Особенности присвоения номера
Нумерация определяется величиной предприятия. В малых организациях можно использовать простой порядок исчисления: числовое и буквенное обозначение через разделительный знак. Расшифровка обозначения будет следующей:
- Цифры. Присваиваются в порядковом виде. То есть номер присваивается документу в порядке поступления последнего. Новое исчисление ведется с начала календарного года.
- Буквы. Является приставкой к числу. Нужен для идентификации формы приказа, для обозначения его содержания и группы.
- Разделительный знак. Служит для разделения буквенного и числительного обозначений. В качестве составляющих индекса могут выступать тире, точка, дробь.
Обозначение может быть представлено без разделительного символа. То есть цифры и буквы проставлены сплошным способом. Между символами может быть пробел. Допускается также его не проставлять. Однако имеет смысл поставить знак разделения, так как это позволит проще расшифровать индекс.
Если предприятие большое, нумерация усложняется. Рекомендуется сформировать собственную систему обозначений. Все ее нюансы фиксируются в локальном акте. С этим актом нужно ознакомить всех сотрудников, которые занимаются оформлением кадровой документации. В обратном случае вероятна путаница.
Система, разрабатываемая сотрудниками компаниями, должна быть логичной и понятной. К примеру:
- Приказы о вынесении взыскания обозначаются буквенным обозначением «ДВ».
- Распоряжения об увольнении обозначаются символом «У».
В законодательстве нет указаний относительно присвоения обозначений. Поэтому буквенные и числительные комбинации могут быть совершенно разными.
Приказ — это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.
Приказы по личному составу являются не только распорядительными
документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным
документам, так как фиксируют факт приема, перевода или увольнения
гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы
Основой кадрового делопроизводства являются приказы
(распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых
договоров, при их изменениях и прекращениях.
Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям
заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по
личному составу информация переносится в учетные документы и
трудовые книжки работников.
Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в
организации.
Приказами по личному составу документально оформляются:
• прием, перевод на другую работу, увольнение;
• изменение условий труда, присвоение разрядов, классности;
• установление размеров оплаты труда;
• предоставление отпусков;
• командирование сотрудников;
• наложение дисциплинарных взысканий и др.
Для оформления приказа по личному составу необходимо
письменное обоснование, такое как заявление работника, докладная записка,
акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), запрос на перевод работника из
другой организации и др.
Личное заявление работника обычно пишется от руки в
произвольной форме, в которой излагается просьба о приеме на работу,
увольнении, переводе на другую вакантную должность или в другую организацию и
т.д.
В заявлении обязательно указывается адресат(должность, фамилия, инициалы
руководителя организации), текст, личная подпись, дата.
На заявлении проставляются резолюция руководителя и отметка о
направлении документа в дело.
Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по
основной деятельности организации.
Кадровые приказы начинаются со слов: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ,
УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК И Т.Д.
По структуре приказы могут быть простыми и сложными.
Если приказ касается одного лица, то он называется простым
(индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на
работу…», «О переводе на другую работу…», «О поощрении…» и т.п.
Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ
сложным.
В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием
или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого
вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и
увольнение и др.), заголовок отсутствует или дается в обобщенном виде («По
личному составу»). В этих приказах, как правило, существует определенная
последовательность расположения отдельных вопросов: сначала — назначение на
должности, затем — перевод на другие должности, далее — освобождение от
занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то
они следуют в алфавитном порядке.
Приказы по личному составу должны быть оформлены в строгом
соответствии с ТК РФ.
• при приеме на работу обязательно указывается установленный размер
оплаты труда и условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком
(продолжительность) и т.п.;
• при увольнении – причина увольнения (конкретная статья ТК РФ);
• при предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дата начала и
окончания;
• при переводе на другую работу – вид перевода(если временный —
продолжительность), новая должность и подразделение, причина перевода,
изменение оплаты труда;
• при поощрении или дисциплинарном взыскании – причина и вид поощрения
или взыскания;
• при командировании – дата, продолжительность и цель командировки,
наименование организации командирования.
Констатирующая часть в приказах по личному составу может
отсутствовать.
Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии
(печатается прописными буквами), имени и отчества (печатаются полностью
строчными буквами), в ней должны быть точные формулировки решения того или
иного кадрового вопроса.
состав реквизитов:
— отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Как подготовить приказ
Пошаговый алгоритм создания подобного приказа будет выглядеть так:
- Получение документа, который послужит основанием для издания распоряжения.
- Подготовка проекта.
- Получение необходимых согласований.
- Получение подписи гендиректора.
- Предъявление работнику (или работникам) документом для ознакомления (всегда под роспись).
- Хранение зарегистрированного приказа.
Обсуждение рабочих моментов
Обязательным элементом приказа является указание того документа, что стал основанием для создания распоряжения. Чаще всего таковым становится заявление самого сотрудника: о приеме на работу в компанию, о предоставлении отпуска или отгула, о переводе на вышестоящую должность или в другое подразделение, об увольнении и пр. В приказе могут фигурировать и другие документы-основания:
- преставление непосредственного руководителя
- докладная или служебная записка
- акт о допущенном дисциплинарном нарушении
- график отпусков
- судебное решение
Подготовкой проекта распоряжения занимается, как правило, работник отдела кадров организации или назначенный отвечающим за кадровое делопроизводство в подразделении сотрудник. Использование готовых унифицированных форм или образцов, разработанных на предприятии, позволяет сократить время на написание документа до минимума.
Под согласованием понимается сбор подписей руководителей подразделений, так или иначе задействованных в реализации приказа. Как правило, это непосредственный начальник сотрудника, к которому относится приказ, глава отдела кадров и главбух. Но список может быть и больше. Согласование — самый долгий этап, который может продлиться до нескольких дней. Это стоит учитывать при подготовке приказов к определенной дате, например, о направлении в командировку или о начале учебного отпуска.
Приказы подписывает генеральный директор (ректор, начальник) организации или специально им на то уполномоченное лицо. Как правило, такая замена допускается при длительном отсутствии самого директора. В подобном случае на приказе проставляется подпись заместителя или исполняющего обязанности руководителя. Такое назначение также должно быть оформлено соответствующим приказом.
Требования к оформлению
При формировании можно использовать:
- фирменный бланк предприятия;
- чистый лист удобного формата.
После набора текста приказ надо направить на подпись руководителю или другому уполномоченному лицу. Использовать факсимиле нельзя: подпись должна быть «настоящая». Дело в том, что ТК РФ, равно как и другие акты в сфере трудового права, не предусматривают такое понятие, как «факсимиле». Отсутствует установленный порядок использования такого средства. Поэтому применение подписи в виде факсимиле может вызвать сомнение в подлинности.
Проставлять на бланке печать не нужно. Документ формируется в единственном экземпляре. При необходимости делаются заверенные копии.
Журнал приказов
Журнал регистрации приказов
Главным атрибутом каждого распорядительного документа, кроме подписи уполномоченного лица, также является его номер. Присвоение номеров осуществляется поочередно и фиксируется в специальном журнале регистрации приказов. Целесообразно на каждую категорию приказов заводить отдельный журнал регистрации с отдельной нумерацией.
В процессе ведения делопроизводства по приказам следует учитывать такие моменты:
- журналы, в которых осуществляется регистрация приказов, ведутся до полного заполнения и, как правило, обновляются каждый год;
- нумерация приказов начинается с первого месяца года (либо с месяца начала хозяйственной деятельности предприятия) и заканчивается 31 декабря текущего года;
- номера на приказы проставляются поочерёдно;
- дата регистрации приказа должна соответствовать дате его подписания;
- в журнале должны быть порядковый номер учетной записи, дата регистрации приказа, краткое содержание (о чем приказ), его регистрационный номер, контактные данные исполнителя. Может вноситься информация об ответственном за исполнение, а также кому документ направлялся для работы;
- сроки хранения журналов должны соответствовать срокам хранения приказов.
Важно понимать, что общая нумерация приказов, когда они не разделяются на отдельные категории по направлениям, в дальнейшем может создавать определенные неудобства, особенно в крупных компаниях. Не стоит забывать, что хранение информации, которая содержится в приказах, может составлять от 3 до 75 лет
Поэтому, рассортировав приказы по категориям вы получаете однотипную информацию. Ее можно быстро анализировать, находить нужные данные и однотипно хранить.
К журналу приказов также имеются некоторые требования. Он должен быть пронумерован, прошит, скреплен печатью и подписью ответственного лица. В обязательном порядке он вносится в номенклатуру дел предприятия. Заводится ежегодно.
В случаях, если компания не ведет активной деятельности, допускается регистрация в одном журнале приказов разных годов. При этом по окончанию каждого отчетного года в журнале посередине необходимо проставлять следующий год и с новой строки начинать регистрацию приказов нового года с первого номера. На самом журнале регистрации приказов проставляется год, когда его начали вести.
Помните, правильное оформление Журнала регистрации приказов позволяет существенно упростить делопроизводство, а также обеспечить функцию своевременного контроля за выполнением принятых решений.
Кадровые приказы
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.
ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации. В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.
Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:
- о приеме на работу (заключение трудового договора);
- о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия работника, т.е. изменение трудового договора);
- об увольнении (прекращение трудового договора);
- об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
- о направлении в командировку (длительную зарубежную);
- о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).
Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.
Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:
- о предоставлении отпуска;
- о направлении в командировку (краткосрочную);
- о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
- о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.
РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ
Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.
Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов. Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом. Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.
Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).
Компания Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов. В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.
Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.
Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной «Журналы регистрации кадровой документации».
ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ
ПРИЕМ
ПЕРЕВОД
РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА
СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ
ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ
КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ
УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)
ПРОЧИЕ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ
Элементы приказа о нумерации приказов
Бумага оформляется в свободной форме, но в прикрепленном образце содержатся:
- Наименование и реквизиты компании. В идеале приказ печатается на бланке организации.
- Название и номер приказа. По умолчанию это распоряжение подписывается первым номером, так как до него бумаги не подвергаются нумерации.
- Место подписания.
- Дата составления.
Все это – необходимая информация для всех документов данного типа. После вводной части идет основная часть приказа о нумерации приказов. Она содержит данные о:
- Периоде, с которого нумеруются приказы. Это может быть просто год начала нумерации.
- Перечислении принимаемых буквенных индексов. Список будет вполне уместен.
Том, на кого возлагается контроль за исполнением подписываемого распоряжения. Это может быть сам руководитель, его заместитель или отдельный сотрудник. Ответственное лицо будет отвечать за соблюдение принятой нумерации распоряжений.
Завершают приказ подписи руководителя организации и работника, ответственного за выполнение приказа.
Приказы в сфере оплаты труда и нематериальной мотивации
Результатом взаимодействия с нанимателем должно быть получение им вознаграждения по итогам своего труда. В связи с этим блок «зарплатных» документов — один из самых обширных в деловой практике компаний. Нужно иметь в виду, что объекты, которые регулируются подобными приказами, относятся к обязательным условиям, отражаемым в трудовом договоре. В связи с этим издание таких приказов сопровождается внесением изменений в другие документы или формированием дополнительного соглашения к контракту.
Предположим, была проведена аттестация, по результатам которой сотрудник показал более высокий уровень знаний и компетенций. Итогом этого стало увеличение его заработной платы. Данный факт отражается изданием соответствующего приказа и заключением дополнительного соглашения к трудовому договору.
Каждый тип материального поощрения при необходимости его изменения должен порождать приказ соответствующего вида. Многообразие применяемых сегодня инструментов стимулирования работников обусловливает обширный перечень приказов в области оплаты труда и мотивации. В качестве критериев признания заслуг работника перед компанией может выступать выполнение, перевыполнение плановых показателей, отсутствие нарушений трудовой дисциплины, выполнение особо важных поручений.
Наиболее часто применяемыми видами материального и нематериального поощрения, которые оформляются подобными приказами, являются:
- выдача премии;
- отметка заслуг при помощи грамоты;
- выдача ценного подарка;
- публичное признание высоких трудовых результатов, показанных работником.
Алгоритм подготовки приказа
Пошаговый алгоритм работы с приказом выглядит так:
- Назначение ответственного за процедуру лица. Впрочем, некоторые работодатели заведомо прописывают эту обязанность в должностных инструкциях или трудовых договорах с подчиненными.
- Получение ответственным документа-основания для издания.
- Разработка проекта.
- Согласование проекта.
- Визирование приказа управленцем.
- Предъявление документа работнику (группе работников) для ознакомления под роспись.
- Регистрация и хранение.
На сегодняшний день необязательно удостоверять бланк печатями и штампами, если иное не указано во внутренних нормативно-правовых актах.
Что касается ответственного лица, чаще всего им выступает сотрудник кадрового отдела либо секретарь. Допускается делегирование этой функции другому подчиненному (опять-таки, путем издания приказа о вменении обязанности, если она не зафиксирована должностной инструкцией или трудовым договором).
Приказ всегда составляется в одном экземпляре. Всегда можно сделать его дополнительные копии (которые также следует заверить определенным образом).
Согласование представляет собой визирование проекта всеми руководителями отделов и подразделений, связанными с реализацией приказа. Чаще всего это начальник подчиненного, в отношении которого документ издается, начальник кадрового отдела и бухгалтерии. Впрочем, список открыт. Процесс может занять от нескольких часов до нескольких дней. Это нужно учитывать, чтобы не сорвать сроки.
Визировать приказ может управленец или, если он отсутствует, назначенное им лицо (в приказном порядке).
Порядок ведения распоряжений должен найти отражение в Положении о кадровом делопроизводстве.
Документы по охране труда
2.1.1. План частичного финансирования в 2003 году предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников
2.1.2. Перечень предупредительных мер на 2003 год по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников страхователя, частично финансируемых за счет страховых взносов по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний
2.1.3. Заявление страхователя
2.2. Документы, необходимые для расследования и учета несчастных случаев на производстве
2.2.1. Извещение о групповом несчастном случае (тяжелом несчастном случае, несчастном случае со смертельным исходом)
2.2.2. Акт о несчастном случае на производстве (форма Н-1)
2.2.3. Акт о несчастном случае на производстве (форма Н-1ПС)
2.2.4. Акт о расследовании группового несчастного случая (тяжелого несчастного случая, несчастного случая со смертельным исходом)
2.2.5. Протокол опроса пострадавшего при несчастном случае (очевидца несчастного случая, должностного лица)
2.2.6. Протокол осмотра места несчастного случая
2.2.7. Сообщение о последствиях несчастного случая на производстве и принятых мерах
Как правильно оформить
При оформлении ПОД следует принимать во внимание, что:
- Существует стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, согласно которому все приказы должны иметь чётко регламентируемую структуру.
- Для правильного составления приказа потребуется фирменный бланк организации или предприятия, на котором могут присутствовать герб РФ (если это учреждение федерального уровня), эмблема, товарный знак и пр. В числе реквизитов, которые обязательно должны быть в документе:
- организационно-правовая форма компании;
- полное название;
- порядковый номер документа, который проставляется в регистрационном журнале и под которым он будет храниться в архиве;
- подпись руководителя и дата подписания;
- Среди требований к оформлению ПОД:
- поле справа шириной 10 мм, сверху и снизу – по 20 мм;
- если приказ занимает более одной страницы, каждую из них следует пронумеровать (кроме первой) по центру верхней строки;
- слово «Приказ» должно быть написано заглавными буквами;
- перед текстом документа должна быть кратко изложена его тема;
- Содержание документа должно включать:
- преамбулу с указанием причин издания приказа. Например, «В соответствии с приказом Министерства…» и т. д. Заканчивается преамбула словом «Приказываю»;
- далее следует распорядительная часть, в которой необходимо конкретно изложить, что следует сделать, и кто является ответственным лицом за выполнение предписаний. Помимо этого, в случае необходимости могут указываться сроки исполнения приказа;
- текст приказа заканчивается подписью руководителя, его должностью и ФИО.
В качестве образца оформления ПОД можно рассмотреть приказ «О назначении ответственного за трудовые книжки», изданный руководителем ООО.
Текст приказа включает пункты, предписывающие:
- назначение лица, ответственного за данный вид деятельности, т. е. за выдачу, хранение и ведение трудовых книжек на предприятии;
- определение лица, которое будет заниматься этим видом деятельности в отсутствие основного ответственного;
- указание лица, исполняющего контроль исполнения приказа.
В нижней части приказа расположены подписи руководителя, а также лиц, имеющих отношение к документу, т. е. назначенных ответственными за соблюдение его предписаний (в данном случае это руководитель отдела кадров и инспектор по кадрам).
Ещё одним образцом ПОД может служить приказ «О внесении изменений в должностную инструкцию».
