Понятие, цели и функции системы управления персоналом
Под системами управления персонала понимается весь комплекс приемов и технологий для работы с кадрами, т. е. элементы построения менеджмента, регламентирующие деятельность сотрудников. Цели и функции системы управления персоналом незначительно изменяются в зависимости от сферы деятельности. Но современная теория менеджмента не предлагает универсальное описание системы руководства кадрами, которое можно без адаптации применить для любой компании или организации. При построении системы управления персоналом менеджмент компании должен учитывать:
- специфику деятельности
- размеры компании
- стиль менеджмента
- ценности фирмы
- стратегию развития
- цели организации.
При построении эффективной системы управления человеческим капиталом преследуются социальные, научно-технические, производственно-коммерческие и экономические цели. Производственно-коммерческие цели подразумевают задачи, связанные с обеспечением желаемых объемов производства продукции, необходимого режима работы и качества продукции. К экономическим целям относится повышение продуктивности труда, снижение себестоимости продуктов, увеличение прибыли компании.
На основании указанных целей менеджмент предприятия может разработать набор задач, решение которых будет способствовать достижению желаемого результата. Координирование сотрудниками включает:
- развитие персонала
- повышение уровня мотивации, степени приверженности ценностям компании
- формирование командного духа и корпоративной культуры.
Исходя из целей, задач и используемой стратегии компании, можно обозначить главные функции системы управления персоналом. Например:
- Прогнозирование потребности в кадрах и ситуации на рынке труда.
- Формирование кадровой политики.
- Планирование развития специалистов.
- Создание оптимальных условий труда на предприятии, порядка охраны труда.
- Адаптация новых работников.
- Оценка сотрудников, обучение и повышение квалификации.
- Разработка и реализация концепции мотивации и продвижения кадрового резерва.
Для осуществления перечисленных функций системы управления персоналом применяются индивидуальные и групповые технологии. Первые используются по отношению к отдельным работникам, а вторые учитывают взаимные интересы сотрудников, воздействуют на группы для достижения необходимого результата.
В качестве наиболее часто используемых групповых (многозвенных) приемов можно отметить технологию найма новых работников. Этапы отбора и оценки персонала проводятся по стандартизированным схемам с тщательным обдумыванием возможных карьерных перспектив для нанимаемого сотрудника.
Отдельно стоит выделить правовое и информационное обеспечение процесса управления человеческими ресурсами. К нему относится выполнение задач регулирования трудовых взаимоотношений, учет персонала, разработка кадровой политики, предоставление информации сотрудникам по любым кадровым и законодательным вопросам.
Концепция управления персоналом организации
В настоящее время на любом предприятии до сих пор существует отдел кадров, который призван выполнять основные функции по найму и снятию с должностей сотрудников компании. Кроме того, кадровая служба должна регулярно организовывать мероприятия, связанные с повышением квалификации работников и обучением вновь прибывшего персонала.
В некоторых компаниях для выполнения данных задач существуют и такие подразделения, как отдел технического обучения и отдел переподготовки сотрудников. Но эти структуры не взаимодействуют никаким образом с остальными службами, занятыми деятельностью по управлению персоналом. При возникновении конфликтов или других социальных проблем в трудовом коллективе сотрудники могут обратиться за поддержкой в отдел, ведущий социальные исследования и обслуживание работников.
В настоящее время большинство организаций создают систему управления трудовыми ресурсами посредством создания таких служб, как отдел кадров, подразделение по организации рабочего процесса и по вопросам заработной платы, а также отдел, занимающийся техникой безопасности на предприятии и охраной труда. Помимо основной цели данной структуры, существуют и другие задачи, которые возлагает руководство компании. Такими задачами являются:
- обеспечение карьерного роста сотрудников}
- создание рациональной системы стимулирования персонала}
- решение социальных проблем и конфликтов, возникающих в процессе работы}
- проведение исследований рынка трудовых ресурсов.
Современная концепция менеджмента призвана учитывать интересы каждого индивидуума, повышать значимость каждого сотрудника в производственном процессе, создавать мотивационные установки, предназначенные для достижения максимальной эффективности предприятия и удовлетворения потребностей каждого сотрудника в отдельности. Благодаря данным мерам осуществляется нормальная и быстрая адаптация трудового коллектива к изменениям, происходящим во внешней среде. Главным условием является психологическое воздействие на персонал таким образом, чтобы каждый член коллектива выполнял свою работу с целью удовлетворения желаний потребителей продукции или услуг компании.
Основные аспекты концепции управления персоналом организации
Основной целью концепции является внушение сотрудникам таким образом, чтобы они понимали и верили в значимость каждого из них во всем процессе производства. Существует три важных аспекта.
Экономический
Согласно экономическому аспекту, главная задача всей системы – это обучение сотрудников трудовым приемам, необходимым для производства. В данном случае организация рабочего процесса представляет собой действия, связанные с упорядочением всех структурных элементов компании. К таким процедурам относят разработки планов, программ и всех остальных организационных моментов, призванных достигать результативности в работе.
Органический
Складывается из концепции по управлению трудовым коллективом компании и концепции, согласно которой осуществляется управление человеческими ресурсами. Благодаря данному методу организации имеют возможность перейти на современную перспективу, которая предполагает выход системы менеджмента за традиционные пределы контроля над трудовым процессом и заработной платой. Эта функция со временем переходит из разряда регистрационно-контрольной в более развитую, которая направлена не только на набор профессиональных работников, но и на обеспечение их карьерного роста, а также обучение и повышение квалификации с проведением оценки сотрудников, относящихся к управленческому аппарату организации.
Гуманистический
Для него характерно обеспечение и постоянный контроль над организационной культурой в коллективе. В данном случае предприятие представляется в качестве гуманистического центра. Организационная культура является общим представлением предприятия о его моральных ценностях и задачах, которые ставит перед собой компания, а также особенностях поведения административного персонала и всего трудового коллектива, методов реагирования и приспособления к внешней среде фирмы.
Принципы управления персоналом
В управлении кадрами есть основные нормы и правила, которых должны придерживаться все руководящее звено предприятия. Эти закономерности и правила являются принципами управления. Можно выделить несколько основных принципов:
- Сочетание коллегиальности и единоличного управления – состоит в умелом использовании и выработке коллективного решения с привлечением мнений исполнителей и руководства нижестоящих уровней. При этом все руководящие полномочия принадлежат единому органу власти на предприятии.
- Объективность управления – предполагает осуществление всех управленческих решений на базе применения научных подходов, использования принципов науки и в соответствии с ее требованиями.
- Плановость – предварительное планирование развития предприятия и на его основе выработка последовательности и сроков выполнения намеченных работ, задач и направлений.
- Сочетание ответственности, обязанностей и прав – наделение каждого субъекта организации конкретными задачами и ответственностью за их выполнение.
- Мотивация – принцип тщательного осуществления системы поощрений и наказаний для эффективной мотивации и побуждения персонала к выполнению поставленных задач. Под мотивацией подразумевается сочетание внешних и внутренних движущих сил, придающих направленность на достижение определенных целей.
- Стимулирование – процесс применения разных стимулов в мотивации персонала.
- Демократизация управления – принцип общего участия персонала в управлении предприятием. Этот принцип призван обеспечить активное и равноправное участие всех сотрудников в коллективной деятельности, направленной на принятие управленческих решений.
- Системность – принцип, предполагающий системное построение управления персоналом и определяющий порядок принятия решений.
- Эффективность – принцип достижения поставленных задач с наименьшими затратами времени и человеческих ресурсов.
- Нахождение основного звена – принцип выявления и решения самых важных задач, среди множества других.
- Оптимальность – принцип оптимального соотношения между демократизацией и централизацией, с целью совмещения творческой активности руководящего звена и рядовых сотрудников.
- Принцип контроля и ответственности за исполнения решений – принцип проверки и наблюдения за исполнением принятых решений, обязывающий отчитываться о выполненных действиях и поступках перед кем-либо.
Сущность кадров и основные понятия
Во все времена процессы управления людьми являлись главным скрепляющим элементом создания цивилизованного общества. Сегодня управление персоналом является специфической функцией, которая относится к управленческой деятельности и подразумевает работу с людьми. При этом люди являются ценными кадрами, которые относятся к определенным социальным группам и трудовым коллективам. Субъектами управления являются руководители, менеджеры и другие специалисты, выполняющие функцию управления над подчиненными.
Исходя из этого, управление кадрами – это целеустремленная деятельность начальства в лице руководящего состава фирмы или предприятия, направленная на разработку стратегии кадровой политики и способов эффективного управления человеческими ресурсами. Управление представляет собой организованное влияние менеджеров и руководителей через двустороннюю равномерную систему организационно-экономических мероприятий и социальных. Такое влияние направлено на создание специальных условий развития и применения потенциала кадров на уровне организации или фирмы. Планирование, необходимость формирования и перераспределения человеческих ресурсов, а также их рациональное использование в интересах предприятия является основной задачей управления персоналом.
Концепция управления кадрами, по сути, является последовательностью теоретических и методологических теорий, направленных на осознание и определение содержания, смысла, целей, задач, критериев, методов и принципов управления кадрами, а также разработку по их осуществлению в одной организации с целью проверки эффективности работы системы. Общая последовательность разработки должна конкретизироваться через изменения в кадровой политике и работе, исходя из чего, основные цели системы управления персоналом организации:
- обеспечение общественной эффективности всего коллектива}
- формирование персонала, который будет иметь высокую квалификацию, ответственность за выполнение поручений, обладающего современным экономическим мышлением и способным развить чувство профессиональной гордости для достижения поставленных задач.
В качестве целостной системы, управление кадрами должно выполнять ряд функций:
- организационную обязанность, подразумевающую планирование перечня потребностей и возможных источников в процессе комплектования кадрового состава организации}
- социально-экономическое назначение – обеспечение определенного комплекса условий и факторов, которые направлены на рациональный подход в подборе, закреплении и использовании кадров}
- воспроизводительная функция, которая обеспечит развитие персонала и выявление способностей каждой кадровой единицы.
Таким образом, управленческая деятельность является и наукой и искусством эффективного управления кадрами в процессе их деятельности, основанная на принципах, методах и механизмах по комплектованию, развитию, необходимой мотивации и рациональному применению кадров. Управление персоналом обязано соответствовать концепции развития организации, работать для защиты и отстаивания интересов персонала и обеспечивать соблюдение трудового законодательства в процессе формирования, стабилизации и применении кадров. Перед управлением персоналом в системе управления организацией ставят такие задачи:
- необходимость полного обеспечения организации персоналом в нужных количествах и с соответствующей квалификацией на данный момент и на перспективу}
- удовлетворение всех потребностей кадров}
- создание одинаковых условий и равных возможностей рациональной занятости сотрудников и эффективности труда}
- обеспечение соответствия между трудовым потенциалом сотрудника, его психофизиологическими показателями к требованиям занимаемой должности на рабочем месте}
- равномерная и постоянная загрузка работой в течение всего рабочего периода}
- возможность максимального выполнения поставленных задач на рабочем месте.
9 главных принципов управления коллективом
Хотя основная цель бизнеса, к достижению которой стремится любой руководитель предприятия – это извлечение максимума прибыли, в современной теории и практике управления кадрами большое внимание уделяется социальным потребностям работников
Главные правила управления сотрудниками:
- Подбирать работников не только по профессиональным, но и по личным качествам.
- Сохранять преемственность: в коллективе должны присутствовать как опытные работники, так и молодые.
- Опираться на обоснованные критерии оценки труда при должностном и профессиональном продвижении; создавать условия для того, чтобы карьерный рост сотрудников был постоянным.
- Поощрять соревновательность среди подчинённых, претендующих на должности руководителей (это формирует кадровый потенциал).
- Доверие к персоналу должно сочетаться с проверкой выполнения задач и качества работы.
- Поручать сотруднику только ту работу, которая отвечает его способностям и возможностям.
- Обеспечивать автоматическое замещение работника, ушедшего в отпуск или отсутствующего по каким-либо ещё причинам. Это должно учитываться в должностных инструкциях.
- Постоянно повышать квалификацию персонала.
- Принимать только те управленческие решения по кадрам, которые соответствуют актуальным нормативным актам (заботиться о правовой защищённости).
И ещё один важный момент – системность в управлении сотрудниками и их мотивацией. Все виды деятельности, касающейся кадров – наём и отбор персонала, расстановка руководящих работников, обучение и адаптация, повышение квалификации – должны осуществляться скоординированно, по единому плану.
Что значит автоматизация управления персоналом
Обязательным компонентом хорошей стратегии развития компании является обоснованная система автоматизации управления персоналом. Работа сотрудников – это мощный и значимый с точки зрения экономических показателей потенциал компании, которым надо уметь пользоваться грамотно. Выполнение штатных должностных обязанностей и оперативных производственных задач должно осуществляться планомерно и точно. Там, где внедрены автоматизированные системы работы с кадрами, руководитель компании и HR-специалисты быстрее и эффективнее справляются с потоком дел. Но и этого сегодня недостаточно.
Мало просто рассчитывать количественные показатели, требуется учитывать еще и качество работы сотрудников. Помочь в этом и призваны современные HRM-системы с расширенным функционалом. Они нацелены главным образом на выявление и привлечение стоящих специалистов, создание таких условий, которые позволят удержать их в компании.
Аббревиатура НRM (от англ. Human Resource Management) дословно переводится как «управление человеческими ресурсами». У данной комплексной автоматизированной системы управления персоналом расширенный функционал. Под ее контролем находится масса производственных процессов, операций по расчету и аналитике, имеющих отношение ко всему, что характеризует взаимодействие штатных работников и компании (от оплаты труда до карьерного роста и повышения уровня мастерства).
Можно встретить и другие обозначения автоматизированной системы управления персоналом: HCM (Human Capital Management – «управление человеческим капиталом»), WFM (WorkForce Management – «управление трудовыми ресурсами»). Чаще всего по-русски говорят о системах управления персоналом.
Какие главные задачи решают HRM-системы?
- Упорядочение расчетов и учета операций, которые имеют отношение к управлению персоналом.
- Снижение потерь, возникающих при текучке кадров.
Эффект в первом случае налицо. Благодаря автоматизации и наличию объединенной информационной базы все действия осуществляются быстро, а главное, расчеты, статистика и аналитика ведутся всегда правильно.
С оценкой результатов второй задачи не все просто, но они тоже приносят свой эффект. Автоматизация процессов управления персоналом дает возможность руководителю строить кадровую политику не наобум, а опираясь на точный и всеобъемлющий анализ персональных показателей сотрудников.
Благодаря информационным системам управленческие решения становятся эффективнее, целенаправленно осуществляются перемещения штатных единиц, обучение персонала, формирование мотивационных стратегий. В итоге компания не только сохраняет ценные кадры, но и создает перспективным работникам условия для карьерного роста и еще более результативной деятельности.
Затраты на то, чтобы заменить работника, покинувшего компанию, в США, например, могут равняться 30–150 % его годового оклада (финальная цифра зависит от опыта и квалификации), такие данные приводит American Management Association. То есть кадровая текучка представляет собой нешуточную проблему, из-за которой существенно падает эффективность показателей предприятий.
Подробнее
Процесс автоматизации управления персоналом пришел на российский рынок с Запада и активно внедряется в экономику. Сначала плюсы HRM-систем в нашей стране оценили филиалы иностранных фирм. Затем их стали внедрять крупные предприятия, на которых трудится большое количество людей.
В 2011 и 2012 годах в России наблюдался особенно заметный прирост показателей рынка HRM (аналитики TAdviser отмечали увеличение с $350 млн до $500 млн – почти на 1/3 за два года). В последующие периоды темпы замедлились, рывков вверх больше не отмечено.
В настоящий момент автоматизация управления персоналом – это необходимая система на предприятиях различного профиля. Особенно пользуются спросом несложные и доступные решения, имеющие оптимальное соотношение цена–качество. HRM-системы, которые не дотягивают до современных требований, на отечественном рынке не задерживаются.
Методы согласованной работы системы управления персоналом
Чтобы в действующей организации была хорошо налаженная система управления, для персонала сотрудники кадровой службы применяют определенные методы, направленные на построение структуры управления. Данные методы можно объединить в две большие группы:
- к первой группе относятся те, которые характеризуют непосредственные требования, предъявляемые к формированию слаженной системы по управлению кадрами}
- ко второй относят методологические принципы, отвечающие за определение направлений по развитию системы управления.
Основным методом, действующим в построении системы управления сотрудниками, считается системный анализ. Этот методологический принцип относится к системному подходу и помогает решить проблемы, связанные с совершенствованием и улучшением такого явления, как система управления персоналом. Также существуют и другие основополагающие методы.
Метод сравнений
Его суть заключается в сравнении уже существующей на предприятии системы управления сотрудниками с подобной системой управления в успешной и популярной организации. Сравнение будет давать эффективный и положительный результат при сопоставлении однородных управленческих систем.
Принцип последовательной подстановки
С помощью него изучается влияние на действие системы управления кадрами каждого из факторов, входящих в состав действующей системы, по отдельности. Факторы ранжируют и подбирают наиболее оптимальные и существенные.
Метод декомпозиции
Действует по принципу расчленения сложных явлений на простые. Если элементы будут как можно проще, то проникновение в самую глубь изучаемого явления будет полнее.
Принцип динамики
Предусматривает положение определенных данных в ряду динамики и последующее исключение случайных и ошибочных отклонений из него. Данный принцип обычно используют, исследуя разнообразные количественные показатели, которыми характеризуется система управления персоналом.
Структуризация целей
Отвечает как за качественное, так и за количественное обоснование каких-либо целей и стратегий, существующих в организации, а также целей, которых придерживается действующая система управления персоналом, сопоставляя их с целями предприятия.
Экспертная аналитика
Основа этого метода заключается в привлечении высококвалифицированных экспертов в области управления кадрами, а также руководящего состава организации к данному процессу. При помощи экспертного анализа можно выявить различные направления по совершенствованию управленческой системой в области персонала той или иной организации или предприятия, оценить причины возможных существующих недостатков данной системы.
Нормативный принцип
Отвечает за применение нормативов, определяющих содержание и состав набора функций в области управления кадрами, за численность сотрудников по этому набору функций, тип структуры организации и определенные критерии, по которым строится аппарат управления кадрами и организацией в целом.
Принцип параметрии
С помощью него выявляют и устанавливают функциональные зависимости, наблюдаемые между параметрами действующей системы управления кадрами и параметрами набора элементов системы производства для установления соответствия.
Морфологический анализ
Данный метод является своеобразным средством, использующимся для изучения различных всевозможных комбинированных вариаций организационных решений. Эти решения вырабатываются для осуществления отдельных функций, чтобы система управления персоналом работала эффективно.
Это делают так: записывают в столбик все существующие функции системы, а затем напротив каждой из них построчно указываются все возможные способы и варианты осуществления той или иной функции. В итоге получается так называемая морфологическая матрица. Основная идея данного принципа таится в раздроблении сложной задачи на более мелкие, так как их намного легче решать одну за другой по отдельности.
Творческие совещания
Это принцип коллективного обсуждения руководителями и специалистами различных направлений, в которых должна развиваться система управления персоналом. В чем заключается эффективность этого «словестного» методологического элемента? Дело в том, что когда один из руководителей высказывает какую-либо идею, то у других собеседников вызывается еще несколько новых идей и так происходит до образования большого потока решений. В ходе этого можно найти действительно очень много путей к совершенствованию структуры организации.
Альтернатива системы автоматизации управления персоналом для малого бизнеса
Несмотря на массу плюсов, которыми обладают программные решения, вряд ли будет целесообразным их использование в сфере малого бизнеса, когда масштабы работы с кадрами там не велики. Дорогостоящее ПО не окупится, если речь идет всего лишь о ежемесячном приеме на работу 2–3 человек.
Но это вовсе не значит, что небольшим предприятиям не надо заботиться о повышении эффективности HR. Не обязательно обзаводиться ПО с мощным функционалом, но автоматизация рутинных процессов, связанных с привлечением и обучением новых сотрудников, не станет лишней
Ведь в любом бизнесе, независимо от масштабов, важно научить персонал работать грамотно
Подробнее
Что же может стать альтернативной полноценным HRM-системам? Если есть потребность в частичной автоматизации функций управления персоналом, подойдет CRM. Конечно, она вряд ли поможет рассчитать больничный лист или составить налоговую отчетность. Но обучать сотрудников и отслеживать эффективность процессов с ее помощью вполне возможно.
Рассмотрим это на простых примерах:
- Проектный модуль. Он годится не только для работы с клиентами. Почему бы не представить в виде проектов и другие задачи? Например, обучение нового работника. Лучше разделить процесс на несколько этапов: первый – регистрация в CRM, второй – знакомство с приложенной должностной инструкцией, третий – обсуждение с руководством методик трудовой деятельности и т. д. Разумеется, будут различия в процессе обучения, но общий принцип останется.
- CRM-система будет полезна и в деле обучения новичков. Такая программа обычно содержит наглядную воронку продаж – последовательные этапы, которые нужно пройти до закрытия сделки. Возможности некоторых CRM позволяют даже давать подробные скрипты для всех этапов и сопровождать их чек-листами для менеджеров (инструкция по взаимодействию с клиентом на каждом шаге). Все быстро и четко: ознакомился – выполнил.
- Отслеживание статистики. Наблюдение за процессом работы с клиентами позволяет дать оценку эффективности специалистов и решить, кто нуждается в обучении дополнительно.
- Учет рабочего времени. Эта функция позволяет выявить и оценить персональный вклад сотрудников в конкретный проект. Это также хороший дисциплинарный инструмент – на основе полученной информации легко принимать решения о том, кому выписать премию, а кого лишить ее.
Таким образом, благодаря HRM-системе можно существенно сократить сроки принятия решений на каждом уровне управления, сделать эти решения более эффективными. Автоматизация управления персоналом позволяет снизить затраты на HR-менеджмент и повысить производительность. Средние и крупные предприятия, заинтересованные в таких результатах, вряд ли смогут обойтись без внедрения соответствующих программных решений. Тем же, кто пока не может позволить себе подобные затраты и масштабные проекты или обладает не очень большим штатом, оптимальным вариантом станет CRM.
