Расчёт отпускных в 2017-2018 году, примеры расчета при полном и неполном месяце

Вопрос о том, как рассчитать отпускные, заставлять волноваться не только бухгалтеров, но еще и руководителей, собственников бизнеса, индивидуальных предпринимателей. Закон четко указывает, что наниматель обязан предоставить работнику отпуск в 28 рабочих дней.

Как правильно рассчитать отпускные в 2016 году

Какие дни учитывать и не учитывать при расчете отпускных?

Когда рассчитывают и начисляют отпускные, важно учесть специфику праздничных/выходных дней.

ВАЖНО! В «идеальной» ситуации отпускные = размеру зарплаты за 1 месяц (если у вас в бизнесе нет ярко выраженного фактора сезонности, когда зарплата работников за месяц отличается в 3 раза).

НЕ учитываем при расчете дни болезни работника, поскольку выплаты в это время осуществляются за счет средств ФСС.

Дни выходных и праздников НЕ должны исключаться при начислении работнику отпускных.

ВНИМАНИЕ! В январе 2016 году Министерство финансов выпустило сенсационное письмо, в котором установило для бухгалтеров организаций интересные изменения. Письмо Минфина N 03-03-РЗ/27643 содержит следующие правила:

  1. Суммы начисленных отпускных включают в состав расходов, но делают это пропорционально дням отпуска, что приходятся на каждый отчетный период.
  2. Суммы начисленных работникам отпускных можно включать в состав расходов по налогу на прибыль, это осуществляется пропорционально дням отпуска, который приходится на отчетный период.
  3. Датой расходов предприятия признают дату начисления выплат сотруднику/сотрудникам.

Расчет отпускных в 2017 году

Расчет производят, если:

  1. Сотрудник проработал в организации год, ему по законодательству положен ежегодный отпуск.
  2. Сотрудник проработал у нанимателя меньше 1 года, теперь собирается в отпуск.
  3. Сотрудник увольняется, необходимо рассчитать и выплатить ему компенсацию за отпуск.

Перед отправлением в отпуск наниматель выплачивает «отпускные», рассчитанные на основе среднего заработка специалиста предприятия, умноженного на количество дней отпуска.

Как правильно рассчитать отпускные в 2016 году

Что такое средний заработок? Какие выплаты включены в него?

Постановление Правительства в 2007 году утвердило порядок исчисления среднего заработка и перечислило те выплаты, которые в него включаются.

ВКЛЮЧАЮТСЯ В РАСЧЕТ СРЕДНЕГО ЗАРАБОТКА НЕ ВКЛЮЧАЮТСЯ В РАСЧЕТ СРЕДНЕГО ЗАРАБОТКА
Заработная плата, начисленная в соответствии с положениями по тарифной ставке. Материальная помощь, которую получал работник.
Сдельная заработная плата. Оплата стоимости питания работника.
Заработная плата, начисленная за % от сделки. Оплата проезда работника.
Заработная плата в неденежной форме (выданная продуктами, к примеру). Оплата коммунальных услуг.
Надбавки и доплаты за выслугу лет, профессиональные достижения Оплата отдыха, профессионального обучения.
Премии и вознаграждения, установленные у нанимателя.
Выплаты за работу в особых условиях труда и прочие.

ВАЖНО! Обратите внимание, что в законодательстве список включаемых в расчет отпускных выплат является открытым, а список исключаемых выплат закрыт. Это значит, что все выплаты, которые не включены в исключаемые, должны быть учтены при расчетах среднего заработка работника.

Расчет отпускных в 2017 году при ежегодном оплачиваемом отпуске

Отпускные = средний дневной заработок (СДЗ) * количество дней отпуска

СДЗ = сумма начисленной заработной платы/12 месяцев / 29,3 специальный коэффициент

Пример расчета отпускных

За январь Сурин заработал 100 000 рублей, за февраль – 100 000, за март – 200 000 рублей, за апрель – 150 000, за май – 50 000, за июнь – 150 000, за июль – 50 000, за август – 50 000 рублей, за сентябрь – 70 000 рублей, за октябрь – 30 000 рублей, за ноябрь — 50 000, за декабрь 100 000. Чтобы рассчитать его СДЗ, необходимо суммировать все эти цифры.

100 000 + 100 000 + 200 000 + 150 000 + 50 000 + 150 000 + 50 000 + 50 000 + 70 000 + 30 000 + 50 000 + 100 000 = 1 100 000 рублей начисленного заработка за отработанный год. Далее порядок расчета прост:

1 100 000/12 = 91 667 рублей – это средний заработок нашего специалиста за 1 месяц.

91 667/29,3 = 3128, 6 рублей – тот самый средний заработок Сурина за 1 день.

Далее расчет отпускных прост: мы просто умножаем средний заработок Сурина за 1 день на количество календарных дней отпуска. В результате получается следующая ситуация: 3 128,6*28 дней отпуска = 87 560 рублей.

Как раз эту сумму и начисляют работнику. Начисление производится ДО ухода работника в отпуск. Выплата отпускных с нарушением сроков влечет наложение на организацию и должностных лиц штрафных санкций.

ВНИМАНИЕ! В организациях редко случается такое, чтобы сотрудники отрабатывали положенное время (календарный год), а после этого уходили в отпуск. Чаще всего приходится сталкиваться с неполной отработкой.

Сотрудник проработал у нанимателя меньше 1 года, теперь собирается в отпуск.

Пример расчета, если рабочий период был отработан не в полной мере из-за больничных и отпусков.

Итак:

  1. Сосчитать общее количество дней в отработанных ЦЕЛИКОМ месяцах (то есть с 1 числа и по 30/31; для февраля – с 1-го по 28/29). После этого используется формула: количество целых отработанных месяцев * на коэффициент 29,3.
  2. Просчитать, количество дней в тех месяцах, когда работник отработал НЕ ПОЛНОСТЬЮ (к примеру, брал отпуск за свой счет, уходил в отпуск и так далее). Для этого используем формулу. Коэффициент 29,3/на общее количество дней в нецелом календарном месяце * на количество отработанных сотрудником в указанном месяце дней.
  3. Складываем п.1 + п.2. Вам необходимо сосчитать ОБЩЕЕ КОЛИЧЕСТВО ДНЕЙ = дни в отработанных месяцах + дни в частично отработанных.
  4. Узнать СДЗ = начисленные выплаты/на общие дни выработки.

Порядок достаточно сложный, поэтому рассмотрим пример.

Кузькина работает в ООО «Кузькина мать», которое применяет УСН («упрощенку»). С 21 мая она берет себе отпуск продолжительностью 10 дней. Расчетный период конкретно по нашей ситуации начинается 1 мая 2015 года, а заканчивается 30 апреля 2016 годом. Но нам известно, что в июле 2015 года Кузькина была в ежегодном оплачиваемом отпуске продолжительностью 28 календарных дней. В ноябре 2015 года Кузькина была 10 дней на больничном. Все остальное время она исправно работала и получала заработную плату. Пример наш допускает, что за все время Кузькина получила 400 000 рублей, из них 30 000 рублей – это отпускные за июль 2015 г., а 10 000 рублей – больничный. Как новый закон предлагает рассчитать сумму?

Наш пример показывает, что полностью Кузькина отработала 10 месяцев в году (один месяц была в отпуске, а второй – на больничном). У нее есть 3 календарных дня в июле 2015 года, плюс еще 20 календарных дней в ноябре.

Как все рассчитать?

  1. Количество целых отработанных месяцев * на коэффициент 29,3. Это значит 10 месяцев * 29,3 = 293 дня рабочих.
  2. Коэффициент 29,3/на общее количество дней в нецелом календарном месяце * на количество отработанных в этом месяце дней. Считаем по июлю. 29,3/31 день*3 календарных дня = 2,835. Точно так же считаем по ноябрю 2015 года. 29,3/30 дней *20 календарных дней = 19,53 дня. Сумма по отработанным частично месяцам составляет 2,835 + 19,53 = 22,365 дня.
  3. Складываем п.1 + п.2 для подсчета общего количества дней. 293 + 22,365 = 315,3 дней. Округляем до 315 дней.
  4. Наш пример должен учитывать, что в сумму выплат НЕ ВКЛЮЧАЮТ больничные и отпускные. Поэтому нам необходимо от общей суммы отнять эти выплаты у нас получается 400 000 — 30 000 — 10 000 руб. = 360 000 руб.
  5. Теперь осталось посчитать размер среднедневного заработка Кузькиной. Для этого 360 000/315,3 полных дня = 1 141,769 рублей. Дело за малым: начислить отпускные.
  6. Рассчитываем размер отпускных. 1 141,769 * 10 дней отпуска, который хочет взять Кузькина. Получается, что мы должны начислить ей 11 418 рублей.

Как правильно рассчитать отпускные в 2016 году

Пример расчета отпускных при неполной отработке у нанимателя

Сотрудники, проработав меньше 12 месяцев, пользуются правом уйти в отпуск. Для начинающего бухгалтера это становится причиной вопросов и недоразумений: какая формула используется, какой коэффициент использовать, какие суммы учитывать, каков порядок исчисления и другие. Чтобы у вас не возникало вопросов, предоставляем пошаговый алгоритм расчета.

ВНИМАНИЕ! При определении размера отпускных необходимо использовать новый коэффициент – 29,3.

Иванова проработала у вас в организации 8 месяцев, теперь пишет заявление на отпуск продолжительностью 10 дней. В первом месяце она заработала 20 000 рублей, во втором – 15 000 рублей, в третьем – 5 000 рублей, в четвертом –15 000 рублей, в пятом – 25 000 рублей, в шестом – 35 000 рублей, в седьмом – 5 000 рублей, в восьмом – 10 000 рублей.

ИТОГО за 8 отработанных месяцев ей было начислено:

20 000 + 15 000 + 5 000 +15 000 + 25 000 + 35 000 + 5 000 + 10 000 рублей = 130 00 рублей. Что делает бухгалтер?

  1. Рассчитываем среднемесячный заработок Ивановой. Для этого 130 000 нужно разделить на количество проработанных полностью месяцев (у нас 8). Получается, что 130 000 рублей/8 отработанных месяцев = 16 250 рублей.
  2. Рассчитываем среднедневной заработок. Для этого 16 250/29,3 = 554,6 рублей.
  3. Рассчитываем размер положенных Ивановой отпускных. Для этого среднедневной заработок в 554,6 рублей умножаем на 10 дней отпуска. В результате получаем 5 546 рублей.

Выплата отпускных производится в установленные законодательством сроки, не забывайте об этом. Как не стоит забывать о надлежащем оформлении отпуска: приказ руководителя, подписи сторон обязательны. Приказы по отпускам хранятся в отдельной папке организации. Закон достаточно суров к юридическим лицам, которые ущемляют права своих работников.

Рабочие и праздничные дни в 2016 году

Порядок расчета компенсации за неиспользованный отпуск

Работник обязательно пишет заявление о предоставлении ему компенсации за неиспользованный отпуск. Такой же порядок используется и при увольнении и выплате компенсации.

ВАЖНО! Считается, что 1 полностью отработанный сотрудником месяц = 2,33 дня отпуска. Эта цифра была установлена легко: 28 положенных дней разделили на 12 месяцев в году и получили, что за каждый отработанный месяц сотруднику положено 2,33 дня отпуска. Порядок этот используется давно. При увольнении ваш сотрудник должен получить не только расчет (зарплаты, которую он заработал, но не получил), но и денежное возмещение за отпуск, который не был использован.

Принципы вычисления здесь примерно такие же, как и в предыдущих ситуациях. Единственное изменение: средний заработок за день нужно будет умножить на количество тех дней, которые ваш работник так и не использовал для отпуска.

Формула расчета денежной компенсации при увольнении выглядит следующим образом:

Количество полностью отработанных сотрудником месяцев * на коэффициент * на среднедневной заработок работника.

ВНИМАНИЕ! Количество полностью отработанных работником месяцев – это те месяцы, в которых он проработал более 15 дней. Если сотрудник проработал 14 дней и просит об увольнении в первой половине месяца, то этот месяц в подсчете НЕ УЧИТЫВАЕТСЯ!

Пример расчета суммы компенсации при увольнении или при заявлении работника

Допустим, Петрова проработала на предприятии 10 месяцев, а 8 числа написала заявление об увольнении по собственному желанию. За первый месяц она заработала 10 000 рублей, за второй – 10 000 рублей, за третий – 20 000 рублей, за четвертый – 18 000 рублей, за пятый – 12 000 рублей, за шестой – 7 000 рублей, за седьмой – 3 000 рублей, за восьмой – 2 000 рублей, за девятый – 8 000 рублей, за десятый – 10 000 рублей. ИТОГО:

10 000 + 10 000 + 20 000 + 18 000 + 12 000 + 7 000 + 3 000 + 2 000 + 8 000 + 10 000 = 100 000 рублей.

Ее среднедневной заработок составлял: 100 000 / 12 / 29,3 = 284, 4 рубля.

Поскольку она написала заявление об увольнении 8 числа, то отработанные ею в этот месяц 8 дней к расчету не принимаются.

Петрова проработала 10 полных месяцев, а за 1 месяц полагается 2,33 дня отпуска. Это значит, что Петровой необходимо будет выплатить полную компенсацию за 10 месяцев * 2,33 = 23,3 дня неиспользованного отпуска.

ВНИМАНИЕ! Новый закон четко указывает, что округление полученных в результате расчета цифр должно осуществляться В ПОЛЬЗУ РАБОТНИКА, а не по правилам математики. А это значит, что вы должны будете заплатить компенсацию за 24 (!) дня. Обращайте внимание на эту особенность и помните наш пример, чтобы соблюдать права работников и выплачивать им положенные суммы средств при увольнении.

Чтобы рассчитать положенные Петровой суммы, мы просто умножаем количество дней отпуска на среднедневной заработок:

24 * 284, 4 рубля = 6 826 рублей.

Эту сумму и начисляют, начисления, начисление производится в установленные законодательством сроки.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Указанные в расчетах суммы заработных плат/отпускных/больничных носят иллюстративный характер и используются для упрощения понимания сложных формул. Рядом с каждой формулой расчета (при полной отработке, при неполных днях, при увольнении) вы найдете пример расчета.

Рабочие дни в 2016 году

Популярные вопросы и ответы на них

Когда необходимо выплатить компенсации и сумму заработной платы при увольнении работника?

Статья 140 ТК точно указывает: выплата производится В ДЕНЬ УВОЛЬНЕНИЯ (если ваш работник не оспаривает сумму; при оспаривании действует немного другой порядок, но на практике сотрдуники редко прибегают к этому).

Как правильно предоставить работнику отпуск?

Не позже 17 декабря в организации составляется график отпусков. За 2 недели до отпуска издается приказ о предоставлении отпуска работнику, приказ отдается для ознакомления под роспись. Работник также может написать заявление о предоставлении этому сотрдунику ежегодного оплачиваемого отпуска (или же только его части в размере 10,12,14 или другого количества дней). За 3 дня до начала отпуска обязательно выплачиваются отпускные. Пример их грамотного расчета предоставлен выше.

Как учесть при предоставлении отпуска премии?

В размер среднего заработка включаются все премии, которые прописаны в положении об оплате труда и получены в расчетный период.

Пример. В июне 2017 г. гражданин Кукушкин написал заявление не предоставление ему основного отпуска продолжительностью 28 дней. В том же июне 2017 г. он получил от нанимателя премию по итогам работы во 2-м квартале. В таком случае расчетный период для отпускных понимается с 01.06.2016 года по 31.05.2017 года, а выплаченная премиальная не учитывается. Ее вы «захватите» при подсчете следующего отпуска.

С чем связаны нововведения при расчете отпускных в 2016 году?

Главная причина серьезных изменений – увеличение количества праздничных дней. Поэтому законодатель обязан был среагировать на изменения.

Какие начисления необходимо произвести на отпускные?

Отпускные облагаются всеми теми же обязательными платежами/взносами, что и обычная заработная плата. После расчета размера отпускных вам необходимо удержать НДФЛ, перечислить взнос в Пенсионный фонд, в Фонд социального страхования, в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и в другие органы (зависит от специфики деятельности предприятия).

Как бухгалтеру рассчитать отпускные, если в организации было повышение заработной платы?

Если в текущем периоде заработная плата повышалась для всех сотрудников предприятия, то в обязательном порядке производится индексация отпускных (это занимает время бухгалтера, но ничего не поделать). Если же повышение должностных окладов на предприятии коснулось только отдельных работников (или же только отдельных категорий работников), то индексацию производить не нужно.

ВАЖНО! Должностные оклады во время повышения могут увеличиваться на разные сумму (у кого-то на 100 рублей, у кого-то на 1 000 рублей!). Индексацию рассчитывают, опираясь на размер среднего заработка.

Грамотных расчетов!