No Image

Документооборот в организации: правила и основные этапы

СОДЕРЖАНИЕ
0
68 просмотров
22 января 2021
array(3) {
  [0]=>
  array(50) {
    [0]=>
    string(113) "597bb4221d94cdd1684e0e2c0a178081.jpg"
    [1]=>
    string(113) "8afc5ca03f1a80560219abc9263efe47.jpg"
    [2]=>
    string(113) "233792b550d2b03eb3dac02a19046f90.png"
    [3]=>
    string(113) "8c3dd5e5d1dfd2f4a70b8ecb5082f9ca.jpg"
    [4]=>
    string(113) "751f5d7f781263106f2e1888a214b571.jpg"
    [5]=>
    string(115) "92f28d6114cf1101312c3b546f2b559b.jpeg"
    [6]=>
    string(113) "2b7eefa22e6518fdaf85be29ced32d61.png"
    [7]=>
    string(113) "c0af96db1287f55baa2e6434b6745f7f.png"
    [8]=>
    string(113) "ea739fe6384972052ce25b53dc3f8644.png"
    [9]=>
    string(113) "12dc3f2bf6d122cf6719e36d1de7f2f8.png"
    [10]=>
    string(113) "9cd73c2b43c9e6dfa9fae9efcdc2b4e7.png"
    [11]=>
    string(115) "59f4ecc96e6d613cf4511bef9da59b42.jpeg"
    [12]=>
    string(113) "1f80f5512ce621c00d095b17085f7d75.png"
    [13]=>
    string(115) "adde92728e3a2b4e6a9545a85e9c4fd0.jpeg"
    [14]=>
    string(115) "681c97df0eeda1851bb43b3898599cb6.jpeg"
    [15]=>
    string(113) "2ded47342170ce2578f5803155ed1dec.png"
    [16]=>
    string(115) "bf0a5570d0a64907529d20f48c8f201e.jpeg"
    [17]=>
    string(115) "885387f08cf683c1d1858e1a6ab3dfa7.jpeg"
    [18]=>
    string(113) "47c616ea5f78fdd81b12751a86021d57.png"
    [19]=>
    string(113) "9c102ee7517a497d9a0a73bf20e3add5.png"
    [20]=>
    string(115) "a7b66c454e1027e1757b5da23c4c5035.jpeg"
    [21]=>
    string(113) "9adfb3ac235407f7790536d538f30ad8.png"
    [22]=>
    string(115) "0cc128bfed3db41309415ac4ca385f76.jpeg"
    [23]=>
    string(115) "f0367a24f693a91e074588b6fa71b569.jpeg"
    [24]=>
    string(113) "8ae32f420b16ba79e44cef7eaa6d213c.png"
    [25]=>
    string(113) "8c0acb340864db094b3dd3a12925b884.png"
    [26]=>
    string(113) "be9c843e1cea8df96b45c24b63a56d5f.png"
    [27]=>
    string(115) "c32914a38633ceb867847a8095639a18.jpeg"
    [28]=>
    string(115) "b532fa445867638e69a398b2ed617635.jpeg"
    [29]=>
    string(113) "c79dc7ebc8670868707a0d74a8216a3a.gif"
    [30]=>
    string(115) "b2d3eb3d999ac845c802d734dac67bc3.jpeg"
    [31]=>
    string(113) "fa42ec1f1768d7dfdaf8a595edf53e05.png"
    [32]=>
    string(115) "6956bcf0eea5d9557bc27db497fd93ca.jpeg"
    [33]=>
    string(115) "bd02c011e127895c7a616326199817ef.jpeg"
    [34]=>
    string(113) "4654b24aa7993d4b7f04497cff0a4d20.png"
    [35]=>
    string(115) "bd5c2ad6597ffbbb765e53557922da79.jpeg"
    [36]=>
    string(113) "8b5e4befe80f12667305b0b21c79aaf2.png"
    [37]=>
    string(115) "c1892cf6da7a303afb74bed3b6d8d7c3.jpeg"
    [38]=>
    string(115) "72639329dd190552994cfdddac7ced84.jpeg"
    [39]=>
    string(115) "d4fe0811eca93769fa8bf13e551f03a6.jpeg"
    [40]=>
    string(115) "142e949f5f55f3f3405c2683ad311a76.jpeg"
    [41]=>
    string(115) "0e02ce6fd1aedd48b6a84d427e24fa60.jpeg"
    [42]=>
    string(113) "b4f10d8aac723cbfcc24c7f425e6d176.png"
    [43]=>
    string(113) "66104efe1a9508a1acae069608edd8c0.png"
    [44]=>
    string(115) "6e4468a0db27cbb61e11bf54994fc4cf.jpeg"
    [45]=>
    string(115) "7a9abc99d4e752f856937d2ed94b480e.jpeg"
    [46]=>
    string(115) "5879cb216fac670ec7f6cdf057b72446.jpeg"
    [47]=>
    string(115) "b6e9c70fa93d50944b2260299ed6cabf.jpeg"
    [48]=>
    string(115) "e37d0fdd0d60f041873d4e380ae5618d.jpeg"
    [49]=>
    string(115) "d4b46ca8c117545ec243eda54a99866b.jpeg"
  }
  [1]=>
  array(50) {
    [0]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/5/9/7/597bb4221d94cdd1684e0e2c0a178081.jpg"
    [1]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/8/a/f/8afc5ca03f1a80560219abc9263efe47.jpg"
    [2]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/2/3/3/233792b550d2b03eb3dac02a19046f90.png"
    [3]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/8/c/3/8c3dd5e5d1dfd2f4a70b8ecb5082f9ca.jpg"
    [4]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/7/5/1/751f5d7f781263106f2e1888a214b571.jpg"
    [5]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/9/2/f/92f28d6114cf1101312c3b546f2b559b.jpeg"
    [6]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/2/b/7/2b7eefa22e6518fdaf85be29ced32d61.png"
    [7]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/c/0/a/c0af96db1287f55baa2e6434b6745f7f.png"
    [8]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/e/a/7/ea739fe6384972052ce25b53dc3f8644.png"
    [9]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/1/2/d/12dc3f2bf6d122cf6719e36d1de7f2f8.png"
    [10]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/9/c/d/9cd73c2b43c9e6dfa9fae9efcdc2b4e7.png"
    [11]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/5/9/f/59f4ecc96e6d613cf4511bef9da59b42.jpeg"
    [12]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/1/f/8/1f80f5512ce621c00d095b17085f7d75.png"
    [13]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/a/d/d/adde92728e3a2b4e6a9545a85e9c4fd0.jpeg"
    [14]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/6/8/1/681c97df0eeda1851bb43b3898599cb6.jpeg"
    [15]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/2/d/e/2ded47342170ce2578f5803155ed1dec.png"
    [16]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/b/f/0/bf0a5570d0a64907529d20f48c8f201e.jpeg"
    [17]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/8/8/5/885387f08cf683c1d1858e1a6ab3dfa7.jpeg"
    [18]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/4/7/c/47c616ea5f78fdd81b12751a86021d57.png"
    [19]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/9/c/1/9c102ee7517a497d9a0a73bf20e3add5.png"
    [20]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/a/7/b/a7b66c454e1027e1757b5da23c4c5035.jpeg"
    [21]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/9/a/d/9adfb3ac235407f7790536d538f30ad8.png"
    [22]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/0/c/c/0cc128bfed3db41309415ac4ca385f76.jpeg"
    [23]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/f/0/3/f0367a24f693a91e074588b6fa71b569.jpeg"
    [24]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/8/a/e/8ae32f420b16ba79e44cef7eaa6d213c.png"
    [25]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/8/c/0/8c0acb340864db094b3dd3a12925b884.png"
    [26]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/b/e/9/be9c843e1cea8df96b45c24b63a56d5f.png"
    [27]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/c/3/2/c32914a38633ceb867847a8095639a18.jpeg"
    [28]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/b/5/3/b532fa445867638e69a398b2ed617635.jpeg"
    [29]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/c/7/9/c79dc7ebc8670868707a0d74a8216a3a.gif"
    [30]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/b/2/d/b2d3eb3d999ac845c802d734dac67bc3.jpeg"
    [31]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/f/a/4/fa42ec1f1768d7dfdaf8a595edf53e05.png"
    [32]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/6/9/5/6956bcf0eea5d9557bc27db497fd93ca.jpeg"
    [33]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/b/d/0/bd02c011e127895c7a616326199817ef.jpeg"
    [34]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/4/6/5/4654b24aa7993d4b7f04497cff0a4d20.png"
    [35]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/b/d/5/bd5c2ad6597ffbbb765e53557922da79.jpeg"
    [36]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/8/b/5/8b5e4befe80f12667305b0b21c79aaf2.png"
    [37]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/c/1/8/c1892cf6da7a303afb74bed3b6d8d7c3.jpeg"
    [38]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/7/2/6/72639329dd190552994cfdddac7ced84.jpeg"
    [39]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/d/4/f/d4fe0811eca93769fa8bf13e551f03a6.jpeg"
    [40]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/1/4/2/142e949f5f55f3f3405c2683ad311a76.jpeg"
    [41]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/0/e/0/0e02ce6fd1aedd48b6a84d427e24fa60.jpeg"
    [42]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/b/4/f/b4f10d8aac723cbfcc24c7f425e6d176.png"
    [43]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/6/6/1/66104efe1a9508a1acae069608edd8c0.png"
    [44]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/6/e/4/6e4468a0db27cbb61e11bf54994fc4cf.jpeg"
    [45]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/7/a/9/7a9abc99d4e752f856937d2ed94b480e.jpeg"
    [46]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/5/8/7/5879cb216fac670ec7f6cdf057b72446.jpeg"
    [47]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/b/6/e/b6e9c70fa93d50944b2260299ed6cabf.jpeg"
    [48]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/e/3/7/e37d0fdd0d60f041873d4e380ae5618d.jpeg"
    [49]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/d/4/b/d4b46ca8c117545ec243eda54a99866b.jpeg"
  }
  [2]=>
  array(50) {
    [0]=>
    string(36) "597bb4221d94cdd1684e0e2c0a178081.jpg"
    [1]=>
    string(36) "8afc5ca03f1a80560219abc9263efe47.jpg"
    [2]=>
    string(36) "233792b550d2b03eb3dac02a19046f90.png"
    [3]=>
    string(36) "8c3dd5e5d1dfd2f4a70b8ecb5082f9ca.jpg"
    [4]=>
    string(36) "751f5d7f781263106f2e1888a214b571.jpg"
    [5]=>
    string(37) "92f28d6114cf1101312c3b546f2b559b.jpeg"
    [6]=>
    string(36) "2b7eefa22e6518fdaf85be29ced32d61.png"
    [7]=>
    string(36) "c0af96db1287f55baa2e6434b6745f7f.png"
    [8]=>
    string(36) "ea739fe6384972052ce25b53dc3f8644.png"
    [9]=>
    string(36) "12dc3f2bf6d122cf6719e36d1de7f2f8.png"
    [10]=>
    string(36) "9cd73c2b43c9e6dfa9fae9efcdc2b4e7.png"
    [11]=>
    string(37) "59f4ecc96e6d613cf4511bef9da59b42.jpeg"
    [12]=>
    string(36) "1f80f5512ce621c00d095b17085f7d75.png"
    [13]=>
    string(37) "adde92728e3a2b4e6a9545a85e9c4fd0.jpeg"
    [14]=>
    string(37) "681c97df0eeda1851bb43b3898599cb6.jpeg"
    [15]=>
    string(36) "2ded47342170ce2578f5803155ed1dec.png"
    [16]=>
    string(37) "bf0a5570d0a64907529d20f48c8f201e.jpeg"
    [17]=>
    string(37) "885387f08cf683c1d1858e1a6ab3dfa7.jpeg"
    [18]=>
    string(36) "47c616ea5f78fdd81b12751a86021d57.png"
    [19]=>
    string(36) "9c102ee7517a497d9a0a73bf20e3add5.png"
    [20]=>
    string(37) "a7b66c454e1027e1757b5da23c4c5035.jpeg"
    [21]=>
    string(36) "9adfb3ac235407f7790536d538f30ad8.png"
    [22]=>
    string(37) "0cc128bfed3db41309415ac4ca385f76.jpeg"
    [23]=>
    string(37) "f0367a24f693a91e074588b6fa71b569.jpeg"
    [24]=>
    string(36) "8ae32f420b16ba79e44cef7eaa6d213c.png"
    [25]=>
    string(36) "8c0acb340864db094b3dd3a12925b884.png"
    [26]=>
    string(36) "be9c843e1cea8df96b45c24b63a56d5f.png"
    [27]=>
    string(37) "c32914a38633ceb867847a8095639a18.jpeg"
    [28]=>
    string(37) "b532fa445867638e69a398b2ed617635.jpeg"
    [29]=>
    string(36) "c79dc7ebc8670868707a0d74a8216a3a.gif"
    [30]=>
    string(37) "b2d3eb3d999ac845c802d734dac67bc3.jpeg"
    [31]=>
    string(36) "fa42ec1f1768d7dfdaf8a595edf53e05.png"
    [32]=>
    string(37) "6956bcf0eea5d9557bc27db497fd93ca.jpeg"
    [33]=>
    string(37) "bd02c011e127895c7a616326199817ef.jpeg"
    [34]=>
    string(36) "4654b24aa7993d4b7f04497cff0a4d20.png"
    [35]=>
    string(37) "bd5c2ad6597ffbbb765e53557922da79.jpeg"
    [36]=>
    string(36) "8b5e4befe80f12667305b0b21c79aaf2.png"
    [37]=>
    string(37) "c1892cf6da7a303afb74bed3b6d8d7c3.jpeg"
    [38]=>
    string(37) "72639329dd190552994cfdddac7ced84.jpeg"
    [39]=>
    string(37) "d4fe0811eca93769fa8bf13e551f03a6.jpeg"
    [40]=>
    string(37) "142e949f5f55f3f3405c2683ad311a76.jpeg"
    [41]=>
    string(37) "0e02ce6fd1aedd48b6a84d427e24fa60.jpeg"
    [42]=>
    string(36) "b4f10d8aac723cbfcc24c7f425e6d176.png"
    [43]=>
    string(36) "66104efe1a9508a1acae069608edd8c0.png"
    [44]=>
    string(37) "6e4468a0db27cbb61e11bf54994fc4cf.jpeg"
    [45]=>
    string(37) "7a9abc99d4e752f856937d2ed94b480e.jpeg"
    [46]=>
    string(37) "5879cb216fac670ec7f6cdf057b72446.jpeg"
    [47]=>
    string(37) "b6e9c70fa93d50944b2260299ed6cabf.jpeg"
    [48]=>
    string(37) "e37d0fdd0d60f041873d4e380ae5618d.jpeg"
    [49]=>
    string(37) "d4b46ca8c117545ec243eda54a99866b.jpeg"
  }
}

Регистрационные документы организации и ИП

Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем для ИП:

  1. Устав общества с ограниченной ответственностью. На сегодняшний день это единственный учредительный документ для ООО. Если в устав вносились изменения, желательно хранить и предыдущие его редакции с пометкой «недействителен в связи с принятием новой редакции устава от ___».
  2. Протокол общего собрания учредителей или решение единственного участника о создании ООО. Тут все понятно – этот документ является выражением воли учредителей на создание юридического лица.
  3. Список участников ООО. Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате. Если есть доли, принадлежащие самому обществу, то указывают информацию и о них.
  4. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя (выдавалось до 2017 года).
  5. Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (для ИП и ООО).
  6. Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно. Обычно банк, нотариус, контрагенты и т.д. запрашивают выписку со сроком давности не более месяца, поэтому при необходимости каждый раз надо получать ее заново.
  7. Письмо с информацией о кодах статистики (для ИП и ООО). Получить эти сведения можно, не обращаясь лично в органы статистики, а через форму на официальном сайте Росстата. Найти свои коды статистики вы можете и с нашей помощью. Просто распечатываете страницу с сайта с вашими кодами. Банки такой документ тоже принимают, но по желанию вы можете получить и официальный документ с печатью региональных органов статистики.

Виды систем электронного документооборота

В данном пункте статьи мы рассмотрим системы электронного документооборота. Хочется отметить, что любая система может содержать элементы указанных ниже категорий, но в основном они имеют конкретную ориентацию в каждой области, которая связана с позиционированием продукта.

1. Электронные архивы

Электронные архивы (ЭА) — это системы электронного документооборота с досконально проработанными средствами хранения и поиска информации. Благодаря совершенной системе ЭА поиск можно выполнять не только по названию документа, но и по ключевым параметрам.

2. Системы ЭДО с развитыми средствами workflow (WF)

Достаточно сложная категория, в которой сами документы не имеют первостепенного значения. Здесь на первый план выходят работы, а к ним уже привязываются документы. Таким образом, они движутся по определенно заданному маршруту (жесткая маршрутизация). При помощи таких систем можно организовывать работы по определенным направлениям, для которых заранее известны и прописаны все алгоритмы.

4. Системы ЭДО типа collaboration (коллаборация)

Такие системы ориентированы на совместную работу и являются новыми в области электронного документооборота. Они были созданы благодаря изменению рыночных условий и необходимостью быть четко ориентированными на определенные сферы без лишнего балласта. Они являются противоположностью указанных выше систем, ввиду отсутствия четкой иерархии в организации и формализации потока работ. Их главной задачей является обеспечение совместной работы людей в организации, даже если они находятся в разных точках планеты, а также сохранять результаты проделанной работы. Как правило, они созданы по типу порталов, представляющих собой сервисы хранения и публикации.

5. Системы с развитыми дополнительными сервисами

Я думаю, что вы не  раз слышали такое понятие как CRM (customer relation management) — это сервис управления связями с клиентами, управления проектами, биллинга и так далее. Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг.

Прежде чем внедрять  программы электронного документооборота на крупных предприятиях советую вам провести глубокий анализ представленных систем и выбрать оптимальную, с применимым только для вашей организации перечнем систем

Важно, чтобы СЭДО представляли возможность эффективного управления предприятием и прозрачностью всех его процессов, но в тоже время высоким уровнем конфиденциальности

При выборе платформ советую вам особое внимание уделить организации архивов электронных документов, автоматизации документооборота с учетом индивидуальных особенностей вашего предприятия и вовлечение в уже действующую систему

Что нужно для перехода на электронный документооборот?

Итак, если с понятием ЭДО и основными преимуществами мы разобрались, то теперь предлагаю рассмотреть основные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, а также процессы внедрения указанных систем.

Как уже стало ясно из информации выше, недостаточно просто приобрести и установить программное обеспечение, важно обучить сотрудников и полностью перестроить весь производственный процесс вашего предприятия. Если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, тогда вам будет немного легче, так как бизнес-процессы еще не запущены

Процесс внедрения ЭДО в уже функционирующей компании должен происходить постепенно. Поэтапно подключая все структурные подразделения предприятия к работе.

Самым первым этапом будет являться создание автоматизированного делопроизводства. На всех этапах вы можете столкнуться не только с техническими проблемами, но и с психологическими, так как сложно “ломать” уже устоявшиеся правила.

Важно приобретать и устанавливать ПО для ЭДО у одного поставщика, тогда настройка всей системы будет гораздо проще и не даст сбоев. Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации

Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации.

Во-первых, наличие компьютерной техники для установки программного обеспечения;

Во-вторых, все сотрудники предприятия, причастные к данному процессу должны быть уверенными пользователями ПК и иметь к  нему доступ;

В-третьих, между коллективом должны быть электронные средства связи, такие как электронная почта, skype и так далее;

Ну и наконец, административный сектор компании должен быть готов к тому, что вместо привычной “ручной” подписи будет использоваться электронная подпись.

Таким образом, при соответствии всем указанным требованиям, можно приступить к переходу на использование электронных документов и электронного документооборота.

Преимущества электронного документооборота

К основным достоинствам электронного документооборота можно отнести следующие:

  • централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве;

  • сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных счетов-фактур;

  • единообразный подход к процедурам формирования и обработки документа (регистрация, согласование и т.п.);

  • сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование документов;

  • быстроту подписания документов;

  • возможность круглосуточно в режиме online осуществлять любые операции с документами: поиск, загрузку, печать, сверку, отклонение, а также отслеживать их движение;

  • быстрый поиск документов.

Конфиденциальность обмена обеспечена шифрованием документов.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) обеспечивает идентификацию подписанта и целостность передаваемых документов.

Доставка электронных документов гарантируется оператором документооборота.

Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес

При открытии банковского счета банк потребует от клиента – организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением юридического адреса организации могут быть следующие документы (по выбору):

  • Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);
  • Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;
  • Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.

Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте.

Вторая классификация

  • входящий поток образуют бумаги, поступающие из внешних источников;
  • исходящий поток образуют документы, отправляемые из организации;
  • внутренний поток образуют бумаги циркулирующие внутри организации.

Этапы документооборота в организации

Разработка и внедрение схемы документооборота организации предполагает объединение всего разнообразия процедур в ряд базовых этапов:

Экспедиционная обработка. На этом этапе входящая корреспонденция получается, проверяется, распределяется по адресам и передается на рассмотрение руководителю.

Предварительное рассмотрение

На этом этапе служба ДОУ рассматривает и классифицирует бумаги по виду, важности, сложности, статусу автора и т.д

Направление руководству. На этом этапе выносятся резолюции и принимаются административные решения.

Обработка. На этом этапе происходит исполнение и отправка бумаг на хранение.

Основным принципом всех этапов является рациональное движение, т.е. оптимизация потоков, их объединение и сокращение. С этой целью создаются специальные технологические инструкции, основным назначением которых становится определение наиболее эффективного порядка следования процедур и разработка оптимальных маршрутных схем.

Электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот призван организовывать работу с различными документами в электронном формате. Он подразумевает собой хранение, обработку и движение документов. Главной его задачей можно назвать – избавление человека от лишней бумажной волокиты.

Сейчас российская система имеет полностью сформированную нормативную базу для работы системы ЭДО. Она подразумевает обмен всеми видами юридических документов между организациями. Большая часть предприятий отказывается от бумажных документов в пользу электронных. Это значительно упрощает работу с поставщиками и клиентами.

Чем будет полезен ЭДО для вас:

  • С его помощью сократятся расходы на почтовые рассылки, курьеров, бумагу и другие расходные материалы.
  • Сможете избежать проблем с поиском архивных документов, ошибками ввода данных и т.п.
  • ЭДО даст возможность подтверждать и подписывать документы из любого места, где есть интернет.
  • Работа сотрудников станет эффективней, благодаря автоматизированным процессам работы с документами.

Хранение и архивация

После отображения всех документов в учетной системе предприятия необходимо систематизировать и отправить на хранение документы.

По какому принципу систематизировать документы зависит от прописанных в учетной политике правил. Например, часто документы сшивают таким образом: приходные документы отдельно, расходные отдельно, банковские отдельно и т.д. с периодом равным периоду подачи отчетности (квартал, год). Еще сшивают все вышеуказанные документы вместе, но с периодичностью закрытия периода в учете – месяц или квартал.

Также надо учитывать, что кадровые документы, а также касающиеся начисления доходов сотрудникам всегда сшиваются отдельно, т.к. имеют самые большие сроки хранения, установленные законодательно (75 лет), остальные хранятся не менее 5 лет. Более подробно ознакомится со сроками можно в утвержденном Росархивом “Переченю типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения”

На сегодня при наличии электронных систем учета, ведомости и журналы счетов уже мало кто распечатывает. Их распечатывают и предоставляют непосредственно в период проведения проверки за проверяемый период

Это значительно экономит ресурс, но важно помнить, что при таких условиях надо обеспечить сохранность электронной базы, чтоб иметь доступ ко всем регистрам, которые могут понадобиться в будущем

Организация может иметь свой архив для хранения документов или же по истечении обязательного срока хранения воспользоваться специальной архивной службой, которые на платной основе предоставляют услуги архивации и хранения.

https://youtube.com/watch?v=DEElwndhmGE

Что такое электронный документооборот, и какие виды ЭДО бывают?

Еще буквально лет 5-ть назад такое понятие как “система электронного документооборота” можно было очень редко встретить. Постепенно с внедрением компьютерных технологий в нашу жизнь и стал внедряться обмен данными, не используя бумажных носителей.

Электронный документооборот в России представляет собой современную технологию, позволяющую значительно упростить процессы на предприятии, сократить время поиска и формирования документов и так далее.

Итак, давайте рассмотрим основные понятия, с которыми нам придется столкнуться в данной статье.

Делопроизводство — это комплекс мероприятий по организации оборота документов на предприятии. Оно имеет определенный алгоритм, свод правил и различные направления. Так во многих организациях можно различать такие виды, как кадровое делопроизводство, производственное и так далее. По своей сути это документационное обеспечение.

Электронный документ — это документ, созданный при помощи компьютерных технологий, который может быть подписан электронной подписью и храниться в виде файла специализированного формата на компьютере либо в сети (локальной или на просторах Интернета).

Документооборот — это большая система создания, интерпретации, приема, передачи, архивации документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Документооборот может быть как простым (на бумажных носителях), так и электронным.

Ну и наконец, электронный документооборот — это совокупность автоматизированных процессов в работе с документами, осуществляемая в электронном виде, несущая в себе концепцию “безбумажного делопроизводства”.

Электронный документооборот может быть как в организации, так и между организациями.

Давайте рассмотрим, какие виды документооборота бывают:

  1. Производственный документооборот;
  2. Управленческий документооборот;
  3. Архивное дело (совокупность процедур архивации документов);
  4. Кадровое дело (совокупность процедур кадрового документооборота);
  5. Бухгалтерский документооборот;
  6. Складской документооборот;
  7. Секретное (конфиденциальное) делопроизводство;
  8. Технический и/или технологический документооборот и др.

Очевидно, что систем документооборота может быть столько, сколько процессов охватывает предприятие. Возможно, что, например, кадровое и бухгалтерское делопроизводство будет отсутствовать в вашей организации, так как вы будете осуществлять данный учет, прибегнув к услугам аутсорсинговой компании и так далее.

Какие же задачи выполняет ЭДО?

  • обеспечивает прозрачность деятельности организации и эффективность управления, за счет автоматического контроля выполнения задач на предприятии;
  • осуществляет поддержку соответствия международным стандартам качества;
  • оказывает поддержку эффективному накоплению, управлению и доступу к информации и знаниям. Обеспечивает кадровую гибкость за счет хранения всей истории деятельности сотрудника на предприятии;
  • производит протоколирование всех процессов;
  • оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы и механизмы их выполнения и контроля на предприятии;
  • за счет исключения бумажных документов из оборота происходит большая экономия ресурсов путем сокращения издержек на бумагу, картриджи. Благодаря ЭДО предприятию легче контролировать движение документов по каналам организации;
  • упрощает и удешевляет хранение документов за счет электронного архива.

Таким образом, мы рассмотрели с вами основные понятия и виды ЭДО, а также задачи, которые решает данная система.

Основные функции системы электронного документооборота

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

  • регистрация документов;

  • контроль исполнения документов;

  • создание справочников и работа с ними;

  • контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;

  • создание и редактирование реквизитов документов;

  • формирование отчетов по документообороту предприятия;

  • импорт документов из файловой системы и Интернета;

  • создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);

  • работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

  • электронное распространение документов;

  • работа с документами в папках;

  • получение документов посредством сканирования и распознавания.

  • уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

Основы

Существуют основы делопроизводства и документооборота для новичков. Благодаря им получится узнать, как организовать юридическое лицо всех типов. Это сложный процесс, в котором участвуют все работники управления. В одном отделе заполняют и оформляют бумаги, а в другом – следят за их движением.

Сейчас действует единая государственная система делопроизводства, в которой указаны все нормы ведения этой сферы. Важен контроль всех этапов, по которым нужно проходить документам. Также используется государственный стандарт, в котором обозначены правила ведения подобной работы.

Основы делопроизводства и документооборота для новичков нужны для унификации заполнения бумаг. Это требуется с целью обеспечения сопоставимости сведений в одной стране и в международной сфере. Благодаря стандартизации и унификации получится не тратить много времени на отчеты, поскольку упрощается процедура знакомства с бумагами. Примером является бланк с реквизитами. Их разрабатывают для отдельного учреждения, страны или для нескольких государств. Бланки свидетельствуют об ответственности фирмы. Перед массовой печатью надо проверить правильность написания данных.

Документооборот предполагает обязательную регистрацию бумаг, которые нужны в производственной деятельности. Грамотность сотрудника связана с правильным распределением документов, их регистрацией и группировкой. Сейчас проводятся разные семинары, на которых рассказывают о приемах и секретах этой профессии. Востребованной сферой является кадровое делопроизводство, поскольку данная область предполагает работу с множеством документов.

В этой области требуются грамотные специалисты. Кроме основного образования, они должны регулярно повышать квалификацию, проходить аттестацию. Сотрудникам нужно работать и с аналитической сферой. Работниками создаются личные дела персонала, дополняется и уточняется информация.

Важной их функцией является контроль за соответствием бумаг нормам законодательства. Специалисты должны своевременно отправлять устаревшие документы в архив, где они хранятся на протяжении нужного срока, обычно не меньше 5 лет

В обязанности входит оформление анкет, применяемых для трудоустройства, подготовка вопросов, необходимых для организации собеседования.

Учетно-регистрационная карточка

Для каждого документа независимо от его типа создается учетно-регистрационная карточка. Она напоминает функцию «Предпросмотр» в графических редакторах – здесь можно увидеть заполненный данными шаблон. Но это не все функции карточки – в ней есть несколько вкладок:

  • Обзор (тот самый «предпросмотр);
  • Реквизиты (регистрационный номер и прочие важные данные);
  • Резолюции;
  • Связи (все участники – лица, принимающие решение);
  • ЭП;
  • Переадресации;
  • Категория;
  • Рабочая группа.

Таким образом, используя карточку, можно просмотреть историю создания и редактирования документации. Записываются все действия сотрудников – в случае возникновения вопросов можно узнать, к кому обратиться за разъяснениями. Простота и чистота такого способа учета позволяет быстро устранять ошибки.

Устройство 1С таково, что даже параметры в учетно-регистрационной карточке можно менять: поскольку специфика деятельности организаций может существенно отличаться, им необходимо настроить программу под себя. Без такого функционала 1С не стала бы таким полезным инструментом ведения учета для многих организаций.

Сроки хранения документов организации и ИП

Обычно хранением документов занимаются бухгалтер, кадровый специалист, юрист, секретарь. Хорошо, когда работников несколько, и можно поручить ведение и хранение всей этой документации кому-то из них.

И все же, даже если же бизнес небольшой, а собственнику недосуг уделять этому вопросу много времени, задуматься о сохранности документов надо. Приводим сроки хранения основных групп документов организации и ИП (полный список смотрите в Перечне):

ДОКУМЕНТЫ

СРОК ХРАНЕНИЯ

Регистрационные документы

постоянно

Лицензии и сертификаты соответствия

постоянно

Бухгалтерская годовая отчетность

постоянно

Бухгалтерская квартальная отчетность

5 лет

Бухгалтерская месячная отчетность

1 год

Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета

5 лет

Первичные учётные документы, книги и журналы учета

5 лет

Данные бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание) налогов

4 года

Налоговые декларации

5 лет

КУДиР для УСН

постоянно

Годовые расчетные ведомости в ФСС

постоянно

Квартальные расчетные ведомости в ФСС

5 лет

Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование

5 лет

Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога)

5 лет

Документы, связанные с ККТ

5 лет

Документы по охране труда

5 лет

Трудовые договоры

75 лет

Личные дела руководителей организации

постоянно

Личные дела работников

75 лет

Личные карточки работников

75 лет

Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме)

3 года

Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства)

до востребования, а невостребованные – 75 лет

Книги, журналы, карточки кадрового учета

75 лет

– документация по социальной статистике;

-документация по
статистике промышленности;

-документация по
статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

-документация по
статистике капитального строительства;


документация по статистике внешнеэкономических связей;

-документация по
статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

-документация по
статистике транспорта и связи;

-документация по
статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.


Документы ведомственной
отчетности

Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются
федеральными органами исполнительной власти (министерствами и ведомствами) и
применяются в подведомственных организациях или, если федеральный орган
исполнительной власти осуществляет межотраслевую координацию и контроль, во всех
организациях страны. В качестве примера можно привести Министерство по налогам и
сборам Российской Федерации, которое разрабатывает унифицированные формы
налоговой отчетности, представляемой организациями в налоговые инспекции.

Документы государственной
статистической отчетности и ведомственной отчетности, как правило,
представляются в соответствующие территориальные органы с определенной
периодичностью: год, полугодие, квартал, месяц, декада (10 дней), неделя. Есть и
разовые отчетные документы, представляемые при совершении определенного
действия. В заинтересованные органы, как правило, представляется один экземпляр
документа и электронная копия на магнитном носителе, при этом один экземпляр
документа на бумажном носителе остается в организации и хранится в деле.
Отчетные документы организации, поступающие в органы управления, хранятся там не
более пяти лет, а срок хранения этих документов в организациях, где они созданы,
соответствует срокам, установленным Перечнем типовых управленческих документов
организаций, учреждений и предприятий с указанием сроков их хранения (2002 г.).


Внутриучрежденческие отчетные документы

Кроме документов
государственной статистической отчетности и ведомственной отчетности в каждой
организации применяются внутренние отчетные документы, в которых в
обобщенном виде содержатся сведения о выполнении планов, программ, заданий,
разовых поручений руководства или поручений вышестоящих органов, об итогах
командировок. Такого рода отчетные документы всегда представляются руководству
данной или вышестоящей организации.

Отчетные документы, как
правило, называются отчетами или справками, в системе бухгалтерской документации
наряду с этими названиями используется название «баланс». К отчетам могут
прилагаться документы, называющиеся расчетами или расходами. Наименование отчета
включает название вида документа и его краткое содержание, например: отчет по
труду, отчет о расходе газа, отчет о поставке продукции и т.п.


Требования к составлению отчетов

Отчетные документы составляются
по всем направлениям деятельности организации. Для многих видов отчетов
разрабатываются нормативные или методические документы, определяющие порядок их
составления.


В отчете должны быть указаны:

-наименование
организации (подразделения), подготовившей отчет (в некоторых отчетах необходимо
также указывать юридический адрес организации и сведения о лицензиях, на
основании которых организация осуществляет свою деятельность);

-наименование
отчета;

-дата составления
отчета, а также даты или сроки проведения работы, по результатам которой
составлен отчет;

-регистрационный
номер;

-место составления
отчета;

-составители
(исполнители) отчета;

-основание для
составления отчета;

-подпись лица,
ответственного за составление отчета, или подпись лиц, если отчет готовился
группой лиц;

-печать
организации, если этого требуют нормативные документы.


Отдельные виды отчетов утверждаются руководителем данной или вышестоящей
организации.
Главным
образом это касается внутриучрежденческих отчетов и отчетов о деятельности
организации (годовых), представляемых в вышестоящую организацию.


В тексте отчета в зависимости от его назначения может даваться точное
описание объекта исследования или анализа, хода работы, используемых методов,
применяемых нормативных документов, могут приводиться расчеты и итоговые данные.

Отчет может оформляться с
титульным листом или без него.

EMC Documentum

Данная платформа для автоматизации процессов документооборота разработана мировым лидером IT-индустрии, компанией EMC. Мощный функционал вкупе с гибкой настройкой отдельных инструментов делают EMC Documentum лучшей иностранной СЭД из доступных на российском рынке.

Плюсы

  • Высокая степень удобства управления проектно-конструкторскими документами.
  • Внедрение механизма check-in/check-out, позволяющего управлять распределением прав доступа.
  • Наличие функции, позволяющей реализовывать процедуру согласования на нескольких уровнях.
  • Поддержка устройств сканирования и распознавания документов.

Минусы

  • Работа только с браузером Internet Explorer.
  • Отсутствие в открытом доступе технической и практической документации по системе.
  • Частые «тормоза» и лаги при высокой загруженности системы.

Сколько стоит?

Фиксированных цен на использование данной платформы нет. Стоимость ее внедрения обговаривается индивидуально с каждым заказчиком.

Выводы

Безусловно для внедрения ЭДО в компанию потребуется время. Без затрат также не обойтись. Но выгоды от этого настолько очевидны, что сомнений не вызывают. Уже через пару месяцев вы сможете ощутить экономию на расходах бумаги и других расходных материалов для печати документов. При этом юридически электронные документы имеют такую же силу, как и бумажные.

Кроме этого ускорится процесс работы с оплатами контрагентов. Это избавит вас от кассовых разрывов в вашей деятельности.

Также грамотная работа с внутренним и внешним документооборотом даст вам следующие выгоды:

  • Стоимость процессов по согласованию и подписанию документов снизится и потребует меньше времени от сотрудников.
  • Издержки на хранение, уничтожение или печать документов заметно сократятся.
  • Издержки на доставку документов клиентам сократятся.
  • Увеличится скорость оплаты от контрагентов.

Если посчитать все эти выгоды в цифрах, то получится вот такая сравнительная таблица:

Переход на ЭДО как правило происходит постепенно. Часто компании при переходи пользуются смешанным документооборотом. Часть документов остается в бумажном виде, а другая в электронном.

Таким образом, сравнивая электронный и бумажный документооборот в компании мы можем сделать один вывод – важны оба. Полностью отказываться от бумаг не стоит, но и отказываться от возможности использовать электронный формат не нужно.

Важно правильно настроить алгоритм работы, который будет основан на эффективной работе электронного документооборота в купе с бережным хранением бумажных архивов.

Ну и напоследок, главный совет. Внедрение ЭДО лучше всего доверить профессионалам! Специалисты компании «Первый Бит» внедрят ЭДО в вашу компанию и ответят на любые вопросы по работе с электронным документооборотом. Звоните!

Как рассчитать срок дебиторской задолженности
Как провести конвертацию валюты в 1С?

Комментировать
0
68 просмотров