No Image

Нововведения по подотчету

СОДЕРЖАНИЕ
0
0 просмотров
27 января 2021
array(3) {
  [0]=>
  array(50) {
    [0]=>
    string(113) "0967263d0e4c9f3bf6e65ec311f023f6.png"
    [1]=>
    string(113) "ce397619c01919f1c1450c1f3e9543cc.png"
    [2]=>
    string(115) "7d41b6e6e6e4e47bb4d081fe5128d374.jpeg"
    [3]=>
    string(113) "00bcc751a5d7285677d9259c70ccb141.png"
    [4]=>
    string(115) "c7e0803684c8c1f3c84e4cfc6be1b1d4.jpeg"
    [5]=>
    string(115) "19f9031173cf51896d9fa68bbcd5d416.jpeg"
    [6]=>
    string(115) "1ae782c4c5fbe40ed58d52dee843f2b7.jpeg"
    [7]=>
    string(113) "2a88ec7be860fb4b25208ad1a6b790e9.png"
    [8]=>
    string(113) "ba69151f99d4f7b6dfd81b3698a5d6e1.png"
    [9]=>
    string(113) "2f36eef23ff45b20ca993a83c5f6293a.png"
    [10]=>
    string(113) "3b5247081ac90d99a4dafcfe59e3751f.png"
    [11]=>
    string(113) "7f2230f49f87b1b1ed7acacbfdfed82e.png"
    [12]=>
    string(115) "c972d00c696b94ba847991f8a6381304.jpeg"
    [13]=>
    string(115) "ebb40b228a83fdb6df2b49ef0657f421.jpeg"
    [14]=>
    string(115) "e6fea97cfacd9cf01646c58321158e21.jpeg"
    [15]=>
    string(115) "2a7d61b2657c495f770619be4c6cf720.jpeg"
    [16]=>
    string(113) "0d1c5f7525aca35a058c885d82eedb03.png"
    [17]=>
    string(115) "b9ca1f214bbe90e58557f053f7b58bc4.jpeg"
    [18]=>
    string(113) "1d129b6c34eb57d9025b6dd5f281cffc.png"
    [19]=>
    string(115) "99cd8481233c9339ae8ee7689276995b.jpeg"
    [20]=>
    string(115) "9621cf9b5ee9eaa7c46c479dfee0fdc2.jpeg"
    [21]=>
    string(115) "e703581f33052ad501d6793b240e797b.jpeg"
    [22]=>
    string(113) "928b507c5b71a7fcb5d4bf451a4bdae4.png"
    [23]=>
    string(113) "0795995997179f89c8b029a1468314bb.png"
    [24]=>
    string(113) "a2817bbbcd2603049bb62220d8b22e0a.png"
    [25]=>
    string(113) "c0fe92ddb129299f373529c547b52859.png"
    [26]=>
    string(115) "91ef6a55b87c78a4db3c25b9b19b2521.jpeg"
    [27]=>
    string(115) "60f383961593e0fa46f8ec6c9e3c2e1f.jpeg"
    [28]=>
    string(113) "e35a2bf20943900898f7e317bcdb9577.png"
    [29]=>
    string(113) "cfc0fd00a791980d6c13c0908477a357.png"
    [30]=>
    string(115) "da0b88be2bf59a1143b3fc14bf957764.jpeg"
    [31]=>
    string(113) "a88dc4e4ac2a3518ecfaba31cc1bfd63.png"
    [32]=>
    string(115) "4f657c4acb6acb047bfc0c699ed38921.jpeg"
    [33]=>
    string(115) "14785f3c32a7b203c1e74c41ceef634f.jpeg"
    [34]=>
    string(115) "84bc83205c88c46c60b8441bb882de2b.jpeg"
    [35]=>
    string(115) "5dfcd73ee080816d477cdc62eb96901f.jpeg"
    [36]=>
    string(113) "4c966b9ec2411f5795c33e6ab3d69bb6.png"
    [37]=>
    string(115) "4b329e7eb6e8741184484018b93bbf47.jpeg"
    [38]=>
    string(115) "d682797944a9fa918d7ace1938a353bb.jpeg"
    [39]=>
    string(115) "dcf762d49ee6daa7d33b118efd00f675.jpeg"
    [40]=>
    string(113) "0884399849d802274448e081545ddaf0.png"
    [41]=>
    string(115) "98cf37b1a4bdbe9097c74e29d15d1a71.jpeg"
    [42]=>
    string(113) "3216a236de9d3113900f44917ee58089.png"
    [43]=>
    string(113) "b4b95e8cbbc3e10c6d88236eab3e146d.png"
    [44]=>
    string(113) "c4afb97c95ec8764a2c98614f55049da.png"
    [45]=>
    string(113) "c93f48625898469c287f3f32339fb8c5.png"
    [46]=>
    string(113) "3bcf7d2cc0abfca5444fa5805d9babc4.png"
    [47]=>
    string(115) "60f81d42c3f818d40dc81e8c61b828aa.jpeg"
    [48]=>
    string(115) "b236cc1097a2407dbff13dbd74bd63f1.jpeg"
    [49]=>
    string(113) "3600e8296c754220642ca82cde025bf5.png"
  }
  [1]=>
  array(50) {
    [0]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/0/9/6/0967263d0e4c9f3bf6e65ec311f023f6.png"
    [1]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/c/e/3/ce397619c01919f1c1450c1f3e9543cc.png"
    [2]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/7/d/4/7d41b6e6e6e4e47bb4d081fe5128d374.jpeg"
    [3]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/0/0/b/00bcc751a5d7285677d9259c70ccb141.png"
    [4]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/c/7/e/c7e0803684c8c1f3c84e4cfc6be1b1d4.jpeg"
    [5]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/1/9/f/19f9031173cf51896d9fa68bbcd5d416.jpeg"
    [6]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/1/a/e/1ae782c4c5fbe40ed58d52dee843f2b7.jpeg"
    [7]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/2/a/8/2a88ec7be860fb4b25208ad1a6b790e9.png"
    [8]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/b/a/6/ba69151f99d4f7b6dfd81b3698a5d6e1.png"
    [9]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/2/f/3/2f36eef23ff45b20ca993a83c5f6293a.png"
    [10]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/3/b/5/3b5247081ac90d99a4dafcfe59e3751f.png"
    [11]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/7/f/2/7f2230f49f87b1b1ed7acacbfdfed82e.png"
    [12]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/c/9/7/c972d00c696b94ba847991f8a6381304.jpeg"
    [13]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/e/b/b/ebb40b228a83fdb6df2b49ef0657f421.jpeg"
    [14]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/e/6/f/e6fea97cfacd9cf01646c58321158e21.jpeg"
    [15]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/2/a/7/2a7d61b2657c495f770619be4c6cf720.jpeg"
    [16]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/0/d/1/0d1c5f7525aca35a058c885d82eedb03.png"
    [17]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/b/9/c/b9ca1f214bbe90e58557f053f7b58bc4.jpeg"
    [18]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/1/d/1/1d129b6c34eb57d9025b6dd5f281cffc.png"
    [19]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/9/9/c/99cd8481233c9339ae8ee7689276995b.jpeg"
    [20]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/9/6/2/9621cf9b5ee9eaa7c46c479dfee0fdc2.jpeg"
    [21]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/e/7/0/e703581f33052ad501d6793b240e797b.jpeg"
    [22]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/9/2/8/928b507c5b71a7fcb5d4bf451a4bdae4.png"
    [23]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/0/7/9/0795995997179f89c8b029a1468314bb.png"
    [24]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/a/2/8/a2817bbbcd2603049bb62220d8b22e0a.png"
    [25]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/c/0/f/c0fe92ddb129299f373529c547b52859.png"
    [26]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/9/1/e/91ef6a55b87c78a4db3c25b9b19b2521.jpeg"
    [27]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/6/0/f/60f383961593e0fa46f8ec6c9e3c2e1f.jpeg"
    [28]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/e/3/5/e35a2bf20943900898f7e317bcdb9577.png"
    [29]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/c/f/c/cfc0fd00a791980d6c13c0908477a357.png"
    [30]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/d/a/0/da0b88be2bf59a1143b3fc14bf957764.jpeg"
    [31]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/a/8/8/a88dc4e4ac2a3518ecfaba31cc1bfd63.png"
    [32]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/4/f/6/4f657c4acb6acb047bfc0c699ed38921.jpeg"
    [33]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/1/4/7/14785f3c32a7b203c1e74c41ceef634f.jpeg"
    [34]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/8/4/b/84bc83205c88c46c60b8441bb882de2b.jpeg"
    [35]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/5/d/f/5dfcd73ee080816d477cdc62eb96901f.jpeg"
    [36]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/4/c/9/4c966b9ec2411f5795c33e6ab3d69bb6.png"
    [37]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/4/b/3/4b329e7eb6e8741184484018b93bbf47.jpeg"
    [38]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/d/6/8/d682797944a9fa918d7ace1938a353bb.jpeg"
    [39]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/d/c/f/dcf762d49ee6daa7d33b118efd00f675.jpeg"
    [40]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/0/8/8/0884399849d802274448e081545ddaf0.png"
    [41]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/9/8/c/98cf37b1a4bdbe9097c74e29d15d1a71.jpeg"
    [42]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/3/2/1/3216a236de9d3113900f44917ee58089.png"
    [43]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/b/4/b/b4b95e8cbbc3e10c6d88236eab3e146d.png"
    [44]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/c/4/a/c4afb97c95ec8764a2c98614f55049da.png"
    [45]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/c/9/3/c93f48625898469c287f3f32339fb8c5.png"
    [46]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/3/b/c/3bcf7d2cc0abfca5444fa5805d9babc4.png"
    [47]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/6/0/f/60f81d42c3f818d40dc81e8c61b828aa.jpeg"
    [48]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/b/2/3/b236cc1097a2407dbff13dbd74bd63f1.jpeg"
    [49]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/3/6/0/3600e8296c754220642ca82cde025bf5.png"
  }
  [2]=>
  array(50) {
    [0]=>
    string(36) "0967263d0e4c9f3bf6e65ec311f023f6.png"
    [1]=>
    string(36) "ce397619c01919f1c1450c1f3e9543cc.png"
    [2]=>
    string(37) "7d41b6e6e6e4e47bb4d081fe5128d374.jpeg"
    [3]=>
    string(36) "00bcc751a5d7285677d9259c70ccb141.png"
    [4]=>
    string(37) "c7e0803684c8c1f3c84e4cfc6be1b1d4.jpeg"
    [5]=>
    string(37) "19f9031173cf51896d9fa68bbcd5d416.jpeg"
    [6]=>
    string(37) "1ae782c4c5fbe40ed58d52dee843f2b7.jpeg"
    [7]=>
    string(36) "2a88ec7be860fb4b25208ad1a6b790e9.png"
    [8]=>
    string(36) "ba69151f99d4f7b6dfd81b3698a5d6e1.png"
    [9]=>
    string(36) "2f36eef23ff45b20ca993a83c5f6293a.png"
    [10]=>
    string(36) "3b5247081ac90d99a4dafcfe59e3751f.png"
    [11]=>
    string(36) "7f2230f49f87b1b1ed7acacbfdfed82e.png"
    [12]=>
    string(37) "c972d00c696b94ba847991f8a6381304.jpeg"
    [13]=>
    string(37) "ebb40b228a83fdb6df2b49ef0657f421.jpeg"
    [14]=>
    string(37) "e6fea97cfacd9cf01646c58321158e21.jpeg"
    [15]=>
    string(37) "2a7d61b2657c495f770619be4c6cf720.jpeg"
    [16]=>
    string(36) "0d1c5f7525aca35a058c885d82eedb03.png"
    [17]=>
    string(37) "b9ca1f214bbe90e58557f053f7b58bc4.jpeg"
    [18]=>
    string(36) "1d129b6c34eb57d9025b6dd5f281cffc.png"
    [19]=>
    string(37) "99cd8481233c9339ae8ee7689276995b.jpeg"
    [20]=>
    string(37) "9621cf9b5ee9eaa7c46c479dfee0fdc2.jpeg"
    [21]=>
    string(37) "e703581f33052ad501d6793b240e797b.jpeg"
    [22]=>
    string(36) "928b507c5b71a7fcb5d4bf451a4bdae4.png"
    [23]=>
    string(36) "0795995997179f89c8b029a1468314bb.png"
    [24]=>
    string(36) "a2817bbbcd2603049bb62220d8b22e0a.png"
    [25]=>
    string(36) "c0fe92ddb129299f373529c547b52859.png"
    [26]=>
    string(37) "91ef6a55b87c78a4db3c25b9b19b2521.jpeg"
    [27]=>
    string(37) "60f383961593e0fa46f8ec6c9e3c2e1f.jpeg"
    [28]=>
    string(36) "e35a2bf20943900898f7e317bcdb9577.png"
    [29]=>
    string(36) "cfc0fd00a791980d6c13c0908477a357.png"
    [30]=>
    string(37) "da0b88be2bf59a1143b3fc14bf957764.jpeg"
    [31]=>
    string(36) "a88dc4e4ac2a3518ecfaba31cc1bfd63.png"
    [32]=>
    string(37) "4f657c4acb6acb047bfc0c699ed38921.jpeg"
    [33]=>
    string(37) "14785f3c32a7b203c1e74c41ceef634f.jpeg"
    [34]=>
    string(37) "84bc83205c88c46c60b8441bb882de2b.jpeg"
    [35]=>
    string(37) "5dfcd73ee080816d477cdc62eb96901f.jpeg"
    [36]=>
    string(36) "4c966b9ec2411f5795c33e6ab3d69bb6.png"
    [37]=>
    string(37) "4b329e7eb6e8741184484018b93bbf47.jpeg"
    [38]=>
    string(37) "d682797944a9fa918d7ace1938a353bb.jpeg"
    [39]=>
    string(37) "dcf762d49ee6daa7d33b118efd00f675.jpeg"
    [40]=>
    string(36) "0884399849d802274448e081545ddaf0.png"
    [41]=>
    string(37) "98cf37b1a4bdbe9097c74e29d15d1a71.jpeg"
    [42]=>
    string(36) "3216a236de9d3113900f44917ee58089.png"
    [43]=>
    string(36) "b4b95e8cbbc3e10c6d88236eab3e146d.png"
    [44]=>
    string(36) "c4afb97c95ec8764a2c98614f55049da.png"
    [45]=>
    string(36) "c93f48625898469c287f3f32339fb8c5.png"
    [46]=>
    string(36) "3bcf7d2cc0abfca5444fa5805d9babc4.png"
    [47]=>
    string(37) "60f81d42c3f818d40dc81e8c61b828aa.jpeg"
    [48]=>
    string(37) "b236cc1097a2407dbff13dbd74bd63f1.jpeg"
    [49]=>
    string(36) "3600e8296c754220642ca82cde025bf5.png"
  }
}

Счет 71 в бухгалтерском учете: значение, проводки и пример

В силу тех или иных обстоятельств компании вынуждены выдавать своим подчиненным определенную сумму денежных ресурсов под отчет. В данном случае речь может идти о получении аванса при направлении в служебную поездку либо покупке общехозяйственных товаров для организации.

В этой статье речь пойдет о том, что представляет собой 71 счет бухгалтерского учета, каков порядок выдачи подотчетных сумм, в корреспонденции с какими счетами работает обозначенная позиция, какие типовые бухгалтерские проводки существуют для отражения подобного рода операций. Помимо того, мы рассмотрим один из практических примеров.

Роль и значение 71 позиции для бухгалтерского учета

71 счет необходим для того, чтобы вести учет выданных и не потраченных подотчетных сумм. Последние выдаются из кассы организации и при условии, что сотрудник отчитался, сдав авансовую ведомость, по ранее полученным авансовым средствам.

Для того, чтобы получить деньги под отчет работник обязан написать заявление на имя руководства компании. После того, как срок, на который были выданы обозначенные суммы, истек, сотрудник в течение 3 дней обязан представить отчетность о цели и сумме затрат. Та часть ресурсов, которая осталась не использованной, должна быть отдана в кассу организации.

По характеру 71 позиция является активной. Тем не менее на момент составления отчетности по ней может сформироваться как дебетовое, так и кредитовое сальдо.

Сальдо же по дебету свидетельствует о задолженности сотрудника перед работодателем.

https://youtube.com/watch?v=Vp45qP4HVLk

Аналитика по позиции ведется по каждой выданной подотчетной сумме. Контроль за подобными расходами дает возможность сократить неэффективные затраты организации.

Порядок получения денег под отчет

Порядок выдачи финансов под отчет регламентируется специальным нормативным документом, утвержденным ЦБ РФ, в котором отражаются правила ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами.

Итак, прежде чем выдавать деньги под отчет бухгалтерия должна проверить, не числится ли за данным сотрудником какая-либо задолженность по ранее полученным ресурсам. Если таковая имеет место быть, то выдавать дополнительные средства нельзя.

После того, как стало понятно, что такой задолженности нет, то работнику необходимо написать заявление на имя руководства, указав требуемую сумму и срок.

После оформления обозначенного документа и его передачи в кассу кассир проверяет правильность его составления и наличие соответствующих подписей должностных лиц. Только после выполнения всех перечисленных действий кассир выдает работнику денежные ресурсы под отчет.

Корреспондирующие позиции

В случае выдачи денежных ресурсов под отчет дебетуется 71 позиция в корреспонденции с 50 счетом.  Если же деньги были перечислены из депозита до востребования компании, то кредитуется 51 позиция.

Что касается кредитования 71 позиции, то используются 08, 10, 20, 23, 28, 29, 41, 44, 50, 51, 55 и прочие счета.

Типовые записи

Существуют следующие типовые бухгалтерские проводки для отражения операций по 71 позиций:

1) Дт 71

Кт 50 – выдача денег под отчет из кассы;

2) Дт 08

Кт 71 – включение в первоначальную стоимость НМА расходов на их приобретение и создание;

3) Дт 10

Кт 71 – учет материалов, купленных подотчетным лицом;

4) Дт 20

Кт 71 – учет израсходованных подотчетными лицами денег основного производства;

5) Дт 50

Кт 71 – возврат в кассу неиспользованных подотчетных сумм и т.п.

Практический пример

Работник предприятия получил из кассы средства в размере 3 700,0 р. на покупку материалов. Из общей суммы полученных ресурсов были израсходованы лишь 2 400,0 р. В данной ситуации бухгалтер отразил следующие проводки:

1) Дт 71

Кт 50 – 3 700,0 р., выданы средства под отчет;

2) Дт 10

Кт 71 – 2 400,0 р., приобретены материалы;

3) Дт 50

Кт 71 – 1 300,0 р., возврат неиспользованных средств.

Заключение

Таким образом, использование подотчетных сумм и контроль за этим процессом позволяет руководству компании распоряжаться имеющимися ресурсами более эффективно, что в конечном итоге влияет на финансовый результат деятельности любого предприятия.

Как проверить себя, чтобы избежать ошибок

В работе с подотчетными суммами бухгалтеры допускают несколько стандартных ошибок:

  • допускают превышение лимита расчетов наличными деньгами;
  • выдают денежные средства под отчет или возмещают расходы без соответствующего документального подтверждения;
  • принимают авансовый отчет, заполненный не полностью или с нарушениями;
  • некорректно удерживают задолженность с работника из его заработной платы
  • и многие другие.
  • сопоставлять суммы в первичных документах с суммами в отчете, а данные отчетов — с записями в журнале операций расчетов с подотчетными лицами;
  • отслеживать операции по выдаче и возврату денежных средств по журналу операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071) и журналу операций по счету «Касса» (ф. 0504071);
  • сверять, правильно ли занесены в бухучете операции с подотчетными лицами с точки зрения бюджетной классификации и пр.

Возмещаем затраты сотруднику правильно

Если же последовательность вышеуказанных действий нарушена и работник израсходовал собственные ДС в полной уверенности, что работодатель возместит ему все затраты, то такая операция по своей хозяйственной сути ничего общего с подотчетом не имеет. Ведь в ней работник действовал от своего имени (п. 1 ст. 183 ГК РФ), и еще неизвестно, одобрит ли данную покупку руководитель. Так бывает, когда работник не согласовывает свои действия с руководителем. Например, если менеджер провел переговоры с клиентом, оплатив при этом ужин в дорогом ресторане, или завхоз приобрел материалы на рынке в несколько раз дороже, чем компания бы купила их у оптового поставщика.

Потратив собственные деньги в подобной ситуации, сотрудник в первую очередь должен согласовать свои траты с директором, составив заявление о возмещении понесенных им расходов и приложив все первичные документы. Если руководитель их одобрит, то необходимо составить распоряжение или приказ о выплате компенсации работнику.

См. также: «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».

Для того чтобы контролеры не имели поводов для претензий, многие компании составляют общий приказ или иной локальный акт предприятия, отражающий порядок возмещения подобных издержек. В документе указываются возможные цели расходования средств, максимальная сумма, которую работник может потратить, сроки выплаты возмещения; он заверяется подписью директора и под роспись подается для ознакомления всем заинтересованным сотрудникам.

После поступления первичных документов в бухгалтерию их необходимо проверить. Если они оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а в графе «Покупатель» указано наименование компании, значит, имеется документальное подтверждение того, что сотрудник в данной ситуации закупает ценности для нужд работодателя.

Поскольку работник не получает экономических выгод, то и доходом данные суммы не признаются, следовательно, и удерживать НДФЛ нет необходимости. К такому мнению пришли чиновники в письме Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65.

Оформляется данная выплата расходным кассовым ордером и записью Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кт 50. А проводка Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 73 фиксирует, что приобретенные ценности приняты к учету.

Пример 2

Коммерческий директор ООО «Фрегат» Алексеев А. В., находясь на презентации товаров поставщика, принял решение приобрести небольшую пробную партию, согласовав данный вопрос с генеральным директором по телефону. На покупку он израсходовал 35 477 руб. из собственных средств.

Первичные документы были оформлены на ООО «Фрегат», и на основании распоряжения руководителя и заявления о возмещении потраченных сумм кассир выплатил потраченные сотрудником суммы.

Бухгалтер отразил в учете следующие записи:

Дт 41 Кт 73 — 30 065,25 руб. — товары приняты к учету;

Дт 19 Кт 73 — 5411, 75 руб. — отражен входящий НДС;

Дт 73 Кт 50 — 35 477 руб. — возмещены расходы сотруднику.

Однако на практике некоторые бухгалтеры все же требуют составления авансового отчета, поскольку он является дополнительным документом, который подтверждает, что сотрудник, потративший собственные средства, совершил покупки на цели предприятия, а не на свои личные. Действующее законодательство не содержит информации, прямо разрешающей или запрещающей составлять авансовые отчеты при расходовании работником собственных средств. Таким образом, и оформление, и отсутствие авансового отчета в данном случае допустимы и не будут считаться ошибкой.

Ситуация вторая: на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» образовалось кредитовое сальдо

Бывает, что в кассе компании не хватает денег, чтобы выдать под отчет. При этом сотрудник (чаще всего руководитель) приобретает товары или оплачивает услуги для организации из личных средств. После чего оформляет авансовый отчет и сдает на предприятие. Бухгалтер в свою очередь делает проводку по кредиту счета 71, и отражает тем самым долг компании перед работником. Задолженность будет числиться до тех пор, пока в кассе не появится наличность, и кассир не возместит затраченные средства. Иногда кредитовое сальдо по счету 71 не списывается на протяжении нескольких месяцев или даже лет.

В этой ситуации нет ничего, что противоречило бы закону. По сути, покупка из личных средств — это частный случай перерасхода подотчетной суммы, а он предусмотрен в бланке авансового отчета**. Там есть специальное поле для реквизитов расходника, оформленного при возмещении сотруднику перерасходованных денег. Логика такова: раз допустимо частично оплатить товар из личных средств, то не возбраняется и полностью расплатиться собственными деньгами.

Правда, могут возникнуть сложности при учете товаров и услуг, приобретенных за деньги работника. Не исключено, что налоговики станут утверждать, будто данная продукция (или услуга) не принадлежит компании. Поэтому нельзя включить ее стоимость в расходы и принять к вычету НДС.

На практике многие главбухи пытаются избежать кредитового сальдо по счету 71. Для этого действуют одним из двух способов.

Первый способ — оформление договора беспроцентного займа, по которому работник якобы дает предприятию в долг некую сумму денег. Бухгалтерия приходует их в кассу, после чего выдает этому же сотруднику под отчет. Он расходует средства, сдает авансовый отчет, и взаиморасчеты с ним как с подотчетником выходят в ноль. При этом за компанией остается долг, но не перед подотчетным лицом, а перед заимодавцем.

Второй способ заключается в том, чтобы перекупить у работника товары (или услуги), которые он приобрел за свои деньги. И в этом случае за организацией числится долг, но не перед подотчетным лицом, а перед поставщиком.

У обоих методов есть свои недостатки. В первом случае инспекторы, возможно, расценят, что компания получила облагаемый доход в виде незаплаченных процентов по кредиту. Во втором случае могут придраться к работнику-продавцу и начислить ему НДФЛ с выручки.

Мы считаем, что разумнее отражать данные операции такими, какие они есть, то есть по счету 71. Но не помешает перестраховаться, и в начале года издать приказ, разрешающий закупки из собственных средств работников. А подтверждающие документы оформлять не на физическое лицо, а на предприятие.

На какие нужды можно взять под отчёт

При выдаче подотчётных сумм в заявке нужно указывать цели, на которые они выдаются. В зависимости от цели, выделяют следующие виды расходов по подотчётным суммам:

  • ТМЦ;
  • командировочные;
  • хозяйственные;
  • представительские;
  • затраты по договорам.

Виды хозяйственных расходов

Выдача ДС на ТМЦ логична, так как порой нужна срочная закупка материалов для продолжения работ. Покупка безналичным путём через организацию иногда увеличивает срок получения желаемого товара. Покупка ГСМ также входит в данную категорию.

Командировочные расходы более обширны, к ним можно отнести: суточные, проживание, билеты и некоторые другие расходы, которые закреплены в нормативных актах руководителем организации.

Мнение эксперта
Мария Богданова
Стаж более 6 лет. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология

Если сумма суточных за день будет превышать 700 рублей при поездках внутри России и 2500 рублей за границу, то с размера превышения необходимо будет удержать налог НДФЛ и начислить страховые взносы.

При расчёте налога на прибыль нет обязанности учитывать размер суточных. Они должны включаться в пределах лимитов, которые закреплены на предприятии внутренними актами, в налогооблагаемую базу. Их учёт производится в тот же день, когда сотрудником был сдан заполненный авансовый отчёт.

Суточные при командировках в 2019 году и направления их расходования никаким образом подтверждать нет необходимости.

К хозяйственным расходам можно отнести почтовые расходы, расходы на нотариальные услуги.

Почтовые расходы подтверждаются кассовыми чеками.

Кассовые чеки почты пожно увидеть в авансовых отчётах любой организации

В представительские расходы входит угощение представителей других организаций или участников совета директоров при проведении переговоров. Транспортировка указанных лиц до места проведения встречи и обратно тоже имеет отношение к такому виду расходов. К той же категории относятся затраты на услуги переводчика.

Расходы по договорам от имени фирмы могут включать в себя вышеперечисленные затраты.

Правильное оформление

Для заполнения следует применять унифицированный бланк КО-2 – это форма РКО действует давно, несмотря на отмену обязательности применения унифицированных документов. ОКУД данного бланка 0310002.

При выдаче в подотчет денежной суммы необходимо заполнить следующие поля РКО:

  • ОКПО – код предприятия по территориальному справочнику.
  • Название компании в полном или сокращенном виде.
  • Подразделение при необходимости, из которого происходит расходование наличных денег на подотчет.
  • Номер – проставляется в хронологическом порядке в соответствии с действующей нумерации в организации, отраженной в кассовой книге.
  • Дата – день заполнение ордера соответствует моменту выдачи в подотчет денег подотчетному лицу.
  • Код подразделения нужно заполнять, если таковые введены в организации.
  • Счет бухгалтерского учета, в дебет которого поступает подотчетная сумма (счет 71).
  • Код аналитического учета заполняется при ведении аналитики по данном счету.
  • Кредит – счет 50, предназначенный для учета операций по кассе.
  • Сумма – цифрами заполняется выдаваемая под отчет денежная сумма.
  • Выдать – ФИО работника подотчетного лица, которому выдаются деньги в подотчет, заполняется в дательном падеже.
  • Основание – основание и цель выдачи наличных денег (например, выдача в подотчет на оплату канцтоваров по накладной №11 от 14.11.2018).
  • Сумма – прописью в именительном падеже с большой буквы, копейки цифрами, ниже повторяется та же величина цифрами.
  • Приложение – документальное основание для выплаты денежных средств под отчет работнику, это может быть заявление подотчетного лица или приказ.
  • Подписи ответственных лиц – руководитель и главный бухгалтер.
  • Получил – полученная подотчетным лицом денежная сумма из кассы, дата получения и подпись.
  • По – реквизиты паспорта подотчетного лица.
  • Выдал – подпись и ФИО кассира, выдавшего деньги под отчет из кассы.

Какое основание указать в форме КО-2?

В строке «Приложение» нужно указать документы, которые служат основанием для выдачи кассиром денежных средств подотчетному лицу.

Как правило, составляется заявка или заявление от работника на имя руководителя, где заполняется необходимое количество денег, цель их расходования.

На заявлении руководитель ставит одобряющую визу.

Заявление с визой является достаточным основанием для кассира, чтобы выдать из кассы денежную сумму.

Также выдача возможна на основании приказа руководителя, где прописано распоряжение выплатить определенную денежную сумму конкретному человеку.

В строке «Основание» вносится фраза, начинающаяся со слов «Выдача под отчет…», далее поясняется, на что именно будут потрачены деньги.

Распоряжение о выдаче средств персоналу организации

Любой сотрудник может выбрать способ получения ДС под отчёт: наличными из кассы или на свою зарплатную карту. В первом случае следует оформить РКО, во втором необходимо использование такого документа как платёжное поручение.

Получение денег по расходному кассовому ордеру

Важно помнить, что если сотрудник будет покупать что-либо у контрагента наличными деньгами от имени компании, то необходимо не превысить лимит, а именно — не больше 100 тысяч рублей по одному договору (п. 6 Указания №3037-У)

При нарушении этого лимита компании также грозит штраф в 50 тыс. руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Мнение эксперта
Мария Богданова
Стаж более 6 лет. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписанная главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, а также кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата выдается на руки сдавшему деньги.Приходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью от руки «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Перечисление аванса на зарплатную карту

Весьма удобным способом получения является выдача подотчётных денег на карту, что предусмотрено законодательством (Указание Банка Росии №3037-У)

Для избежания проблем, которые могут возникнуть при налоговой проверке, важно закрепить данный способ расчётов в учётной политике компании

Форма заявления для перевода средств на банковский счёт

Для получения подотчётных сумм на карту сотрудник должен написать соответствующее заявление. Иначе налоговая проверка решит, что были перечислены не подотчётные суммы, а доход, который облагается НДФЛ в обязательном порядке. В заявлении сотрудник указывает реквизиты карты, срок, сумму и основание для выдачи. В платёжном поручении в поле «Назначение платежа» бухгалтер должен написать: «Перевод средств под отчёт».

Примерный образец заявления, которое необходимо предоставлять для получения денег на карту под отчёт

Ситуация пятая: подотчетник принес подтверждающие документы, где сумма по товарному чеку меньше, чем по кассовому чеку

Такое случается, когда сотрудник в одном и том же магазине покупает что-то для предприятия, а что-то лично для себя. Тогда к подотчетным деньгам он добавляет свои собственные, и на кассе получает единый чек на всю сумму. Но в товарном чеке, как правило, просит отразить только наименования товаров, предназначенных для организации. Потом работник сдает в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие документы. При этом оказывается, что сумма по товарному чеку совпадает с суммой, взятой под отчет, а сумма по чеку ККТ — превышает размер подотчетных средств.

Некоторые бухгалтеры считают, что такие авансовые отчеты не нужно принимать, дабы не создавать путаницу в учете. Особо осторожные заранее прописывают в локальных нормативных документах правило: суммы во всех подтверждающих документах должны совпадать, иначе авансовый отчет не принимается.

На наш взгляд, недопустимо не принимать такие отчеты, ведь работник потратил деньги на нужды предприятия и принес все необходимые бумаги. Расхождение сумм в чеках не является достаточным основанием, чтобы не принять отчет. Правильнее списать с подотчетного лица долг, а авансовый отчет провести в сумме, указанной в товарном чеке. При этом оформить бухгалтерскую справку, где вкратце изложить причины несовпадения, и подколоть к ней письменные объяснения сотрудника.

Отчет за подотчет

За выданные средства работник должен отчитаться в строго определенном порядке

Прежде всего обратите внимание на срок: отчет передается в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней с момента выхода сотрудника на работу или с окончания периода, на который деньги были выделены.
Сотрудник может представить отчет в одном из двух вариантов:

  • авансовый отчет по форме 0504049 с приложенными первичными документами (билеты, чеки и пр.);
  • ведомость или расходный кассовый ордер — в случае если подотчетные средства выделялись на выплаты физическим лицам (заработная плата, гонорар и пр.).

На лицевой стороне авансового отчета работник сам заполняет сведения о себе: ФИО, табельный номер, должность, структурное подразделение. На обратной стороне в графы с 1 по 6 отдельными записями на основании первичных документов вносит данные о потраченных средствах: сумму, статью расхода, дату и номер подтверждающего документа. Первичные документы должны быть приложены к авансовому отчету и пронумерованы в том же порядке, что и записи в отчете.
Принимает отчет бухгалтер или руководитель. Каждое учреждение устанавливает свои порядок и сроки рассмотрения отчета в рамках внутренней учетной политики, законодательство этот момент не регламентирует.
Получив от работника авансовый отчет, бухгалтер проверяет, правильно ли он заполнен, все ли документы приложены. Данные о расходах, которые учреждение принимает к учету, вносятся в графы 7–10. Напротив каждой суммы — номер аналитического счета.
Расходы, принятые учреждением к учету, бухгалтер отражает так:

Дебет

Кредит

Описание

0 10500 340 «Увеличение стоимости материальных запасов»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Расходы, принятые учреждением к учету за счет средств, выданных под отчет

0 10600 000 «Вложения в нефинансовые активы»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

0 30200 000 «Расчеты по принятым обязательствам»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

0 40120 000 «Расходы текущего финансового года»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

0 10900 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Может сложиться ситуация, когда работник потратил не все средства или, наоборот, вложил свои. В авансовом отчете эти суммы он вносит в графу Остаток/Перерасход. В учете это будет отражено как задолженность подотчетного лица или учреждения. Перерасход оформляется и возмещается сотруднику в том же порядке, что и аванс, а для возврата остатка бухгалтер формирует запись по одному из вариантов:

Дебет

Кредит

Описание

0 20134 510 «Поступления средств в кассу учреждения»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Возвращены подотчетные средства в кассу учреждения

0 20111 510 «Поступления денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (для бюджетных и автономных учреждений)

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения

0 20121 510 «Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации» (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации)

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения

1 30405 000 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом» (для казенных учреждений)

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения

Несвоевременный возврат учреждением подотчетному лицу перерасхода.

Срок выплаты подотчетному лицу перерасхода устанавливается руководителем учреждения. Возможна ситуация, когда из-за недостатка наличных денежных средств, а также по иным причинам учреждение выплачивает сумму перерасхода подотчетному лицу по истечении этого срока. Должно ли учреждение в таком случае уплатить проценты работнику в соответствии со ст. 236 ТК РФ?

Данная норма предусматривает, что при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже 1/150 действующей в это время ключевой ставки ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после определенного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Несвоевременно возращенную подотчетному лицу сумму перерасхода можно отнести к другим выплатам, причитающимся работникам. Следовательно, ст. 236 ТК РФ предоставляется подотчетнику право требовать проценты в случае, когда учреждение не выплатило ему своевременно сумму перерасхода по авансовому отчету.

Подотчетные деньги и «зарплатные» налоги

Выданные под отчет деньги не являются доходом работника, следовательно, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Однако на практике все не так просто.

Так, согласно разъяснениям контролирующих органов, если деньги, полученные работником под отчет, не будут возвращены в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на их сумму необходимо начислить страховые взносы (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В609, от 19.12.2014 N 17-3/В-618).

В дальнейшем сумму начисленных страховых взносов можно будет зачесть или вернуть при условии, что работник вернет деньги или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.

Что касается НДФЛ, включение в налогооблагаемую базу денежных средств, полученных под отчет, возможно при отсутствии доказательств их расходования (отсутствие подтверждающих первичных документов).

К таким выводам пришел Президиум ВАС в Постановлениях от 05.03.2013 N 14376/12 по делу N А53-8405/2011, N 13510/12 по делу N А53-270/11.

В Определении ВС РФ от 09.03.2016 N 302-КГ16-450 арбитры также пришли к выводу, что при наличии ошибок в товарных чеках, приложенных к авансовым отчетам, подотчетные суммы необходимо включить в доход работника.

К ошибкам, в частности, судьи отнесли отсутствие информации, позволяющей определить, кто подписал чеки, отсутствие даты составления, незаполнение граф «Количество», «Цена товара», «Подпись продавца».

Отметим, что судебная практика по вопросу удержания НДФЛ в ситуации, когда первичные документы оформлены с нарушениями, неоднозначна.

В частности, в Постановлении ФАС ПО от 01.04.2013 N А55-15647/2012 указано, что налоговый орган не вправе переквалифицировать денежные средства, выданные обществом своим работникам под отчет, в доходы работников, тем более что не истек срок давности для взыскания этих сумм в судебном порядке.

Однако, учитывая позицию высших судебных инстанций, работодателям следует требовать от работников своевременного представления авансовых отчетов, а также быть внимательными при проверке прилагаемых к ним подтверждающих первичных документов.

На практике встречается (хоть и нечасто) ситуация, когда работодатель принимает решение не удерживать из зарплаты работника подотчетные суммы, по которым он не представил авансовый отчет.

В этом случае не возвращенные работником подотчетные суммы признаются его доходом и, следовательно, облагаются:

— страховыми взносами (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609);

— НДФЛ (ст. 210 НК РФ, Постановление ФАС ЗСО от 19.02.2014 N А45-25321/2012).

Какими документами оформляется выдача денег под отчет

Взаиморасчеты с подотчетными лицами законодательно регламентированы.

Кто относится к данной категории работников, какие определяющие документы по учету расчетов с подотчетными лицами существуют — об этом см. статью «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Средства под отчет могут быть выданы наличными деньгами из кассы предприятия, перечислены на корпоративную карту или зарплатную карту работника. Перечислять средства под отчет на зарплатную карту можно для осуществления командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов — итог, подведенный Минфином РФ в письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

Выдача денег под отчет должна происходить на основании заявления работника или распоряжения руководителя. Унифицированной формы нет, но есть обязательные реквизиты: дата составления заявления, сумма, которая должна быть выдана, срок выдачи.

ВНИМАНИЕ! Срок, в течение которого подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет, с 30.11.2020 утверждается руководителем фирмы. Требование о 3-х дневном сроке отменено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. . Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный  материал

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный  материал.

Документ обязательно должен быть завизирован руководителем.

ВАЖНО! До 2017 года прежде чем выдать в подотчет новую сумму, следовало проверить, что данное подотчетное лицо отчиталось за все ранее выданные суммы. В 2020 — 2021 годах данное требование не действует

В зависимости от цели подотчетных средств их выдача должна сопровождаться оформлением соответствующих документов. Для приобретения ТМЦ сотруднику должна быть выписана доверенность от организации, подтверждающая право представлять ее интересы. В случае выдачи подотчетных средств на командировочные расходы на сотрудника должен быть оформлен соответствующий приказ, а также иные документы, предусмотренные внутренним регламентом организации для этих целей.

Какими документами оформляются командировки работников и как компенсируются расходы работников в этих командировках, см. в материале «Оформляем и оплачиваем командировки».

При выдаче денежных средств под отчет из кассы организации оформляется расходно-кассовый ордер. Его форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. РКО создается в единственном экземпляре на подотчетное лицо, подписывается главным бухгалтером и руководителем или лицом, на то уполномоченным. В строке «Основание» указывается цель выдачи денежных средств под отчет.

Посмотреть правила заполнения РКО и скачать его бланк можно в статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)».

У организации может быть корпоративная карта, используемая подотчетными лицами для покупки ТМЦ и осуществления прочих расходов. В этом случае заявления от работника на выдачу подотчетных средств не требуется. Но чтобы получить такую карту, сотрудник должен написать заявление в свободной форме с обязательным указанием целей расходования средств. На основании заявления создается приказ руководителя. Для работы с корпоративной картой необходимо утвердить порядок. Дата выдачи под отчет денежных средств — дата списания денег, которую можно увидеть в банковской выписке.

Для перечисления подотчетных средств на карту сотрудника необходимо эту возможность прописать в учетной политике организации, а также в локальных актах по работе с подотчетными лицами (если такие имеются). Перечисление подотчетных средств происходит, как и в случае выдачи из кассы, на основании заявления работника. В нем должно быть отмечено, что средства будут перечислены на его карту. В платежном поручении на перечисление этих средств следует отметить, что это именно подотчетные суммы.

Эксперты «КонсультантПлюс» разъяснили порядок выдачи средств в подотчет и алгоритм бухгалтерского учета взаиморасчетов с подотчетными лицами. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Отражение целей, сроков и лимита подотчетных сумм

В данном пункте Положения можно дать общее описание того, на какие расходы будут выдаваться деньги работникам:

  • административно-хозяйственные,
  • представительские,
  • командировочные.

А можно на усмотрение руководства издать отдельный приказ об утверждении списка хозяйственных расходов и сумм, в пределах которых будут выдаваться денежные средства. Подотчетные суммы, превышающие указанные в приказе, должны утверждаться руководителем дополнительно.

Сроки, на которые подотчетник может получить деньги, также определяются руководством и могут быть одновременно прописаны в приказе с перечнем целей выдачи аванса и его лимита. В самом же Положении следует указать, что конкретные сроки на определенные подотчетные суммы указаны в отдельном приказе. Для неоговоренных в приказе случаев следует зафиксировать пункт в Положении, определяющий общий максимальный срок подотчета, например не более месяца.

Список работников, имеющих право получать денежные средства на хозяйственные расходы облегчит работу бухгалтера. Его можно представить в данном Положении в виде перечня должностей. Конкретные же фамилии лучше собрать в специальный список подотчетных лиц и издать отдельным приказом, чтобы не переиздавать все Положение из-за внесения в список дополнительного подотчетного лица.

Как правильно составить приказ, узнайте из этой статьи.

Если работник потратил личные деньги

Если для обеспечения потребностей организации сотрудник привлек собственные средства, он составляет отчетное заявление. Работник пишет заявление о возмещении потраченных им денежных средств, руководитель его принимает, рассматривает и утверждает. Затем издается приказ о возмещении израсходованных денег.

ВАЖНО!

Если работник потратил собственные деньги, это не является подотчетом!

Алгоритм возмещения необходимо прописать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных деньгах.

Комментировать
0
0 просмотров