No Image

Как правильно нумеровать документы

СОДЕРЖАНИЕ
0
169 просмотров
31 января 2021
array(3) {
  [0]=>
  array(49) {
    [0]=>
    string(113) "324f86911c73c8e2be0d2e37493c5cea.jpg"
    [1]=>
    string(113) "bcfc1e9c37145ef1bb5402c874e51528.png"
    [2]=>
    string(113) "2a7ac784e149332b476a5d96d194c6fa.png"
    [3]=>
    string(115) "0a314ae2fc7c19c1955e1f064a8f9228.jpeg"
    [4]=>
    string(113) "19ea02ecdce4cef387a00c554b4621bb.png"
    [5]=>
    string(115) "913bf862e329415c1d32b7e72904669f.jpeg"
    [6]=>
    string(113) "5df7a8bba204c46721ebce3473532c08.png"
    [7]=>
    string(115) "fd5849864bf69e7b4ad4ea8c3e3cedc7.jpeg"
    [8]=>
    string(115) "f204ef7306bbac679a506b39fcbb8256.jpeg"
    [9]=>
    string(113) "6dfcbd04e2a20527c2a0d1f77580542b.gif"
    [10]=>
    string(115) "7df1d3592ea2c53460be35aa40796857.jpeg"
    [11]=>
    string(115) "d7e7ab37d163620d0047965570cf84e0.jpeg"
    [12]=>
    string(115) "458205d6996d9d651aed210b459ad3b2.jpeg"
    [13]=>
    string(115) "11627179aca9872e39e56d05a8a39d0f.jpeg"
    [14]=>
    string(115) "089135543abfe45a3481da897c112535.jpeg"
    [15]=>
    string(115) "611ccc1f36c1fe67903a850d529e88d5.jpeg"
    [16]=>
    string(115) "b85ac321dcc11eba084e99f42b43a796.jpeg"
    [17]=>
    string(115) "e5de76ce813db67c67b7395a11121dc2.jpeg"
    [18]=>
    string(113) "0072f7ca9dd4bfaf56e95357231ccda1.png"
    [19]=>
    string(115) "2218520618f7d24fc143c44cbb2f7f8b.jpeg"
    [20]=>
    string(115) "bedde806331dda22fab63856e1904b2e.jpeg"
    [21]=>
    string(115) "97f6be9294607d050c0b13c7fbf7eedc.jpeg"
    [22]=>
    string(115) "be96a4732f94450cabe92a089a7a60c6.jpeg"
    [23]=>
    string(115) "abfee6e286a6a06c325dacbf442c9aa9.jpeg"
    [24]=>
    string(115) "e58284e91c9af225dfd335a11bcc0f31.jpeg"
    [25]=>
    string(115) "7502cc1641f7d19773f76bc243c80b30.jpeg"
    [26]=>
    string(115) "2087859b00cafe5d94cf1d66f00a09f6.jpeg"
    [27]=>
    string(115) "0e0a19bdc8bceae67c8e689afc9aeb54.jpeg"
    [28]=>
    string(115) "f91ec7a3321d55d6c80d6feddf6c95c3.jpeg"
    [29]=>
    string(115) "23c53641d05ae74cf96fc3706f89a45c.jpeg"
    [30]=>
    string(113) "51eebd27a11041b42b2e32377f736e66.png"
    [31]=>
    string(115) "7768469f492ec836b492f83c199e736f.jpeg"
    [32]=>
    string(115) "ab8b7edba0a38847835c58ffb12c9ac7.jpeg"
    [33]=>
    string(115) "39861d255f24a65d0ffaf8996065ac9e.jpeg"
    [34]=>
    string(115) "24af205559248f57a850b54d9bf6d064.jpeg"
    [35]=>
    string(113) "fba26f26f8ab73f1e15d6a45bc0176c2.png"
    [36]=>
    string(115) "f71bccd359b3a3757397d542b4cf79c4.jpeg"
    [37]=>
    string(113) "4f553cfae24fd5097b34ae1e328a7f86.gif"
    [38]=>
    string(113) "b462da5ff7854bb68dc45fb722b9563d.png"
    [39]=>
    string(115) "64259457d3bea9db1cf2bca6d3012e1d.jpeg"
    [40]=>
    string(113) "4bac40b7cc197a89c69e693c536f610a.png"
    [41]=>
    string(115) "ccc10bb10c58856c27e02b9629944960.jpeg"
    [42]=>
    string(115) "8514ea093c333caf3ac7d70103c852ef.jpeg"
    [43]=>
    string(115) "2acf9fbe503ee5494a56cdc785d1b129.jpeg"
    [44]=>
    string(115) "6910aa6fc41f67f740bbd3fe853d57ba.jpeg"
    [45]=>
    string(115) "c456ac03b3fcd1e7f0f49f2e758ad418.jpeg"
    [46]=>
    string(115) "11f6dafd81f1f6e305879270572092ea.jpeg"
    [47]=>
    string(115) "8128e988cfdf691b1ff66e15e7721e64.jpeg"
    [48]=>
    string(115) "711739de7c7b2ce4922b2db5846a6c8c.jpeg"
  }
  [1]=>
  array(49) {
    [0]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/3/2/4/324f86911c73c8e2be0d2e37493c5cea.jpg"
    [1]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/b/c/f/bcfc1e9c37145ef1bb5402c874e51528.png"
    [2]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/2/a/7/2a7ac784e149332b476a5d96d194c6fa.png"
    [3]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/0/a/3/0a314ae2fc7c19c1955e1f064a8f9228.jpeg"
    [4]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/1/9/e/19ea02ecdce4cef387a00c554b4621bb.png"
    [5]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/9/1/3/913bf862e329415c1d32b7e72904669f.jpeg"
    [6]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/5/d/f/5df7a8bba204c46721ebce3473532c08.png"
    [7]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/f/d/5/fd5849864bf69e7b4ad4ea8c3e3cedc7.jpeg"
    [8]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/f/2/0/f204ef7306bbac679a506b39fcbb8256.jpeg"
    [9]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/6/d/f/6dfcbd04e2a20527c2a0d1f77580542b.gif"
    [10]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/7/d/f/7df1d3592ea2c53460be35aa40796857.jpeg"
    [11]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/d/7/e/d7e7ab37d163620d0047965570cf84e0.jpeg"
    [12]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/4/5/8/458205d6996d9d651aed210b459ad3b2.jpeg"
    [13]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/1/1/6/11627179aca9872e39e56d05a8a39d0f.jpeg"
    [14]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/0/8/9/089135543abfe45a3481da897c112535.jpeg"
    [15]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/6/1/1/611ccc1f36c1fe67903a850d529e88d5.jpeg"
    [16]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/b/8/5/b85ac321dcc11eba084e99f42b43a796.jpeg"
    [17]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/e/5/d/e5de76ce813db67c67b7395a11121dc2.jpeg"
    [18]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/0/0/7/0072f7ca9dd4bfaf56e95357231ccda1.png"
    [19]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/2/2/1/2218520618f7d24fc143c44cbb2f7f8b.jpeg"
    [20]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/b/e/d/bedde806331dda22fab63856e1904b2e.jpeg"
    [21]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/9/7/f/97f6be9294607d050c0b13c7fbf7eedc.jpeg"
    [22]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/b/e/9/be96a4732f94450cabe92a089a7a60c6.jpeg"
    [23]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/a/b/f/abfee6e286a6a06c325dacbf442c9aa9.jpeg"
    [24]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/e/5/8/e58284e91c9af225dfd335a11bcc0f31.jpeg"
    [25]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/7/5/0/7502cc1641f7d19773f76bc243c80b30.jpeg"
    [26]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/2/0/8/2087859b00cafe5d94cf1d66f00a09f6.jpeg"
    [27]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/0/e/0/0e0a19bdc8bceae67c8e689afc9aeb54.jpeg"
    [28]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/f/9/1/f91ec7a3321d55d6c80d6feddf6c95c3.jpeg"
    [29]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/2/3/c/23c53641d05ae74cf96fc3706f89a45c.jpeg"
    [30]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/5/1/e/51eebd27a11041b42b2e32377f736e66.png"
    [31]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/7/7/6/7768469f492ec836b492f83c199e736f.jpeg"
    [32]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/a/b/8/ab8b7edba0a38847835c58ffb12c9ac7.jpeg"
    [33]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/3/9/8/39861d255f24a65d0ffaf8996065ac9e.jpeg"
    [34]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/2/4/a/24af205559248f57a850b54d9bf6d064.jpeg"
    [35]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/f/b/a/fba26f26f8ab73f1e15d6a45bc0176c2.png"
    [36]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/f/7/1/f71bccd359b3a3757397d542b4cf79c4.jpeg"
    [37]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/4/f/5/4f553cfae24fd5097b34ae1e328a7f86.gif"
    [38]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/b/4/6/b462da5ff7854bb68dc45fb722b9563d.png"
    [39]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/6/4/2/64259457d3bea9db1cf2bca6d3012e1d.jpeg"
    [40]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/4/b/a/4bac40b7cc197a89c69e693c536f610a.png"
    [41]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/c/c/c/ccc10bb10c58856c27e02b9629944960.jpeg"
    [42]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/8/5/1/8514ea093c333caf3ac7d70103c852ef.jpeg"
    [43]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/2/a/c/2acf9fbe503ee5494a56cdc785d1b129.jpeg"
    [44]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/6/9/1/6910aa6fc41f67f740bbd3fe853d57ba.jpeg"
    [45]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/c/4/5/c456ac03b3fcd1e7f0f49f2e758ad418.jpeg"
    [46]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/1/1/f/11f6dafd81f1f6e305879270572092ea.jpeg"
    [47]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/8/1/2/8128e988cfdf691b1ff66e15e7721e64.jpeg"
    [48]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/7/1/1/711739de7c7b2ce4922b2db5846a6c8c.jpeg"
  }
  [2]=>
  array(49) {
    [0]=>
    string(36) "324f86911c73c8e2be0d2e37493c5cea.jpg"
    [1]=>
    string(36) "bcfc1e9c37145ef1bb5402c874e51528.png"
    [2]=>
    string(36) "2a7ac784e149332b476a5d96d194c6fa.png"
    [3]=>
    string(37) "0a314ae2fc7c19c1955e1f064a8f9228.jpeg"
    [4]=>
    string(36) "19ea02ecdce4cef387a00c554b4621bb.png"
    [5]=>
    string(37) "913bf862e329415c1d32b7e72904669f.jpeg"
    [6]=>
    string(36) "5df7a8bba204c46721ebce3473532c08.png"
    [7]=>
    string(37) "fd5849864bf69e7b4ad4ea8c3e3cedc7.jpeg"
    [8]=>
    string(37) "f204ef7306bbac679a506b39fcbb8256.jpeg"
    [9]=>
    string(36) "6dfcbd04e2a20527c2a0d1f77580542b.gif"
    [10]=>
    string(37) "7df1d3592ea2c53460be35aa40796857.jpeg"
    [11]=>
    string(37) "d7e7ab37d163620d0047965570cf84e0.jpeg"
    [12]=>
    string(37) "458205d6996d9d651aed210b459ad3b2.jpeg"
    [13]=>
    string(37) "11627179aca9872e39e56d05a8a39d0f.jpeg"
    [14]=>
    string(37) "089135543abfe45a3481da897c112535.jpeg"
    [15]=>
    string(37) "611ccc1f36c1fe67903a850d529e88d5.jpeg"
    [16]=>
    string(37) "b85ac321dcc11eba084e99f42b43a796.jpeg"
    [17]=>
    string(37) "e5de76ce813db67c67b7395a11121dc2.jpeg"
    [18]=>
    string(36) "0072f7ca9dd4bfaf56e95357231ccda1.png"
    [19]=>
    string(37) "2218520618f7d24fc143c44cbb2f7f8b.jpeg"
    [20]=>
    string(37) "bedde806331dda22fab63856e1904b2e.jpeg"
    [21]=>
    string(37) "97f6be9294607d050c0b13c7fbf7eedc.jpeg"
    [22]=>
    string(37) "be96a4732f94450cabe92a089a7a60c6.jpeg"
    [23]=>
    string(37) "abfee6e286a6a06c325dacbf442c9aa9.jpeg"
    [24]=>
    string(37) "e58284e91c9af225dfd335a11bcc0f31.jpeg"
    [25]=>
    string(37) "7502cc1641f7d19773f76bc243c80b30.jpeg"
    [26]=>
    string(37) "2087859b00cafe5d94cf1d66f00a09f6.jpeg"
    [27]=>
    string(37) "0e0a19bdc8bceae67c8e689afc9aeb54.jpeg"
    [28]=>
    string(37) "f91ec7a3321d55d6c80d6feddf6c95c3.jpeg"
    [29]=>
    string(37) "23c53641d05ae74cf96fc3706f89a45c.jpeg"
    [30]=>
    string(36) "51eebd27a11041b42b2e32377f736e66.png"
    [31]=>
    string(37) "7768469f492ec836b492f83c199e736f.jpeg"
    [32]=>
    string(37) "ab8b7edba0a38847835c58ffb12c9ac7.jpeg"
    [33]=>
    string(37) "39861d255f24a65d0ffaf8996065ac9e.jpeg"
    [34]=>
    string(37) "24af205559248f57a850b54d9bf6d064.jpeg"
    [35]=>
    string(36) "fba26f26f8ab73f1e15d6a45bc0176c2.png"
    [36]=>
    string(37) "f71bccd359b3a3757397d542b4cf79c4.jpeg"
    [37]=>
    string(36) "4f553cfae24fd5097b34ae1e328a7f86.gif"
    [38]=>
    string(36) "b462da5ff7854bb68dc45fb722b9563d.png"
    [39]=>
    string(37) "64259457d3bea9db1cf2bca6d3012e1d.jpeg"
    [40]=>
    string(36) "4bac40b7cc197a89c69e693c536f610a.png"
    [41]=>
    string(37) "ccc10bb10c58856c27e02b9629944960.jpeg"
    [42]=>
    string(37) "8514ea093c333caf3ac7d70103c852ef.jpeg"
    [43]=>
    string(37) "2acf9fbe503ee5494a56cdc785d1b129.jpeg"
    [44]=>
    string(37) "6910aa6fc41f67f740bbd3fe853d57ba.jpeg"
    [45]=>
    string(37) "c456ac03b3fcd1e7f0f49f2e758ad418.jpeg"
    [46]=>
    string(37) "11f6dafd81f1f6e305879270572092ea.jpeg"
    [47]=>
    string(37) "8128e988cfdf691b1ff66e15e7721e64.jpeg"
    [48]=>
    string(37) "711739de7c7b2ce4922b2db5846a6c8c.jpeg"
  }
}

Пошаговое руководство по прошивке

Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.

При прошивке документов соблюдается такая последовательность:

  • Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
  • Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
  • Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
  • Следующий шаг – это проделывание дырок. После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.

Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.

  • Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
  • Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
  • Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:

В деле прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ___( _______) листов

Подпись _________________(должность, фамилия и инициалы)

Теперь нужно пронумеровать документы. Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом. Ставить чернилами не разрешается. Номера не должны закрывать текст.

Нумерация строго регламентирована:

Ко всем прошитым комплектам документов прилагается лист-опись, в которой указываются:

  • название организации;
  • наименование документа;
  • дата составления;
  • оглавление (аннотация цели подготовки) содержащее короткое перечисление вложенных материалов4
  • количество листов;
  • сроки хранения;

и указывается (обязательно!) составитель (его должность, фамилия), и его подпись.

  • Согласно правилам на описи не ставится номер.
  • Дело, подготовленное для сдачи в архив, снабжается обложкой 229×324 см (обязательно), при вложении нестандартных материалов, обложка соответствует реальным параметрам.

Как сшить документы для налоговой по требованию

В налоговую нужно предоставлять документы либо в оригинале, либо правильно подготовленные и заверенные копии.

  • Документы должны быть сложены по периодам.
  • В подготовленной папке должна находиться опись.
  • Папка сшивается по схеме 3. Полное описание 
  • В папке для проверки можно сшить не более 150 страниц.
  • Нумеруют со страницы следующей за описью.
  • Сшивку выполняют в несколько слоев нитки. Минимально две, максимально четыре.
  • Формирование узелка и размещение фиксатора только на тыльной стороне папки.
  • Листик/фиксатор имеет прямоугольную форму 5 на 5 см.
  • Заверение фиксатора выполняется по стандартам ГОСТа. Ознакомьтесь с правилами и 

Важно! Передавая сшитую папку инспектору, обязательно приложите сопроводительный лист. В нем указывается полный перечень предоставленных документов, инспекция, в которую предоставляется папка

Инспектор имеет права запросить оригиналы для проверки копий. Предоставляется папка только с поверкой, правильно сшитая. В противном случае ее вернут на доработку. Согласно постановлению Минфина от конца 2015 года, заверяется вся сшивка целиком на последней странице. Подпись и печать ставят только в оригинале, иначе рискуете получать штраф в сумме 200 р.

Заверять папку могут только уполномоченные лица, либо руководители. Полномочия прописываются в приказе, либо инструкции. Доверенность от руководителя не дает права подписи.

Важно! Предоставить заверенную папку с копиями можно только при наличии оригиналов. В предоставляемом сопроводительном листе обязательно указывается место хранения оригинала

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

Видео, в котором показано как  сшиваются документы нитками через 2 дырки:

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

  1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа
  1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа
  1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки
  1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны
  1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности. Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

  1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.
  1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.
  1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
  1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
  1. В крайний прокол с тыльной стороны
  1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
  1. И соединяем концы нитки
  1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
  1. Остается завязать нитку узлом
  1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и  наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

Видео — как сшить дело на 4 дырки:

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

Видео — образец сшивки документов через уголок:

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Необходимые материалы для прошивки документов

Существует несколько способов сшивать документы. Выбор зависит от требований руководства, назначения дела и приспособлений, которые есть в вашем распоряжении.

  • Классически листы скрепляют нитью. Так обычно прошивают небольшой объем документации. Для прошивки таким способом используют иглу или дырокол. После нитку закрепляют наклейкой с заверительной надписью.
  • Чтобы скреплять объемные папки применяют шуруповерт или плотную веревку;
  • В некоторых случаях можно использовать специальное оборудование — станок для прошивки документов или переплетную машинку. Так сшивают листы чаще всего в типографии.

Аппарат для прошивки документов

Брошюровочные машины или биндеры значительно ускоряют процесс сшивания документации. Подобные устройства для прошивки документов позволяют скреплять довольное большое количество листов с помощью пластиковой или металлической пружины. При креплении на пластик папку можно легко расшить.

В некоторых случаях, например при оформлении тендерной документации, целесообразно использовать термобиндер. Это устройство для клеевого бесшовного скрепления. Такое скрепление оптимально для большого количества листов (более 80-100). Довольно распространена прошивка документов металлическими или пластиковыми люверсами. Широко применяются также брошюровочно-переплетные станки, которые позволяют выполнить классическое сшивание иглой и нитью. Использование переплетной машинки оптимально для прошивки большинства официальных документов.

Нитки для прошивки документов

Для сшивания, как правило, используют банковский шпагат, лавсановую ленту или специальные прошивные нитки. Если этих материалов под рукой не оказалось, можно воспользоваться обычными суровыми нитками. Если листы прошивают хлопчатобумажной швейной нитью, ее складывают в несколько раз, чтобы крепление было более надежным.

Иногда при выборе ниток, можно увидеть в названии аббревиатуру «ЛШ». Например, нить лавсановая для прошивки документов ЛШ-210. Это обозначение вида нити и ее линейная плотность. Такая маркировка означает, что нить изготовлена из полиэфирных волокон и имеет плотность 210 текс. Такие нитки устойчивы к кислоте, органическим растворителям, большинству слабых щелочей, микроорганизмам и плесени, повышенной влажности, перепадам температур. Они долговечны и удобны в использовании.        

Наклейки для прошивки документов

Наклейки необходимы для того, чтобы закрепить нить на обратной стороне подшивки. Они содержат информацию о количестве листов и выполняют функцию печати, подтверждающей неизменность документации. К оформлению подобных стикеров существует ряд требований:

  • Бумажная наклейка имеет прямоугольную форму размером 60х40 мм.
  • При приклеивании наклейки узелок ниток убирается под нее, а концы остаются свободными.
  • Обязательна надпись «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью _____ листов», где вместо прочерка ставят количество листов.
  • Необходимо оставить свободное место для отметки с указанием должности ответственного лица, его ФИО, подписи и даты подписания.
  • Наклейка заверяется печатью, оттиск которой должен частично попадать на саму подшивку.

Подшивка документов в архив

Сдача документов в архив предполагает их полное и частичное оформление. Полное – для дел, которые хранятся постоянно и временно (более 10 лет). Частичное – для дел временного хранения (до 10 лет включительно).

Если речь идет о документах, которые будут передаваться в архив, то обязательно нужно сделать обложку для дела. Обычно ее делают из папки «Дело» или из картона. Дела, которые передаются на хранение в государственный архив, должны обкладываться в бескислотный картон.

Полное оформление дела предполагает, помимо стандартных правил, соблюдение Приказа Росархива, а именно:

  • оформление обложки по установленной форме;
  • составление листа-заверителя по форме;
  • внутренней описи документов по форме.

Все бланки форм можно найти в приказе.

Архив документов

На обложке будет указано: название организации, структурное подразделение, номер дела согласно с номенклатурой дел, название дела, дата его заведения и окончания, количество листов в деле, срок хранения дела.

Для документов с частичным оформлением можно не делать:

  • нумерацию листов;
  • складывание листов по порядку;
  • прошивать нитками, а хранить в папке-скоросшивателе.

Прошивка документов

  • нумерация распространяется только на листы, исключая страницы;
  • номер прописывается таким образом, чтобы он находился в верхнем углу страницы (справа) без захода на текст листа;
  • при нумерации писем первый элемент учета – конверт, а затем все находящиеся в нем листы;
  • если один документ состоит из двух и более томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
  • при оформлении приложения в виде отдельной пачки учет содержащихся в ней листов ведется отдельно от главного документа;
  • если какие-то листы уже имеют свою нумерацию, то это не исключает обязательность нумерации на общих основаниях;
  • в случае с картами, размещенными на нескольких склеенных листах (от двух), учет организуется с позиции того, что это один лист, с соблюдением обязательности указания в примечании количества используемых листов;
  • нумерация диаграмм, чертежей и других подобных документов производится с их оборотной стороны в левом верхнем углу;
  • подшивка большеформатных листов производится за одну сторону, а номер проставляется таким образом, чтобы он находился в правом углу применительно к верхней части документа в развернутом виде;
  • фотографии, справки и чеки являются самостоятельными документами, если их крепление к листу осуществляется лишь с одной стороны;
  • на одном листе может быть наклеено несколько документов (от двух), если это так, то следует его учитывать как один, отражая информацию об этом в примечании и на обороте такого листа;
  • нумерация производится посредством арабских цифр;
  • в отношении листа с описью нумерация не применяется.

Подготовка бумаг, имеющих юридическую силу, – это ответственный процесс, осуществление которого не допускает вероятность каких-либо ошибок. Здесь важна правильность выполнения процедуры прошивки. Отсутствие качественного скрепления бумаг может обернуться против вас: возникает возможность изъятия или замены некоторых листов со стороны заинтересованных в этом лиц.

Точка зрения законодательных структур

Необходимо отметить, что нет единого утвержденного порядка, который бы регламентировал порядок подшивки документов. Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли.

Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. В финансовой сфере — Инструкцией ЦБ России, в налоговом Министерстве — Методическими разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003 , есть еще Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года , который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству а также ГОСТ Р 51141 .

Все они регламентируют, в целом, единый порядок прошивки материалов. Используя его, вы избежите немало проволочек и сбережете свое время.

Ответственность

Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению. Прошивка и нумерация документации — это совсем не прихоть, а защита от внесения незаконных изменений, путём вырывания/добавления страниц и прочих несанкционированных действий

Нужно ли прошивать журналы в частной конторе? Ответ утвердительный

Совершенно не важно, какая форма собственности у организации, проверка может запросто явиться и к рядовому индивидуальному предпринимателю, ведь закон для всех один

При приёме на работу секретаря или делопроизводителя лучше сразу уточнить, умеет ли кандидат прошивать книги и как делает это? Если с ответом на данный вопрос возникнут сложности, имейте в виду: надёжным партнёром этот соискатель не станет, ведь навык прошивки не менее важен, чем умение правильно писать письма либо быстро набирать на компьютере тексты «слепым десятипальцевым методом». И радует то, что знание это легко можно получить, однажды разобравшись с этим вопросом.

В некоторых структурах, например силовых, внутренняя проверяющая служба всегда проводит ревизию с особым пристрастием, и в первую очередь смотрит на то, оформлены ли журналы надлежащим образом, проверяют даже шнуровку конспектов личного состава!

Все кассовые журналы должны прошиваться в первую очередь, всё, что касается финансов, всегда в фокусе контрольных служб. Следует прошить и книгу жалоб, и книги учёта приказов, и журналы для отметок о входящей/исходящей корреспонденции и прочего.

Некоторые журналы ведутся на предприятиях годами, в этих случаях бывает, что нить прошивки помогает книге просто не развалиться на составляющие части от старости.

Сроки предоставления документов

Истребованные налоговыми органами документы во время камерных и выездных проверок предоставляют в десятидневный срок (20 дней для консолидированной группы). Если такой возможности нет, то просят отсрочку. Делают это на следующий день после получения требования. Обязательно указывают причины и новые сроки. По закону налоговики не имеют право отказать в продлении срока при ходатайстве налогоплательщика. ИФНС сама определяет период продления, учитывая причины, объемы и др.

При встречной проверке срок сокращают до 5 дней. Но его так же можно продлить при предъявлении ходатайства.

Как сшивать нитками — пошаговая инструкция

Перед началом процедуры удалите все скрепки и скобы от степлера. Систематизируйте бумаги по датам или по значимости и пронумеруйте каждый лист. Если дело состоит из множества листов, то соедините все специальными скрепками и приступайте к прошиванию. Приготовьте необходимые инструменты и материалы. Вам понадобятся:

  1. Нитки. Лучше использовать капроновые.
  2. Иголка. Размер подбирают в зависимости от толщины сшиваемых регистров.
  3. Бумажный клей.
  4. Лист чистой бумаги.
  5. Картонный или бумажный скоросшиватель.

Соблюдайте установленный порядок — инструкцию пошагово, как правильно сшивать документы ниткой с фото и пояснениями:

Шаг 1. Удалить скрепки, скобы.

Шаг 2. Аккуратно и ровно разложите листы, проверьте нумерацию.

Шаг 3. В зависимости от толщины получившейся пачки возьмите шило или иголку и, отступив от края, сделайте сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5 — 3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие сделайте по центру.

Шаг 4. Возьмите нитку длиной 70 — 80 сантиметров (длина зависит от толщины стопки).

Шаг 5. Вденьте иголку снизу с тыльной стороны бумаги в центральное отверстие.

Шаг 6. Проведите сверху в крайнее верхнее отверстие.

Шаг 7. Затем через обратную сторону в крайнее нижнее отверстие.

Шаг 8. Вернитесь в центральное отверстие через лицевую сторону.

Шаг 9. После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если сшивается папка с большим количеством листов, то сшейте бумаги несколько раз — для их закрепления.

Шаг 10. Завяжите узел на обороте. Получается остаток длиной не менее 8 сантиметров.

Шаг 11. На получившийся узел наклейте отрезок бумаги в виде прямоугольника. На нем заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов. Директор____Фамилия И.О.» (или иную должность руководителя по уставной документации).

На прошитом документе поставьте подпись и печать: одна часть подписи и печати попадет на лист бумаги, другая — на тыльную сторону документации.

Если вам требуется прошить большое количество листов одновременно, сделайте не менее 4 отверстий. Крепкий сшив — это гарантия надежности при хранении документа. Посмотрите видеоинструкцию о том, как прошить журнал нитками упрощенным способом прошивки.

Как правильно прошивать документы по ГОСТу?

Законодательством РФ не прописаны нормативные акты, регламентирующие правила прошивки документации. Однако каждый делопроизводитель знает, что существует ряд инструкций, благодаря которым получится упорядочить и прошить важные бумаги.

К этим инструкциям относятся:

  • ГОСТ Р51141, «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
  • методические рекомендации по делопроизводству;
  • инструкция Центробанка России с нормами ведения делопроизводства;
  • Приказ Министерства культуры Российской Федерации с утверждением типовой инструкции делопроизводства;
  • утвержденные налоговым Министерством методические разъяснения по ведению и заполнению отдельных материалов.

Важно соблюдать основные правила. Если будет допущена ошибка, то бумаги будут возвращены для устранения неточностей.

Подготовка документов к сшиванию

Начнем с того, что любые документы должны быть прошиты аккуратно. Делопроизводитель обязан следить за соблюдением всех норм. Именно он несет ответственность за документацию предприятия.

До того, как начать процедуру сшивания, уделите внимание обложкам для каждого вида папок. Они классифицируются по типу дел, хранящихся в них:

  • стандартные (под ними сшиваются листы стандартных размеров);
  • нестандартные
  • для длительного хранения (произвольный формат, но особо прочный картон. Дела в таких папках хранятся более 25 лет).

По ГОСТу на обложках папок должны быть прописаны:

  • название организации;
  • название подразделения;
  • индекс дела;
  • заголовок;
  • срок хранения;
  • номер тома;
  • количество листов;
  • дата составления;
  • опись.

Основные принципы комплектации прошитых дел:

  • пачка должна соответствовать размеру не более 4-см, а количество листов не должно быть более 250;
  • стандартные размеры архивной книги – 32×23 см;
  • первая страница должна оставаться чистой для составления описи дел.

Следующим шагом будет проставление нумерации для каждой страницы. Проставленная нумерация помещается в правый верхний угол лицевой стороны страницы. Опись при нумерации не учитывается. Все иллюстрации должны нумероваться с другой стороны листка.

Важно знать: неподходящие по размеру листы могут сворачиваться, а затем подшиваться за один край. Это считается за один лист

Свернутые и подшитые за середину, при нумерации обозначаются как два листа.

Какие материалы могут потребоваться?

Классический способ для прошивки дел, отчетности, протоколов и актов требует наличие следующих материалов:

  • иголки разных диаметров, шила, дырокола;
  • картона для обложки;
  • небольшая бирка для заверения;
  • ножниц и клея;
  • печати.

Процесс сшивания документов

Состоит из трех этапов:

Подготовка. На этом этапе делопроизводитель должен сложить документы в ровные стопки и сделать 2 симметричных вертикальных отверстия

Если дела представляют особую важность, то используют прошивание в 5 отверстий.
Прошивание. На этом этапе потребуется толстая нить, шпагат или лента

Бумаги прошиваются два раза, хвосты выводят наружу и связывают в узел.
Заверение. Последний этап заключается в том, что на хвосты узла наклеивается бумажная бирка. На этой бирке должно быть описано количество прошитых бумаг, проставлена роспись и инициалы делопроизводителя. Последним шагом будет простановка печати предприятия. Подпись и печать проставляется после того, как канцелярский клей высохнет. Для особо значимых документов, подпись и печать заливается клеем.

Опись – всему голова

Каждый отдельно прошитый комплект документов обязательно снабжается описью, которая должна содержать определенную информацию, а именно:

  • наименование документа;
  • дату составления описи;
  • заголовок и аннотацию (в ней поясняется, для каких целей нужен данный комплект документации);
  • перечисление всех имеющихся в подшивке документов (для каждого указывается количество листов);
  • фамилию, должность и подпись ответственного лица – составителя описи.

Опись не подлежит нумерации и может иметь следующий вид:

Закрытое акционерное общество

п/п

Дата документа
Заголовок документа
Номера

листов

Количество листов
Примечание
1

2

3

Итого ______________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Делопроизводитель ____________________ Петрова А.И.

Где регистрируются несчастные случаи на производстве при особых ситуациях

Виды происшествий несчастных случаев на производстве

Особые случаи, сопряженные с дополнительным документированием — это:

  • острые отравления, требующие помимо вышеперечисленных надзорных инстанций письменно известить Санэпиднадзор;
  • травматизм с последствиями — имеются в виду тяжелый вред здоровью либо летальный исход. Накладывает на руководителя предприятия обязанность включить в работу комиссии по расследованию инцидента представителей профсоюзных и иных негосударственных организаций;
  • групповой травматизм на судне. В этой ситуации капитан корабля должен незамедлительно известить собственника борта, на которого ложится срочная отправка извещений во все надзорные органы. Если ЧП имело место в иностранных территориальных водах, капитан также обязан обеспечить передачу сведений об инциденте в российское посольство / консульство. Если пострадали члены экипажа корабля, использующего ядерное топливо, судовладелец дополнительно извещает орган атомного надзора.


Факт несчастного случая

Документы, которые требуют подобного оформления

В каждом учреждении и предприятии документация прошивается по каждому из подразделений. Персонал отдела кадров систематизирует и архивирует документы по итогам прошедшего года.

Архивации подлежат такие документы, как:

  • приказы по предприятию;
  • штатное расписание.

Работники бухгалтерского отдела архивируют следующие:

  • авансовые отчеты;
  • кассовые книги;
  • товарно-транспортные накладные;
  • путевые листы;
  • акты выполненных работ;
  • расчетно-зарплатные ведомости.

Для сшивания документации существуют различные приспособления, такие как:

  • степлер;
  • дырокол;
  • шило;
  • нитки;
  • клей канцелярский.

Они прошиваются либо вручную либо специальными приспособлениями.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

p, blockquote 59,0,0,0,0 —>

  • чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
  • номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
  • если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
  • если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
  • если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
  • при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
  • если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

p, blockquote 65,0,0,0,0 —>

  • не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
  • допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.
Комментировать
0
169 просмотров