые специалисты или иные ответственные работники, в случае, если книжка заканчивается, задаются вопросом, необходимо ли вшивать в нее вкладыш, или можно просто положить его внутрь или закрепить иным способом? Ответ на данный вопрос однозначен.
Как вшить вкладыш в трудовую книжку — пошаговая инструкция, требования и образец
Действующее трудовое законодательство обязывает работодателя оформлять ряд обязательных документов в процессе приема на работу сотрудника и увольнения с нее. Одним из таких документов является трудовая книжка, которая призвана подтвердить стаж работы человека. Если она заполняется полностью, то требуется вшивать вкладыш в нее.
Главное, если проставляется штамп, то он должен быть заполнен. Эта запись должна содержать данные вкладыша. Серия и номер могут отличаться в зависимости от даты выпуска. Обычно это семь цифр и две или три буквы серии.
Вкладыши, приобретенные после 2010 года, имеют серию ВТ-I, а до 2003 года – АТ, а цифровая кодировка в таких вкладышах и трудовых книжках состоит из римских цифр.
Соответственно, запись на штампе может быть следующей:
Нужно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку
- вместо законного оформления вкладышей в трудовые книжки работники отдела кадров продолжают вносить основные сведения о работе в раздел «Сведения о награждениях»>
- вклеивают в конце трудовой книжки чистые белые листы, имитируя продолжение трудовой книжки>
- незаполненные листки из старых бланков трудовых книжек оформляют как вкладыши.
Трудовая книжка фиксирует весь трудовой путь ее держателя. При этом некоторые люди столь активно проявляют себя на поле трудовой деятельности в плане смены мест работы, что очень скоро ТК исчерпывает себя, то есть в ней не остается листов для новых записей. Если это случается, то работодатель (кадровик) должен оперативно реагировать на данный факт путем дополнения ТК соответствующим вкладышем. Вроде бы простое действие, но оно вызывает некоторые вопросы. Просто вшить – это проявить полную безграмотность
Здесь важно соблюдение специальной процедуры, имеющей свои нюансы. Нормативно-правовая база Выше было упомянуто, что отсутствуют нормативно-правовые акты по поводу того, как именно вшивается бланк в ТК
Такое утверждение в целом верно, но не совсем, так как определенная информация по теме все-таки имеет законодательное подтверждение. В качестве примера можно рассмотреть ст.
Как вшить вкладыш в трудовую книжку
Вкладыш — это продолжение книжки, поэтому титульные листы двух документов должны быть идентичными. Требования к бланкам одинаковые. Если кадровик допустил ошибки при заполнении, скреплении, их нужно исправить. В противном случае у сотрудника возникнут трудности при оформлении пенсионных пособий, получении льгот.
Законодательство не регламентирует, как вшивать вкладыш в трудовую книжку. Образец правильного закрепления бланка отсутствует. Придерживайтесь общих правил. Лучше вшивайте его в конце книжки. При этом, размещать бланк в начало трудовой не будет нарушением, хотя это неудобный и нераспространенный вариант.
Инструкция: как вшить вкладыш в трудовую
Инструкция: как вшить вкладыш в трудовую
- Сделайте отверстия в самом вкладыше. Прокалывайте шилом, чтобы не повредить трудовую книжку, сохранить ее внешний вид. Для надежного скрепления достаточно 4 или 5 проколов. Первый делайте посередине бланка, а другие по бокам от него на равном расстоянии.
- Приложите бланк в развернутом виде в ту часть книжки, куда планируете его вшить. Сделайте проколы в трудовой. Будьте предельно осторожны — не повредите бланки строгой отчетности, не испортите записи. Отверстия должны располагаться непосредственно у переплета.
- Вставьте прочные нитки в иголку. С помощью стежков скрепите листы. Количество стежков не ограничено. Сшивайте документы по тому же принципу, как внутренние приказы. В конце нитку обрежьте, а ее концы прочно свяжите между собой. Это обеспечит надежное прилегание бланка к книжке.
В некоторых организациях применяют специальные швейные машинки, которые предназначены для скрепления документов. Они имеют широкий шаг стежка, не рвут листы. Если в компании работает много человек, их использование облегчает работу кадровику.
