No Image

Для каких документов можно применять факсимильную подпись

СОДЕРЖАНИЕ
0
12 просмотров
26 января 2021
array(3) {
  [0]=>
  array(40) {
    [0]=>
    string(113) "a725745196ba88c2ba94bf8cccde93a8.png"
    [1]=>
    string(115) "08f5c0a1a316e862d340f306fa849fd6.jpeg"
    [2]=>
    string(115) "0e27316aa07b97bad53f3c1e0ddc17e8.jpeg"
    [3]=>
    string(115) "cf18248ca8e27f56f658b617bb04c3f7.jpeg"
    [4]=>
    string(115) "250533b5e50d966141787996a32cdead.jpeg"
    [5]=>
    string(115) "551541ea23f2f94eab185cb030895b84.jpeg"
    [6]=>
    string(115) "65a29fbdf74ce780ddf4521c9006c3ee.jpeg"
    [7]=>
    string(115) "5b5194d2c96e0f94f48032eadc39b7ac.jpeg"
    [8]=>
    string(113) "b8556b43198af5b39cd3d2dccbc46329.png"
    [9]=>
    string(115) "99d6ca57f952b06e88d101cd68037f43.jpeg"
    [10]=>
    string(113) "855b2990627902ff237e62ffcc840dff.gif"
    [11]=>
    string(115) "061d6839d82aa99036a02c5d5e270ae8.jpeg"
    [12]=>
    string(115) "db7df87f762673b417ef6133c0867f64.jpeg"
    [13]=>
    string(115) "2d256babc1644dbfcb30354580f4d600.jpeg"
    [14]=>
    string(113) "c696421bc4642a18f12f8ed656951c21.png"
    [15]=>
    string(113) "4153df39a8e9a46845df37888643a714.gif"
    [16]=>
    string(113) "21e8ecbc9f976fca4f8e870a44204cff.png"
    [17]=>
    string(115) "79b0271cc348445fd6d67d2ff94ed7d3.jpeg"
    [18]=>
    string(115) "4612e99ad0d31b0014a3c6397408bf7b.jpeg"
    [19]=>
    string(115) "e3af27f75a14bba388ea31c50baa0da8.jpeg"
    [20]=>
    string(115) "004e43707159155ff00e9409aed61f32.jpeg"
    [21]=>
    string(113) "f2745f9f5a603311308e2b71ee668b6a.png"
    [22]=>
    string(115) "192175090773813becea91db4ef3f200.jpeg"
    [23]=>
    string(113) "d1f62bc489ff3d2e5cce62a86747fca9.png"
    [24]=>
    string(115) "d00ce2774cc995ba6ae0fcb47b9592c4.jpeg"
    [25]=>
    string(113) "0a79eadf1e20a1ad52c76e67c0c1b576.png"
    [26]=>
    string(115) "a849403991c196907344c00b34977202.jpeg"
    [27]=>
    string(115) "babc11f18763a2425e9d7f6dafe10ce5.jpeg"
    [28]=>
    string(115) "dfca45057457e019880088b30c465846.jpeg"
    [29]=>
    string(113) "18214ff6a76f9f9064c276632b46357c.png"
    [30]=>
    string(115) "283d77b5b79a4a6368c61ec8c1f85c92.webp"
    [31]=>
    string(113) "0119e180dcbcb6c2a8a7f8ea0db99a9b.png"
    [32]=>
    string(115) "37feadcef8b464639e429700fc78d061.jpeg"
    [33]=>
    string(115) "9c0a28e99043a18ae08192f9d76c634f.jpeg"
    [34]=>
    string(115) "4e363f3f98f186346690bb99962fd651.jpeg"
    [35]=>
    string(115) "46ecef7e3cb2018676c177e09f81a3d8.jpeg"
    [36]=>
    string(115) "293b7a56a28312fd7d622f39254d61ee.jpeg"
    [37]=>
    string(113) "6eec876d595d06ac0b71abb1cf17af81.png"
    [38]=>
    string(113) "775c820b46d377601ee38a30e6e953ea.png"
    [39]=>
    string(115) "f6342a697505db01ad9875689a535cf4.jpeg"
  }
  [1]=>
  array(40) {
    [0]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/a/7/2/a725745196ba88c2ba94bf8cccde93a8.png"
    [1]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/0/8/f/08f5c0a1a316e862d340f306fa849fd6.jpeg"
    [2]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/0/e/2/0e27316aa07b97bad53f3c1e0ddc17e8.jpeg"
    [3]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/c/f/1/cf18248ca8e27f56f658b617bb04c3f7.jpeg"
    [4]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/2/5/0/250533b5e50d966141787996a32cdead.jpeg"
    [5]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/5/5/1/551541ea23f2f94eab185cb030895b84.jpeg"
    [6]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/6/5/a/65a29fbdf74ce780ddf4521c9006c3ee.jpeg"
    [7]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/5/b/5/5b5194d2c96e0f94f48032eadc39b7ac.jpeg"
    [8]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/b/8/5/b8556b43198af5b39cd3d2dccbc46329.png"
    [9]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/9/9/d/99d6ca57f952b06e88d101cd68037f43.jpeg"
    [10]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/8/5/5/855b2990627902ff237e62ffcc840dff.gif"
    [11]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/0/6/1/061d6839d82aa99036a02c5d5e270ae8.jpeg"
    [12]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/d/b/7/db7df87f762673b417ef6133c0867f64.jpeg"
    [13]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/2/d/2/2d256babc1644dbfcb30354580f4d600.jpeg"
    [14]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/c/6/9/c696421bc4642a18f12f8ed656951c21.png"
    [15]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/4/1/5/4153df39a8e9a46845df37888643a714.gif"
    [16]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/2/1/e/21e8ecbc9f976fca4f8e870a44204cff.png"
    [17]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/7/9/b/79b0271cc348445fd6d67d2ff94ed7d3.jpeg"
    [18]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/4/6/1/4612e99ad0d31b0014a3c6397408bf7b.jpeg"
    [19]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/e/3/a/e3af27f75a14bba388ea31c50baa0da8.jpeg"
    [20]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/0/0/4/004e43707159155ff00e9409aed61f32.jpeg"
    [21]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/f/2/7/f2745f9f5a603311308e2b71ee668b6a.png"
    [22]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/1/9/2/192175090773813becea91db4ef3f200.jpeg"
    [23]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/d/1/f/d1f62bc489ff3d2e5cce62a86747fca9.png"
    [24]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/d/0/0/d00ce2774cc995ba6ae0fcb47b9592c4.jpeg"
    [25]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/0/a/7/0a79eadf1e20a1ad52c76e67c0c1b576.png"
    [26]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/a/8/4/a849403991c196907344c00b34977202.jpeg"
    [27]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/b/a/b/babc11f18763a2425e9d7f6dafe10ce5.jpeg"
    [28]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/d/f/c/dfca45057457e019880088b30c465846.jpeg"
    [29]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/1/8/2/18214ff6a76f9f9064c276632b46357c.png"
    [30]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/2/8/3/283d77b5b79a4a6368c61ec8c1f85c92.webp"
    [31]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/0/1/1/0119e180dcbcb6c2a8a7f8ea0db99a9b.png"
    [32]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/3/7/f/37feadcef8b464639e429700fc78d061.jpeg"
    [33]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/9/c/0/9c0a28e99043a18ae08192f9d76c634f.jpeg"
    [34]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/4/e/3/4e363f3f98f186346690bb99962fd651.jpeg"
    [35]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/4/6/e/46ecef7e3cb2018676c177e09f81a3d8.jpeg"
    [36]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/2/9/3/293b7a56a28312fd7d622f39254d61ee.jpeg"
    [37]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/6/e/e/6eec876d595d06ac0b71abb1cf17af81.png"
    [38]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/7/7/5/775c820b46d377601ee38a30e6e953ea.png"
    [39]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/f/6/3/f6342a697505db01ad9875689a535cf4.jpeg"
  }
  [2]=>
  array(40) {
    [0]=>
    string(36) "a725745196ba88c2ba94bf8cccde93a8.png"
    [1]=>
    string(37) "08f5c0a1a316e862d340f306fa849fd6.jpeg"
    [2]=>
    string(37) "0e27316aa07b97bad53f3c1e0ddc17e8.jpeg"
    [3]=>
    string(37) "cf18248ca8e27f56f658b617bb04c3f7.jpeg"
    [4]=>
    string(37) "250533b5e50d966141787996a32cdead.jpeg"
    [5]=>
    string(37) "551541ea23f2f94eab185cb030895b84.jpeg"
    [6]=>
    string(37) "65a29fbdf74ce780ddf4521c9006c3ee.jpeg"
    [7]=>
    string(37) "5b5194d2c96e0f94f48032eadc39b7ac.jpeg"
    [8]=>
    string(36) "b8556b43198af5b39cd3d2dccbc46329.png"
    [9]=>
    string(37) "99d6ca57f952b06e88d101cd68037f43.jpeg"
    [10]=>
    string(36) "855b2990627902ff237e62ffcc840dff.gif"
    [11]=>
    string(37) "061d6839d82aa99036a02c5d5e270ae8.jpeg"
    [12]=>
    string(37) "db7df87f762673b417ef6133c0867f64.jpeg"
    [13]=>
    string(37) "2d256babc1644dbfcb30354580f4d600.jpeg"
    [14]=>
    string(36) "c696421bc4642a18f12f8ed656951c21.png"
    [15]=>
    string(36) "4153df39a8e9a46845df37888643a714.gif"
    [16]=>
    string(36) "21e8ecbc9f976fca4f8e870a44204cff.png"
    [17]=>
    string(37) "79b0271cc348445fd6d67d2ff94ed7d3.jpeg"
    [18]=>
    string(37) "4612e99ad0d31b0014a3c6397408bf7b.jpeg"
    [19]=>
    string(37) "e3af27f75a14bba388ea31c50baa0da8.jpeg"
    [20]=>
    string(37) "004e43707159155ff00e9409aed61f32.jpeg"
    [21]=>
    string(36) "f2745f9f5a603311308e2b71ee668b6a.png"
    [22]=>
    string(37) "192175090773813becea91db4ef3f200.jpeg"
    [23]=>
    string(36) "d1f62bc489ff3d2e5cce62a86747fca9.png"
    [24]=>
    string(37) "d00ce2774cc995ba6ae0fcb47b9592c4.jpeg"
    [25]=>
    string(36) "0a79eadf1e20a1ad52c76e67c0c1b576.png"
    [26]=>
    string(37) "a849403991c196907344c00b34977202.jpeg"
    [27]=>
    string(37) "babc11f18763a2425e9d7f6dafe10ce5.jpeg"
    [28]=>
    string(37) "dfca45057457e019880088b30c465846.jpeg"
    [29]=>
    string(36) "18214ff6a76f9f9064c276632b46357c.png"
    [30]=>
    string(37) "283d77b5b79a4a6368c61ec8c1f85c92.webp"
    [31]=>
    string(36) "0119e180dcbcb6c2a8a7f8ea0db99a9b.png"
    [32]=>
    string(37) "37feadcef8b464639e429700fc78d061.jpeg"
    [33]=>
    string(37) "9c0a28e99043a18ae08192f9d76c634f.jpeg"
    [34]=>
    string(37) "4e363f3f98f186346690bb99962fd651.jpeg"
    [35]=>
    string(37) "46ecef7e3cb2018676c177e09f81a3d8.jpeg"
    [36]=>
    string(37) "293b7a56a28312fd7d622f39254d61ee.jpeg"
    [37]=>
    string(36) "6eec876d595d06ac0b71abb1cf17af81.png"
    [38]=>
    string(36) "775c820b46d377601ee38a30e6e953ea.png"
    [39]=>
    string(37) "f6342a697505db01ad9875689a535cf4.jpeg"
  }
}

Создание рукописной подписи

Для того, чтобы добавить в документ рукописную подпись, сначала ее необходимо создать. Для этого вам понадобится белый лист бумаги, ручка и сканер, подключенный к компьютеру и настроенный.

Вставка рукописной подписи

1. Возьмите ручку и распишитесь на листе бумаги.

2. Отсканируйте страницу со своей подписью с помощью сканера и сохраните ее на компьютер в одном из распространенных графических форматов (JPG, BMP, PNG).

  1. Совет: Если у вас нет сканера, заменить его может и камера смартфона или планшета, но в данном случае, возможно, придется хорошенько постараться над тем, чтобы страница с подписью на фото была белоснежной и не выделялась в сравнении со страницей электронного документа Ворд.

3. Добавьте изображение с подписью в документ. Если вы не знаете, как это сделать, воспользуйтесь нашей инструкцией.

Урок: Вставка изображения в Word

4. Вероятнее всего, отсканированное изображение необходимо обрезать, оставив на нем только ту область, в которой располагается подпись. Также, вы можете изменить размер изображения. Наша инструкция вам в этом поможет.

Урок: Как в Ворде обрезать картинку

5. Переместите отсканированное, обрезанное и приведенное к необходимым размерам изображение с подписью в нужное место документа.

Если вам необходимо добавить к рукописной подписи машинописный текст, прочтите следующий раздел данной статьи.

Добавление текста к подписи

Довольно часто в документах, в которых необходимо поставить подпись, помимо самой подписи, нужно указать должность, контактные данные или какую-либо другую информацию. Для этого необходимо сохранить текстовые сведения вместе с отсканированной подписью в качестве автотекста.

1. Под вставленным изображением или слева от него введите нужный текст.

2. Используя мышку, выделите введенный текст вместе с изображением подписи.

3. Перейдите во вкладку “Вставка” и нажмите кнопку “Экспресс-блоки”, расположенную в группе “Текст”.

4. В выпадающем меню выберите пункт “Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков”.

5. В открывшемся диалоговом окне введите необходимую информацию:

  • Имя;
  • Коллекция — выберите пункт “Автотекст”.
  • Остальные пункты оставьте без изменений.

6. Нажмите “ОК” для закрытия диалогового окна.

7. Созданная вами рукописная подпись с сопровождающим текстом будет сохранена в качестве автотекста, готового для дальнейшего использования и вставки в документ.

Вставка рукописной подписи с машинописным текстом

Для вставки созданной вами рукописной подписи с текстом, необходимо открыть и добавить в документ сохраненный вами экспресс-блок “Автотекст”.

1. Кликните в том месте документа, где должна находиться подпись, и перейдите во вкладку “Вставка”.

2. Нажмите кнопку “Экспресс-блоки”.

3. В выпадающем меню выберите пункт “Автотекст”.

4. Выберите в появившемся списке нужный блок и вставьте его в документ.

5. Рукописная подпись с сопровождающим текстом появится в указанном вами месте документа.

Правила заверки документов в делопроизводстве

Если печать будет поставлена на приказе или кадровом письме, ничего страшного не произойдет. Весьма плачевные последствия возможны лишь в той ситуации, когда печать не заверяет документ, который действительно в этом нуждается. Например, какой-нибудь договор. Без печати у него просто отсутствует юридическая сила. И в случае судебных заседаний органы госвласти просто не примут документ в качестве доказательства.

Потому рекомендуется заранее прописать порядок, в котором печать используется в пределах той или иной организации.

Печати для различных документов

Сначала определяются с перечнем документов, которые требуют наличия печати в любом случае. После чего переходят к составлению специальной инструкции по использованию. В ней тоже пишут о том, где и когда ставятся печати и штампы, как правильно ими пользоваться. Отдельного рассмотрения заслуживает вопрос по ответственному за хранение печатей, самому процессу хранения.

Оптимальное решение – сделать подобную инструкцию приложением к общим правилам, которые касаются делопроизводства компании. Если же общие правила отсутствуют, то инструкцию можно делать самостоятельным документом, либо дополнением для устава. Руководителю потом потребуется издать специальный приказ, если печатью надо заверить документ, который в локальном нормативном акте отсутствует. Со временем допустимо внесение изменений в перечень с документами, требующими заверения.

Отдельно надо прописать порядок, в котором уничтожаются устаревшие печати.

Требования при сканировании изображения

  1. Для формирования графического файла с изображением, лист трафарета с образцами подписей и оттисков печатей следует отсканировать (использовать для этого фотографирование не допускается).
  2. При сканировании должно быть указано разрешение 300 dpi (точек на дюйм).
  3. Сканирование должно быть выполнено в цвете.
  4. Формат файла с изображением должен быть JPEG.
  5. При сканировании не должны использоваться настройки для изменения масштаба и размеров изображения.
  6. Итоговые графические изображения образца подписи должны быть с разрешением 300 точек на дюйм и иметь размеры не более 800х600 пикселей. Итоговые графические изображения образца оттиска печати должны быть с разрешением 300 точек на дюйм и иметь размеры не более 600х600 пикселей.

Возможные проблемы

Зачастую руководители предприятий совершают большую ошибку, когда в своем приказе на применение факсимильного воспроизведения подписи наделяют такой возможностью должностных лиц, чей автограф не заверяется. Это считается нарушением установленных правил делопроизводства. Обуславливается это тем, что использовать факсимильную подпись может только тот, чей автограф, собственно, воспроизводится. В данном случае необходимо помнить, что задача клише — заменить оригинал, по которому можно идентифицировать конкретное должностное лицо.

Таким образом, завизировать бумагу должно именно оно, так как на нем лежит ответственность за достоверность бумаги. Вместе с этим руководитель не всегда имеет возможность присутствовать при подписании тех или иных документов. На такие случаи ему следует издать отдельный приказ, в котором он наделяет соответствующими полномочиями другое ответственное лицо. Эти изменения должны быть внесены в локальные акты компании, в том числе в ее учредительную документацию.

Как использовать печати в организации

Положения о порядке использования печати, зафиксированные в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), были одобрены постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.1973 г. № 435 и рекомендованы для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др.). Оттиск печати проставляется также во всех случаях, когда необходимо удостоверить права должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.

Важно знать:

  1. Оттиск печати ставится на документах для удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.
  2. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Факсимиле в делопроизводстве

Такой штамп применяют организации с большим документооборотом. Использовать его в маленьких компаниях нет смысла. Вместо изготовления клише директору будет проще лично поставить несколько росписей. Законом разрешено применение штампа не только в коммерческих, но и государственных или муниципальных структурах.

Цель использования

Факсимиле подойдет, когда:

  • Нужно завизировать большое количество бумаг.
  • Руководитель организации часто бывает в командировках. Доверенное лицо может подписывать от имени директора.

Проблемы применения

Недостатки факсимиле:

  • Ограниченная возможность использования. Клише подходит не для всех документов. Например, недопустимо подписание договора факсимиле.
  • Необходимость затрат на производство клише (500–1500 руб. в зависимости от способа изготовления и комплектации).
  • Его могут использовать для мошенничества. Например, поставить этот штамп на официальное письмо.

Правовое положение факсимильной подписи

Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.

Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.

Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:

  • отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
  • отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
  • финансовым отношениям;
  • административным отношениям.

Закрепление права использования факсимильной подписи по соглашению сторон

Право применять факсимиле по соглашению сторон следует зафиксировать одним из двух путей:

  • такое соглашение между сторонами договора оформляется в виде отдельного документа;
  • соглашение включается в текст основного договора отдельным пунктом.

Спорные позиции

Налоговая служба Российской Федерации часто отклоняет запросы налогоплательщиков о вычетах с претензией постановки на счетах-фактурах факсимиле вместо личной подписи.

Работники налоговых служб при этом отсылают к пунктам Налогового кодекса Российской Федерации. В налоговом кодексе предельно ясно прописано условие обязательной личной подписи счетов-фактур уполномоченными лицами.

Эта ситуация не устраивает и покупателей, и продавцов, поэтому споры по этой позиции налоговых органов продолжаются.

Решения судов по вопросу использования факсимильных подписей на счетах-фактурах

Судебные органы заявляют, что до нынешнего времени не существует правил, позволяющих ставить факсимильную подпись налогоплательщикам и работникам налоговых инспекций.

И вердикты различных судов разделились:

  1. Одни полагают употребление факсимиле при оформлении счетов-фактур неправомерным.
  2. Другие считают это допустимым, поскольку прямого запрещения употребления факсимильной подписи на счетах-фактурах в Налоговом кодексе нет.

Решение Высшего суда

Высший арбитражный суд Российской Федерации постановил, если стороны документально в начале операций оформили право использовать факсимильную подпись, то подписанные таким способом счета-фактуры считаются документом, наделенным юридической силой.

Также ВАС РФ указал на недопустимость предоставления налоговой декларации с факсимиле.

Кроме этого, этот суд посчитал невозможным применять факсимиле в работе налоговых инспекций.

Возможные риски

Возможные риски употребления аналога личной подписи сближаются с рисками, сопровождающими употребление гербовых и простых печатей.

Эти риски формулируются в виде вопросов:

  • у кого находится устройство факсимиле?
  • насколько адекватно пользуется своими полномочиями лицо, которому доверили факсимиле?
  • где хранится факсимиле?

Факсимильная подпись разрешается

На основе анализа разнообразных правовых актов, регламентов и инструкций из разных регионов страны выделим документы, на которых можно поставить факсимильную подпись:

  • письма с поздравлениями, приветствиями и благодарностями;
  • почетные грамоты, пригласительные открытки, бумаги извещающего характера;
  • копии различных официальных бумаг;
  • квитанция по аккредитиву;
  • кассовая книга, приходный и расходный ордеры, книга учета денежных средств и др.;
  • документы по учету сырья и материалов;
  • ведомости и прочие документы, учитывающие заработную плату сотрудников;
  • ведомости и табели, учитывающие личный состав, отработанное время;
  • акт приемки или передачи работ и услуг;
  • удостоверения (правила и порядок употребления факсимиле для утверждения служебных удостоверений прописывается в соответствующих положениях и инструкциях);
  • наградные удостоверения;
  • различные патенты, свидетельства, сертификаты Федеральной службы по интеллектуальной собственности и другие документы этой службы;
  • свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
  • полисы обязательного медицинского страхования.

То есть, факсимиле можно употреблять, оформляя документы, не несущие крупной материальной ответственности

Факсимильная подпись запрещается

Употребление факсимиле имеет некоторые существенные запреты.

Запрещается утверждать факсимиле документы следующего типа:

  • законы, нормативные акты;
  • налоговые декларации;
  • трудовой договор;
  • письменное уполномочивание, доверенность;
  • вексельные документы;
  • различные платежные документы;
  • первичные учетные документы;
  • счета-фактуры;
  • конкурсные документы;
  • различные заявления физических и юридических лиц.

Нужно ли ставить печать на справке 2-НДФЛ с 2017 года?

В соответствии с Налоговым законодательством РФ юридические лица, в штате которых имеются наемные работники, должны предоставлять в налоговые органы справку о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ на каждого сотрудника в отдельности. Данный документ может быть направлен в одном из двух вариантов:

  1. На бумаге.
  2. В электронном виде.

В обоих случаях печать не ставится – документ заверяется живой или электронной подписью руководителя организации (либо его заместителя).Вопрос возник в связи с тем, что до недавнего времени законодательство России обязывало юридические лица проставлять “мокрую” печать на всех документах. Однако с 6 апреля 2015 года согласно Федеральному закону РФ № 82-ФЗ это требование стало необязательным. А в октябре того же года Приказом Федеральной налоговой инспекции Российской Федерации были введены новые правила заполнения формы 2-НДФЛ, согласно которым из самой формы была удалена строчка «М.П.» (место печати). Однако строгого запрета на проставление печати на справке 2-НДФЛ не существует. Не будет ошибкой оформления документа, если руководитель организаций поставит печать на этом документе, но делать это он не обязан.В 2017 году в законодательство РФ не было внесено никаких изменений относительно оформления этого документа, поэтому на вопрос, нужно ли ставить печать на справке 2-НДФЛ с 2017 года, ответ однозначный: нет.

Уничтожение и замена

В случаях, когда печать стала не нужна, ее нельзя просто выбросить. Печать необходимо уничтожить физически, причем сделать это можно двумя способами:

  1. Самостоятельно. По факту уничтожения комиссионно составляется Акт, в котором прописывается дата, адрес, присутствующие и причина уничтожения. Также в акте должен быть образец старого оттиска, способ приведения в негодность и вывод о невозможности употребления. После чего Акт подписывается всеми членами комиссии и хранится постоянно.
  2. Обращение в штемпельную мастерскую. При этом составляются Акт о передаче и заявление,  предоставляются вместе с доверенностью на уничтожение, копию паспорта руководителя и лица, уничтожающего печать. Документы, подтверждающие действие сторонней организацией, также хранятся постоянно.

Уничтожению подлежат печати при их замене на новые или при ликвидации общества.

Замену проводят по нескольким причинам:

  • переименование фирмы, изменение ее данных;
  • механический износ;
  • плановая замена;
  • утеря или кража.

Во всех случаях новое клише изготавливают только после уничтожения старого, а если эскиз не менялся, на новом проставляется знак «Д» – дубликат.

На утверждаю ставиться печать

Республики Беларусь.К числу таких нормативных актов относится инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, согласно требованиям которой проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей.В соответствии с СТБ 6.38-2004 подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, «связанных с расходованием денежных и материальных ценностей».Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004 определяют, что печать ставится на договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах, уставах (положениях) организаций, доверенностях, удостоверениях и др., а также во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц.

Раздел «Должностные обязанности» В разделе «Должностные обязанности» перечислите все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении. При составлении раздела можете использовать профессиональные стандарты, Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 298, и Квалификационный справочник, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37. В них приведен примерный перечень обязанностей различных должностей.

Раздел «Права» В разделе «Права» пропишите перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении должностных обязанностей.

Требования в 2020 году

В конце 2016 года Министерство Труда опубликовало ряд приказов:

Они прояснили спорные моменты и добавили новые нюансы. В некоторых вопросах теперь требуются дополнительные документы. Например, фирмам, у которых Уставом не предусмотрена печать, при составлении Справки о заработке для исчисления пособий сотруднику необходимо будет приложить документы, подтверждающие права должностных лиц, подписавших Справку, копию паспорта физического лица или свидетельство о государственной регистрации ИП.

Также при запросе в ФСС о подлинности уже выданной Справки сотруднику с прошлого места работы вместе с запросом нужно будет предоставить аналогичные документы на право его подписания.

А главное, решен самый спорный момент – наличие оттиска при заполнении трудовых книжек. Раньше Минтруда определяло обязательность его проставления, даже если организация отказалась от нее в своей деятельности, сейчас проставлять печать нужно только тем обществам, которые ее используют.

Остальные нормы и правила в 2020 году не изменились.

Везде ли разрешена цифровая подпись?

В соответствии со ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью. Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или иными нормативными правовыми актами устанавливается или подразумевается требование о составлении документа на бумажном носителе.

Таким образом, при соблюдении требований, установленных Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», первичные учетные документы могут оформляться и подписываться электронной цифровой подписью.

Что касается оформления в электронном виде и подписания электронно-цифровой подписью счетов-фактур, то согласно п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ (далее — Кодекс) счета-фактуры, реквизиты которых предусмотрены п. п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 Кодекса, первичными документами не являются, а служат основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном гл. 21 «Налог на добавленную стоимость» Кодекса. При этом этой же статьей Кодекса возможность использования электронно-цифровых подписей директора и главного бухгалтера не предусмотрена.

Кроме того, Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 N 914, также не предусмотрен порядок, позволяющий использовать электронно-цифровые подписи директора и главного бухгалтера организации.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и электронных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Статья 313 Кодекса определяет налоговый учет как систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Кодексом.

Учитывая вышеизложенное, можно предположить, что, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами, первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета могут составляться в электронном виде и заверяться электронной цифровой подписью лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления. Главное — соблюдать условия, установленные Законом N 1-ФЗ.

А.Агеев

Изготовление и способы защиты

Цена небольшая и зависит от степеней защиты. Изготавливать клише с изображением герба могут только сертифицированные организации.

Обычно самое простое клише и оснастка делаются 1–3 часа, но если организация ответственно и серьезно подходит к своей безопасности, стоит задуматься о ее защите. Экономия в этом случае может дорого обойтись, привести к убыткам.

При этом нужно предоставить копии:

  1. Устава.
  2. Свидетельства о государственной регистрации.
  3. Доверенности руководителя.
  4. Для АО – решение собрания акционеров.
  5. Если в оттиске планируется использовать товарный знак, то свидетельство о его регистрации.
  6. Ну и, конечно, заявление с прописанной причиной изготовления.

Многие фирмы-изготовители идут навстречу своим клиентам и существенно уменьшают перечень требуемых документов.

Способы защиты печатей:

  1. Микротекст – печать текста 0,5-0,8 мм.
  2. «Макраме» — гильоширная или тангирная сетки. Это сложный рисунок тонкими пересекающимися линиями менее 0,1 мм толщиной.
  3. Специальное искажение шрифта – имитация дефекта некоторых букв.
  4. Растровое поле – общепринятый способ, используемый в гербовых печатях.
  5. Полутоновые изображения.
  6. «Цербер» – УФ-метки, невидимые при обычном освещении.

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Образец письма-заявки на изготовление печати (штампа)
  • Приказ о смене печати предприятия
  • Образец приказа о печати предприятия
  • Акт приема-передачи печати

Защищенные такими способами клише сложно подделать фотополимерной технологией, которой обычно пользуются мошенники. Для лучшей защиты организации нужно соблюдать правила:

  • использовать несколько печатей, при необходимости сделать дополнительные;
  • периодически менять образец;
  • не употреблять клише из фотополимера;
  • совмещать несколько способов защиты при изготовлении, обращаться только к сертифицированным фирмам-изготовителям;
  • соблюдать инструкцию по применению;
  • назначить лицо, которое будет отвечать за хранение и передачу печатей.

Факсимильная подпись (факсимиле)

Действующее законодательство допускает использование факсимиле в деятельности хозяйствующих субъектов в случаях, установленных законом и/или предусмотренных соглашением сторон.

В таком случае, по нашему мнению, в товарных накладных (товарно-транспортных накладных) также может быть использовано факсимиле.

Аналогичной позиции придерживаются и суды. В Постановлении Второго ААС от 30.11.2015 N 02АП-9319/2015 был сделан вывод о том, что если товарная накладная содержит факсимиле подписи о получении покупателем товара, скрепленное печатью общества, то это подтверждает полномочия названного лица на получение товара от имени общества и свидетельствует о получении товара организацией. Суд также указал, что отсутствие в письменном договоре ссылки на возможность применения факсимиле или заключение между сторонами соответствующего соглашения в письменной форме не может являться формальным основанием для признания договора поставки незаключенным, не имеющим юридической силы.

В Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 01.03.2012 по делу N А82-3735/2011 указывается, что условия подписанного между сторонами договора и действующее законодательство не запрещают подписывать документы с помощью факсимиле.

Аналогичный вывод был сделан в Постановлении ФАС Центрального округа от 06.03.2014 по делу N А09-1662/2013, в котором поставка оборудования подтверждалась товарной накладной, которая была подписана факсимиле, без замечаний. Суд установил, что практика использования ответчиком факсимиле при оформлении документов, в том числе накладных и актов выполненных работ, подтверждается договором, товарной накладной и актом на выполнение работ, оказание услуг к нему.

Вместе с тем в постановлении ФАС Поволжского округа от 19.02.2010 по делу N А72-10043/2009 суд пришел к противоположному выводу, установив, что представленные в подтверждение факта выполнения работ и передачи их результата акт и накладная содержат в себе факсимильный оттиск подписи неуполномоченного лица. При этом отмечено, что в материалах дела отсутствуют доказательства того, что сторонами заключались какие-либо письменные соглашения об использовании при совершении сделки, в том числе при оформлении распорядительных писем, факсимильного воспроизведения подписи директора ответчика. Не содержит подобного условия и заключенный сторонами договор.

Таким образом, полагаем, что порядок применения факсимиле при оформлении товарных накладных (товарно-транспортных накладных) целесообразно установить в локальном акте организации. Также необходимо предусмотреть возможность использования факсимиле непосредственно в условиях договора при осуществлении взаимодействия с контрагентами.

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:

— Энциклопедия решений. Факсимильная подпись на счетах-фактурах.

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТГалимарданова Юлия

Контроль качества ответа: Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТаудитор, член РСА Горностаев Вячеслав

11 октября 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

Комментировать
0
12 просмотров